新時(shí)期大專院校檔案管理的探討

文/陽(yáng)泉師范高等專科學(xué)校 張惠芳

新時(shí)期大專院校檔案管理的探討

文/陽(yáng)泉師范高等?？茖W(xué)校 張惠芳

隨著社會(huì)的發(fā)展，大專教育逐漸發(fā)展成為我國(guó)教育中的一部分，有效推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展和學(xué)校教育改革的深化。在大專院校檔案管理工作中包含著教學(xué)、人事以及科研等方面的內(nèi)容，因此檔案管理直接影響著大專院校各項(xiàng)工作的正常進(jìn)行。基于此，現(xiàn)分析目前新形勢(shì)下大專院校檔案管理的重要性、檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題以及提升檔案管理的有效措施。

新時(shí)期；大專院校；檔案管理

在新形勢(shì)下，科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，國(guó)家對(duì)人才的需求也越來(lái)越大，因此，在人才培養(yǎng)方面更加需要重視方式方法。大專院校的檔案管理是確保大專院校教學(xué)以及科研活動(dòng)進(jìn)行的基礎(chǔ)，但是目前在大專院校檔案管理過(guò)程中還存在著不少問(wèn)題，管理落后以及機(jī)制不健全表現(xiàn)得尤為突出。因此，在新形勢(shì)下分析大專院校檔案管理的重要性，有效分析現(xiàn)階段大專院校檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，研究出有效的應(yīng)對(duì)措施，進(jìn)而提升大專院校檔案管理的有效性。

一、新形勢(shì)下大專院校檔案管理的重要性分析

要想實(shí)現(xiàn)大專院校內(nèi)部高質(zhì)量、高效的管理，首先要實(shí)現(xiàn)對(duì)大專院校的檔案管理，檔案管理過(guò)程是反應(yīng)大專院校發(fā)展過(guò)程的有效方式，是明確院校發(fā)展的有效依據(jù)。在新形勢(shì)下，大專院校的檔案管理特別是對(duì)檔案實(shí)行數(shù)字信息化管理是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的有效方式。隨著信息化的發(fā)展，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理，完善檔案管理制度和提升檔案管理人員的素質(zhì)，是實(shí)現(xiàn)大專院校檔案管理工作有效性的最好途徑，更是未來(lái)大專院校檔案管理的發(fā)展方向。

二、大專院校檔案管理呈現(xiàn)的特點(diǎn)

（一）具有多樣性。一些大專院校因?yàn)槎鄻踊慕虒W(xué)模式、生源范圍以及辦學(xué)體系，使院校材料檔案產(chǎn)生了多樣、復(fù)雜的現(xiàn)象。而且大專院校的檔案資料被記錄在內(nèi)的教職工的資歷、學(xué)歷、社會(huì)經(jīng)歷以及學(xué)生的獲獎(jiǎng)資料、政治面貌資料、成績(jī)資料、處分資料等這些特殊因素所干擾，管理檔案的工作比較復(fù)雜，管理的內(nèi)容也比較多樣化。

（二）具有真實(shí)性。大專院校的材料檔案記錄的是教職工、院校管理人員、學(xué)生進(jìn)行工作、實(shí)踐、學(xué)習(xí)的最原始狀態(tài)，記錄檔案的目的是掌握教職工等人員在之前一段時(shí)間，甚至是之前所有時(shí)間內(nèi)進(jìn)行工作、學(xué)習(xí)的情況，清楚他們的政治面貌、思想品性和身體狀況。這些材料檔案不同于那些手續(xù)不齊、頭尾不全甚至是通過(guò)自己撰寫出來(lái)的材料，這些材料要被院校內(nèi)的相關(guān)部門核實(shí)，要有完備的手續(xù)和真實(shí)的內(nèi)容。材料內(nèi)容必須確保真實(shí)性，因?yàn)椴牧鲜窃盒９芾聿块T了解學(xué)生及教職工學(xué)習(xí)情況、工作情況、在校表現(xiàn)、家庭背景、思想政治和整體素質(zhì)的主要依據(jù)。

（三）具有動(dòng)態(tài)性。由于大專院校近幾年的大力擴(kuò)招學(xué)生以及畢業(yè)生、擇業(yè)生的增多，出現(xiàn)了檔案流動(dòng)性增強(qiáng)的現(xiàn)象，像這種一邊建立檔案一邊轉(zhuǎn)出檔案的現(xiàn)象讓大專院校在管理檔案工作的穩(wěn)定性降低、周期變短，動(dòng)態(tài)性增強(qiáng)。

三、新形勢(shì)下大專院校檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）滯后的大專院校檔案管理制度。處在新時(shí)期，檔案管理的工作需要不斷改進(jìn)，要時(shí)刻跟著時(shí)代發(fā)展的腳步，必須做到與時(shí)俱進(jìn)。但是也有部分大專院校沒有完善的檔案管理體系，管理制度十分滯后，檔案管理的工作始終停滯不前。其中的原因還是從事檔案管理工作人員沒有積極的工作態(tài)度，思想觀念與管理形式都比較落后，故步自封，長(zhǎng)期以來(lái)抑制了檔案管理工作的進(jìn)步。

（二）能力薄弱的大專院校檔案管理工作者。檔案管理工作者是直接執(zhí)行檔案管理工作的人員，但是在很多大專院校中從事檔案管理工作的人員并不是專業(yè)化的，也可以說(shuō)大專院校中的檔案管理人員沒有專業(yè)化的工作知識(shí)，缺少職業(yè)道德和職業(yè)精神，工作態(tài)度也不端正。最重要的是工作人員的年齡較大，無(wú)法接受并掌握充滿現(xiàn)代氣息的管理模式，這就是導(dǎo)致大專院校檔案管理工作停滯不前的主要因素。

