探析新形勢下高校繼續(xù)教育檔案管理工作

文/中國石油大學(xué)（華東）教育發(fā)展中心 賈爽爽

探析新形勢下高校繼續(xù)教育檔案管理工作

文/中國石油大學(xué)（華東）教育發(fā)展中心 賈爽爽

繼續(xù)教育檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，繼續(xù)教育檔案工作是辦好學(xué)校繼續(xù)教育的重要基礎(chǔ)工作之一。本文從分析新形勢下高校繼續(xù)教育檔案管理工作的內(nèi)涵與分類著手，提出了加強(qiáng)和改進(jìn)高校繼續(xù)教育檔案管理工作的途徑與對策。

繼續(xù)教育；檔案工作；內(nèi)涵；途徑

《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》明確指出，繼續(xù)教育是面向?qū)W校教育之后所有社會成員終身學(xué)習(xí)體系的重要組成部分，要加快發(fā)展繼續(xù)教育與現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育。因此，高等院校必須高度重視和不斷加強(qiáng)繼續(xù)教育，而繼續(xù)教育檔案工作作為辦好學(xué)校繼續(xù)教育重要基礎(chǔ)工作之一，也應(yīng)得以加強(qiáng)和改進(jìn)。

一、高校繼續(xù)教育檔案的內(nèi)涵與分類

從內(nèi)涵上，高校繼續(xù)教育檔案講是學(xué)校檔案重要組成部分，是高等院校在繼續(xù)教育過程中直接形成的，對學(xué)校和社會具有史料和研究價值，有憑證或參考作用的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史紀(jì)錄。簡言之，就是學(xué)校在繼續(xù)教育整個過程的完整記錄，也反映了學(xué)生在校期間的綜合表現(xiàn)。

繼續(xù)教育作為面向?qū)W校教育之后再教育，其教育特點(diǎn)決定了所形成檔案的特殊性，然而，繼續(xù)教育是在普通高等教育的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的, 在管理理念、管理模式和管理方法上都借鑒了普通高等教育的一些比較成熟和規(guī)范的做法，因此，在繼續(xù)教育檔案工作也基本遵循教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，其歸檔范圍也不應(yīng)脫離黨群、行政、教學(xué)等門類的文件材料，考慮其獨(dú)立性、特殊性及新時期載體形式的復(fù)雜性，繼續(xù)教育檔案的類目大致做如下劃分:

（一）文書類（包含黨群、行政類）。學(xué)校的繼續(xù)教育部門的各級黨、政、工、團(tuán)組織及職能管理部門（包括臨時機(jī)構(gòu)）在工作中形成的具有保存價值的各種文字材料、影片、照片、錄音帶、錄像帶、光盤；上級下發(fā)給的文件、電傳；上級機(jī)關(guān)獎授予的獎品及兄弟單位饋贈給的紀(jì)念品等。

（二）教學(xué)類（該處指大教學(xué)類，包涵學(xué)生類）。學(xué)校的繼續(xù)教育部門的教師、研究人員和管理人員在教學(xué)管理與實(shí)踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像、實(shí)物等各種形式載體的文件材料。既包括學(xué)歷、非學(xué)歷教育及長短期培訓(xùn)等工作中形成的計劃總結(jié)、招生宣傳、錄取名冊、合作辦學(xué)合同和教育教學(xué)活動中形成的教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)度、教材課程、教師聘任、典型備課記錄、考試試題、成績單、實(shí)習(xí)計劃與總結(jié)、學(xué)歷學(xué)位材料等，還包括培養(yǎng)各類學(xué)生的中學(xué)檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、畢業(yè)生登記表等。

（三）其他門類檔案。凡不屬于文書類和教學(xué)類的檔案均屬此門類（因繼續(xù)教育檔案形成的諸如科研、財會、出版、產(chǎn)品等類別的檔案材料相對較少，故不做詳細(xì)類別劃分，僅以“其他類”代表）。

上述類目是按照檔案材料的不同內(nèi)容進(jìn)行分類的，如果按照檔案載體形式不同，檔案分類又可分為文件材料類、聲像類及實(shí)物類等。在具體繼續(xù)教育檔案管理工作中，很多高?；静捎檬前凑諆?nèi)容分類與載體分類相結(jié)合，但是無論采用何種分類方式，科學(xué)合理的分類都必須符合繼續(xù)教育檔案形成的客觀規(guī)律和固有特點(diǎn)，保持它們的密切聯(lián)系，使繼續(xù)教育檔案成為一個嚴(yán)密的科學(xué)體系。

二、加強(qiáng)高校繼續(xù)教育檔案管理工作的途徑

高校繼續(xù)教育檔案的內(nèi)涵與分類決定了繼續(xù)教育檔案類別的多樣性、內(nèi)容的特殊性、材料的重要性、載體的復(fù)雜性等特點(diǎn)，而隨著我國繼續(xù)教育事業(yè)的發(fā)展，繼續(xù)教育檔案管理工作取得了很大進(jìn)步，但也存在著檔案意識淡薄、制度規(guī)范缺乏、管理隊(duì)伍薄弱、信息化程度低等諸多問題，迫切需要加強(qiáng)和改進(jìn)，因此提出切實(shí)可行的途徑與對策就顯得尤為重要。

