淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革

文/長春市城市科學(xué)研究所 劉志春

淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革

文/長春市城市科學(xué)研究所 劉志春

做好檔案管理工作是確保事業(yè)單位順利進(jìn)行管理的基礎(chǔ)，檔案管理的體系以及模式也應(yīng)當(dāng)適應(yīng)現(xiàn)代化信息發(fā)展要求?；趯κ聵I(yè)單位檔案管理的完善，實現(xiàn)對單位檔案管理的改革，既要提高事業(yè)單位檔案管理效率，同時也要提升事業(yè)單位的工作效率。本文就新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革進(jìn)行相關(guān)的闡述分析。

新形勢；檔案管理；事業(yè)單位；改革

對于事業(yè)單位而言，檔案管理是對事業(yè)單位進(jìn)行社會活動以及服務(wù)中相關(guān)資料的記載和保存，做好檔管理是單位高效工作的重要基礎(chǔ)和前提。就目前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，在信息化的新形勢下普遍存在著不規(guī)范、不科學(xué)等問題。因此，需要通過對其進(jìn)行改革促使檔案管理更加完善。

一、目前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

檔案管理是記錄記載著事業(yè)單位建立發(fā)展的路程及主要工作內(nèi)容，是事業(yè)單位的重要組成部分。同時也能反映出事業(yè)單位的屬性性質(zhì)、工作內(nèi)容、職業(yè)內(nèi)容、科學(xué)發(fā)展、文化建設(shè)等基本情況，檔案管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性以及有效性很大程度上影響著事業(yè)單位的有序運行。為此，分析了目前事業(yè)單位檔案管理存在的不足，大致分為下列幾種：

（一）對檔案管理工作認(rèn)識不足。實施科學(xué)化的檔案管理是對事業(yè)單位發(fā)展速度以及效率的保障。因傳統(tǒng)工作意識的影響，單位在發(fā)展中的重心基本是在社會活動服務(wù)中，并未對檔案管理的重要性有深刻的認(rèn)識。大多事業(yè)單位的人員都覺得檔案管理不能為事業(yè)單位本身創(chuàng)造有利的價值，因此，這種既有的固定觀念和無意識的錯誤理解致使事業(yè)單位在檔案管理工作上缺少必要的重視，促使在這方面的投入也難以保證，影響檔案管理的工作效率，限制檔案管理工作的開展。

（二）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。檔案管理工作是一項系統(tǒng)化和專業(yè)化的工作，要求工作人員具備專業(yè)的檔案管理知識和能力，而且還要有符合檔案管理工作的單調(diào)性、枯燥性的細(xì)致心、耐心等心理素質(zhì)。目前檔案管理不受單位重視，多數(shù)檔案管理從業(yè)人員是兼職性的兼職人員因為缺乏專業(yè)的檔案管理知識，對文件資料的歸置、整理、保管等業(yè)務(wù)操作不規(guī)范。甚至是一些基本的檔案都沒有進(jìn)行必要的歸納和入卷，極大的拉低了檔案管理工作效率，進(jìn)而引發(fā)事業(yè)單位整體性的運行。

（三）檔案管理方法不科學(xué)?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息傳播、信息處理的方式也在日漸變化，在計算機信息技術(shù)的支持下，檔案管理系統(tǒng)的建立能夠更好地為檔案管理工作服務(wù)。不過，單位在利用計算機信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，因沒有及時對電子檔案進(jìn)行更新，相關(guān)專業(yè)人才也較為缺乏，在職的檔案管理工作人員也沒有得到并掌握電子信息系統(tǒng)應(yīng)用的知識，從而引發(fā)檔案管理方式方法缺乏系統(tǒng)性科學(xué)性。

二、事業(yè)單位檔案管理的改革必要性

數(shù)字化信息技術(shù)社會進(jìn)程加深，單位數(shù)字化檔案管理水平也有所提升，有效地提高了事業(yè)單位的工作質(zhì)量和效率。在信息技術(shù)的前提下，事業(yè)單位通過對檔案的數(shù)字化、信息化處理，促進(jìn)了檔案管理職能的充分發(fā)揮。事業(yè)單位檔案管理信息化建立與發(fā)展具有一定的必要性。首先，物聯(lián)網(wǎng)和云計算等現(xiàn)代數(shù)字化信息技術(shù)不斷完善，高效的信息處理技術(shù)也在各個行業(yè)中應(yīng)用，檔案管理是對事業(yè)單位的“信息”進(jìn)行管理。因而，檔案管理信息化是時代發(fā)展的必然要求。其次，目前事業(yè)單位體制正處于關(guān)鍵的改革時期，改革就離不開信息化技術(shù)、平臺使用，因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是必然趨勢。其次是傳統(tǒng)檔案管理保存方式遠(yuǎn)不及信息化檔案的快捷、便易以及安全，因此，事業(yè)單位管理信息化是檔案管理職能發(fā)展的必然趨勢。

三、事業(yè)單位檔案管理的改革措施

（一）加強對檔案管理的重視程度。為保證事業(yè)單位能夠長效進(jìn)行，提升整體工作效率，切實落實檔案管理改革極為重要。事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識到要提升整體工作的前提是做好檔案管理工作，加強對其的重視，提升管理人員的責(zé)任意識，強調(diào)檔案管理工作的重要性。

（二）加強對檔案管理的人才培養(yǎng)教育。檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)、水平直接影響著檔案管理的效率和質(zhì)量。加強檔案管理人員對信息化技術(shù)檔案管理應(yīng)用的掌握，培養(yǎng)出更加專業(yè)的檔案管理人員。重視檔案管理的科學(xué)方式和原則，注重工作效率和質(zhì)量同步，確保檔案管理工作能更好適用于事業(yè)單位，推動事業(yè)單位各項工作的順利進(jìn)行。

（三）完善檔案管理。事業(yè)單位要建立發(fā)展所需的電子信息化檔案管理制度，從而有利于加大對檔案管理工作的執(zhí)行力度。必須嚴(yán)格遵循制度對檔案管理人員進(jìn)行考核，確保檔案管理工作可以順暢地實施。樹立檔案管理人員的服務(wù)意識以及創(chuàng)新意識，以滿足信息化技術(shù)的應(yīng)用。利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，通過文字、影像等一系列先進(jìn)的多媒體現(xiàn)代化工具應(yīng)用，將檔案管理信息化納入檔案管理人員必要的基本業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，從而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化。

［1］郜尚義.議新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革［J］.西部資源，2015（04）：165-166.

［2］夏楓.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究［J］.企業(yè)改革與管理，2015（18）：20.