如何凸顯檔案管理在辦公室工作中的地位

文/山東省萊西市第一中學(xué) 張文杰

如何凸顯檔案管理在辦公室工作中的地位

文/山東省萊西市第一中學(xué) 張文杰

辦公室是學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)管理的核心，而檔案工作在辦公室建設(shè)中，尤其是對(duì)學(xué)校推進(jìn)干部教師隊(duì)伍建設(shè)、評(píng)優(yōu)選先、職稱評(píng)聘等工作提供著重要參考依據(jù)，并為學(xué)校的干部人事工作提供翔實(shí)、準(zhǔn)確的資料和依據(jù)。

檔案；辦公室；管理

中辦、國(guó)辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》為檔案管理指明了方向，也為檔案管理工作提出了新要求。辦公室是一個(gè)單位工作運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐和調(diào)度中心，檔案管理作為辦公室的組成單位，起著管理、承辦、協(xié)調(diào)的職能。作為一名檔案管理人員，深深體會(huì)到檔案的管理和建設(shè)在辦公室的日常工作中尤其是在為領(lǐng)導(dǎo)決策方面已凸顯越來(lái)越重要的地位。如何才能凸顯好自己的作用，為單位的工作提供保障依據(jù)，我認(rèn)為要從以下幾個(gè)方面入手。

一、以檔案管理為抓手，強(qiáng)化檔案意識(shí)

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視。長(zhǎng)期以來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)干部甚至檔案工作人員在認(rèn)識(shí)上都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是收集、歸檔、保管，只要保住密，能應(yīng)付檢查、調(diào)閱就行了。因此，得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，便于部門間的橫向聯(lián)系，才能使檔案工作得以順利、有效的開展，只有領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)增強(qiáng)了，檔案管理工作才能適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展需求。

（二）注重管理人員的配備。檔案工作人員大部分人員是兼職，同時(shí)在辦公室從事其他工作，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)知識(shí)不知曉，有時(shí)只滿足平日將材料收集后，沒(méi)有及時(shí)分類歸檔，造成檔案材料的積壓。其次對(duì)一些歸檔的材料的真實(shí)性缺乏鑒別，容易給日后的整理造成潛在的影響。

（三）設(shè)施配備達(dá)標(biāo)。檔案材料大多是紙質(zhì)的，保存最好有固定的場(chǎng)所、設(shè)施，尤其是現(xiàn)在的聲像檔案對(duì)環(huán)境要求比較高，設(shè)施配備完善，可以有效去濕、防止灰塵、霉變、銹蝕，先進(jìn)的設(shè)備，便于第一手原始材料的留存。

二、重視檔案管理工作的作用

（一）直接為教學(xué)工作提供真憑實(shí)據(jù)。目前各級(jí)教育管理機(jī)構(gòu)都對(duì)學(xué)校開展評(píng)估活動(dòng)，檢查組成員要分組現(xiàn)場(chǎng)查看學(xué)校的各類教學(xué)檔案，對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行定量分析，檔案不僅可以為評(píng)估提供詳細(xì)的資料，而且可以讓學(xué)校在圍繞上級(jí)要求實(shí)施的管理思路、教學(xué)工作中做出的成績(jī)系統(tǒng)而準(zhǔn)確地再現(xiàn)出來(lái)，把學(xué)校工作中的亮點(diǎn)展示出來(lái)，以便專家組客觀真實(shí)地了解學(xué)校的風(fēng)貌，做出評(píng)價(jià)。因此，檔案材料的詳細(xì)、齊全、完整在各項(xiàng)檢查評(píng)估中起著最直接的作用。

（二）直接為教學(xué)改革提供參考依據(jù)。檔案建設(shè)的完整，既可以為教學(xué)研究提供可靠資料，又可為教學(xué)管理和后勤保障尤其是教學(xué)質(zhì)量的提高具有資料儲(chǔ)備，便于查找。也可以有效地進(jìn)行師資管理，便于準(zhǔn)確掌握干部教師隊(duì)伍的基本情況，合理配備教職工人員比例，同時(shí)有利于積累教師的工作業(yè)績(jī)，為教師的年度考核、評(píng)先選優(yōu)、職務(wù)聘任、職稱評(píng)審提供詳細(xì)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

（三）信息交流和傳遞的工具?，F(xiàn)在各學(xué)校的橫向交流越來(lái)越緊密，學(xué)校需要走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)，借助于檔案這一載體，可以供廣大師生及其他借閱者快速準(zhǔn)確進(jìn)行資源共享，可將檔案室定期向師生、家長(zhǎng)開放，既增強(qiáng)檔案教育功能，又可成為對(duì)外交流的平臺(tái)，讓社會(huì)、大眾看到學(xué)校取得的成績(jī)，達(dá)到宣傳的目的。

三、檔案管理工作要強(qiáng)化三種意識(shí)