（三）落后的大專院校檔案管理方法。如今是信息時(shí)代，每一個(gè)行業(yè)都在廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)，并且工作效率都有所提高。但是一些大專院校的管理人員對(duì)檔案管理的重要性理解不到位，因此一直沿用傳統(tǒng)的管理形式，工作效率無(wú)法提高，檔案管理工作發(fā)揮不了任何作用。院校進(jìn)行管理的最主要依據(jù)是檔案材料，所以要以科學(xué)、系統(tǒng)的方式管理檔案。

（四）不健全的大專院校檔案管理機(jī)制。大專院校管理人才的主要保障是檔案管理，但是現(xiàn)在很多院校的管理人員不注重對(duì)檔案的管理，使人才的引入與遷出變得很隨意，這直接對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)行造成了干擾?？偟膩?lái)說(shuō)，引入人才時(shí)，檔案管理工作進(jìn)行的不細(xì)致，很敷衍，記錄的資料不齊，缺頭少尾；當(dāng)遷出人才時(shí)，遷出人不注重檔案的收集，沒有及時(shí)轉(zhuǎn)出檔案，使檔案與人分離開，為檔案管理工作增加了難度。

四、新時(shí)期提升大專院校檔案管理的有效措施

（一）建立并完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)合理化、科學(xué)化。大專院校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要根據(jù)新任務(wù)、新形勢(shì)、新情況對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行改革，要用合理的、科學(xué)的檔案管理制度代替?zhèn)鹘y(tǒng)的、陳舊的制度，不斷完善管理形式，監(jiān)督并落實(shí)規(guī)章制度，修改并完善管理措施，突破陳舊的管理理念，以積極的工作態(tài)度進(jìn)行檔案材料的整理、歸檔和收集工作。在新時(shí)期，使檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

（二）建設(shè)一支強(qiáng)有力的檔案管理隊(duì)伍。首先，組織加強(qiáng)法律法規(guī)、了解時(shí)事政治的教學(xué)，提升從事檔案管理工作者的政治思想、文化素養(yǎng)，還要加強(qiáng)文化業(yè)務(wù)與職業(yè)道德的學(xué)習(xí)，讓工作者進(jìn)行工作技能實(shí)踐，提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)能力。其次，要落實(shí)新時(shí)期對(duì)檔案管理工作者的年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化、現(xiàn)代化的要求。最后，要建立踏實(shí)肯干、任勞任怨、敢于開拓、勇于創(chuàng)新的檔案管理隊(duì)伍，通過(guò)認(rèn)真的工作態(tài)度推進(jìn)檔案管理工作的開展。

（三）提升檔案管理工作效率的方法。大專院校要提倡檔案管理工作者使用網(wǎng)絡(luò)科技與計(jì)算機(jī)，院校要開設(shè)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化文化知識(shí)的培訓(xùn)，運(yùn)用科學(xué)的現(xiàn)代化水平管理檔案。檔案管理中的信息查詢及儲(chǔ)存工作盡量用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)完成。對(duì)現(xiàn)存的條件不斷進(jìn)行適應(yīng)，改變所處的環(huán)境，努力克服檔案管理工作中遇到的困難，廢棄低劣老套的管理形式，將現(xiàn)代化帶入大專院校的檔案管理工作中。

（四）變換管理形式，加大監(jiān)督管理的力度。大專院校的領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的關(guān)鍵性。在工作中需要做到以下三點(diǎn)，第一，院校主管檔案工作的部門要加強(qiáng)對(duì)工作制度的建立，加深治理檔案管理工作；第二，管理大專院校檔案的人員要及時(shí)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作情況，幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)正確的認(rèn)識(shí)及了解檔案管理工作，從而引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該工作的支持與重視；第三，要經(jīng)常與不同院校開展一些關(guān)于檔案管理工作的交流會(huì)，努力加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的重視度，經(jīng)過(guò)交流會(huì)也要發(fā)現(xiàn)自己院校檔案管理工作中的缺陷，并借鑒其他院校進(jìn)行改進(jìn)。通過(guò)這些，建立由上到下的管理機(jī)制，為每一個(gè)管理人員分配合理的任務(wù)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作定期進(jìn)行檢驗(yàn)與考察，在所有從事檔案管理相關(guān)工作人員的年終測(cè)評(píng)中加入考核成績(jī)，通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰的方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的監(jiān)督與治理。

五、結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)主義已經(jīng)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)代，大專院校作為人才培養(yǎng)的重要基地，要有效管理學(xué)生的各種檔案以及院校發(fā)展的各種檔案，這也是推進(jìn)社會(huì)發(fā)展的有效方式，檔案管理是實(shí)現(xiàn)人才管理的基礎(chǔ)，能為人才培養(yǎng)提供依據(jù)，針對(duì)性地解決現(xiàn)階段大專院校在檔案管理過(guò)程中存在的人員素質(zhì)問(wèn)題和管理制度低下問(wèn)題，是提升大專院校檔案管理工作的必經(jīng)之路。

［1］楊軍.高校人事檔案管理策略分析［J］.黑龍江檔案，2010（2）：55.

［2］宋媛.新時(shí)期人事檔案工作的思考［J］.黑龍江史志，2010（4）：37.

［3］鐘淑媛.論高校干部人事檔案信息化管理［J］.太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（12）：76-77.

［4］陳蕙蘭.高校干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策［J］.江蘇技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，16（5）：28-30.