論檔案館信息化建設應注意的幾個問題

文/青島市城陽區(qū)房地產(chǎn)管理處 李玲玲

論檔案館信息化建設應注意的幾個問題

文/青島市城陽區(qū)房地產(chǎn)管理處 李玲玲

隨著科技的發(fā)展，信息化成為各行業(yè)的發(fā)展方向，而檔案館的建設與管理工作，是一個國家以及企業(yè)在日常管理中的重要內(nèi)容，如今檔案信息資源已經(jīng)成為國家、企業(yè)競爭的重要資源，而且建設信息化的檔案館成為發(fā)展的必然趨勢，文中就建設信息化檔案館中需要注重的幾個問題做了簡單的論述。

檔案館；信息化建設；注意問題

信息化檔案館主要是利用現(xiàn)代技術，使用高科技設備、數(shù)字化等手段，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案館管理，提高檔案資源的利用效率，利用網(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn)檔案信息的連接，最終實現(xiàn)資源共享，提高檔案信息的安全性。

一、在建設信息化檔案館中需要注重的幾個問題

（一）技術問題。在建設信息化檔案館的過程中，技術問題是主要問題之一，信息化檔案館是由新興技術、高科技設備以及計算機技術等構成，若沒有足夠的技術支撐，則會給信息化檔案館的建設造成一定的難度，若信息化設備技術條件不足，則信息技術在檔案館的建設中將面臨加密問題、身份認定等問題，除此之外技術是不斷變化與更新的，極易出現(xiàn)過時的問題，技術方面存在的問題，給信息化檔案館的建設增加了一定的難度。

（二）人才問題。檔案館信息化建設與檔案館的建設是存在差別的，建設信息化檔案館需要技術、人才以及資金的支撐，其中存在的人才問題主要是人才缺乏，信息化檔案館建設需要計算機人才、檔案專業(yè)人才、管理方面的人才、數(shù)據(jù)庫加工與管理人才等，其中極其缺乏的是具備綜合素質(zhì)的人才，對于一些規(guī)模比較小的檔案館來說，其對人才的要求比較高，需要人才具有較高的綜合素質(zhì)，也就是復合型人才，而大檔案館則需要更多的專業(yè)人才，同時由于檔案管理的特殊性，需要相關人才的道德素質(zhì)比較高，而人容易受到各種誘惑，所以要求工作人員具有一定的定力，這些不確定的因素將會給信息化檔案館的建設埋下一定的安全隱患。

（三）資金問題。在建設信息化檔案館時，所面臨的最大問題便是資金問題，資金是檔案館建設的基本支撐，對于信息化檔案館的建設起到著重要的作用，在建設檔案館的過程中，需要購進大量的先進設備，利用先進管理軟件，以及引用大量的人才等，這些都需要強大的資金力量進行支撐，若在建設的過程中，資金鏈出現(xiàn)斷鏈問題，則會給檔案館建設工作造成巨大的困擾。

二、解決檔案館信息化建設問題的主要對策

（一）構建信息化檔案館技術平臺。信息化檔案館主要支撐是網(wǎng)絡，也就是需要檔案系統(tǒng)具有質(zhì)量過硬的硬件設備與技術，同時還需要保證寬帶的穩(wěn)定性與安全性，為檔案信息提供一個較為安全的使用環(huán)境與儲存環(huán)境，保證檔案文本、語音檔案、圖像檔案等可以快速地進行傳輸，搭建起一個技術支撐平臺，同時需要加大技術改進工作，檔案館需要加強與軟件公司之間的合作，對于檔案館信息化建設中常見的技術問題進行溝通，及時做出相應的改進辦法，包括做好信息加密、身份驗證等，提高信息化水平的同時還需要保證檔案信息資源的安全性，針對技術過時問題，包括軟件系統(tǒng)與技術的不斷更新，造成舊的信息等很難被識別等問題，究其根本還是需要在研發(fā)新軟件時，就充分的考慮這一問題，并做好這一問題的改進工作，同時，在日常的管理工作中，及時對檔案系統(tǒng)軟件進行更新，并做好信息備份等工作，使檔案系統(tǒng)處于最佳工作狀態(tài)。

（二）加強檔案信息人才隊伍的建設。就目前信息化檔案館建設的現(xiàn)狀來看，人才的需求不斷擴大，雖然我國部分高校已經(jīng)設置了檔案專業(yè)，但是一些檔案專業(yè)學生還不具備信息化檔案管理的能力，對于信息化檔案建設與管理工作，掌握的知識與技術比較少，由此需要高校及時轉變教學觀念，及時更新檔案信息化建設技術等，提高檔案人才的綜合水平，培養(yǎng)復合型檔案信息化建設人才，信息化發(fā)展是動態(tài)的、長期的需要人才及時進行自我充實，而且檔案館信息化建設也是不斷完善的過程，需要專項的技術人才支撐，加強與學校的合作，檔案館為學生提供更多的工作機會，學校則需要為檔案館提供高素質(zhì)人才。

（三）加強資金的投入力度。信息化檔案館建設需要強大的資金力量支撐，為了更好地做好檔案信息資源的管理工作，提高檔案資源的使用率，需要檔案館盡量完善檔案館的信息化建設，加強與不同區(qū)域之間的合作，實現(xiàn)檔案資源的異地、異時空共享，在建設過程中，需要保證資金充足，對于政府部門下的檔案館，則需要政府部門加大資金投入，為檔案館建設工作，提供充足的建設資金，保證其可以充分利用先進的設備與技術，實現(xiàn)信息化檔案館的建設，同時需要做好資金的管理工作，保證專項資金的專項利用，加強項目資金的審批管理，保障檔案建設資金可以落實到具體項目上，保證建設資金的充足，可以間接的解決信息化檔案館建設中的其他問題，資金問題是影響其他問題的重要因素，由此需要高度重視資金問題。

三、結語

信息化檔案館的建設工作，不僅需要資金、技術以及人才的支撐，這些只是其中的影響因素之一，也是最為常見的問題，在進行信息化檔案的建設時，還需要具有先進的管理系統(tǒng)，完善的管理制度，以及做好日常的管理工作等，為其提供全面的保障。

［1］潘世紅.淺談數(shù)字檔案館建設中應注意的幾個問題［J］.檔案學研究，2013（S1）.

［2］郎勇.城建檔案館館房建設及應注意的幾個問題［J］.城建檔案，2014（01）.