試析如何發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的重要作用

文/河北省承德市灤平縣住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)局 王雪梅

試析如何發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的重要作用

文/河北省承德市灤平縣住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)局 王雪梅

檔案統(tǒng)計(jì)是檔案管理工作的重要組成部分，提高檔案統(tǒng)計(jì)工作水平對(duì)整個(gè)檔案管理工作的順利展開有著重要的意義，要提高檔案統(tǒng)計(jì)工作的水平，應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)完善的檔案統(tǒng)計(jì)管理制度，切實(shí)加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作人員素質(zhì)，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行科學(xué)合理的安排。

檔案統(tǒng)計(jì)；檔案管理；作用

檔案統(tǒng)計(jì)工作的水平直接影響著檔案管理工作的順利、準(zhǔn)確開展，本文針對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作專業(yè)性較強(qiáng)的特點(diǎn)，通過對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的重要意義以及如何發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)工作的效用做了相應(yīng)的探討。

一、檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的重要意義

檔案管理工作包括檔案收集、整理、保管、編目、檢索與統(tǒng)計(jì)等多個(gè)方面，其中檔案統(tǒng)計(jì)是做好檔案管理工作的有機(jī)組成部分，檔案統(tǒng)計(jì)是指通過一系列統(tǒng)計(jì)方法的應(yīng)用，將檔案工作中出現(xiàn)的各種現(xiàn)象、趨勢(shì)和工作流程用數(shù)字與表冊(cè)的形式描述出來，幫助檔案管理工作人員及時(shí)全面的掌握檔案工作總體情況的一種工作方法。檔案統(tǒng)計(jì)工作的目的不同，檔案統(tǒng)計(jì)工作通常有兩種，分別是綜合性檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)工作與臨時(shí)性檔案統(tǒng)計(jì)工作，兩種統(tǒng)計(jì)工作方法各有優(yōu)劣，相互補(bǔ)充能夠?yàn)榻y(tǒng)計(jì)工作的順利展開提供有效的工作情況數(shù)字化反饋。

（一）有利于加強(qiáng)檔案管理工作的控制。檔案統(tǒng)計(jì)工作能夠?qū)n案管理的整體情況與檔案管理中出現(xiàn)的具體問題通過數(shù)字圖表清晰、及時(shí)的反映出來，有利于加深工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，幫助檔案統(tǒng)計(jì)工作人員及時(shí)掌握管理工作開展的整體情況，進(jìn)而能夠及時(shí)針對(duì)檔案管理工作中產(chǎn)生的問題采取有效的補(bǔ)救措施，及時(shí)予以糾正， 提高檔案管理工作的水平。

（二）有利于檔案管理工作的合理規(guī)劃。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)需要對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、分選、整理、存檔等一系列復(fù)雜的工作，檔案管理人員的工作量比較大，面對(duì)的工作內(nèi)容較為繁雜，在工作的梳理過程中需要付出大量精力，且容易出現(xiàn)疏漏與偏差，而檔案統(tǒng)計(jì)工作能夠通過專業(yè)的工作方法對(duì)檔案的信息進(jìn)行詳細(xì)的梳理與編號(hào)，使檔案的類別與條目清晰有條理，能夠使檔案管理工作人員快速、準(zhǔn)確掌握檔案的整體信息，并針對(duì)檔案工作目標(biāo)對(duì)檔案管理工作做出合理的規(guī)劃，優(yōu)化檔案管理工作流程，提高檔案管理工作的效率。

