勘察設(shè)計(jì)企業(yè)科技檔案編研深化與科技信息服務(wù)創(chuàng)新

文/中交第三航務(wù)工程勘察設(shè)計(jì)院有限公司 胡千喬

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)科技檔案編研深化與科技信息服務(wù)創(chuàng)新

文/中交第三航務(wù)工程勘察設(shè)計(jì)院有限公司 胡千喬

檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，企業(yè)檔案部門藏有豐富的信息資源。本文以勘察設(shè)計(jì)企業(yè)科技檔案編研工作為切入點(diǎn)，探討當(dāng)前科技檔案編研工作的意義與不足，從企業(yè)檔案工作現(xiàn)實(shí)和檔案管理思路兩方面分別探尋產(chǎn)生不足的原因。針對(duì)企業(yè)科技檔案編研工作的現(xiàn)狀，闡述了深化科技檔案編研工作的對(duì)策，并以此為基礎(chǔ)，結(jié)合當(dāng)前企業(yè)檔案館藏資源優(yōu)勢(shì)，探索檔案、圖書與科技情報(bào)集成化信息服務(wù)的新形式。

科技檔案編研；企業(yè)科技信息服務(wù)；企業(yè)檔案管理

一、引言

大中型勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、發(fā)展離不開信息資源的保障，而檔案又是企業(yè)信息資源的重要組成部分，其重要性不言而喻。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)知識(shí)和信息的管理已經(jīng)成為勘察設(shè)計(jì)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的重要籌碼，而對(duì)檔案的管理與開發(fā)，是企業(yè)知識(shí)管理和信息管理的重要內(nèi)容之一。

目前，對(duì)企業(yè)檔案所進(jìn)行的較有深度的開發(fā)利用形式就是編研?？辈煸O(shè)計(jì)企業(yè)檔案室館藏絕大部分為科技檔案，其編研成果能夠?qū)⒃谄髽I(yè)發(fā)展中產(chǎn)生的技術(shù)成果進(jìn)行有效集中，為企業(yè)乃至社會(huì)提供便利的檔案信息服務(wù)。然而，當(dāng)前企業(yè)科技檔案編研工作還存在諸多不足，亟待深化。企業(yè)應(yīng)扎實(shí)做好編研工作，并以此為基礎(chǔ)，創(chuàng)新多元化、多層次、多維度的企業(yè)科技信息服務(wù)形式，為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)、跨越式發(fā)展提供有力的信息支持。

二、勘察設(shè)計(jì)企業(yè)科技檔案編研工作的意義

企業(yè)科技檔案編研是指通過(guò)對(duì)企業(yè)科技檔案內(nèi)容的研究，按照一定題目將科技檔案信息加工、編輯成新的知識(shí)產(chǎn)品的一項(xiàng)工作。在勘察設(shè)計(jì)企業(yè)館藏檔案資源中，科技檔案比其他類型檔案更能反映企業(yè)的技術(shù)特色、專業(yè)方向，是企業(yè)檔案的核心。企業(yè)科技檔案數(shù)量的增加、企業(yè)業(yè)務(wù)拓展和技術(shù)創(chuàng)新、技術(shù)人員信息需求的加劇，都對(duì)科技檔案編研工作質(zhì)量提出了要求。

（一）有助于整合企業(yè)科技檔案資源。隨著業(yè)務(wù)量的增長(zhǎng)、業(yè)務(wù)方向的拓展、承接工程難度的提高，館藏科技檔案數(shù)量的增長(zhǎng)速度亦不斷加快。通過(guò)歸檔后的編目工作，這些零散的檔案成為線性的信息資源，但線性資源仍無(wú)法滿足企業(yè)管理者和技術(shù)人員對(duì)信息的需求。編研成果將線性的信息資源按問(wèn)題整合，由線到面，組成有深度、研究性強(qiáng)、可讀性強(qiáng)的信息集合，使檔案館（室）藏集成化、立體化，避免因館藏量增多而導(dǎo)致信息獲取難度增大的問(wèn)題。

