醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設探析

文/邵陽市腦科醫(yī)院 王明暉

醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設探析

文/邵陽市腦科醫(yī)院 王明暉

本文指出了醫(yī)院人事檔案管理信息化建設的重要性，但也注意到了檔案管理信息化建設過程中的一系列問題，并針對這些問題提出了相應的對策。

檔案管理；信息化；資源共享；效益

目前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展導致相應工作量與工作難度加大，因而就需要不斷提高人事檔案管理的效率與質(zhì)量。所以醫(yī)院亟須進行檔案管理的信息化建設。

一、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設的重要性

第一，人事檔案對于醫(yī)院的決策與管理來說意義非同尋常，在當今社會形勢下醫(yī)院要想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展必須加快醫(yī)院人事檔案管理信息化建設。目前醫(yī)院已經(jīng)對醫(yī)療體系和人力資源進行了管理方式的改革，在這樣的背景下人事檔案管理工作亟須進行相應的改革，只有這樣才能提高醫(yī)院人事檔案管理的效率和質(zhì)量，促進人力資源的有效利用，實現(xiàn)個人和醫(yī)院利益的最大化。

第二，通過網(wǎng)絡平臺進行人事檔案管理就是信息化建設的一項重要成果，它有效地實現(xiàn)了存儲、共享、傳遞與修改等多項功能于一體，其作用體現(xiàn)在：首先，由于人事檔案信息充分共享，所以可以有效避免醫(yī)院各個部門重復輸入同一個員工的信息，從而可以提高工作效率；其次，如果人事檔案信息有變動，只需要管理人員在網(wǎng)絡平臺上進行修改，其他各部門就可以迅速接收到變更后的新信息，最大限度地實現(xiàn)了檔案信息的時效性。

第三，醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設可以提高醫(yī)院服務的效率和質(zhì)量。因為以往的人事檔案查詢是由專門的工作人員來負責的，而現(xiàn)在只需人事檔案管理系統(tǒng)對有人事檔案查詢需求的員工在信息化平臺授予訪問權(quán)，需要查詢檔案的員工開通權(quán)限即可查詢。

二、目前醫(yī)院人事檔案管理信息化建設存在的問題

（一）醫(yī)院對人事檔案信息化管理工作的重視度不夠。當前醫(yī)院一般把醫(yī)療事業(yè)作為中心任務來抓，把大部分資源都投入到了能夠直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟利益的見效快的醫(yī)療、護理等工作中，而像人事檔案管理這樣能夠間接地為醫(yī)院創(chuàng)造巨大經(jīng)濟利益并且能夠帶動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的工作卻被忽視了。出現(xiàn)這一現(xiàn)象的原因是醫(yī)院的決策層缺乏對人事檔案信息化管理的正確認識，因而人事檔案管理在資源投入上得不到重視，最終導致醫(yī)院人事檔案信息化建設停滯不前。

（二）醫(yī)院人事檔案管理信息化建設基礎設施不完善。醫(yī)院領(lǐng)導人意識不到人事檔案信息化建設的重要性，會造成醫(yī)院基礎設施不完善的現(xiàn)象。醫(yī)療所需的資金、空間等資源本來就比較緊張，更無暇顧及檔案管理信息化建設的基礎設施情況。因為醫(yī)院拿不出資金購買檔案信息化管理所需的器材；由于醫(yī)院空間緊張，也不能給予檔案管理足夠的用房。以上情況會阻礙檔案管理信息化建設進程。

（三）人事檔案信息化建設管理人員缺乏相應的專業(yè)技能。醫(yī)院不肯高薪聘請或出資培訓既懂法律又有計算機技能的高素質(zhì)人才，還有的檔案管理人員是兼職做檔案管理工作，不僅沒有專業(yè)的計算機操作技能，還缺乏檔案管理方面的知識。此外，由于他們是兼職，不能把全部時間和精力投入到檔案管理工作中，他們能把現(xiàn)有的任務完成已經(jīng)難能可貴了，讓他們在傳統(tǒng)的工作模式基礎上創(chuàng)新是很困難的。以上現(xiàn)象都會導致醫(yī)院人事檔案信息化建設長期處于低水平階段。

（四）檔案信息化建設存在安全隱患。有些工作人員不但缺乏安全意識，還不遵守醫(yī)院制定的檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，因而人事檔案資源信息具有潛在的安全風險。比如很多檔案管理人員在工作中不經(jīng)過病毒檢測就直接瀏覽一些網(wǎng)頁、安裝一些軟件等，這些做法都會使檔案信息資源感染木馬程序或病毒，導致檔案信息資源出現(xiàn)丟失的情況。

三、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設的措施

（一）切實加強醫(yī)院領(lǐng)導對人事檔案信息化建設的重視程度。人事檔案管理的傳統(tǒng)模式不可避免地會耗費大量的時間和人力，醫(yī)院只有做出相應的變革才能擺脫這種狀況。院領(lǐng)導以及檔案管理人員要變更思想觀念，強化對檔案管理信息化建設的重視程度，把人事檔案信息化建設落到實處。

（二）完善醫(yī)院人事檔案信息化建設的基礎設施。首先，要加強基礎設施建設。醫(yī)院決策部門應該合理分配資源，讓檔案管理部門擁有足夠的資金來配備現(xiàn)代化的基礎設施，完善自身的基礎設施建設。

其次，要健全檔案信息化建設的標準。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展要求檔案管理人員采用先進的檔案管理技術(shù)把電子文件和電子檔案進行一體化管理，不斷完善檔案管理體制。

（三）大力提高檔案信息化管理人員的專業(yè)水平。檔案信息化管理要求檔案管理人員必須具有過硬的專業(yè)技能，所以在招聘檔案管理人員時要提高門檻，只有檔案資源管理專業(yè)并且具有較高的計算機處理技能，還要熟悉法律知識的綜合型人才才具有錄取資格。

（四）注意規(guī)避檔案信息資源管理的安全風險。首先，人事檔案信息安全管理制度需要不斷完善。檔案管理的任務就是盡量深入開發(fā)利用檔案信息，實現(xiàn)個人及醫(yī)院利益的雙贏。要想達成這一任務，實現(xiàn)這一目標，需要不斷完善人事檔案信息安全管理制度，同時也要不斷探索保護電子檔案的安全措施，例如為檔案信息加密，定期為計算機殺毒以保障網(wǎng)絡安全等。

其次，檔案管理人員要提高操作安全意識。由于檔案本身也具有機要性和保密性，所以在保證資源共享的同時也要保障檔案信息的安全性，這就需要檔案管理人員樹立起安全意識，例如做好電子文檔的備份工作、定期對檔案信息數(shù)據(jù)庫殺毒以防止黑客攻擊等。

第三，做好硬件防護工作，不斷提高系統(tǒng)的安全性能。因為電子檔案載體很容易受到其他不穩(wěn)定因素影響，所以有必要做好硬件防護工作，定期對硬件設施檢測和更新以提高系統(tǒng)的安全性。

［1］郝小紅.新時期人事檔案管理信息化建設研究［J］.辦公室業(yè)務，2012（15）.

［2］劉承志，韓瑛，吳蔚.醫(yī)院人事檔案的信息化建設［J］.中國病案，2011（09）.

［3］關(guān)力.醫(yī)院人事檔案信息化管理的思路［J］.中國病案，2013（04）.