高校檔案管理的作用和認(rèn)知

文/聊城市技師學(xué)院 李秀珍

高校檔案管理的作用和認(rèn)知

文/聊城市技師學(xué)院 李秀珍

在高校的正常運行工作中，檔案管理是必不可少的一個部分。從一定意義上來講，高校檔案的管理給學(xué)校教育以及其他方面的工作都提供了基礎(chǔ)。所謂的檔案管理，就是高校在日常的教學(xué)、科研等活動中形成的以文字、聲像、視頻等形式保存下來的歷史記錄，這些記錄是學(xué)校運行的見證，可以為之后高校的進(jìn)一步管理以及改革等提供真實的數(shù)據(jù)，因此，檔案管理工作是每所高校在進(jìn)行教學(xué)管理的過程中不可缺少的重要部分。下面本文就圍繞高校檔案管理的作用與認(rèn)知展開詳細(xì)的分析。

高校；檔案管理；作用

高校的檔案中記錄了幾乎所有學(xué)校在運行的過程中涉及的資料，包括教學(xué)管理、科學(xué)研究等等，因此，檔案實際上是學(xué)校運行情況的一個真實的記錄。從其他的角度來看，高校的檔案是國家教育部門對該學(xué)校的進(jìn)行監(jiān)督與考察的重要內(nèi)容之一，也是評價高校工作水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，同時也是高校是否能夠被評定為重點學(xué)校的決定性因素之一。因此，高校的檔案管理工作對于高校的日常運行來說是至關(guān)重要的一個部分，可以說檔案管理水平對學(xué)校的發(fā)展前景都有著很重要的影響。因此，高校應(yīng)該在注重教學(xué)活動的同時，對檔案管理方面加以同等的重視，這不僅僅對學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提升有很大的幫助，在促進(jìn)學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施的完善以及管理水平各方面也會起到積極的作用。下面本文就對高校檔案管理的作用與認(rèn)知進(jìn)行詳細(xì)的分析。

一、高校檔案管理的作用

高校檔案對與學(xué)校的教學(xué)活動以及管理工作的開展會起到?jīng)Q定性的作用，如果檔案管理工作沒做好，很可能在進(jìn)行教學(xué)活動的時候，教師在借鑒學(xué)校以往的教學(xué)的經(jīng)驗上就會遇到很大的問題，這樣一來對教學(xué)質(zhì)量的提升就會產(chǎn)生一定的阻礙，除此之外，在很多方面都會出現(xiàn)相應(yīng)的問題。實際上高校的正常工作中，檔案的管理的開展對其他工作都會產(chǎn)生一定的規(guī)范作用。近幾年來隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，高校在檔案管理手段方面也有了很大的進(jìn)步，管理方式已經(jīng)由實體化逐漸向數(shù)字化、科學(xué)化轉(zhuǎn)變，這樣的管理手段使得檔案的管理效率得到了很大的提升，其對于高校其他方面的工作以及管理的積極影響也逐漸加大。除此之外，高校檔案最大的特點就是為學(xué)校的運行提供客觀的、真實的資料，其具體的作用如下。

（一）在行政管理方面的作用。高校的檔案管理實際上是學(xué)校管理工作中的一個重要的組成部分，是學(xué)校能夠正常運行的重要保證之一，對評價學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量以及管理工作的水平有著至關(guān)重要的影響。在學(xué)校做出任何一項重要的決定的時候，都需要在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善與改革，檔案在這個過程中就給學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層提供了做決定的基礎(chǔ)，幫助領(lǐng)導(dǎo)做出最能促進(jìn)學(xué)校進(jìn)一步發(fā)展的決定，從而提高學(xué)校的工作與管理的水平。

（二）在教學(xué)科研方面的作用。對于高校來說，教學(xué)科研是學(xué)校最主要的職能，也是學(xué)校在運行過程中最重要的一部分，因此，教學(xué)科研的水平直接反映了一個學(xué)校的綜合能力，然而檔案管理在這方面也有很大的影響作用。這是因為在教師進(jìn)行教學(xué)活動的過程中，其所使用的教案、材料，以及教師在自己工作中總結(jié)的經(jīng)驗教訓(xùn)，記錄下來的聽課筆記等等，都是學(xué)校檔案的重要組成部分。這樣一來，在之后的教學(xué)中，教師就可以把這些資料作為自己教學(xué)活動中的一個參考依據(jù)，可以使教師少走很多歪路，就可以在以往的基礎(chǔ)之上對教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行提升。

（三）在高校教學(xué)評估方面所起的作用。高校的教學(xué)評估是指根據(jù)已經(jīng)規(guī)定的教學(xué)目標(biāo)，通過搜集教學(xué)活動中的一些資料對學(xué)校的辦學(xué)水平進(jìn)行客觀的評價，在這個過程中，也需要高校檔案作為重要的材料，以此來提高學(xué)校教學(xué)評價的客觀性。這是因為在教學(xué)評價過程中，需要對工作程序、組織機(jī)構(gòu)等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查與評價，這樣就需要大量的高校的檔案資料來提供依據(jù)，這樣才能使評價結(jié)果更加具有說服性，使教學(xué)評價的全面性、客觀性都有很大程度上的提高。

二、提高高校檔案管理人員的文化素養(yǎng)

提高高校檔案管理人員的文化素養(yǎng)是提高檔案管理工作水平的重要途徑。所謂的提高文化素養(yǎng)，檔案管理人員需要從提高專業(yè)知識、工作態(tài)度等等。由于工作的特殊性，管理人員在進(jìn)行檔案的管理工作的過程中，如果不能根據(jù)時代發(fā)展以及管理手段的更新等對自己的專業(yè)知識進(jìn)行相應(yīng)的更新，那么很有可能在工作時候就遺漏了一些重要的信息，對于檔案資料的客觀性會有很大的影響。除了檔案學(xué)的專業(yè)知識之外，管理人員還需要具有一定的歷史知識、計算機(jī)技術(shù)方面的知識以及較強(qiáng)的語言表達(dá)能力，這些知識在進(jìn)行高校的檔案管理的過程中都會起到積極作用。

總而言之，在高校的正常運行過程中，檔案管理是非常重要的一個環(huán)節(jié)，其對學(xué)校的教學(xué)活動以及其他管理工作都有很好的促進(jìn)作用。因此，學(xué)校應(yīng)該對檔案管理工作加以重視，對其應(yīng)該有一個正確的認(rèn)知，更應(yīng)該在學(xué)校的運行中對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高工作人員的文化素養(yǎng)。

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