電子檔案管理在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

文/中廣核管理咨詢（深圳）有限公司 李叢珊

電子檔案管理在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

文/中廣核管理咨詢（深圳）有限公司 李叢珊

在當(dāng)今信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，信息化已經(jīng)成為全世界各行業(yè)共同選擇的發(fā)展路徑，檔案信息化也成了檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇和重要任務(wù)。電子檔案管理是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和重要組成部分，為了推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)，必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的發(fā)展應(yīng)用。在本文中，以實(shí)際經(jīng)驗(yàn)作為基礎(chǔ)，將電子檔案管理與推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)結(jié)合在一起，但在應(yīng)用于實(shí)踐的過程中，出現(xiàn)了不可避免的問題，本文針對(duì)這些缺陷進(jìn)行說明，并提供了相應(yīng)的解決措施。

檔案信息化建設(shè)；電子檔案；應(yīng)用

身處信息高速運(yùn)轉(zhuǎn)的大時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用范圍逐漸擴(kuò)大，由最初的計(jì)算領(lǐng)域發(fā)展到了工業(yè)、生產(chǎn)、商務(wù)等生活方面，這種發(fā)展趨勢(shì)也正在向人們說明信息革命的到來，信息化已經(jīng)成為全世界各行業(yè)共同選擇的發(fā)展路徑。在此背景下，檔案信息化建設(shè)也成了檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇和重要任務(wù)，而電子檔案管理作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和重要組成部分，也在其所涉及的范圍內(nèi)發(fā)揮重要作用，并且在實(shí)際應(yīng)用中收到了很好的效果，但不可避免的也出現(xiàn)了一些問題亟待解決。

一、電子檔案管理在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中遇到的問題

（一）要求標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。如果想推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，需要建立相對(duì)統(tǒng)一的要求標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案因其對(duì)系統(tǒng)的依賴性和特殊的技術(shù)特性，在進(jìn)行電子檔案管理的工作中，其涉及的范圍較傳統(tǒng)檔案相對(duì)復(fù)雜，要保證其信息數(shù)據(jù)原始性的特點(diǎn)，使數(shù)據(jù)處于一個(gè)安全的環(huán)境進(jìn)行交換，還要對(duì)其格式、檢索方法等方面設(shè)計(jì)有針對(duì)性的、符合電子檔案特點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)。由此可以看出，電子檔案管理工作相對(duì)傳統(tǒng)檔案管理更為煩瑣，若沒有一個(gè)統(tǒng)一的要求標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，將會(huì)導(dǎo)致工作出現(xiàn)一團(tuán)糟的問題。然而，在目前階段，對(duì)于電子檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)十分不明確，也可是說是一片空白領(lǐng)域，所以，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的工作刻不容緩。

（二）提高人員業(yè)務(wù)能力。電子檔案管理工作需要通過相關(guān)技術(shù)人員的操作來實(shí)現(xiàn)價(jià)值，為了可以實(shí)現(xiàn)較好的管理效果，需要提高人員的業(yè)務(wù)能力。一方面，與傳統(tǒng)的模式有所區(qū)別，在電子檔案管理工作中，其面向?qū)ο笠呀?jīng)不是特指的某個(gè)人，因此就需要對(duì)其進(jìn)行規(guī)范與要求，以便于需要的對(duì)象均能熟練操作使用；另一方面，由于電子檔案管理屬于新興的信息處理技術(shù)，需要對(duì)其進(jìn)行一段時(shí)間了解之后，才可以將其運(yùn)用于實(shí)踐，因此，就要求相關(guān)的業(yè)務(wù)人員具備操控此技術(shù)的能力，從而為用戶提供技術(shù)指導(dǎo)與說明。

（三）工作量大。通常來講，將電子歸檔分為兩種，第一種是通過目前的存儲(chǔ)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行建檔，并且對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化管理，另外一種就是接收電子檔案。在當(dāng)前的使用中，主要以數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫信息為來源，所以，就會(huì)面臨較大量的信息處理工作問題。