（二）有助于企業(yè)業(yè)務(wù)拓展和技術(shù)創(chuàng)新。科技檔案資源是企業(yè)業(yè)務(wù)拓展和技術(shù)創(chuàng)新的信息庫(kù)。檔案編研成果能描述企業(yè)的發(fā)展脈絡(luò)，直觀展現(xiàn)企業(yè)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)中的優(yōu)點(diǎn)與不足，總結(jié)企業(yè)所取得的科技成果，能為企業(yè)管理者和技術(shù)人員在結(jié)構(gòu)調(diào)整、企業(yè)轉(zhuǎn)型、技術(shù)攻關(guān)、擴(kuò)展市場(chǎng)等方面提供有力的信息支持。

（三）有助于宣傳企業(yè)技術(shù)成果?？萍紮n案編研成果能夠反映企業(yè)的技術(shù)成果，能夠體現(xiàn)企業(yè)文化和企業(yè)精神。對(duì)內(nèi)，編研成果能夠使企業(yè)員工、兄弟單位了解企業(yè)近年來(lái)所取得的重要成績(jī)，增強(qiáng)員工信心，并可作為與其他單位交流經(jīng)驗(yàn)的載體；面對(duì)市場(chǎng)，科技檔案編研成果也是有效的宣傳窗口，業(yè)主和潛在客戶通過(guò)編研成果可以了解企業(yè)業(yè)務(wù)范圍、技術(shù)專長(zhǎng)和標(biāo)志性成果，信息集中、專業(yè)水平高、宣傳效果好。

三、勘察設(shè)計(jì)企業(yè)科技檔案編研的不足及原因

隨著《檔案法》的普及和貫徹，依法治檔成為企業(yè)檔案工作的基本原則，在企業(yè)檔案部門的組織下，檔案編研工作也取得了一定成效。但總體而言，勘察設(shè)計(jì)企業(yè)科技檔案編研工作仍存在不足，與新時(shí)期企業(yè)信息需求還有一定的差距。

（一）科技檔案編研的不足

1.形式單一?？萍紮n案與文書檔案不同，文字材料與圖像資料各異，因此不可能以同樣的方法來(lái)處理多樣化的檔案，其編研成果的形式也具有多樣性。反觀目前企業(yè)科技檔案編研成果，大多數(shù)單位都從編寫參考工具和參考資料做起，主要以資料匯編、產(chǎn)品目錄、項(xiàng)目概況等介紹性材料為主。而從理論上看，編研成果既包括抄纂型、編述型成果，也包括著作型等有研究深度的類型。從企業(yè)信息需求的角度來(lái)看，企業(yè)管理者和技術(shù)人員不僅需要簡(jiǎn)單分類匯總摘錄的編研資料，更需要的是研究性強(qiáng)、論述深入、頗具專業(yè)性的編研成果，為企業(yè)決策、技術(shù)創(chuàng)新和一線生產(chǎn)提供有效的信息支持。

2.選題選材滯后。企業(yè)科技檔案編研主要是為企業(yè)管理者和技術(shù)人員服務(wù)，因此在選題和選材上應(yīng)與企業(yè)重大項(xiàng)目、重要決策同步，并能敏銳捕捉企業(yè)在技術(shù)創(chuàng)新和業(yè)務(wù)拓展方面的動(dòng)態(tài)，走在決策之前，為企業(yè)發(fā)展做鋪墊。在實(shí)際工作中，編研工作常滯后于企業(yè)決策，通常是在企業(yè)完成某項(xiàng)重大工程或某一系列工程后才進(jìn)行編研，這就導(dǎo)致在決策論證和技術(shù)攻關(guān)時(shí)，檔案部門很難及時(shí)提供相應(yīng)的編研成果。由于企業(yè)發(fā)展的每個(gè)節(jié)點(diǎn)都不是孤立的，都有其歷史淵源、市場(chǎng)背景和階段目標(biāo)，加之重要決策和重點(diǎn)技術(shù)攻關(guān)前必然有前期準(zhǔn)備，檔案部門不難捕捉這些潛在信息需求，及時(shí)組織力量開展信息服務(wù)。

