新時期事業(yè)單位文書檔案的管理工作探究

文/湖南省第一測繪院 劉瑩

新時期事業(yè)單位文書檔案的管理工作探究

文/湖南省第一測繪院 劉瑩

文書檔案是事業(yè)單位在從事社會管理活動中形成的文件材料，記錄了單位的各種信息，具有保存價值，是檔案管理工作中不可缺少的重要組成部分。隨著社會主義經濟的發(fā)展，如何在信息化、計算機時代做好事業(yè)單位文書檔案的管理工作成了備受關注的課題。本文對目前事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展現(xiàn)狀及存在的問題進行了分析，并針對存在的問題提出了一些建議。

新時期；事業(yè)單位；文書檔案；發(fā)展現(xiàn)狀；應對策略

一、文書檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的意義

事業(yè)單位文書檔案是檔案管理的基礎性的工作，真實記載了單位員工個人信息及單位工作各方面信息，是單位重要的信息資源，直接影響著管理層的決策。管理層可以根據檔案記錄制定科學合理的工作計劃，從而有效地提高工作效率及質量，促進事業(yè)單位的進步與發(fā)展。事業(yè)單位的文書檔案較全面地記載了事業(yè)單位的各方面信息，不僅彌補了國家檔案的不足，還為我國社會主義市場經濟的發(fā)展提供信息服務。

二、事業(yè)單位文書檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著我國經濟體制的改革，計算機及網絡信息技術的迅猛發(fā)展，我國事業(yè)單位文書檔案也正在由紙質管理向電子信息管理轉變。文書檔案管理工作在轉型過程中存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）事業(yè)單位檔案管理制度不完善、缺乏管理及責任意識。據調查顯示，目前事業(yè)單位檔案管理的問題主要表現(xiàn)在檔案管理制度不完善，制度紊亂，致使在實際應用中漏洞百出。有的事業(yè)單位雖然有明確的制度但僅存在于表面形式，沒有真正落實，執(zhí)行效果差。出現(xiàn)此類情況的主要原因，一方面是有的單位領導人對檔案管理不重視，存在“重技術，輕檔案”現(xiàn)象，對文書檔案的要求僅是保存完整，需要時參考即可。另一方面是相關人員對制度執(zhí)行時缺乏責任意識，致使文書檔案資料收集不完整。

（二）管理人員綜合素質有待進一步提升。文書檔案管理不僅是事業(yè)單位必不可少的行政工作，同時也是一項專業(yè)性技術性很強的技術工作，事業(yè)單位文書檔案管理人員必須具有相應的素質才能夠勝任檔案管理工作。目前，雖然我國事業(yè)單位有比較穩(wěn)定的檔案管理人員，但進入信息化時代后，信息發(fā)展迅速，文書檔案管理隊伍文化程度及專業(yè)素質依然無法適應新時代的發(fā)展需要，滿足工作要求，尤其缺乏對文書檔案進行深層次開發(fā)和研究的專業(yè)性人才。

（三）事業(yè)單位文書檔案管理綜合水平有待提升。改革創(chuàng)新是社會進步發(fā)展的靈魂。改革開放以來，我國事業(yè)單位在不斷地改良立異。隨著計算機的普及應用，若文書檔案管理系統(tǒng)沒有合理完善的管理標準，很難達到統(tǒng)一通用的要求，致使許多電子文檔難以準確、及時歸檔。文書檔案管理工作的規(guī)范化、標準化、科學化有待提高。

三、新時期事業(yè)單位文書檔案管理工作需改進的措施

（一）建立并完善文書檔案管理規(guī)章制度，提高對檔案管理的重視程度。健全的文書檔案制度是文書檔案管理工作的發(fā)展的必然要求。首先，根據國家事業(yè)單位標準，結合本單位文書檔案管理工作的實際，建立并完善文書檔案管理規(guī)章制度。其次，為適應社會主義經濟發(fā)展，必須提高單位領導對檔案管理的重視程度，同時加大文書檔案的宣傳力度，使每個員工認識到文書檔案的重要性及對事業(yè)單位發(fā)展帶來的影響，增強相關人員的責任意識，端正工作態(tài)度，保證檔案管理工作的質量要求。

（二）提升案管理人員業(yè)務綜合素質。提升文書檔案的管理水平其中一個重要因素就是提高檔案管理人員的綜合素質。文書檔案管理工作煩瑣龐大，要求文書檔案管理人員不僅要有較強的責任心、奉獻精神，還要有過強的專業(yè)技術水平。通過員工內部培訓，提高文書檔案管理人員的電子檔案管理專業(yè)知識和技能，學習管理檔案的新方法，新觀念，使專業(yè)知識與實際工作相結合，不斷創(chuàng)新，在新的發(fā)展時期，適應改創(chuàng)新形勢下的檔案管理工作。

（三）強化使用新型的文書檔案管理模式。新時期，為了適應時代的發(fā)展，事業(yè)單位文書檔案管理工作必須改革與創(chuàng)新。以文檔一體化以及數字化的管理方式對檔案進行集中式的收集、分類與存儲，從而為文書檔案管理創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。信息高速發(fā)展的今天，各個單位都在使用無紙化辦公系統(tǒng)，每天都要接收很多電子文檔資料，利用計算機信息技術，加強對電子文件資料的管理，使文書檔案工作電子化、信息化、系統(tǒng)化，保證電子文件和紙質文件能夠實現(xiàn)對應管理，徹底擺脫紙質資料管理的依賴， 減輕資源損耗，提高文書檔案管理的工作效率。

四、結束語

綜上所述，事業(yè)單位文書檔案管理工作關系著事業(yè)單位發(fā)展和進步，單位領導及員工都應該引起重視。隨著社會的不斷進步，事業(yè)單位的文書檔案管理工作還存在一些問題，需要不斷地改革創(chuàng)新。如今已是信息化社會，數字化、信息化已經是事業(yè)單位文書檔案管理的必然要求。因此，文書檔案管理者要不斷提高自身綜合素質，利用計算機信息技術做好事業(yè)單位文書檔案管理工作。

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