（一）紀(jì)律意識(shí)。檔案管理人員在工作紀(jì)律中要嚴(yán)字當(dāng)先，要狠抓制度執(zhí)行，凡是進(jìn)入檔案室的材料，必須有高度的紀(jì)律意識(shí)，堅(jiān)持嚴(yán)以修身管理、嚴(yán)于律己管事，對(duì)違反制度的人和事堅(jiān)決糾正，切實(shí)維護(hù)制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，不斷提高檔案工作制度化、規(guī)范化水平。

（二）責(zé)任意識(shí)。辦公室工作的準(zhǔn)確性涉及的方面很多，針對(duì)檔案來(lái)說(shuō)，就是：收文及時(shí)、辦文迅速、形成材料要真、歸檔完整。做到這些，就必須對(duì)自己嚴(yán)格要求，責(zé)任到位，工作扎實(shí)。

（三）服務(wù)到位。辦公室上情下達(dá)、下情上報(bào)的這一工作性質(zhì)，決定了其工作必須服務(wù)到位。在檔案工作與學(xué)校建設(shè)的切入點(diǎn)和結(jié)合點(diǎn)上，求真謀實(shí)，不斷凸顯檔案的重要作用。如，可結(jié)合學(xué)校記憶，通過(guò)創(chuàng)辦校園文化展，班級(jí)宣傳欄評(píng)比，利用?？魑膩?lái)了解學(xué)校沿革，宣傳知名校友，解讀?；占靶Ｓ?xùn)、校風(fēng)、教風(fēng)、學(xué)風(fēng)等，讓廣大師生在充分享受歷史文化氣息的同時(shí)，增進(jìn)愛國(guó)愛校情感，激發(fā)集體榮譽(yù)感和奮發(fā)有為的精神。也增強(qiáng)了檔案文化意識(shí)，有效促進(jìn)學(xué)校的建設(shè)。

四、檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)，適應(yīng)部門新形勢(shì)的需要

（一）要強(qiáng)化檔案意識(shí)，培養(yǎng)良好職業(yè)道德。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，依靠領(lǐng)導(dǎo)抓檔案；堅(jiān)持部門抓與抓部門結(jié)合，把檔案工作作為辦公室的一個(gè)有機(jī)系統(tǒng)科學(xué)謀劃，整體推進(jìn)。檔案管理工作程序多、環(huán)節(jié)多、耗費(fèi)精力大，且完成工作的時(shí)間彈性大，都對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德提出了一定挑戰(zhàn)。打鐵需要自身硬，辦公室領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)宣傳力度，引導(dǎo)他們樹立正確的人生觀、價(jià)值觀，愛崗敬業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)。

（二）健全考核、激勵(lì)機(jī)制?？己藰?biāo)準(zhǔn)可從服務(wù)態(tài)度、安全保密、業(yè)務(wù)操作、工作作風(fēng)等方面設(shè)立相應(yīng)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，考核過(guò)程中，可以從服務(wù)對(duì)象、領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)部員工、與之關(guān)聯(lián)的部門員工進(jìn)行測(cè)評(píng)，確保評(píng)估結(jié)果的客觀、公正。對(duì)做出創(chuàng)新貢獻(xiàn)、能力突出的檔案人員要給予獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)他們立足本職崗位，扎實(shí)工作。

（三）進(jìn)行知識(shí)儲(chǔ)備，提高業(yè)務(wù)水平。檔案管理業(yè)務(wù)性強(qiáng)、信息量大。檔案工作者必須系統(tǒng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)和理論知識(shí)，積極參加上級(jí)部門組織的培訓(xùn)，及時(shí)了解檔案在收集、整理、保管、編研過(guò)程出現(xiàn)的新要求，將所學(xué)知識(shí)運(yùn)用到具體的實(shí)踐工作，做到理論與實(shí)踐相結(jié)合，解決出現(xiàn)的新問(wèn)題。尤其是信息化飛速發(fā)展的今天，檔案工作者應(yīng)緊跟時(shí)代，掌握檔案的電子化、數(shù)字化管理手段，提高檔案管理的規(guī)范化。

（四）要加強(qiáng)自身的人文素養(yǎng)。誠(chéng)心、耐心細(xì)致地為查詢者提供服務(wù)，處處體現(xiàn)人文關(guān)懷，讓師生切身感受到檔案的魅力。

總之，為師生服務(wù)是學(xué)校檔案工作的根本目的和永恒主題，檔案部門要立足實(shí)質(zhì)，在辦公室管理下找準(zhǔn)定位、發(fā)揮作用、實(shí)現(xiàn)價(jià)值。把做好檔案工作與服務(wù)教學(xué)工作、服務(wù)師生需要、服務(wù)社會(huì)需求有機(jī)統(tǒng)一起來(lái)，發(fā)揮檔案工作育人的功能作用。