淺議如何提高醫(yī)院文書檔案管理工作

文/駐馬店市中醫(yī)院 李琳

淺議如何提高醫(yī)院文書檔案管理工作

文/駐馬店市中醫(yī)院 李琳

在醫(yī)院辦公室中，管理醫(yī)院的文書檔案是一項最基礎的工作，而且要對文書進行經常性的管理，這樣方便資料的及時更新，是醫(yī)院向患者提供良好的醫(yī)療服務的保障。醫(yī)院文書檔案的管理，會涉及收集整理相關檔案、立卷、歸檔等一系列過程，提高醫(yī)院文書檔案管理，有利于提高醫(yī)院的服務質量。

文書檔案；管理；問題；方法

醫(yī)院的文書檔案集成了醫(yī)院醫(yī)生在工作中形成的各種文字、表格、錄像等，是醫(yī)院管理的構成部分，是醫(yī)院的基礎和寶貴的財富。醫(yī)院如果能夠更加規(guī)范、科學地管理文書檔案，一方面能夠提高醫(yī)院的管理水平，另一方面可以促進醫(yī)院更加科學化的發(fā)展。

一、醫(yī)院文書檔案的特征

（一）規(guī)范性。規(guī)范性主要是針對醫(yī)院文書檔案中對公文的管理，是文書檔案的核心構成，保證了對醫(yī)院文書檔案的規(guī)范管理。其規(guī)范性主要體現(xiàn)在五個方面，即：公文用紙、公文字跡、公文文種、檢查、傳遞嚴格。

（二）標準性。在文書檔案的管理中，操作性比較強，同時技術含量高。對文書檔案中信息的收集，文件管理，鑒定，文件保管以及文件的利用都要與相關原則、流程統(tǒng)一，這一整個過程標準嚴格，相互聯(lián)系，銜接有序。

（三）保密性。隨著信息技術的發(fā)展，以及實際需求，目前醫(yī)院的文書檔案也開始采用電子文書檔案，這有利于更快速、及時的保存信息，但是也增加了保密工作的難度。紙質文書檔案中的內容和形式一般難以更改，作為原始資料的辨識度較高。但是電子檔案卻很容易更改，這就要對這些電子文書檔案的保密工作更加地重視，要進行加密保護，同時還要不定期的更改加密方式，提高安全性。與此同時，還要重視對工作人員保密意識的培養(yǎng)。

（四）服務性。文書檔案具有服務性，主要表現(xiàn)在對資料的提供方面。為了提供更好的服務，首先要整理醫(yī)院的文書檔案，在需要的時候能夠及時、有效地提供服務。其次可以在醫(yī)院人員變動時，能夠提供詳細的個人資料，工作的質量和效率都得到了提高。再次就是在醫(yī)院做出一些變動時，可以及時地提供原始資料，確保改革的準確性。最后就是對信息的數(shù)字化管理，及時公開相關信息和資料，為患者提供方便。

二、醫(yī)院目前在文書檔案管理方面存在的問題

（一）對文書檔案的認識不夠。目前，很多醫(yī)院認為文書檔案的存在價值不大，只是機械性的保存，而沒有得到充分的利用，造成了資源的浪費，這都是因為對文書檔案的認識不夠。因此，醫(yī)院要加強對文書檔案重要性的宣傳，充分利用文書檔案資源，發(fā)揮其社會和經濟效益作用，促進醫(yī)院實施更加規(guī)范化的管理。

（二）對文書檔案管理的不科學。目前醫(yī)院大部分的文書檔案都是由綜合檔案室統(tǒng)一管理，但是由于醫(yī)院管理的不科學性，導致醫(yī)療病歷檔案、病理切片檔案以及其他類型的檔案都分處在不同的檔案管理處。這種混亂的、不科學的管理模式會降低文書檔案的使用率，對于一些混合型的文書檔案可能會造成原始資料不儲存、丟失等現(xiàn)象的出現(xiàn)。所以要不斷完善這種不科學的文書檔案管理方式，對醫(yī)院的各類文書檔案都進行統(tǒng)一的管理，提高利用率。

（三）文書檔案管理人員職業(yè)素質的低下。目前，雖然我國對醫(yī)院從業(yè)人員有專業(yè)性的要求，但是在文書檔案管理人員方面專業(yè)素質整體偏下，文化程度多是參差不齊，難以滿足發(fā)展需求。很多從業(yè)人員的知識水平不夠，文化水平偏低，知識儲備不夠以及對新知識更新的不及時。這對醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展具有重大影響，也造成醫(yī)院管理水平的落后。

