文書檔案的收集整理

文/新疆農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 趙海麗

文書檔案的收集整理

文/新疆農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 趙海麗

文書檔案涉及每個(gè)單位的方方面面，與社會(huì)、民生息息相關(guān)，發(fā)揮著不可替代的作用。本文主要先闡述了文書檔案收集的重要性、特點(diǎn)、主要渠道和好的做法，系統(tǒng)解讀了文書檔案整理的要求和規(guī)范化程序和收集整理工作的幾點(diǎn)思考。

文書檔案；收集；整理

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理業(yè)務(wù)事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，對(duì)本單位工作具有利用價(jià)值的，紀(jì)錄、反映本單位主要活動(dòng)和基本歷史的文件材料，對(duì)單位發(fā)揮著不可替代的作用。

一、文書檔案的收集

（一）文書檔案收集工作的重要性。檔案收集是檔案工作的起點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)，是所有工作的前提和基礎(chǔ)，收集工作不到位，后期的整理、編研、統(tǒng)計(jì)、利用無從談起。這就要求文書檔案的收集工作要堅(jiān)持全面收集、齊全完整的原則。也只有做到齊全完整收集，分級(jí)集中統(tǒng)一管理，才能維護(hù)本單位檔案全宗。

（二）文書檔案的特點(diǎn)。不同于其他的門類檔案，文書檔案具有內(nèi)容豐富、涉及面廣，種類多，數(shù)量大，源頭相對(duì)分散，查閱頻繁，利用率高等特點(diǎn)。在一定程度上，文書檔案的齊全完整收集相對(duì)其他門類檔案要更有難度。另外，網(wǎng)絡(luò)信息化的高速發(fā)展，無紙化辦公的普及應(yīng)用，無形中對(duì)文書檔案的收集提出了新的挑戰(zhàn)。

（三）文書檔案收集的主要渠道。1.外單位來文。包括領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)同志外出參會(huì)帶回來的文件，尤其是涉及本單位的文件材料。例如上級(jí)批復(fù)，通報(bào)，決議，報(bào)告等。2.本單位內(nèi)部產(chǎn)生的文件。包括本單位內(nèi)部召開會(huì)議形成的文件材料，各類報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析等其他材料。前者例如單位大事記、黨政工團(tuán)紀(jì)檢監(jiān)察審計(jì)部門印發(fā)的紅頭文件，會(huì)議紀(jì)要，工代會(huì)決議，領(lǐng)導(dǎo)講話等。后者例如單位職工信息冊(cè)，黨員信息統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)年報(bào)，基層報(bào)表，人事、勞資報(bào)表等發(fā)文登記簿之外的文件材料。3.其他類文件材料。例如本單位與外單位聯(lián)合簽署的協(xié)議、合同、責(zé)任書等。

