數(shù)字檔案館建設(shè)模式研究

文/水利部黃河水利委員會黃河檔案館 張丹

數(shù)字檔案館建設(shè)模式研究

文/水利部黃河水利委員會黃河檔案館 張丹

信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)與發(fā)展使人類社會的知識系統(tǒng)發(fā)生了改變，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在發(fā)展的同時,人類信息獲取能力和需求都在增加，這給人們記憶的載體帶來了革命性變化和空前的挑戰(zhàn)，但這也是機遇，數(shù)字檔案館由此誕生，數(shù)字檔案館的建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)主要來自管理、技術(shù)、制度環(huán)境三個方面，本文結(jié)合實踐和理論，對于數(shù)字檔案館的功能做了詳細說明，對未來數(shù)字檔案館的發(fā)展和進步提出建議和設(shè)想。

數(shù)字檔案館；管理；利用

數(shù)字檔案館的產(chǎn)生，與計算機技術(shù)的發(fā)展、檔案信息資源的載體變革、社會對于檔案信息資源的需求不斷增長以及政府的大力支持密不可分，這些因素的共同作用，是數(shù)字檔案館一經(jīng)產(chǎn)生，就迅速發(fā)展并不斷完善。數(shù)字檔案館作為現(xiàn)代檔案信息資源的管理模式，它的產(chǎn)生、發(fā)展與成熟有其歷史必然性

一、數(shù)字檔案館的產(chǎn)生

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用，是從20世紀70年代開始的，當(dāng)時“信息資源管理革命”提出的是信息管理正式基于計算機技術(shù)的深入應(yīng)用。政府文件的計算機管理與無紙化辦公成為信息資源管理革命的重要推動，也是1970年美國國家檔案和文件管理署接收了第一批電子文件，成為歷史性的記憶。計算機技術(shù)的應(yīng)用擴大，使傳統(tǒng)檔案館也開始引進計算機管理，這是開始的一步。電子檔案和數(shù)字檔案的大量積累，只能借助于數(shù)字信息技術(shù)對其進行長期的儲存和有效的管理。于是數(shù)字檔案館便成為一種必需的檔案管理模式。

二、數(shù)字檔案館的特點

數(shù)字檔案館最大的特點就海量的信息資源存儲，作為一個巨大的數(shù)據(jù)倉庫，其中的數(shù)據(jù)也是復(fù)雜的，不同的來源，不同的格式、不同的技術(shù)標準，所以在設(shè)計數(shù)字檔案館的過程中應(yīng)充分考慮這些特點，借助于元數(shù)據(jù)著錄標準，實現(xiàn)數(shù)字檔案館的高效的存儲與檢索。

網(wǎng)絡(luò)化也是數(shù)字檔案館的重要特征，數(shù)字檔案館可以借助網(wǎng)絡(luò)向用戶提供隨時的在線服務(wù)從而將低獲取檔案信息的時間，擴大了檔案的利用途徑和范圍，提高了檔案信息資源利用率。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，數(shù)字檔案館不再只局限于自己一館，還可以與其他檔案館和電子文件中心進行相互連接，將各自的資源綜合到一起，方便社會公眾的檢索利用。

