淺談企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

文/云南省公路開發(fā)投資有限責(zé)任公司昆明西管理處 吳錫玲

淺談企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

文/云南省公路開發(fā)投資有限責(zé)任公司昆明西管理處 吳錫玲

信息時代來臨，傳統(tǒng)的檔案管理勢必接受信息技術(shù)、信息觀念的一次大洗禮。本文從企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀入手，分析檔案管理工作的地位、意義及基本要素，并結(jié)合時代發(fā)展要求，分析檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

檔案管理；現(xiàn)狀；趨勢

“百年無廢紙，千年紙變金?！痹跈n案管理工作人員群體中流行著這樣的說辭。確實，檔案管理工作從收集、甄選、保存到利用的過程，就是在為未來保存歷史證據(jù)。隨著時間推移，尤其新中國建立后，對檔案管理工作日益重視。時至今日，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作正接受著信息技術(shù)、信息觀念的一次大洗禮，一場大變革正悄然發(fā)生。企業(yè)作為知識管理的前沿陣地，在新時代，如何轉(zhuǎn)變觀念、與時俱進，利用新技術(shù)、新方法做好檔案管理工作成為社會發(fā)展進程中面臨的一個重要課題。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

“檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，檔案的形成過程以及自身的真實性、原始性、記錄性，使其成為社會記憶的重要載體和媒介，它既是一種社會記憶的形態(tài)，也是社會記憶控制的對象，有時是社會記憶控制的手段?！睓n案因其自身的“記憶”功能，成為構(gòu)筑企業(yè)組織記憶不可替代的基石。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，規(guī)范的企業(yè)檔案可以全方位反映企業(yè)活動的方方面面，它既包括企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動內(nèi)容，也包括企業(yè)的內(nèi)部管理活動內(nèi)容，主要包括文書檔案、技術(shù)檔案、經(jīng)濟管理檔案、專利檔案、商標(biāo)檔案、財會檔案、人事檔案等。這些內(nèi)容真實全面地記錄了企業(yè)活動的方方面面，是企業(yè)重要的知識資源，也是企業(yè)知識管理的資源基礎(chǔ)之一。

然而，目前，我國企業(yè)檔案管理工作不夠健全，主要表現(xiàn)在：一是檔案管理理論研究還存在不成熟、不完善、指導(dǎo)性不強、研究不夠的問題；二是檔案管理科學(xué)化水平不高，檔案的整理、收集、匯編等工作均存在不同程度的缺陷；三是檔案信息資源利用率不高，在檔案管理的收、管、存、用四大要素中，相對而言只做好了收、管、存工作，利用檔案的意識和方法有所欠缺；四是檔案管理信息化工作有待進一步提高，由于轉(zhuǎn)換成本高、工作量大、緊迫性不夠、檔案利用意識薄弱等原因，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作相對滯后。

二、企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢

近年來，信息技術(shù)以前所未有的速度得到了社會各界廣泛的應(yīng)用和發(fā)展，其在檔案管理工作中發(fā)揮了巨大的作用，而其潛力有待進一步挖掘?，F(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作，面臨著一場除故納新的變革。從檔案管理的傳統(tǒng)的收、管、存、用觀念到信息觀念再到“大數(shù)據(jù)”觀念，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作面臨著從技術(shù)方法到思想觀念的一次巨大挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案管理工作如何適應(yīng)變革、如何提高工作價值，主要應(yīng)做到以下幾點：

（一）理論與實踐相結(jié)合。理論來源于實踐，而又對實踐有促進作用。檔案管理工作的理論知識是前人通過實踐總結(jié)出來的系統(tǒng)性認識，對現(xiàn)代檔案管理工作具有重要的指導(dǎo)價值。從事檔案管理工作要善于從實踐中總結(jié)思想性、經(jīng)驗性、規(guī)律性的認識，進一步指導(dǎo)實際工作?！安欢畬嵺`工作的是紙上談兵，不懂理論工作的是人形機器”。因此，要善于做到用理論去指導(dǎo)實踐，在實踐中創(chuàng)新理論。然而，我國的檔案管理目前仍存在理論發(fā)展不成熟、不完善、指導(dǎo)性不強、研究不夠等問題，滯后于國外檔案管理理論研究。這就要求我們在從事具體工作的同時，要善于總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，積極思考，提煉共性，結(jié)合國際先進理論知識，形成符合我國國情和實踐要求的理論成果，推動企業(yè)檔案管理工作的進一步發(fā)展。

（二）鑒定與保存相結(jié)合。檔案收集工作要堅持“保存從寬，銷毀從嚴”的原則廣泛收集有價值的檔案資料。但在收集過程中，對檔案資料要進行甄別和遴選，確保有價值的資料被有效保存，而人力物力不至于浪費在無價值的資料上面。甄選“檔案”價值的必然環(huán)節(jié)，是檔案工作區(qū)別于資料管理工作的最重要的特征。檔案鑒定是“去粗取精”，從而降低檔案管理成本、提高管理效益，確保檔案有限的經(jīng)費投入得到有效應(yīng)用。隨著時間的推移，社會實踐和各項工作的發(fā)展，檔案的數(shù)量不斷增長，有些檔案失去了保存價值，致使庫存檔案顯得龐雜起來，如果“玉石不分”地全部保存，勢必影響對有價值檔案的管理和利用。