（四）信息專業(yè)人才缺失。進(jìn)行電子檔案工作中，需要采用相關(guān)的技術(shù)支持，比如：通訊方面、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面等。所以，建立電子信息檔案需要借助專業(yè)技術(shù)人員來實(shí)現(xiàn)。優(yōu)秀的電子檔案管理工作者，不僅可以熟練操作計(jì)算機(jī)工作，而且對(duì)于信息具有一定的敏感度，還涉獵其他相關(guān)領(lǐng)域的技術(shù)技能。然而，針對(duì)我國現(xiàn)狀，具有電子檔案管理才能的人才少之又少，甚至?xí)霈F(xiàn)一些沒有職業(yè)責(zé)任感的管理者，招聘一些完全沒有專業(yè)素養(yǎng)的人員，所以，即使花費(fèi)高價(jià)購買先進(jìn)設(shè)備，無人能操作也會(huì)導(dǎo)致信息化建設(shè)的工作遙遙無期。

二、電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用實(shí)踐

（一）統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。由于電子檔案工作涉及很多方面，為了可以保證其正常工作，所以需要對(duì)其進(jìn)行要求規(guī)范。在開展工作的過程中，會(huì)涉及很多不同的部門。例如：計(jì)算機(jī)、檔案和信息管理等，需要通過大家的共同協(xié)作，合作推進(jìn)信息化建設(shè)發(fā)展。

（二）實(shí)現(xiàn)信息安全保障。由于我國的電子檔案信息管理工作的時(shí)間不長(zhǎng)、經(jīng)驗(yàn)不是十分豐富，就可能會(huì)在初期出現(xiàn)許多問題，例如：相關(guān)法律法規(guī)不夠完善等，這些就會(huì)為其帶來安全隱患，與用戶相關(guān)的信息安全性無法得到保障，久而久之，就會(huì)失去用戶的支持，導(dǎo)致此項(xiàng)管理工作被荒廢。在處理電子檔案的過程中，信息安全問題絕對(duì)是工作重點(diǎn)，因此，需要建立信息安全保障系統(tǒng)，保證電子檔案在存儲(chǔ)、傳輸、使用中的真實(shí)、完整、可用和安全。

（三）提高人員的專業(yè)能力。在當(dāng)今的環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為不能脫離的辦公方式，檔案管理者在電子檔案管理工作中擔(dān)任重要角色，然而，部分人員卻還十分不適應(yīng)，所以需要盡快提高其檔案信息開發(fā)與研究的專業(yè)能力。第一，在招聘過程中，除了檔案專業(yè)人才外，需要適當(dāng)充實(shí)一定數(shù)量的信息技術(shù)人員，負(fù)責(zé)檔案信息方面的研究，為檔案工作信息化建設(shè)提供技術(shù)支持；第二，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的定期培訓(xùn)，針對(duì)其不同的問題，進(jìn)行講解，在有條件的情況下，可以邀請(qǐng)具有專業(yè)能力的專家進(jìn)行教授，并且還可以通過實(shí)際操作，將書本知識(shí)落實(shí)到實(shí)踐中。最后，不斷提高相關(guān)技術(shù)人員的專業(yè)能力，培養(yǎng)專業(yè)復(fù)合型人才，形成專業(yè)人才、復(fù)合型人才結(jié)構(gòu)的合理配備，有側(cè)重點(diǎn)地分別承擔(dān)不同要求的工作。

三、結(jié)束語

綜上所述，隨著社會(huì)環(huán)境的深刻變革，為電子檔案管理工作帶了機(jī)遇以及挑戰(zhàn)。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，電子檔案管理成為其重要的工作步驟，電子檔案管理工作需不斷地發(fā)揮其潛在優(yōu)勢(shì)與價(jià)值，在標(biāo)準(zhǔn)要求統(tǒng)一、信息安全保障、人員業(yè)務(wù)能力等方面進(jìn)行完善和提高，為推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)提供有力支持。

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