信息時(shí)代背景下檔案管理的創(chuàng)新探索

文/ 山東省德州市夏津縣貿(mào)易促進(jìn)會(huì) 王愛(ài)華

信息時(shí)代背景下檔案管理的創(chuàng)新探索

文/ 山東省德州市夏津縣貿(mào)易促進(jìn)會(huì) 王愛(ài)華

隨著時(shí)代的進(jìn)步以及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的管理內(nèi)容需要進(jìn)一步的創(chuàng)新和優(yōu)化，其中就包括檔案管理，對(duì)于檔案管理而言，其不僅能夠在一定程度上保證歷史文件信息的不丟失，還能保證相關(guān)文件信息不被泄露，確保社會(huì)的安全穩(wěn)定性，由此看來(lái)，檔案管理這項(xiàng)工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。基于此，本文針對(duì)信息時(shí)代背景下的檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行研究，首先論述了檔案管理的基本概念，然后對(duì)信息時(shí)代背景下檔案管理的創(chuàng)新方法進(jìn)行探析，以期對(duì)將來(lái)的檔案管理創(chuàng)新起到相應(yīng)的參考幫助作用。

信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新

在社會(huì)管理系統(tǒng)當(dāng)中，檔案管理是其中不可或缺的重要部分，就目前來(lái)看，現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能夠完全應(yīng)付快速發(fā)展的信息時(shí)代，嚴(yán)重影響了在信息時(shí)代背景下社會(huì)的正常發(fā)展，因此，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新探索已經(jīng)成為當(dāng)下的研究熱點(diǎn)之一，越來(lái)越多的專家學(xué)者對(duì)其進(jìn)行深入的探究與分析，并且相應(yīng)的得出了一定的研究結(jié)論，本文在這些研究基礎(chǔ)上進(jìn)行匯總分析，在前人的研究基礎(chǔ)上適當(dāng)?shù)丶尤肓瞬糠謧€(gè)人觀點(diǎn)，對(duì)信息時(shí)代背景下檔案管理的創(chuàng)新方法展開(kāi)研究，現(xiàn)分析如下：

一、檔案管理的基本概念分析

檔案管理也被稱之為檔案工作，其不單單指的是對(duì)檔案文件進(jìn)行保管與儲(chǔ)存，而是檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案材料本身展開(kāi)系統(tǒng)化管理，并且進(jìn)行加以利用等相關(guān)業(yè)務(wù)工作的總稱，也可以將其看作是國(guó)家檔案事業(yè)最為基礎(chǔ)的組成部分。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，根據(jù)檔案管理的一些基本性質(zhì)，以及檔案管理的主要作用，可以將其看作為一項(xiàng)管理性的工作，同時(shí)，這樣的工作也具有一定的服務(wù)性以及政治性。因?yàn)闄n案管理其本身并不能夠像其他工作性質(zhì)一樣生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，并且檔案主要也不由檔案工作人員、檔案管理機(jī)構(gòu)自行制造和使用，檔案管理是主要對(duì)各部門形成的歷史文件進(jìn)行管理的一項(xiàng)管理內(nèi)容，因此，其屬于具有管理性質(zhì)的工作。然而就檔案管理系統(tǒng)而言，其并不是孤立的，而是在各種各樣的社會(huì)管理系統(tǒng)中，無(wú)法進(jìn)行替代和缺少的重要組成部分。

