新形勢(shì)下做好檔案保密工作的思考

文/國(guó)家新聞出版廣電總局七二二臺(tái) 皮序宇

新形勢(shì)下做好檔案保密工作的思考

文/國(guó)家新聞出版廣電總局七二二臺(tái) 皮序宇

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，為檔案管理工作帶來了很大便利，但也為檔案保密工作帶來了更大挑戰(zhàn)。檔案保密工作不僅關(guān)系個(gè)人的安全隱私問題，還關(guān)系到企業(yè)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一些內(nèi)部機(jī)密和秘密。因此加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案保密工作力度，改進(jìn)檔案保密管理措施，是非常有必要和重要的。 鑒于此，本文將基于筆者多年的檔案管理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，首先對(duì)檔案涉密情況變化及當(dāng)前工作中所存在問題進(jìn)行分析，隨后據(jù)此探究出一些加強(qiáng)檔案保密工作的具體措施。

新形勢(shì)；檔案保密工作；思考

一、檔案涉密情況的變化

每一個(gè)檔案都有屬于自己的密級(jí)，而且其密級(jí)也不是一直保持不變，它會(huì)隨時(shí)間的推移以及文件貫徹的情況變化而變化。在檔案保密管理工作中，密級(jí)的變化主要可以概括為三點(diǎn)：分別是升密、降密及解密。在檔案的密級(jí)變化中，出現(xiàn)檔案升密情況是相對(duì)較少的，而更多的是檔案的降密和解密。通常引起檔案密級(jí)變化的原因主要有三點(diǎn)，第一，保密的范圍發(fā)生了變化。第二，密級(jí)文件的作用發(fā)生了變化，以前的密級(jí)文件指導(dǎo)作用和現(xiàn)在的工作不再符合，密級(jí)文件的指導(dǎo)作用已經(jīng)不復(fù)存在，所以密級(jí)也就隨之降低或消除。第三，保密時(shí)限上的變化。

二、目前檔案保密工作中存在的問題

（一）立卷歸檔和文檔保密不相適應(yīng)。一般情況下，傳統(tǒng)檔案保密工作中的立卷歸檔所采用的方法都是“四分法”，這樣的方法非常容易忽略一些保密工作的重要影響因素，使得在檔案保密工作的技術(shù)操作問題上，存在著涉密文件資料與非密級(jí)文件資料混著交叉保存的情況。只要對(duì)檔案進(jìn)行粗略的檢查，就可以發(fā)現(xiàn)其中存在著不少的涉密文件資料，而且在這些涉密文件資料上并沒有找到任何與涉密文檔相關(guān)的標(biāo)志，這就導(dǎo)致了檔案和保密出現(xiàn)嚴(yán)重脫節(jié)的情況，不僅大大降低了檔案的保密性，還會(huì)為檔案的提供利用造成很大的隱患。

（二）檔案部門和保密部門的責(zé)任取向不統(tǒng)一。在實(shí)際工作中，檔案管理部門和檔案保密部門在其責(zé)任取向上有著嚴(yán)重的分歧。通常檔案管理部門較為關(guān)心的是檔案的管理和使用，而保密部門的重點(diǎn)則放到了檔案室管理的各個(gè)檔案文件，尤其是一些密級(jí)較高文件的安全性上，如何保證保密期限內(nèi)檔案文件的安全是他們最為關(guān)心的內(nèi)容。之所以會(huì)出現(xiàn)檔案管理部門與檔案保密部門責(zé)任取向上的不統(tǒng)一，主要是因?yàn)楦骷?jí)管理單位都認(rèn)真嚴(yán)格地按照國(guó)家檔案局、國(guó)家保密局所規(guī)定的要求去做好自己的本職工作，而將相互溝通關(guān)聯(lián)的協(xié)調(diào)放到第二位，甚至將有關(guān)的規(guī)范要求拋之腦后，從而加大了檔案保密工作的難度，使得檔案保密工作的目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。

（三）部分地區(qū)檔案管理人員保密意識(shí)不強(qiáng)。近幾年，檔案管理部門積極響應(yīng)黨的號(hào)召，不斷提升檔案資料的使用價(jià)值。深度挖掘檔案資料在使用和利用、造福于民的工作效率，并且取得了一定成績(jī)，在這方面非常值得肯定。然而，在一些地區(qū)的檔案管理單位中，依然存在著一些檔案管理人員保密意識(shí)不強(qiáng)的情況，這就為檔案保密工作帶來了很大的隱患。管理人員在向外部工作人員提供檔案資料時(shí)，偶爾會(huì)出現(xiàn)泄漏涉密文件資料的情況，無(wú)論是工作人員的無(wú)心之失還是故意為之，都加劇了檔案外泄的發(fā)生，使得涉密檔案的控制管理與原計(jì)劃中的要求出現(xiàn)了偏差。

三、加強(qiáng)檔案保密工作的具體措施

（一）做好檔案保管過程中的保密工作。切實(shí)落實(shí)好檔案管理過程中的保密工作，是提高檔案安全性，減少或避免密級(jí)檔案外泄的重要手段。在檔案保管過程中，必須做好以下兩方面內(nèi)容。

第一，對(duì)檔案的庫(kù)房進(jìn)行認(rèn)真嚴(yán)格的管理。如果條件允許，應(yīng)該對(duì)檔案的庫(kù)房建設(shè)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃，使其能夠達(dá)到國(guó)家檔案庫(kù)房的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。即便無(wú)法對(duì)檔案的庫(kù)房建設(shè)進(jìn)行過多干預(yù)，需要將檔案庫(kù)房設(shè)置在機(jī)關(guān)單位的辦公樓內(nèi)部時(shí)，也應(yīng)該從檔案保密的角度去進(jìn)行庫(kù)房的選擇，切不可隨意將其中的一間辦公用房當(dāng)作檔案庫(kù)房來使用。例如：不能選擇將檔案的庫(kù)房設(shè)置在辦公樓最底層等。同時(shí)還要設(shè)立專門的檔案庫(kù)房管理人員，嚴(yán)格按照庫(kù)房管理要求做好檔案的保密工作，切實(shí)保護(hù)好檔案安全。