3.數(shù)量偏少。編研成果的數(shù)量也是考量檔案部門信息資源開發(fā)程度的標(biāo)志之一。普遍來(lái)看，勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案部門一般每年僅有3～5個(gè)編研成果，數(shù)量總體偏少。偏少的編研成果勢(shì)必很難形成系統(tǒng)性的編研工作體系，特別是針對(duì)科技檔案，編研成果一般是按專業(yè)方向、工程類型進(jìn)行，足夠的編研成果量才能保證檔案信息服務(wù)的全面、立體，保證企業(yè)檔案信息服務(wù)有扎實(shí)的基礎(chǔ)。

4.編研成果利用率低。正因?yàn)槟壳捌髽I(yè)科技檔案編研成果以一次性編研成果為主，深層次編研成果難得一見，加之一些編研工作并未緊切企業(yè)信息需求，選題滯后，導(dǎo)致編研成果利用率低下。編研是企業(yè)檔案信息深度服務(wù)的基礎(chǔ)，是企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的主要形式，利用率偏低不僅導(dǎo)致檔案部門工作的浪費(fèi)，也阻礙了信息用戶需求的滿足。

（二）產(chǎn)生不足的原因?？辈煸O(shè)計(jì)企業(yè)科技檔案編研工作存在上述不足，究其原因，主要存在于企業(yè)檔案工作現(xiàn)實(shí)和企業(yè)檔案管理思路上。

1.企業(yè)檔案工作現(xiàn)實(shí)。當(dāng)前，企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)之一，勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案部門除需處理文書、會(huì)計(jì)等常見形式檔案外，還擔(dān)負(fù)著科技檔案的歸檔整理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案館建設(shè)等工作。隨著企業(yè)的發(fā)展，歸檔科技檔案數(shù)量日益增多，企業(yè)檔案部門需將零散的圖紙、報(bào)告和其他技術(shù)信息整理成線性的、可供檢索利用的信息資源。這些日常工作占用了檔案部門大部分的時(shí)間與人力，使得檔案部門再難兼顧深層次的、研究性強(qiáng)的編研工作。

此外，企業(yè)檔案部門工作人員專業(yè)背景較單一，多數(shù)為圖書檔案類專職人員或兼職檔案人員，鮮有理工科背景的員工。然而編研工作重在其專業(yè)性、研究性，需要參編人員具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)，企業(yè)檔案部門缺乏這類專業(yè)人員，若調(diào)度生產(chǎn)部門相關(guān)專業(yè)員工參與編研，則協(xié)調(diào)工作存在困難。因此，從人員配置的角度分析，提高企業(yè)科技檔案編研質(zhì)量較有難度。

2.企業(yè)檔案管理思路。進(jìn)入新時(shí)期以來(lái)，檔案學(xué)界對(duì)檔案管理與信息化服務(wù)進(jìn)行了積極探討，紛紛認(rèn)為企業(yè)要實(shí)現(xiàn)知識(shí)化管理、信息化管理，必須科學(xué)利用檔案資源，將其作為信息服務(wù)和知識(shí)服務(wù)的基礎(chǔ)。然而，不少企業(yè)仍將企業(yè)檔案管理工作定位在歸檔、編目、入庫(kù)、借閱等基礎(chǔ)性服務(wù)上，忽視了檔案資源所蘊(yùn)含的海量信息，很難保證編研質(zhì)量和效率。

四、勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案科技信息服務(wù)創(chuàng)新

（一）深化科技檔案編研。針對(duì)目前企業(yè)科技檔案編研工作的不足，筆者從下列方面提出對(duì)策。

1.做好選題選材工作。選題選材是開展編研活動(dòng)的第一步。企業(yè)檔案工作者應(yīng)遵循編研工作為企業(yè)改革發(fā)展服務(wù)的指導(dǎo)思想，圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)營(yíng)管理、安全生產(chǎn)和新工程新項(xiàng)目等企業(yè)重點(diǎn)工作，有針對(duì)性地選擇編研課題，以滿足企業(yè)發(fā)展需要。

編研人員不僅要立足于本單位館藏檔案，還應(yīng)通過(guò)多種方式獲取外部資料，以充實(shí)選材。對(duì)所收集的檔案資料，編研人員還要去粗取精，進(jìn)行深入分析，摘取其中有現(xiàn)實(shí)意義、有研究?jī)r(jià)值、能代表專業(yè)前沿的內(nèi)容，從而保證編研成果的實(shí)用價(jià)值。