二、信息時(shí)代背景下檔案管理的創(chuàng)新方案

（一）檔案管理系統(tǒng)需要科學(xué)化創(chuàng)新。檔案管理系統(tǒng)需要科學(xué)化創(chuàng)新。主要指的是對(duì)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行重新編排，將原有的檔案管理煩瑣部分進(jìn)行簡(jiǎn)便化，同時(shí)為了實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代背景下的檔案管理創(chuàng)新，需要適當(dāng)?shù)夭捎每茖W(xué)的信息化手段進(jìn)行檔案管理，如此一來(lái)，能夠大大的提升檔案管理的效率，還能夠在一定程度上保證檔案管理的信息準(zhǔn)確性，不僅如此，現(xiàn)今來(lái)說(shuō)，大部分的檔案分為兩種形式，一種是實(shí)體文本格式，另一種是電子文本格式，都需要進(jìn)行準(zhǔn)確的分類與儲(chǔ)存，這些都需要科學(xué)化、信息化的檔案管理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行，由此可見(jiàn)，進(jìn)行信息時(shí)代背景下方案管理的創(chuàng)新研究，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)化的創(chuàng)新工作是必不可少重要內(nèi)容之一。

（二）檔案管理系統(tǒng)操作人員需要專業(yè)培養(yǎng)。檔案管理系統(tǒng)操作人員需要專業(yè)培養(yǎng)。在對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)化創(chuàng)新后，檔案管理部門需要掌握新施行的檔案管理系統(tǒng)，這就需要大量專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)操作人員對(duì)其進(jìn)行操作，熟練地掌握各項(xiàng)檔案管理工作內(nèi)容的具體實(shí)行方法，唯有如此，才能夠?qū)n案管理系統(tǒng)的主要功用充分地展現(xiàn)出來(lái)，檔案管理機(jī)構(gòu)可以采用員工培訓(xùn)的方法，聘請(qǐng)一些專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)操作人員，對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理的人員進(jìn)行實(shí)踐化培訓(xùn)，進(jìn)而保證這些檔案管理人員能夠更快更好地完成檔案管理工作，這也是信息時(shí)代背景下方案管理的創(chuàng)新研究中重點(diǎn)需要解決的一部分。

（三）檔案管理系統(tǒng)的精選創(chuàng)新。檔案管理系統(tǒng)的精選創(chuàng)新。在現(xiàn)今社會(huì)的檔案管理過(guò)程中，比如檔案文件流程（起草—簽發(fā)—催辦—?dú)w檔）的過(guò)程，基本上全是在通信線路中以及計(jì)算機(jī)中進(jìn)行實(shí)現(xiàn)的，這樣流程實(shí)現(xiàn)的檔案文件其原始文件一定是要將機(jī)讀文件作為主要形態(tài)，唯有如此，才能夠令其以機(jī)讀形式存在，對(duì)于這類檔案的利用方式而言，其與原本的紙質(zhì)載體檔案存在著一定的差異。通過(guò)這樣的改變可以看出檔案工作者在工作過(guò)程中會(huì)遇到越來(lái)越多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案文件。所以為了保證機(jī)讀形式的檔案信息存在著相應(yīng)的系統(tǒng)性，同時(shí)也為了令檔案信息更加真實(shí)有價(jià)值，就一定要有一個(gè)精選的過(guò)程，只有這樣，用戶才能夠得到更為方便快捷的服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，就檔案管理系統(tǒng)而言，其并不是孤立的，而是在各種各樣的社會(huì)管理系統(tǒng)中，無(wú)法進(jìn)行替代和缺少的重要組成部分。所以在現(xiàn)今的信息時(shí)代背景下實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化升級(jí)十分必要，主要采用的方法是將檔案信息管理電子化，進(jìn)而確保檔案信息管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)行檔案信息管理的電子化創(chuàng)新研究如正文所述，需要從三方面進(jìn)行，第一方面是對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新，第二方面是對(duì)檔案管理系統(tǒng)操作人員進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng)，第三方面是檔案管理系統(tǒng)的精選創(chuàng)新，只有保證這三方面的共同創(chuàng)新，才能夠進(jìn)一步的對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化。

［1］牛函娟.信息時(shí)代高校辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新［J］.科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2015（16）：274.

［2］劉愛(ài)霞.信息化時(shí)代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新探討［J］.中國(guó)管理信息化，2015（12）：207.

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