（三）保護與利用相結(jié)合。檔案管理工作最重要的一項作用就是對有價值的文獻、檔案、資料的保護存放，而保存的最終目的是利用。如果不利用，檔案的保存也就失去了意義。隨著檔案管理工作的逐步發(fā)展，我們國家也越來越重視檔案資料的利用工作，提出了“利用服務(wù)”的概念，強調(diào)檔案管理工作及檔案管理部門的服務(wù)職能。這種利用服務(wù)職能，主要包含閱覽、外借、復(fù)制、證明、展覽、咨詢、在線利用等內(nèi)容。在“大數(shù)據(jù)”時代來臨的當(dāng)前環(huán)境下，檔案資料的利用價值日益凸顯，“大數(shù)據(jù)”的利用，將引導(dǎo)我們的企業(yè)、單位、政府在基于實證的事實基礎(chǔ)上，更有效率、更加開放、更加透明地做出決策。當(dāng)然，在利用的同時，也更要注重對檔案的保護。要堅持依法開放、簡化便利、復(fù)制品替代、保守秘密、主動及時、全面覆蓋的原則，更好地做好檔案的保護與利用。

（四）傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合。國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會上指出“面對大數(shù)據(jù)時代的機遇與挑戰(zhàn)，我們必須全面推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。”而國家檔案局政策法規(guī)司王嵐司長也曾指出：“檔案信息化已經(jīng)不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是將傳統(tǒng)的管理方式照搬到計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，而是一場將引起社會全面而深刻的變革，一次給予其不相適應(yīng)的檔案形態(tài)及其管理、保存和利用帶來的嚴峻挑戰(zhàn)?！碑?dāng)今世界已進入知識經(jīng)濟和信息時代，信息已成為比資本更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，檔案作為一種信息資源，如何在有效保護的同時善加利用成為現(xiàn)代檔案管理工作的一項重要課題。隨著時代進步，計算機技術(shù)得到高速發(fā)展，而傳統(tǒng)的檔案承載媒介隨著時間推移老化、變質(zhì)，對檔案資料的有效保存造成不良影響，因此，檔案管理與信息化技術(shù)相結(jié)合，已是不可阻擋的趨勢。

（五）宣傳與保密相結(jié)合。檔案管理工作屬于“幕后工作”，被認為是“密室定乾坤”的一項工作，雖然表面上與新聞宣傳的原則相悖，但卻在一定程度上影響著新聞宣傳工作。隨著社會進步，新聞傳播、網(wǎng)絡(luò)媒介的迅猛發(fā)展，檔案管理因其強大的“信息庫”作用，對單位、企業(yè)及政府迎對媒體起到不可替代的信息支持工作。在新聞傳播借助網(wǎng)絡(luò)媒體逐漸普遍化的當(dāng)下，人人都有可能是記者，“任何一點小小的浪花，都有可能借助媒體發(fā)達之便利，演變成軒然大波”。在這種情況下，及時掌握，并有效利用手中的信息資源對單位、企業(yè)及政府在面對新聞宣傳、輿論曝光等輿情時掌握主動性極其重要。與此同時，在信息時代，檔案管理工作要從上到下樹立起強烈的保密意識，明確保密管理的制度規(guī)定，確保重要、涉密及不宜對外公開的信息安全，切實避免泄密事件的發(fā)生。總而言之，當(dāng)前檔案管理工作要轉(zhuǎn)變以往只存不用的陳舊理念和管理方式，將其轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔臁?，并把宣傳和保密相結(jié)合，為發(fā)展做出更為積極的貢獻。

（六）法制化與規(guī)范化相結(jié)合。檔案信息是一種無形資產(chǎn)，也是企業(yè)、政府的寶貴財富。近年來，泄露國家秘密的事件時有發(fā)生，給國家?guī)砭薮蟮膿p失。深入調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)泄密人員直接或間接參與檔案管理工作，而其中缺乏保密觀念、法治意識的大有人在。究其根本原因，是檔案管理工作中存在人員不固定、隊伍不穩(wěn)定，工作人員保密意識差、法制觀念淡薄等問題，而檔案的管理和利用還存在手續(xù)不規(guī)范、界定不清晰等問題。檔案資料信息化后，這些問題尤為嚴重，因此，檔案管理的規(guī)范化和法制化顯得尤為迫切。為使檔案信息資源不流失，我們要加強隊伍的法制教育，強化職業(yè)道德教育，樹立起牢固的規(guī)范化觀念，同時，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利推進的保證。

加拿大著名檔案學(xué)家特里·庫克先生在第十三屆國際檔案大會上指出“全世界的檔案人員，仍然在建造記憶宮殿”。當(dāng)下的檔案管理工作就是為將來書寫歷史。可見，檔案管理工作的重要性。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，信息觀念逐漸發(fā)展，“大數(shù)據(jù)”的統(tǒng)計利用日益為世人重視，檔案管理工作因此迎來了一個全新的時代，傳統(tǒng)的收、管、存、用從概念到具體做法正經(jīng)歷著一次巨大的變革，檔案信息的利用率正以前所未有的速度得到提升。在此環(huán)境下，企業(yè)作為知識管理的前沿陣地，檔案管理工作要具備前瞻性，轉(zhuǎn)變思想，與時俱進，適應(yīng)創(chuàng)新，積極利用新技術(shù)、新方法發(fā)掘檔案管理工作的潛能，使企業(yè)在社會競爭中掌握信息優(yōu)勢，同時，以積極探索的成果推進社會檔案管理技術(shù)水平的長足進步。

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