淺析檔案管理的信息化策略

文/南京市后宰門社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心 湯嚴

淺析檔案管理的信息化策略

文/南京市后宰門社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心 湯嚴

檔案管理的現(xiàn)代化是用計算機等科學(xué)技術(shù)信息化管理，其終極目標(biāo)是實現(xiàn)管理的信息化。多年來，大家多熱衷于檔案管理軟件的豐富與完善，而信息化時代的“互聯(lián)網(wǎng)+”模式為我國的檔案管理工作提供了快速進入信息化的捷徑。由于檔案自身的保密性、安全性等特殊屬性，很難將互聯(lián)網(wǎng)運營模式的所有優(yōu)勢都體現(xiàn)在檔案管理中，在世界信息化的浪潮中我們的檔案管理者還需要有選擇地嘗試。

檔案管理；信息化；策略

隨著我國經(jīng)濟、社會的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃被提上日程，其對我國經(jīng)濟、文化、管理等諸多領(lǐng)域都產(chǎn)生了立竿見影的影響。在依照檔案管理基本原理的前提下，將互聯(lián)網(wǎng)和檔案管理融合在一起，提升科學(xué)的管理理念和機制的要素水平，是今后檔案管理現(xiàn)代化的核心目標(biāo)。

一、傳統(tǒng)檔案管理方式的不足

傳統(tǒng)的檔案管理，主要側(cè)重于紙質(zhì)文件的保存。文件的保存過程中，需要耗費大量的人力與物力資源。例如，檔案文件的存放空間，檔案的歸檔與編排順序，檔案的調(diào)取查詢都是如此。而且在紙質(zhì)文件的過程中，還容易出現(xiàn)一些問題。例如，文件受自然環(huán)境影響，而產(chǎn)生的氧化與損毀。許多檔案文件已經(jīng)多年不用，但卻不能及時判斷，是否需要繼續(xù)保存，受到保存期限的限制，仍然需要繼續(xù)保存多年。還有就是檔案管理的工作人員，沒有經(jīng)受過檔案管理的專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，對工作缺乏責(zé)任心，不掌握檔案管理專業(yè)技能，檔案文件丟失現(xiàn)象也屢見不鮮，這對個人和企業(yè)造成巨大的損失。所以，傳統(tǒng)的檔案管理，主要存在著人力、物力資源消耗大，檔案文件調(diào)取時間長流程多，檔案保管安全性保障不強等問題。

二、檔案信息化管理的優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案立卷是必要的，直到現(xiàn)在檔案室也依然要求所有檔案必須立卷。但是一些單位將零散的材料分批送到檔案室代替立卷，這種現(xiàn)象的存在導(dǎo)致了檔案管理員對部門工作無法判斷，也無法確定材料是否完整，促使檔案質(zhì)量下降。將檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化后，由檔案管理員統(tǒng)一為檔案卷整理編碼，統(tǒng)一管理保存，從根本上解決檔案卷無法收齊的問題。有效提高檔案管理員的工作質(zhì)量，確保部門全面落實立卷制度。

另一方面，檔案信息化管理不受時間和空間的限制，改變了傳統(tǒng)管理模式，使檔案資料在管理和利用上都不僅限于上班時間。在傳統(tǒng)管理模式中，想要翻閱檔案資料需要在特定的場合中，利用辦公用具，經(jīng)過管理人員審批后才可以使用，在實現(xiàn)檔案信息化管理后，只需要在互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、計算機網(wǎng)絡(luò)等網(wǎng)絡(luò)平臺中就可以翻閱。以計算機、電腦工作臺為主要辦公工具，通過檔案編碼就能精確查找。不但節(jié)省了大量的時間，也降低了檔案管理員的工作難度。在企業(yè)各部門內(nèi)部，大量的電子檔案、文件被整理出來，通過有序的編碼將資料存在硬盤中。這種方式使得電子檔案可以存貯于不同的載體中，同時易于保存，只需要把檔案、文件進行加密處理，就可以提高文件的準(zhǔn)確性。使用者只需要獲得允許，就可以查找所需的資料。有效提高了檔案管理部門的工作效率，立卷部門也只需要將資料、文件輸入到計算機中，定期對文件、資料進行更新，再輸送到檔案室就可以了。檔案管理員通過管理系統(tǒng)將檔案卷編目、整理，同時打印目錄，方便查找。整個操作流程節(jié)省了大量的人力、物力、財力，也提高了辦事效率，促進企業(yè)快速發(fā)展。