第二，明確將檔案的保管期限與保密期限進(jìn)行區(qū)分。檔案保管期限的確定應(yīng)該以檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用為基礎(chǔ)，并從本機(jī)關(guān)工作和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要來確定檔案的保存價(jià)值，通過這樣分析得出的檔案保管期限的準(zhǔn)確性更高。而檔案的保密期限則應(yīng)該按照該檔案的影響程度來進(jìn)行確認(rèn)，例如：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，檔案外泄對(duì)國(guó)家的安全、社會(huì)的利益帶來的危害程度等。并且在其保密期限內(nèi)應(yīng)該受到國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)。

（二）做好檔案利用過程中的保密工作。檔案在利用過程中，對(duì)保密工作有三點(diǎn)要求，分別是加強(qiáng)檔案利用中的監(jiān)督工作、處理好檔案保密和利用之間的關(guān)系、做好檔案開放中的保密工作。

第一，加強(qiáng)檔案利用中的監(jiān)督工作。檔案的利用過程中存在較大檔案信息泄漏風(fēng)險(xiǎn)，因此必須加強(qiáng)檔案利用的監(jiān)督力度，確保檔案的保密性。對(duì)利用中的檔案進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，不僅有利于找出檔案利用過程中的一些不良行為，還可以提高檔案的完整性與安全性。首先，制定相關(guān)的監(jiān)督管理制度，對(duì)檔案閱覽、外借和復(fù)制等行為進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定。其次，根據(jù)檔案的利用對(duì)象和利用目的，對(duì)檔案利用者的心理進(jìn)行準(zhǔn)確把握，進(jìn)行有針對(duì)性的重點(diǎn)監(jiān)護(hù)，確保檔案利用的安全。最后，可以借助相關(guān)監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案室進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，比如：安裝攝像監(jiān)視器、360度旋轉(zhuǎn)高清攝像頭等，有效防止偷取信息和檔案資料行為發(fā)生。

第二，正確處理好檔案保密和利用之間的關(guān)系，是提高檔案利用價(jià)值的重要手段。為了可以更好地對(duì)檔案加以利用，將檔案管理人員的價(jià)值充分體現(xiàn)出來，檔案管理的工作人員應(yīng)該對(duì)所管檔案資料即館藏有一個(gè)全面了解，做到館藏于心。改變以往的檔案管理觀念，不僅要做好檔案的保密工作，還要將檔案管理工作的職能充分發(fā)揮出來，從根本上去理解“檔案既要保密，又要充分利用”的含義，如果為了提高檔案的保密性，而放棄了其利用價(jià)值，這樣的檔案保密也失去了保密工作的真正意義。檔案的保密和利用應(yīng)該同時(shí)進(jìn)行，只有正確處理好兩者間的關(guān)系，才可以讓檔案在安全的情況下發(fā)揮更高的利用價(jià)值。

第三，堅(jiān)持做好檔案開放中的保密工作。對(duì)開放中的檔案也應(yīng)該進(jìn)行必要的保密工作。在確定對(duì)檔案進(jìn)行開放前，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行仔細(xì)審查，確保其開放不會(huì)對(duì)國(guó)家、社會(huì)造成任何影響，并對(duì)其開放范圍進(jìn)行嚴(yán)格控制。不僅如此，還應(yīng)該切實(shí)落實(shí)好檔案的解密工作，檔案管理人員應(yīng)按照檔案的密級(jí)管理規(guī)定來落實(shí)執(zhí)行相關(guān)密級(jí)檔案資料的管理措施，將檔案的利用限度最大化，確保在規(guī)定范圍內(nèi)最大化開發(fā)、利用檔案價(jià)值。另外，進(jìn)行解密的檔案應(yīng)該確保不在保管期限和保密期限內(nèi)，否則將得不償失。

（三）提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理工作崗位的基本職責(zé)就是要使檔案資料保存的完整性與安全性得到有力保障。作為檔案管理工作人員，首先要具備較強(qiáng)的工作責(zé)任心，保證檔案的齊全、有序、完整，禁止一切可能導(dǎo)致檔案缺損、破壞的現(xiàn)象發(fā)生。因此，對(duì)檔案管理工作隊(duì)伍進(jìn)行加強(qiáng)是非常必要的，不僅需要掌握專業(yè)知識(shí)，還要具備較強(qiáng)的責(zé)任心以及較高的政治素養(yǎng)與綜合素質(zhì)，才能勝任檔案工作。作為檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)在枯燥的工作中靈活應(yīng)變，善于將工作中經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)、提煉，運(yùn)用到工作中。同時(shí)要耐得住寂寞，守得住清貧，要有高尚的情操，甘于奉獻(xiàn)。只有努力做好自己本職這一項(xiàng)光榮而艱巨的任務(wù)，才能在工作中不斷進(jìn)行自我提升，使檔案管理工作能夠得到更好的完善和提高，更高效的推進(jìn)檔案工作。

［1］肖永菊，王有濤.談如何做好新形勢(shì)下檔案保密工作［J］.鄖陽(yáng)師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)， 2009，29（3）：112-113.

［2］聶菊梅.新形勢(shì)下檔案保密工作存在的問題及對(duì)策［J］.城建檔案，2015（11）.

［3］李新梅.淺談檔案保密工作中面臨的問題與對(duì)應(yīng)策略［J］.科技經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，2014（09）.