淺談高校電子檔案管理工作的對策

文/寧夏大學(xué)民族預(yù)科教育學(xué)院 陳莉萍

淺談高校電子檔案管理工作的對策

文/寧夏大學(xué)民族預(yù)科教育學(xué)院 陳莉萍

高校檔案管理工作對學(xué)校發(fā)展的歷史進行了真實的記載，其具有較高的準確性。檔案管理水平和學(xué)校綜合管理水平有著明確的關(guān)系。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，在高校管理工作中，電子檔案管理是其中一個重要的部分。其在教學(xué)科研和管理服務(wù)中發(fā)揮著重要的作用，并日益被人們重視。本文闡釋了高校電子檔案管理工作中存在的問題，并提出了解決的對策。

高校；電子檔案；管理工作；對策

在學(xué)校各項管理工作中，檔案管理是其中一個重要的工作。通過檔案管理，可以充分展現(xiàn)出一個學(xué)校的發(fā)展軌跡、辦學(xué)特色等。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，高校電子檔案的管理工作具有重大的意義。學(xué)校檔案的內(nèi)涵比較豐富，是學(xué)校一筆重要的財富，因此，要采取有效的措施，加強對電子檔案的管理，從而提高高校的管理水平。

一、電子檔案的重要優(yōu)勢

（一）可以提供更為全面的信息服務(wù)。當完成檔案數(shù)據(jù)庫和信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)之后，用戶可以充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，獲得自己想要的信息。這是從紙質(zhì)傳媒向電子傳媒的跳躍發(fā)展。傳統(tǒng)信息資料占有具有一定的不公平性。

（二）電子檔案可以有效提高工作效率。在電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，涵蓋了全面的檔案信息，從而可以對檔案信息的內(nèi)容進行更換，從而得到最新的檔案信息，有利于增強信息的時效性。通過建立電子檔案，可以大大縮短查詢檔案的時間，并可以實現(xiàn)實時的提取工作，可以有效提高工作的效率。

二、電子檔案管理工作中存在的問題

（一）對電子檔案認識不足。在高校中，很多管理者習(xí)慣使用紙質(zhì)文件材料，也只認同紙質(zhì)材料，因此，對電子文件表示嗤之以鼻。還有很多管理者，對電子文件帶來的便捷過度依賴，因此，在借助計算機進行文件的存儲時，未能做好一些文件的備份工作，對計算機過度依賴，當計算機發(fā)生突發(fā)性的故障時，就會導(dǎo)致檔案的丟失。另外，很多管理者不信任計算機，將電子文件進行系統(tǒng)的打印，從而導(dǎo)致了資源的浪費，也不利于實現(xiàn)對檔案的管理。

（二）電子文件信息識讀性不連續(xù)。在紙質(zhì)文件資料的管理中，由于信息的載體比較統(tǒng)一，因此，只要保證載體的安全性和完整性，就可以實現(xiàn)對信息的連續(xù)識讀。但是，電子文件和紙質(zhì)文件有著很大的不同。從外觀來看，其載體完好無缺。但是，它會隨著環(huán)境的變化，（比如軟件、硬件、編碼形式的變化等）而發(fā)生變化等，從而導(dǎo)致信息不能讀取的情況。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，新的編碼逐漸出現(xiàn)，取代了以前的編碼，所以，這就加劇了編碼方式和計算機運行環(huán)境的矛盾，影響了電子文件檔案的管理。

（三）電子文件缺乏一定的安全性。實體歸檔主要是指當形成電子文件之后，以磁盤或者通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞?，從而將其轉(zhuǎn)交給檔案部門，可以進行統(tǒng)一地保管。而邏輯歸檔主要是指在網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境下，只是告知檔案部門電子文件的存儲路徑，但是不會對存儲位置進行改變。在這樣的系統(tǒng)中，即使電子文檔、接受者之間相隔很遠的距離，但是主要通過操作電腦，就可以實現(xiàn)對文檔進行歸類。所以，在邏輯歸檔中，電子文件網(wǎng)上沖浪可能具有一定的危險性，因此，要保障它的安全性，成為一個重要的問題。

（四）檔案人員需要進一步提高計算機水平和能力。在對電子檔案盡心管理時，檔案專業(yè)人員需要掌握足夠的計算機知識。但是，在檔案管理部門，很多人員掌握的知識比較片面，尤其是很多人員的計算機水平有待提高，影響了電子檔案工作的開展。

三、電子檔案管理的對策

（一）要更新觀念，與時俱進。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案領(lǐng)導(dǎo)部門也越來越認識到檔案管理的重要性，因此，要強化對電子檔案的認識，并且要重視依法進行檔案管理，大力宣傳電子檔案的依法管理，強化人員的管理意識，從而可以使他們在行動中體現(xiàn)出來。

（二）強化培訓(xùn)，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。因此，要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平以及計算機水平。使他們可以掌握更多的計算機業(yè)務(wù)知識，提高檔案管理工作的效率。

（三）采用數(shù)字簽名技術(shù)，并實行責任制。數(shù)字簽名技術(shù)可以包括兩種，一種是證書式。簽名者需要在相關(guān)的管理機構(gòu)進行注冊和等級。另一種是手寫式。手寫式需要簽名者安裝固定的簽名軟件，就可以通過簽名版或者電腦屏幕簽署自己的名字。另外，還要在人員中實行責任制，從而可以更好地保證信息的完整性和安全性。

四、結(jié)語

隨著時代的發(fā)展，在高校檔案管理中，也出現(xiàn)了一些亟待解決的問題。比如，對電子檔案認識不足，電子文件信息識讀性不連續(xù)，電子文件缺乏一定的安全性，檔案人員需要進一步提高計算機水平和能力，所以，要提高電子檔案管理的水平，就要更新觀念，與時俱進；強化培訓(xùn)，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員；采用數(shù)字簽名技術(shù)，并實行責任制，不斷強化對檔案的管理，從而提高檔案的利用率，為高校的發(fā)展提供完善的服務(wù)。

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[2]尹翔.高校電子檔案管理工作中存在的問題及對策[J].濰坊學(xué)院學(xué)報,2014(03):112-113.

[3]余丹.淺談高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策[J].湖北科技學(xué)院學(xué)報,2013(10):177-178.