在信息時代，傳統(tǒng)管理模式下需要將檔案明確分類、按照內(nèi)容、時間順序整理，以保證檔案完整保存，方便及時查找。實現(xiàn)檔案信息化管理后，企業(yè)各部門、各類檔案的電子文件都整理在計算機硬盤中，通過電子檔案立卷后，使用計算機檢索功能可以查找與之相關(guān)的具有歷史性的文件。方便在查找檔案卷時了解來龍去脈，同時也深化了檔案內(nèi)容信息。

三、 檔案管理信息化的具體策略

（一）完善文書檔案的信息化管理機制。在文書資料檔案管理現(xiàn)代化的進程中，工作應(yīng)該與時俱進，了解和采用新的方法來加強對文書資料的管理。在實際的工作中，從可持續(xù)發(fā)展的角度看檔案資料規(guī)整工作，應(yīng)對文書資料的檔案電子化后遇到的新問題，不斷地提高文書資料的檔案管理科技水平。電子文件具有體積小、信息容量大、檢索快速的長處，但也有安全問題的缺點，如可以篡改原稿致使無法識別，對硬件和軟件的依靠性強等；紙質(zhì)文件的長處是真實性和可靠性，但也存在信息存儲量小，占用空間較大的缺點。傳統(tǒng)檔案管理中的長處仍需發(fā)揚，同時改革傳統(tǒng)辦公檔案管理中落后的治理方法、技術(shù)。我們不妨開放思維，利用文書檔案的數(shù)據(jù)信息，使用新的方法來指導(dǎo)文書資料檔案治理的現(xiàn)代化，完善管理機制，把傳統(tǒng)的辦公檔案管理方法和現(xiàn)代化的辦公室檔案管理方式緊密結(jié)合。

（二）提高相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)。加強治理職員的計算機應(yīng)用知識學(xué)習(xí)和實際操縱技能，幫助他們更快地掌握信息化技巧。另外，檔案管理職員還需要不斷地學(xué)習(xí)新知識，只有不斷地擴充新知識，才能輔助自己提升檔案管理的綜合能力。只有提高老員工的實際操作技術(shù)，才能更好地融入當(dāng)今現(xiàn)代化的檔案管理工作，使相關(guān)文書檔案的管理職員盡快適應(yīng)現(xiàn)代化的現(xiàn)狀，從而更好地為單位乃至整個社會服務(wù)。需要提前制定可行的相關(guān)培訓(xùn)計劃及目標(biāo)。根據(jù)業(yè)務(wù)水平的不同，因材施教、循序漸誘、因人而異，內(nèi)容涉及職員的崗前培訓(xùn)、專業(yè)查找等。跟隨信息化的步伐，傳統(tǒng)的檔案治理方法已經(jīng)無法跟上當(dāng)今工作信息化的發(fā)展需要，文書管理相關(guān)單位需要培育一批高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理職員，以應(yīng)對檔案管理的信息化建設(shè)。

綜上，檔案管理工作融合信息化技術(shù)，已經(jīng)取得了一定的成績。起到了節(jié)約資源、方便查詢，存儲安全、減少資料調(diào)取環(huán)節(jié)等多個方面的作用。但檔案管理工作在未來，還可以與信息技術(shù)共同在信息平臺、部門協(xié)作、檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)等若干個方向合理發(fā)展，打造更加科學(xué)更加和諧的檔案管理工作氛圍。

［1］和夢吉.企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策研究［D］.山東大學(xué)，2012. ［2］趙霞.企業(yè)檔案管理系統(tǒng)研究與實現(xiàn)［D］.天津大學(xué)，2012. ［3］黃曉強.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究［D］.天津大學(xué)，2010.

［4］苗菁.基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式研究［D］.山西大學(xué)，2010.

［5］李佳妍.企業(yè)檔案信息化探究［D］.云南大學(xué)，2010.

［6］劉冰.民營企業(yè)檔案管理模式研究［D］.吉林大學(xué)，2011.