社保檔案管理現(xiàn)狀與對策分析

文/固原市勞動就業(yè)服務(wù)局 樊金珠

社保檔案管理現(xiàn)狀與對策分析

文/固原市勞動就業(yè)服務(wù)局 樊金珠

就社保檔案而言，其為國內(nèi)各類檔案中極為關(guān)鍵的組成成分，列屬于民生檔案。我們必須要充分落實(shí)對該類檔案的管理工作，進(jìn)一步加強(qiáng)對其的實(shí)際管控的力度，并且及時(shí)對其管理模式加以有效革新。本論文首先對我國現(xiàn)如今社保檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行簡要分析，進(jìn)而結(jié)合筆者自身的工作經(jīng)驗(yàn)，并合理借助現(xiàn)有的檔案管理研究成果，提出一些加強(qiáng)社保檔案管控力度與實(shí)際管理成效的對策，以期能夠?yàn)闃I(yè)界同行相關(guān)工作的開展提供一定的理論參考。

社保檔案；管理；現(xiàn)狀；對策

國內(nèi)的社會保障體系分別有“社會救濟(jì)”“社會福利”“社會優(yōu)撫”以及“社會保險(xiǎn)”這四大類，毫無疑問社會保險(xiǎn)是其中最為重要的組成部分，涵蓋了與民生相關(guān)的各類保險(xiǎn)險(xiǎn)種。而社保檔案即是我國的社會保障體系檔案，是相關(guān)部門開展各項(xiàng)保障工作的重要依據(jù)，在現(xiàn)今電子信息技術(shù)高速發(fā)展的大背景之下，我們對該類檔案的管理已經(jīng)較為成熟，形成了較為完善的管理體系。然而就該類檔案的實(shí)際管理現(xiàn)狀來看，依舊還有較多的漏洞，這些漏洞不光是給相關(guān)部門工作人員各項(xiàng)工作的開展帶來了不良的影響，同時(shí)還在很大程度上影響了我國勞動就業(yè)服務(wù)類等人群的切實(shí)利益，這對我國社會保障體系的完善與發(fā)展是極為不利的。

一、社保檔案管理現(xiàn)狀分析

根據(jù)2012年清華大學(xué)發(fā)布的《農(nóng)民工“短工化”就業(yè)趨勢研究報(bào)告》不難得出，現(xiàn)今勞動就業(yè)服務(wù)類人群的就業(yè)已經(jīng)逐步趨向于“短工化”，他們工作的平均持續(xù)時(shí)間大約是在2年，同時(shí)越到后期這種趨勢就越發(fā)明顯。“3年、7城、10份工”，這不光是農(nóng)民工魏勝一的工作歷程，更是我國勞動就業(yè)服務(wù)類人群工作現(xiàn)狀的真實(shí)寫照。因此，由于工作的不穩(wěn)定，他們往往更加依賴于社會的保障，但是由于他們較強(qiáng)的流動性，在對勞動就業(yè)類服務(wù)類人群的社保檔案進(jìn)行管理時(shí)往往容易出現(xiàn)一定的問題，這也是我國大多數(shù)基層人民社保檔案管理問題的具體反映。

（一）社會保障部門的工作負(fù)擔(dān)較重。勞動就業(yè)服務(wù)類人群在就業(yè)時(shí)往往只會帶上相應(yīng)的社?？?，而在他們原先工作單位所存留的紙質(zhì)檔案卻還是遺留在了原來企業(yè)，并沒有伴隨著工作關(guān)系的變動而遷移。而社保生效的時(shí)間是在其失去勞動能力的時(shí)候，也就是說只有到了65歲退休時(shí)才能夠領(lǐng)取到相應(yīng)的社會保障金。從社保檔案生成到領(lǐng)取社會保障金之間存在極為漫長的時(shí)間，而由于勞動就業(yè)服務(wù)類人群的文化素養(yǎng)大多較低，對于社保檔案重要性的認(rèn)知并不明確，因此并未及時(shí)將相應(yīng)的社保檔案從原單位帶走，進(jìn)而容易導(dǎo)致檔案的遺失。而在等到他們65歲需要領(lǐng)取社會保障金的時(shí)候，卻往往會由于重要紙質(zhì)檔案的缺失而出現(xiàn)各種問題，這就給相應(yīng)的社會保障部門帶來了極為嚴(yán)重的工作負(fù)擔(dān)。而如果對各類檔案的保管時(shí)間到期之后，相關(guān)部門不能與檔案所有人取得聯(lián)系的話，為保障其合法利益又不能將其直接銷毀，因此也就導(dǎo)致了較多數(shù)目社保檔案的累積，這對社保檔案的高效管理是極為不利的。

（二）社保檔案的完整性很難得到保障?，F(xiàn)今在對勞動服務(wù)類人群的社保檔案進(jìn)行管理時(shí)，存在著較多的問題?，F(xiàn)今的管理模式不能行之有效的勞動服務(wù)類人群對社保檔案加以統(tǒng)一管理，由于該類人群的流動性極強(qiáng)，因此其任意一個(gè)工作地點(diǎn)都有可能會留下社保檔案的原始資料。而就書面證明來講，只有原始的憑證才具有較高的可信度，而由于其工作的流動性，所以其社保檔案就會極為分散，很容易出現(xiàn)各類檔案的丟失、損壞，不光是社保檔案，其他的原始憑證也是如此。一旦社保檔案的完整性得不到保障，那么其實(shí)際效力就將會大幅度縮減。