三、數(shù)字檔案館的功能

（一）數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)功能。1.檔案的收集。數(shù)字檔案館在信息類型、來源、形式等各方面數(shù)量都要超過傳統(tǒng)檔案館，數(shù)字檔案館不僅可以蘊含原來檔案館的檔案信息資源，而且可以對其他檔案館和相關(guān)行業(yè)信息進行收集，甚至可以進一步擴大到網(wǎng)上與其相關(guān)的數(shù)據(jù)信息、其他行業(yè)云數(shù)據(jù)庫、社會政務(wù)公開信息，數(shù)據(jù)量是不斷增加的，載體也是多變的，所以隨著數(shù)字檔案館建設(shè)不斷地提升和完善，其將是一個以檔案信息為核心的社會綜合信息資源庫。2.檔案信息的安全存儲。數(shù)字檔案館將收集來的檔案信息保存。數(shù)字檔案館為了保證檔案信息儲存的安全和穩(wěn)定，還應(yīng)進行系統(tǒng)備份，并且對于應(yīng)用程序、系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)信息、日志信息等也應(yīng)進行備份。備份內(nèi)容要完整齊全，結(jié)果應(yīng)以單獨的數(shù)據(jù)包形式存放，要能夠脫離系統(tǒng)進行導(dǎo)出，為了防止在突發(fā)情況時，系統(tǒng)備份可以起到作用。3.檔案信息的查詢與利用。用戶對信息的需求有差異，用戶的個性化信息需求的心理和行為，使檔案信息服務(wù)必須實現(xiàn)個性化服務(wù)模型。以用戶需求為起點，以用戶滿意為終點，多方面，共享性的傳播檔案信息。當(dāng)用戶需要檢索的一些重要信息時，工作人員可以幫助用戶及時在本局(館)檔案信息數(shù)據(jù)庫進行檢索，可以在規(guī)定范圍內(nèi)提供相應(yīng)查詢結(jié)果。從數(shù)字檔案館的查詢途徑來說，其強大的檢索能力，包括關(guān)鍵字檢索、高級檢索、二次檢索，一般可以根據(jù)檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準率的要求；并且利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)對電子文件資源進行遠程查閱和調(diào)用。

（二）數(shù)字館的創(chuàng)新功能。1.庫房實體3D顯示。數(shù)字檔案館可以對庫房的實體數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的管理和維護，根據(jù)預(yù)先定義的庫房結(jié)構(gòu)及庫房設(shè)備的裝載能力自動的生成檔案實體存放位置即庫位號。并且可以實時的查看檔案的館藏情況。3D庫房可以實現(xiàn)現(xiàn)實的虛擬數(shù)據(jù)與實體數(shù)據(jù)實時對應(yīng)，在庫房上架、倒架、拆卷、插卷過程中保持一致性。2.檔案全宗設(shè)置。全宗是指一個獨立機構(gòu)、組織，或個人在社會活動中形成的檔案有機整體，全宗是以一定的社會單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。全宗模塊的角色設(shè)置是為了系統(tǒng)的全宗單位信息的設(shè)置和維護，通過，通過多全宗的定制并設(shè)定權(quán)限實現(xiàn)對下級單位檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)管工作，通過全宗的設(shè)置上級單位可以瀏覽下級單位收集整理模塊的檔案信息。通過部分的權(quán)限設(shè)置，上級單位檔案管理員可以查看下級單位檔案收集整理信息，下級單位不可查看上級單位的檔案信息，同時平級單位可以根據(jù)機構(gòu)設(shè)置編寫權(quán)限。通過這樣的權(quán)限實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的資源共享。3.數(shù)字檔案館是為多部門服務(wù)的平臺。不同的單位或機構(gòu)在建設(shè)數(shù)字檔案館時，可以設(shè)置不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，其中主要分兩種歸檔接口和查詢接口。歸檔接口主要是按照要求將各自的應(yīng)用系統(tǒng)中的背景信息及相關(guān)電子文件通過接口歸入到檔案系統(tǒng)中。查詢接口主要是按照要求將各應(yīng)用系統(tǒng)嵌入檔案查詢?nèi)肟?。可以輸入查詢條件，并將查詢的結(jié)果反饋到應(yīng)用系統(tǒng)的頁面上。

四、結(jié)語

數(shù)字檔案館的建設(shè)要順應(yīng)時代發(fā)展主題，創(chuàng)新其建設(shè)模式，給檔案界注入新的活力。數(shù)字檔案館工程往往是以信息化專門立項的方式來開展的，主要目的是建立一個集信息技術(shù)、檔案業(yè)務(wù)和管理規(guī)范融為一體的集成運行系統(tǒng)，為檔案工作者提供開展現(xiàn)代檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化運行平臺和自動化處理系統(tǒng)。Web2.0技術(shù)的推廣和應(yīng)用，數(shù)字檔案館的搭建是為挖掘檔案信息的價值，為檔案館（處）與其他部門或用戶互動、行業(yè)文化的宣傳與分享，創(chuàng)造了條件。這是一個機遇，檔案部門應(yīng)該抓住這個時機，塑造檔案界良好的公眾形象，改變檔案部門過去在人們心中的形象，建立檔案部門新形象。

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