如何做好基層檔案管理工作

文/廈門水務(wù)中環(huán)污水處理有限公司 朱素貞

如何做好基層檔案管理工作

文/廈門水務(wù)中環(huán)污水處理有限公司 朱素貞

本文結(jié)合工作實(shí)際，論述了基層檔案管理人員如何做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作?！娟P(guān)鍵詞】基層；檔案管理；工作

基層檔案是基層單位運(yùn)作過程中不可缺少的資料，也是上級(jí)檔案部門的原始資料，基層檔案管理者應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好檔案的管理工作，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。

基層檔案規(guī)模雖小，但項(xiàng)目齊全，通常一個(gè)人要承擔(dān)所有工作，所以要做好基層檔案管理工作不是一件容易的事情，除了檔案管理人員必須具備過硬的專業(yè)知識(shí)外，還需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，以及各個(gè)部門的積極配合。筆者長期從事檔案管理工作，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，2001年我們廠檔案管理已達(dá)到省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)就如何做好檔案管理工作談一談自己的經(jīng)驗(yàn)。

一、檔案管理工作必須取得基層領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員足夠的重視和支持

一些基層領(lǐng)導(dǎo)和員工認(rèn)為，檔案管理工作人人都能做好，就像整理家具一樣，不需要專業(yè)知識(shí)，有的干脆認(rèn)為檔案可有可無。顯然，這是一種錯(cuò)誤思想，而且這種錯(cuò)誤思想會(huì)嚴(yán)重地影響著我們檔案管理人員的工作。因此，要做好檔案管理工作，我們必須先解決好個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)和員工存在的思想問題，否則事倍功半。

首先，必須使領(lǐng)導(dǎo)和員工充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，使其懂得“檔案也是生產(chǎn)力”。我們可以舉一些事例進(jìn)行闡述。例如，借助檔案，可以在對(duì)外交往過程中維護(hù)國家主權(quán)的領(lǐng)土完整，解決邊界糾紛、保護(hù)我國公民的合法權(quán)益；借助檔案，可以為專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、土地所有權(quán)等無形資產(chǎn)提供依據(jù)和證明；借助檔案，后人可以在前人工做成果的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新的可持續(xù)發(fā)展；利用檔案可以使設(shè)備的維護(hù)維修和改造工作有據(jù)可查，避免人力和資金的浪費(fèi)；利用會(huì)計(jì)檔案中的歷史數(shù)據(jù)，可以預(yù)測(cè)外部市場(chǎng)的發(fā)展趨勢(shì)和內(nèi)部成本的變化規(guī)律，可以準(zhǔn)確地對(duì)資金進(jìn)行預(yù)算，有利于做出科學(xué)的決策。在領(lǐng)導(dǎo)和員工理解了“檔案也是生產(chǎn)力”后，我們做起事來也就事半功倍。

其次，要使領(lǐng)導(dǎo)和員工懂得檔案也是一門科學(xué)。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，在很多著名的大學(xué)里設(shè)有檔案專業(yè)，有的還有單獨(dú)的檔案學(xué)院，有自己的碩士生、博士生，看似簡(jiǎn)單的檔案工作并非人人都能勝任，只有通過系統(tǒng)的專業(yè)教育、培訓(xùn)，才能勝任檔案管理工作。

最后，開展檔案法制宣傳教育活動(dòng)，全面提高檔案意識(shí)。依法治檔是檔案工作的根本，把宣傳工作貫穿在基層工作中，提高有關(guān)人員的檔案意識(shí)。根據(jù)單位的實(shí)際情況，采取點(diǎn)面結(jié)合的工作方法，組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)《檔案法》《保密法》《檔案法實(shí)施辦法》，舉辦《檔案法》有獎(jiǎng)測(cè)試活動(dòng)，編輯出版《檔案?？?，營造人人學(xué)檔案法，人人愛檔案的氣氛，讓檔案這一概念深入員工心中，取得員工工作上的積極配合。若涉及單位和工程建設(shè)時(shí)，也要對(duì)承建單位的相關(guān)人員進(jìn)行檔案相關(guān)內(nèi)容的宣傳，因?yàn)榭辈?、設(shè)計(jì)、施工單位是工程檔案的直接形成和移交的主體，只有承建單位做好做全檔案，建設(shè)單位才能接收完整準(zhǔn)確的工程檔案。但是，對(duì)承建單位的宣傳要講究方式方法，重點(diǎn)宣傳他們?cè)跈n案管理中應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)和責(zé)任，例如發(fā)放宣傳《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檢查整理規(guī)范》等相關(guān)文件資料。

二、檔案的管理工作

（一）檔案的收集工作。檔案的收集工作就是把日常工作中形成的能真實(shí)反映本單位主要職能活動(dòng)和真實(shí)歷史面貌的各方面具有保存價(jià)值的文件材料收歸檔案室統(tǒng)一管理的過程。建立廠檔案工作網(wǎng)絡(luò)，各職能部門配備兼職檔案員，明確其職責(zé)，制定本單位的歸檔制度，編制年度工作計(jì)劃，保證檔案的完整。在收集中要注意檔案的形成特點(diǎn)，注意系統(tǒng)性、完整性，能反映本單位的歷史面貌和工作特色，要以“我”為主，著重收集反映本單位職能活動(dòng)和歷史發(fā)展情況的檔案。