（一）建立健全工作體制，提升檔案工作意識。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該站在全新的角度審視檔案工作,不斷加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，成立由主管領(lǐng)導(dǎo)為組長的繼續(xù)教育檔案工作管理機(jī)構(gòu)，形成管理網(wǎng)絡(luò)，建立管理體制。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)認(rèn)識到繼續(xù)教育檔案管理在繼續(xù)教育管理中的位置，提升繼續(xù)教育檔案管理意識。繼續(xù)教育檔案管理工作要順應(yīng)繼續(xù)教育的發(fā)展規(guī)律，充分發(fā)揮繼續(xù)教育檔案作用，以方便各部門利用為目標(biāo)，不斷開拓繼續(xù)教育檔案工作的新局面。高校繼續(xù)教育檔案管理還要得到學(xué)校相關(guān)行政部門的支持，在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、人力等方面給予充分的保證，真正從行政上支持繼續(xù)教育檔案工作，這樣才能保證高校繼續(xù)教育檔案管理工作的健康可持續(xù)發(fā)展。

（二）注重業(yè)務(wù)管理規(guī)范，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)。制度與規(guī)范是從事各項(xiàng)工作的遵循與依據(jù)，健全的檔案管理工作制度，是學(xué)校繼續(xù)教育檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保障，因此，必須致力于繼續(xù)教育檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化與專業(yè)化建設(shè)。要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》及其它法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定和精神要求，并結(jié)合各學(xué)校實(shí)際，制定繼續(xù)教育各門類檔案歸檔管理辦法、歸檔規(guī)范、保管期限等規(guī)章制度，讓規(guī)章制度的制定和執(zhí)行使繼續(xù)教育檔案管理工作充分做到了人員有職責(zé)、工作有規(guī)范、立卷有要求、借閱有規(guī)定、保密有條例、管理有措施，使繼續(xù)教育的黨群、行政、教學(xué)等門類的歸檔工作有章可循，從而保證檔案工作的制度化和規(guī)范化。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)。高校繼續(xù)教育檔案管理工作是一項(xiàng)技術(shù)性、專業(yè)性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，因此，繼續(xù)教育檔案管理工作不能閉門造車，必須加強(qiáng)各業(yè)務(wù)理論知識的學(xué)習(xí)與研究。檔案人員不僅要熟悉繼續(xù)教育工作，還要掌握檔案業(yè)務(wù)知識，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)，了解檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計及編研等各個工作流程，然而，目前高校繼續(xù)教育檔案管理人員的形勢卻是文化程度偏低與業(yè)務(wù)素質(zhì)較低的，很多從業(yè)人員是未經(jīng)系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓(xùn)，其學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識水平、專業(yè)技能難以適應(yīng)所承擔(dān)的工作需要。因此，必須通過學(xué)歷進(jìn)修、實(shí)地調(diào)研、參觀培訓(xùn)等方式提高檔案專業(yè)人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)、服務(wù)意識和職業(yè)素養(yǎng)。

（四）注重軟硬件設(shè)施投入，加快數(shù)字信息化步伐。隨著我國繼續(xù)教育事業(yè)的發(fā)展，其檔案資料的數(shù)量越來越大，內(nèi)容也越來越多，因此，達(dá)到“九防”要求的現(xiàn)代化檔案管理庫房和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理軟件也成了繼續(xù)教育檔案事業(yè)的迫切需求，這就需要將繼續(xù)教育檔案工作納入繼續(xù)教育的整體工作計劃中，在人、財、物等方面給予保證，加大軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施投入。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的以手工為主的管理方式必須得以改變，為此，檔案部門可將紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等檔案數(shù)據(jù)庫，同時，應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對繼續(xù)教育檔案的管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化和檔案管理的信息化，通過信息加工和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)繼續(xù)教育檔案資源共享。

（五）完善檔案服務(wù)體系，創(chuàng)新檔案服務(wù)模式。繼續(xù)教育檔案管理工作的根本目的在于利用服務(wù)，因此，必須樹立為學(xué)生服務(wù)、為校友服務(wù)、為學(xué)校繼續(xù)教育發(fā)展服務(wù)的理念，不斷強(qiáng)化檔案服務(wù)職能，積極推進(jìn)檔案資源共建共享，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“文化庫”。通過總結(jié)檔案利用人次、利用卷次、利用時間、利用原因、利用效果等關(guān)鍵點(diǎn)，明晰檔案利用服務(wù)需求，探究檔案利用服務(wù)規(guī)律，分析檔案利用服務(wù)趨勢，優(yōu)化檔案利用服務(wù)流程。同時，聽取相關(guān)人員對學(xué)校繼續(xù)教育檔案管理的工作內(nèi)容與現(xiàn)狀、業(yè)務(wù)流程與效率、服務(wù)意識與態(tài)度、制度建設(shè)與規(guī)范等方面的見解和建議，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中有待進(jìn)一步優(yōu)化的工作環(huán)節(jié)和流程，提出整改措施以提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

總之，高校繼續(xù)教育檔案工作人員一定要提高認(rèn)識，與時俱進(jìn)，在宏觀的工作理念和微觀的工作內(nèi)容上進(jìn)行不斷的思考與探索，以提升高校繼續(xù)教育檔案工作的水平，從而為學(xué)校發(fā)展和社會進(jìn)步做出更大的貢獻(xiàn)。

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