（四）對文書檔案管理方面投入不夠。一方面我國醫(yī)院目前存在的最大問題就是醫(yī)療病房緊張，這就會減少文書檔案存放的地方，難以達到管理檔案的標準，醫(yī)院在文書檔案管理的硬件投入不夠。另一方面由于落后的管理技術，導致檔案管理事業(yè)發(fā)展緩慢，雖然現(xiàn)在在文書檔案管理中已經引用計算機技術，但是在資料收集和信息檢索方面的工作還是需要人工來做，這也不利于對文書檔案的管理。

三、提高醫(yī)院文書檔案管理工作的方法

（一）加強培養(yǎng)人們的檔案意識。加強培養(yǎng)人們的檔案意識，其中要著重培養(yǎng)管理人員和領導認識到檔案管理的重要性，大力宣傳和學習相關檔案法律法規(guī)，加強關于檔案意識方面的強化。加強對領導檔案意識的強化，是因為只有領導重視，才能在日常的工作中真正的加強文書檔案管理的工作，才能逐步提高醫(yī)院文書檔案的管理水平，進而提高醫(yī)院整體的管理水平。加大檔案管理的宣傳力度，使醫(yī)院工作者擁有檔案意識，并在工作中自覺配合其工作。檔案管理水平的提高是醫(yī)院醫(yī)療服務水平提高的保障，因此醫(yī)院應該重視檔案管理，提供足夠的硬件設施和經費，保證基礎設施的完善。

（二）提高檔案的利用率。對醫(yī)院文書檔案進行管理，是為了以后的工作提供方便。因此，文書檔案的管理人員需要做好檔案的收集、管理工作，對相關資料要進行整理、編研，開發(fā)有效信息，為相關醫(yī)療、科研等工作提供服務，使其發(fā)揮社會效益。

（三）加強管理人員的專業(yè)培訓。檔案管理的質量直接反映出文書檔案管理人員的能力和專業(yè)性，醫(yī)院需要對檔案管理人員培訓、教育，增加專業(yè)知識的積累，提高業(yè)務水平，全面提高管理人員的能力和專業(yè)素養(yǎng)。還要加強對管理人員法律意識的培養(yǎng)，增強使命感與責任感，嚴格遵從工作準則。因此，必須加強對管理人員的專業(yè)培訓，通過培訓提高管理人員的專業(yè)素質，進而提升文書檔案工作的管理水平。

（四）建立健全檔案管理制度。如果想做好檔案管理工作，就必須有一套完整的檔案管理體系，并且有相關的規(guī)章制度，這是最基本的工作。隨著社會的發(fā)展，文書檔案管理的形式也在不斷地發(fā)生變化，這就需要一套合理、科學的管理體系，還必須具有一定的前瞻性，這樣才能切實的解決問題。

醫(yī)院可以著重加強文書檔案立卷、檔案借閱、檔案銷毀等方面的工作，使檔案管理工作更加標準、規(guī)范，完整、妥善的保存好醫(yī)院的文書檔案。管理人員在整理歸檔文件的時候，應該按照一定的規(guī)律來整理，提高文件利用的便捷度。在檔案借閱方面應該制定相關的借閱手續(xù)，并有相對應的懲戒措施，借閱者必須嚴格按照手續(xù)來借閱，有利于提高文書檔案的安全性。對于需要銷毀的檔案，必須由負責人核實，在確認無誤后再進行銷毀工作，并且對銷毀的檔案詳細的記錄，方便日后查詢和規(guī)避不必要的麻煩。

（五）實施檔案現(xiàn)代化管理。隨著科學技術的進步，無紙化辦公逐漸取代了傳統(tǒng)的方式，更符合現(xiàn)代社會的需求，但是無紙化辦公對檔案管理的要求更高，所以必須改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，實施現(xiàn)代化的管理。檔案經過計算機計時分門別類的儲存，查找、閱讀更加的方便，在節(jié)省更多時間的同時，也減少了對人力、物力、財力的浪費，有助于工作效率的提高。

四、結語

根據(jù)醫(yī)院的實際情況，再結合醫(yī)院文書檔案管理的特點，提高管理水平，也有助于醫(yī)院提升醫(yī)療水平。目前我國醫(yī)院在對文書檔案的管理方面還是存在很多缺陷的，不能發(fā)揮其社會以及經濟價值，醫(yī)院需要加強重視程度和培訓力度，提升醫(yī)院的文書檔案管理水平，真正做到物盡其用。

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