二、如何發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的重要作用

（一）完善檔案統(tǒng)計(jì)制度。建立完善的檔案統(tǒng)計(jì)制度首先應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的重視程度，切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案統(tǒng)計(jì)工作對(duì)提高檔案管理工作效率的前提與保障作用，進(jìn)而最大程度發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理工作中的作用。其次，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的檔案統(tǒng)計(jì)工作人員配置與管理制度，保證檔案統(tǒng)計(jì)工作的人員配置能夠滿足檔案統(tǒng)計(jì)工作的需要，保障檔案統(tǒng)計(jì)工作的順利展開，同時(shí)充分利用檔案統(tǒng)計(jì)人員管理制度標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)人員獎(jiǎng)懲措施，提高檔案統(tǒng)計(jì)工作人員的工作積極性以及檔案統(tǒng)計(jì)管理工作的效率，保障檔案管理工作順利有序地開展。第三，制定科學(xué)有效的檔案統(tǒng)計(jì)工作管理制度，檔案工作的準(zhǔn)確性是檔案工作成效的重要指標(biāo)，然而由于檔案管理工作復(fù)雜、繁重的特性，檔案管理工作難免會(huì)出現(xiàn)疏漏與偏差，在檔案統(tǒng)計(jì)管理工作中通過科學(xué)合理的工作制度管理，能有效提高檔案統(tǒng)計(jì)工作的水平，增強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作的準(zhǔn)確性，使檔案統(tǒng)計(jì)工作發(fā)揮出更大的效果。第四，由于檔案管理涉及大量個(gè)人信息，檔案管理工作對(duì)檔案管理人員有相關(guān)的保密職業(yè)操守要求，而檔案統(tǒng)計(jì)工作人員能夠接觸到完整系統(tǒng)的檔案信息，應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合檔案統(tǒng)計(jì)工作的實(shí)際情況制定嚴(yán)格的保密與職業(yè)道德操守規(guī)章制度，為檔案統(tǒng)計(jì)工作健康開展提供保障。

（二）加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)人員素質(zhì)。首先，檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，特別是檔案統(tǒng)計(jì)工作需要工作人員掌握相關(guān)的數(shù)學(xué)編碼與數(shù)學(xué)統(tǒng)計(jì)知識(shí)，檔案統(tǒng)計(jì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平直接決定著檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行的效率與準(zhǔn)確及完整程度，進(jìn)而影響著整個(gè)檔案管理工作的水平，因此應(yīng)當(dāng)注重檔案統(tǒng)計(jì)工作人員專業(yè)能力的提高，在進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作具體工作內(nèi)容的人員分配時(shí)，檔案統(tǒng)計(jì)工作人員應(yīng)當(dāng)優(yōu)先將統(tǒng)計(jì)專業(yè)人才分配到檔案統(tǒng)計(jì)工作中，并定期加強(qiáng)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)與專業(yè)技能考核，幫助檔案統(tǒng)計(jì)工作人員提高自身的業(yè)務(wù)水平與能力。其次，檔案管理部門應(yīng)本著德為先，德才兼?zhèn)涞挠萌嗽瓌t選用檔案統(tǒng)計(jì)工作人員，并定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作人員進(jìn)行職業(yè)道德素養(yǎng)與相關(guān)法律法規(guī)培訓(xùn)，幫助檔案統(tǒng)計(jì)工作人員端正工作態(tài)度，正確認(rèn)識(shí)檔案統(tǒng)計(jì)工作在檔案管理過程中的重要作用，提高工作人員的法律法規(guī)意識(shí)，增強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)人員的保密意識(shí)，降低違法違紀(jì)事故發(fā)生的概率。

（三）合理安排檔案統(tǒng)計(jì)工作。檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案管理工作順利、準(zhǔn)確開展的前提保障，同時(shí)檔案統(tǒng)計(jì)工作面臨的工作量較大、內(nèi)容繁雜，因此應(yīng)當(dāng)合理的安排檔案統(tǒng)計(jì)工作，使檔案統(tǒng)計(jì)工作的開展條理清晰，緩急合理，計(jì)劃明確，有效保證檔案管理工作的效率，如果檔案統(tǒng)計(jì)工作安排不夠合理，將會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理的順利進(jìn)行，不利于檔案管理的有效發(fā)展 。

三、總結(jié)

綜上所述，檔案統(tǒng)計(jì)工作在檔案管理中具有極其重要的保障作用，因此，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)端正態(tài)度，努力提高自身檔案統(tǒng)計(jì)工作專業(yè)技能，嚴(yán)格遵循職業(yè)操守，通過科學(xué)合理的規(guī)劃保障檔案統(tǒng)計(jì)工作發(fā)揮更大的效用。

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