提高檔案管理水平 完善檔案管理對策

文/山東同圓設(shè)計集團有限公司 邵文寧

提高檔案管理水平 完善檔案管理對策

文/山東同圓設(shè)計集團有限公司 邵文寧

隨著社會的不斷發(fā)展，科技的不斷進步，我國各個領(lǐng)域均得到了很好的發(fā)展，而檔案管理工作也越來越受到重視，其更被視為提升企業(yè)競爭力的有效因素之一，雖然在信息時代下，我國檔案管理工作已經(jīng)得到了很好的完善，但依然有不小的上升空間。本文簡要介紹了提高檔案管理水平的措施，并提出了行之有效的完善檔案管理的相關(guān)對策，以期能夠為檔案管理工作質(zhì)量的提升提供有價值的參考。

檔案管理；水平；對策

當(dāng)代社會中，任何行業(yè)若要得到長足發(fā)展，均離不開高水平的檔案管理，無論是人事檔案管理，或是財務(wù)檔案管理，均占據(jù)十分重要的地位，檔案信息量激增以及現(xiàn)代科技的引用，不僅為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展契機，同時也為檔案管理人員帶來了新的挑戰(zhàn)，如何使檔案管理工作開展得更好，已經(jīng)成為各個企業(yè)亟待解決的問題。

一、提高檔案管理水平的措施

（一）優(yōu)化人才隊伍。檔案管理人員綜合素質(zhì)以及工作能力是決定檔案管理工作質(zhì)量的重要指標(biāo)，然而縱觀我國檔案管理人員，大多數(shù)均存在素質(zhì)低、能力不強的現(xiàn)象，甚至部分人員至今仍未意識到檔案管理工作的重要性。因此今后企業(yè)應(yīng)積極對相關(guān)人員進行培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中，不僅要著重提升工作人員能力，也要強化其工作素養(yǎng)，同時積極引進先進理念和技術(shù)，并及時、高效的使檔案管理人員掌握該方面能力及理念，另外，企業(yè)也可以積極注入新鮮血液，如聘請該專業(yè)的應(yīng)屆學(xué)生。

（二）注重觀念創(chuàng)新。創(chuàng)新已經(jīng)成為當(dāng)代社會發(fā)展的主旋律之一，檔案管理工作若要真正得到本質(zhì)上的飛躍，創(chuàng)新是必不可少的。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分認(rèn)識到此點，并根據(jù)企業(yè)實際情況調(diào)整檔案管理工作模式，并在此過程中將創(chuàng)新理念融入其中，同時鼓勵檔案管理人員參與其中，并將自身想法以報告的形式上交到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中，實現(xiàn)集思廣益。另外，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)代社會發(fā)展要求和發(fā)展趨勢，引入信息技術(shù)至關(guān)重要，但鑒于檔案管理工作的特殊性，在引入新技術(shù)或新管理理念之前，應(yīng)對自身做出深入分析，明確發(fā)展定位，才能夠開展接下來的工作。

（三）突出自身特點。如今各個行業(yè)之間均存在著激烈的競爭關(guān)系，利用檔案管理在眾多企業(yè)中脫穎而出，也成了部分企業(yè)的發(fā)展策略之一，如在開展檔案信息化建設(shè)時不盲目跟風(fēng)，努力打造帶有自身特質(zhì)的品牌；或在企業(yè)內(nèi)部建立館藏資源庫，實現(xiàn)資源共享的同時將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用其中，可以使檔案管理工作更加便捷，另外，企業(yè)也可以嘗試與政府合作，實現(xiàn)OA網(wǎng)對接等。另外，如今大型工程在各個城市中均不少見，然而以往的檔案管理模式難以在大型項目中發(fā)揮作用，因此應(yīng)盡量完善此方面工作，如實現(xiàn)跟蹤指導(dǎo)，或制定搶救保護制度。

二、完善檔案管理的相關(guān)對策

（一）強化管理意識。強化管理意識應(yīng)以全面角度出發(fā)，具體可以歸納為以下幾點：一、加大基礎(chǔ)建設(shè)，為了更好地實現(xiàn)檔案分類，可以適當(dāng)增加檔案架，同時購置性能佳的計算機，使硬件裝置能夠得到完善；二、安裝電腦管制程序，此程序更加利于檔案信息的存儲和調(diào)用；三、組織公平感，企業(yè)中應(yīng)對所有員工一視同仁，給予所有員工相同的晉升機會，在薪資待遇方面也要有公平的評定標(biāo)準(zhǔn)；四、完善相關(guān)制度，以保證檔案的完整性、實時性以及有效性。

（二）完善管理機制。所謂“沒有規(guī)矩不成方圓”，任何企業(yè)在實際運營中均需要建立管理制度，然而大多數(shù)企業(yè)中的管理制度或年久未更改，或難以在實際工作中發(fā)揮作用，對其進行完善可謂勢在必行。企業(yè)可以嘗試引進市場機制，市場機制不僅可以起到激勵作用，同時也能夠有效約束相關(guān)人員行為，并且此種機制易于實現(xiàn)責(zé)任制，管理人員工作中發(fā)生失誤在所難免，但若發(fā)生失誤后出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，不僅不利于今后工作開展，也不利于企業(yè)內(nèi)部團結(jié)。

（三）實現(xiàn)檔案信息化。信息化管理在當(dāng)代適合中備受青睞，尤其在檔案管理領(lǐng)域，但僅擁有相關(guān)設(shè)備、相關(guān)技術(shù)或人才，也難以真正實現(xiàn)此目標(biāo)，原因在于很多企業(yè)只注重信息存儲、更新以及調(diào)用，但卻對于信息整合方面十分忽視，導(dǎo)致檔案庫中相關(guān)資源不充足，當(dāng)真正需要使用此方面信息時才發(fā)現(xiàn)為時已晚，對順利開展工作而言十分不利，因此今后也要在資源整合方面做出完善，否則依然難以使檔案管理工作的質(zhì)量得到提升。

三、總結(jié)

綜上所述，研究關(guān)于檔案管理方面的內(nèi)容具有十分重要的意義，其在促進企業(yè)發(fā)展、優(yōu)化檔案管理質(zhì)量方面均能夠起到重要作用，雖然近年來我國一直在為完善此方面工作而努力，但似乎收效并不明顯，因此今后相關(guān)機構(gòu)和人員應(yīng)加強對此方面的研究和實施力度，使檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)更大的價值。

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