有時(shí)某些工程比較復(fù)雜，歷時(shí)較長，待全部完工后資料往往難以收集齊全，對(duì)此檔案室要注意做好資料的階段性收集工作，分階段及時(shí)收回各種資料，確保資料完整。

對(duì)調(diào)離本單位的人員，檔案室應(yīng)及時(shí)收回其未歸檔的檔案資料，以免失散。

（二）檔案的整理工作。檔案的整理工作就是通過對(duì)檔案的分類、組合、排列、編目，使檔案變無序?yàn)橛行虻倪^程。根據(jù)實(shí)際情況編制本單位的《分類大綱》，它是單位整理檔案的標(biāo)準(zhǔn)。整理檔案時(shí)應(yīng)遵循以下原則：1.在整理過程中要保持文件之間的歷史聯(lián)系；密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；字跡模糊或易蛻變的熱敏傳真紙文件復(fù)印后，原件在前，復(fù)印件在后等。2.卷內(nèi)文件排列完畢后要進(jìn)行編號(hào)，文書案卷要在有文字的每頁文件材料正面的右上角，背面的左上角寫編號(hào)；科技檔案在有文字的下頁文件材料正面的右下角，背面的左上角寫編號(hào)。3.要按規(guī)定的格式填寫卷內(nèi)文件目錄，沒有標(biāo)題的文件要重新擬定標(biāo)題，置于卷首，有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明要填寫在備考表內(nèi)，置于卷末。4.案卷裝訂要采取三孔一線，裝訂前去掉金屬物。5.填寫案卷封皮時(shí)案卷題名要簡(jiǎn)明，確切反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。6.案卷號(hào)編好后要編制案卷目錄，確定排放順序，便于保管和查尋。做到不符標(biāo)準(zhǔn)不入盒、不合要求不入柜，切實(shí)保證案卷質(zhì)量。

（三）檔案的鑒定就是通過對(duì)檔案利用價(jià)值的認(rèn)識(shí)，考慮其要不要保存，保存多長時(shí)間。編制本單位《保管期限表》，將文件按不同的保管期限分別立卷，根據(jù)工作需要成立檔案鑒定小組，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定；對(duì)保管期限滿的檔案，在銷毀前應(yīng)由鑒定小組進(jìn)行鑒定，鑒定時(shí)必須分析文件的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式，認(rèn)真地、仔細(xì)地考察和鑒別，做出正確的判斷。遵循的原則是：保存從寬，銷毀從嚴(yán)；復(fù)本從寬，孤本從嚴(yán)。已無保存價(jià)值的檔案銷毀時(shí)，必須編制銷毀清冊(cè)。

（四）檔案的保管就是根據(jù)檔案不同的制成材料，分別采取相應(yīng)的科學(xué)存放的安全防護(hù)等措施，盡量延長其壽命的一項(xiàng)工作。編制本單位《檔案庫房管理制度》，做到檔案庫房、閱覽室和辦公場(chǎng)所“三分開”，保證檔案保管符合“八防”技術(shù)要求，定期不定期地對(duì)檔案管理利用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救整改。購買鐵皮柜、空調(diào)、除濕機(jī)、碎紙機(jī)等設(shè)備，安裝報(bào)警器、滅火器等安全防護(hù)設(shè)施。平時(shí)注意檔案庫房的清潔衛(wèi)生，控制溫濕度，防治有害生物，使用防蟲防霉藥劑，以保證檔案安全。編制《檔案借閱制度》，辦理借閱手續(xù)，防止檔案丟失。

（五）檔案的統(tǒng)計(jì)就是用表冊(cè)、數(shù)字的形式，對(duì)檔案和檔案工作諸現(xiàn)象的數(shù)量關(guān)系進(jìn)行調(diào)查、整理、分析和研究，從而揭示其發(fā)展過程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律的一項(xiàng)工作。建立《卷內(nèi)目錄》《案卷目錄》《檔案移交（接收）登記簿》《借閱檔案登記簿》《檔案利用效果登記簿》，它們是檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)。通過統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)我們可以了解各類檔案的過去、現(xiàn)狀，從中發(fā)現(xiàn)規(guī)律，預(yù)測(cè)未來狀況，有利于做好工作準(zhǔn)備；通過最近的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)我們可以方便地檢查檔案的庫房狀況和外借狀況，有利于管理。

三、補(bǔ)充、完善本單位檔案資料

利用國際互聯(lián)網(wǎng)上的信息資源，豐富本單位需要的檔案資料，為本單位的改革和發(fā)展服務(wù)。

四、提高業(yè)務(wù)水平的幾點(diǎn)建議：

1、經(jīng)常與同行相互交流。

2、多向?qū)＜艺?qǐng)教業(yè)務(wù)上的問題。

3、積極參加檔案管理部門組織的培訓(xùn)活動(dòng)。