如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

文/白銀礦冶職業(yè)技術(shù)學(xué)院 高建麗

如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

文/白銀礦冶職業(yè)技術(shù)學(xué)院 高建麗

計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步也使得檔案管理工作得到了極大的便利，我們的檔案管理從過(guò)去的紙質(zhì)管理上升到了信息化的管理，并且傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作，為此，信息化的檔案管理也成為當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，本文就檔案信息化的實(shí)施進(jìn)行簡(jiǎn)單研究。

檔案；信息化；管理

檔案能夠保存最真實(shí)可靠的原始數(shù)據(jù)。當(dāng)前我們的檔案已經(jīng)逐步從過(guò)去的紙質(zhì)版改為現(xiàn)在的信息化管理，對(duì)檔案管理工作也提出了新的要求，檔案管理必須能夠具有一定的技術(shù)性、時(shí)效性等。隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)深入到我們的生活、工作的每個(gè)角落，為此，相關(guān)單位的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)及時(shí)做出調(diào)整，對(duì)檔案的科學(xué)化、規(guī)范性做出一定的改善。

一、檔案信息化的現(xiàn)狀分析

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在生活工作當(dāng)中的全面普及，也為我們提供了巨大的便利，大大提高了工作效率。檔案信息化則是單位檔案利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，收集整理相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)，最后進(jìn)行存儲(chǔ)利用的一系列流程。信息化的檔案能夠?yàn)槿藗兲峁└尤娴臄?shù)據(jù)，并且查閱非常方便。電子檔案主要包括網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及規(guī)范化等方面的內(nèi)容。

在計(jì)算機(jī)時(shí)代以前，我們的檔案管理工作還是以紙質(zhì)檔案為主，在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，一些單位已經(jīng)逐漸開(kāi)始采用信息化的電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合的方式。隨著信息技術(shù)的不斷更新發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)逐漸向全信息化的時(shí)代發(fā)展。就目前來(lái)說(shuō)，我們國(guó)家的檔案管理工作仍然是電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合的方式，信息化檔案還需要進(jìn)一步發(fā)展，

二、檔案信息化的實(shí)施策略分析

（一）加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投資力度。為提高檔案的信息化程度，企業(yè)必須要提供良好的信息化環(huán)境，加強(qiáng)投資力度，完善相關(guān)的設(shè)備，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，可以將管理工作分為內(nèi)部網(wǎng)以及外部網(wǎng)兩種。前者的工作內(nèi)容主要是各種數(shù)據(jù)的收集、整理以及存儲(chǔ)，然后將這些數(shù)據(jù)為企業(yè)人員提供服務(wù)；而后者的主要工作內(nèi)容則是為將企業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)一步的進(jìn)行處理，為廣大社會(huì)群眾提供服務(wù)。

對(duì)于檔案管理工作的信息化來(lái)說(shuō)，必須要具備一定的硬件設(shè)備才能支持信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，比如，計(jì)算機(jī)、路由器、相機(jī)等數(shù)碼產(chǎn)品、u盤(pán)等等。為此，相關(guān)單位必須要加大投資力度，完善企業(yè)的相關(guān)硬件設(shè)施，并且能夠大大降低傳統(tǒng)檔案管理工作保存、保密以及存儲(chǔ)等問(wèn)題，同時(shí)能夠大大改善工作效率，節(jié)省企業(yè)的人力資源，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)成本控制。此外，檔案對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)是非常重要的，為此我們必須要加強(qiáng)其保管，確保檔案數(shù)據(jù)的安全保密，信息化的檔案管理，必須要完善相關(guān)的監(jiān)督系統(tǒng)以及操作系統(tǒng)，保證操作系統(tǒng)的安全問(wèn)題，提高檔案管理工作的安全性能。

（二）檔案管理工作逐步規(guī)范化。企業(yè)首先要建立起完善的管理制度，對(duì)于檔案中的可公開(kāi)文件及保密文件區(qū)分完善，比如一些單位內(nèi)部的合同等是必須保密的，檔案管理部門(mén)必須要加強(qiáng)保密措施，完善工作流程，對(duì)工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格把關(guān)，確保工作流程的規(guī)范化及科學(xué)性。同時(shí)，企業(yè)必須要建立起管理工作標(biāo)準(zhǔn)來(lái)，使得檔案管理工作能夠統(tǒng)一化進(jìn)行管理，這對(duì)檔案信息化的建設(shè)來(lái)說(shuō)有著非常積極的意義。通過(guò)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來(lái)約束企業(yè)人員的工作，避免檔案出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，同時(shí)也有助于檔案信息化的逐步完善。

此外，在檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中，工作人員必須要能夠有效地規(guī)范自己的工作行為，能夠?qū)⑾嚓P(guān)數(shù)據(jù)信息完整的整理到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，確保信息的完整性。通過(guò)電子檔案的設(shè)立，工作人員可以利用計(jì)算機(jī)查詢(xún)技術(shù)，在短暫的時(shí)間內(nèi)查詢(xún)想獲得的信息，避免傳統(tǒng)檔案查閱時(shí)大量的翻閱工作，大大節(jié)省了工作的時(shí)間。

（三）提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。檔案信息化的建設(shè)對(duì)從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要求比較高，他們必須對(duì)檔案管理、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)有著一定的掌握才能很好地從事該工作。檔案管理工作本身比較煩瑣，并且也是系統(tǒng)性的工作，對(duì)于檔案的信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)負(fù)責(zé)人必須要對(duì)其有著正確的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，電子檔案必須要通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成相關(guān)的工作，工作人員必須要具備一定的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)才能勝任該項(xiàng)工作。為此，企業(yè)必須要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)后方能上崗操作，同時(shí)定期為工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠跟上技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步。同時(shí)，企業(yè)也要制定相關(guān)的考核制度，使得工作人員能夠?qū)n案管理工作相當(dāng)熟悉，對(duì)工作的流程掌握牢固，能夠快速準(zhǔn)確地處理各種電子數(shù)據(jù)及信息。

對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，必須要對(duì)該項(xiàng)工作有著高度的重視，對(duì)自身的各項(xiàng)素質(zhì)也要有著充分的了解，對(duì)不足之處必須要想方設(shè)法地提高自我，完善自身專(zhuān)業(yè)技能，并且對(duì)相關(guān)技術(shù)的更新發(fā)展有著一定的了解，充分將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，確保自身的業(yè)務(wù)水平能夠滿(mǎn)足工作需求。

三、總結(jié)

檔案信息化建設(shè)也是當(dāng)前檔案管理工作的必然發(fā)展方向，為此，企業(yè)必須能夠遵循社會(huì)發(fā)展方向，積極采用先進(jìn)的管理技術(shù)及管理措施，提高信息化的水平，逐步完善企業(yè)的檔案管理工作。

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