（三）社保檔案的安全得不到有效的保障。社保檔案是我國社會保障體系中極為重要的參考依據(jù)，是參保者獲取應(yīng)得合法權(quán)益的原始憑證，因此檔案中的內(nèi)容是不能夠隨意地進(jìn)行篡改的，關(guān)于這一點(diǎn)在相關(guān)政策法規(guī)中也有明確的標(biāo)示。但是，由于現(xiàn)今社會保障體系網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的限制，各個(gè)地區(qū)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防盜墻的抗侵入能力是不一致的，還沒有在全國范圍內(nèi)形成較為完善的網(wǎng)絡(luò)體系，同時(shí)各類硬件設(shè)施也存在一定的漏洞，因此，社保檔案容易出現(xiàn)各類安全事故。例如，在年齡、工作年限、繳納金額輸入時(shí)產(chǎn)生錯誤，受到電腦病毒的影響，黑客的非法入侵，硬件損壞而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失等等，該類問題都容易給社保檔案的保存帶來一定的安全隱患，這對社保檔案的良好保存與管理是極為不利的。

上文所述社保檔案管理現(xiàn)狀偏重于勞動服務(wù)類人群，同時(shí)他們也是對社會保障各項(xiàng)福利依賴最大的人群，而其他各類人群的社保檔案管理現(xiàn)狀較之于該類人群較好，所存在的問題大多類似，只是程度較輕，本文所述以勞動服務(wù)類人群為主。

二、加強(qiáng)社保檔案管理力度的相應(yīng)對策

在我國現(xiàn)代化進(jìn)程步伐不斷加快的大背景之下，我們也必須注重對民生問題的處理，加強(qiáng)對社保檔案的管理力度則在此之列。為了進(jìn)一步保障勞動服務(wù)類人群的利用，必須要充分落實(shí)對其社保檔案的合理管控，國家也必須出臺相應(yīng)的法律法規(guī)督促社會保障部門相關(guān)工作的開展，同時(shí)該部門也應(yīng)該采用更加科學(xué)、高校的社保檔案管理模式，充分發(fā)揮出社會保障的實(shí)際作用。

（一）擬定社保檔案管理的法律法規(guī)。對社保檔案的實(shí)際管理水平將會直接影響到國內(nèi)社會福利及其相關(guān)工作的開展，是一項(xiàng)嚴(yán)肅且重要的工作。但是，各地對于社保檔案的管理辦法都存在較大的差異，同時(shí)不具備強(qiáng)制性的效果。針對這一現(xiàn)實(shí)情況，以法律手段來規(guī)范相關(guān)工作人員工作的開展是極為有必須要的。首先可以在相應(yīng)的政策中對勞動服務(wù)類人群檔案內(nèi)容、管理模式、利用標(biāo)準(zhǔn)等做出明確規(guī)定，進(jìn)一步督促相關(guān)部門以及各大用工企業(yè)加強(qiáng)，對社保檔案的管理，為其管理工作的開展提供規(guī)范的依據(jù)。

（二）優(yōu)化社保檔案管理模式。由于勞動服務(wù)類人群工作的實(shí)際特性，在對其檔案進(jìn)行管理時(shí)必須要選擇適當(dāng)?shù)墓芾砟Ｊ?，以此來保障其合法利益?？珊侠韰⒖嘉覈鴮θ耸聶n案的管理模式，在勞動服務(wù)類人群在由于工作進(jìn)行轉(zhuǎn)移的過程中，可以讓相應(yīng)的部門開具行之有效的人員流動文書，將現(xiàn)有的社保檔案調(diào)入今后工作地點(diǎn)，盡可能的處理好他們社保檔案較為分散的現(xiàn)實(shí)情況，從而實(shí)現(xiàn)對社保檔案的統(tǒng)一管理。

（三）提升社保檔案管理的信息化程度。伴隨著我國現(xiàn)今電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社保檔案管理的信息化程度也越來越高，這雖然給檔案的管理帶來了極大的便利，但是同時(shí)也增加了一些安全隱患。因此必須要充分落實(shí)對信息安全的保障，合理投入資金構(gòu)建起完善的社保檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，進(jìn)一步加強(qiáng)對防火墻的構(gòu)建。與此同時(shí)，還需要進(jìn)一步提高工作人員的網(wǎng)絡(luò)管理水平，并且充分落實(shí)其電子檔案的歸檔工作，合理采用各種密鑰加密技術(shù)，對調(diào)取檔案端的身份進(jìn)行有效驗(yàn)證，以此來保障檔案的安全。

（四）樹立起各界人士的檔案意義。檔案是原始資料中最為重要的一部分，能夠有效地為其身份、費(fèi)用繳納情況、年限等各種信息加以證明，在現(xiàn)今社會保障體系越來越規(guī)范的現(xiàn)實(shí)背景之下，檔案的重要性不言而喻。因此，必須合理借助各種宣傳方式，樹立起各界人士的檔案意識，特別是社會保障部門的相關(guān)工作人員，促使他們從思想上重視社保檔案的管理工作，以此來促進(jìn)社保檔案管理水平的提升。

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