2.健全檔案管理體制。編研工作是企業(yè)檔案管理的重頭戲，然而目前大部分企業(yè)對(duì)檔案工作的考核都仍集中在日常檔案管理工作中，對(duì)編研成果數(shù)量、質(zhì)量還沒(méi)有細(xì)化的要求，這導(dǎo)致編研人員積極性不高、找不到參照標(biāo)準(zhǔn)。因此，企業(yè)應(yīng)將編研的選題、成果、對(duì)企業(yè)發(fā)展的貢獻(xiàn)度都納入檔案工作考核中來(lái)，制定合理的編研工作標(biāo)準(zhǔn)。

此外，企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門要重視編研工作，配齊配強(qiáng)專職檔案人員，選擇有敬業(yè)精神、年富力強(qiáng)、有較高知識(shí)水平和較強(qiáng)綜合能力的人員從事編研工作，并為其創(chuàng)造良好的工作條件，提高檔案編研人員的工作積極性。

（二）探索集成化企業(yè)科技信息服務(wù)。當(dāng)前已有部分勘察設(shè)計(jì)企業(yè)將檔案室擴(kuò)充為信息中心，把圖書管理、科技情報(bào)和檔案管理綜合起來(lái)，為企業(yè)提供集成化的科技信息服務(wù)。盡管這種整合模式并不適用于所有企業(yè)，但實(shí)際上，不少企業(yè)檔案室都兼有圖書資料管理、信息檢索與提供的職責(zé)。因此，以編研工作為基礎(chǔ)，檔案部門可探索綜合性、集成化的科技信息服務(wù)模式。

編研工作一般歷時(shí)較長(zhǎng)、篇幅較大，針對(duì)企業(yè)的重要決策或重大項(xiàng)目，編研可作為主要信息服務(wù)模式，同時(shí)可配以短平快的定題情報(bào)服務(wù)。兩項(xiàng)信息服務(wù)互為依托，編研選題可為定題情報(bào)服務(wù)提供大的專業(yè)背景，而定題情報(bào)服務(wù)則可為編研工作提供階段性的、集中的信息整合，共同為企業(yè)管理者和技術(shù)人員服務(wù)。

同時(shí)，檔案部門還應(yīng)積極利用好圖書資源（包括紙書和電子圖書），在科學(xué)編目的基礎(chǔ)上，開展中外文圖書檢索和參考咨詢服務(wù)。盡管圖書資料的館藏量遠(yuǎn)不及檔案，但圖書資料對(duì)企業(yè)技術(shù)人員十分重要。企業(yè)檔案部門應(yīng)重視技術(shù)人員對(duì)圖書資料的需求，建設(shè)圖書編目和檢索系統(tǒng)，幫助技術(shù)人員查找、購(gòu)買國(guó)內(nèi)外相關(guān)圖書。利用已有圖書資源，信息服務(wù)人員還可開展參考咨詢服務(wù)，編寫FAQ、解答用戶一般問(wèn)題，面對(duì)各專業(yè)問(wèn)題，提供檢索思路、文獻(xiàn)獲取途徑，幫助技術(shù)人員盡快尋找答案。

事實(shí)上，企業(yè)并不是孤立地開展科技信息服務(wù)的，檔案部門還應(yīng)與公共性或?qū)I(yè)性圖情服務(wù)機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，企業(yè)檔案部門作為信息的中介，將本單位無(wú)法消化的信息需求整理、加工后交由給專業(yè)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)處理，以保證用戶能夠享受到專業(yè)、高效的信息服務(wù)。

五、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案部門是企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵部門，是企業(yè)信息服務(wù)的建設(shè)者和提供者，在決策制定、改革轉(zhuǎn)型、項(xiàng)目攻關(guān)、技術(shù)創(chuàng)新中都能發(fā)揮重要作用。在新時(shí)期，企業(yè)檔案管理要擺脫以往工作模式的束縛，以做好基礎(chǔ)性工作為前提，以科技檔案編研為基礎(chǔ)，整合、挖掘檔案、圖書和其他信息資源，開展包含檔案、圖書、情報(bào)的集成化科技信息服務(wù)，為企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)提供有力支撐。

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