（四）文書檔案收集的建議做法。1.檔案員要提高檔案收集的敏銳性，熟知檔案收集的范圍，才能做到準(zhǔn)確全面收集。具體可以參照國家檔案局8號(hào)令、9號(hào)令以及《新疆維吾爾自治區(qū)實(shí)施《中華人民共和國檔案法》辦法》。以此為參照，更能保證收集文件材料的價(jià)值性。2.主動(dòng)追蹤事件的結(jié)果和過程材料。請(qǐng)示報(bào)告一般單位內(nèi)部產(chǎn)生，容易收集，而上級(jí)的批復(fù)情況往往被忽視，這就需要檔案員積極主動(dòng)聯(lián)系當(dāng)事人、經(jīng)辦人及時(shí)移交，避免遺漏。3.主動(dòng)查詢宣傳報(bào)道背后的依據(jù)和佐證材料，發(fā)掘有價(jià)值的材料。目前網(wǎng)絡(luò)宣傳、微信平臺(tái)宣傳，傳播速度之快，范圍之廣，可謂驚人。在收到紙質(zhì)版正式文件之前，往往各路報(bào)道已經(jīng)眾人皆知。這些也需要檔案員多加關(guān)注。4.積極爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，做好檔案法制意識(shí)宣傳。檔案收集不僅僅是專兼職檔案員的事，應(yīng)形成“領(lǐng)導(dǎo)重視，員工留心”的氛圍。5.將定期移交收集和及時(shí)收集相結(jié)合。一方面是每年年初做好上一年度文書檔案的移交，另一方面，對(duì)于重大事件的材料要求隨辦隨歸，辦畢歸檔。前者主要指有專兼職檔案員負(fù)責(zé)的常規(guī)性業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的材料，按一定規(guī)律循環(huán)，不容易缺失遺漏的文字記錄，例如工作計(jì)劃總結(jié)、年度考核。后者主要針對(duì)突發(fā)性事件、臨時(shí)性活動(dòng)中產(chǎn)生的材料，時(shí)間長容易遺漏缺失的記錄材料，例如大事記，信訪及處理意見，單位成立三十年慶?；顒?dòng)，群眾路線、三嚴(yán)三實(shí)、兩學(xué)一做、“訪惠聚”等專題教育材料。6.加強(qiáng)文書形成等行政職能部門和檔案部門的溝通銜接，及時(shí)做好交流，促進(jìn)文書檔案收集的齊全完整。7.以“提高服務(wù)質(zhì)量，提升服務(wù)水平”為抓手，促進(jìn)文件材料的收集。做好檔案利用，提供高效高質(zhì)量的檔案服務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工感受檔案工作的重要意義，從而發(fā)自內(nèi)心樂意主動(dòng)做好文件材料的收集和移交。8.協(xié)調(diào)處理好電子文件和紙質(zhì)版文件的關(guān)系。電子版文件在提高工作效率和降低辦公成本上確實(shí)有優(yōu)勢，但如果不符合電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894）和電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范（DA/T 38-2008）要求的必須移交紙質(zhì)版文件。9.必須處理好分散形成和統(tǒng)一管理的關(guān)系。依據(jù)《檔案法》第五條，檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。對(duì)于將符合移交條件的重要材料據(jù)為己有，拒絕移交者，要依法追究責(zé)任。

二、文書檔案的整理

（一）文書檔案整理的要求。文書檔案整理工作必須依據(jù)《新疆維吾爾自治區(qū)《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施細(xì)則》（以下統(tǒng)一簡稱《細(xì)則》）有序開展。這就要求文書檔案整理需要做到以下幾點(diǎn)。1.齊全完整，符合檔案保護(hù)要求。具體工作中遇到問題，產(chǎn)生疑惑時(shí)，一定要對(duì)照《細(xì)則》要求，逐條逐項(xiàng)解決。2.對(duì)于破損的、要修裱補(bǔ)救，超大幅面的頁面要折疊。例如，半簾存根尺寸不到A4幅面，最好粘貼在A4白紙張，或者拿兩張A4白紙分別做封面和封底，裝訂成多頁的一件。這樣邊角處也不容易卷起折損，更有利于保管。3.字跡模糊或者易退變的要復(fù)制。例如，人事調(diào)動(dòng)一式四聯(lián)的材料，存到單位的可能是最后一聯(lián)，字跡模糊，或者藍(lán)色字跡的都不符合歸檔文件保管要求，都需要進(jìn)行加重濃度復(fù)印，并與原件合為“一件”，一同保管。4.收集的文件材料中難免存在普通訂書針，曲別針、大頭針等易銹蝕的金屬物，這些不符合要求的裝訂材質(zhì)會(huì)對(duì)歸檔文件造成腐蝕，整理時(shí)必須去除。文書檔案都是以件為單位歸檔，裝訂時(shí)必須使用符合要求的不銹鋼訂書針進(jìn)行裝訂。

（二）文書檔案整理的程序。1.鑒定歸檔范圍。具體是指，對(duì)照國家檔案局8號(hào)令對(duì)收集的材料價(jià)值進(jìn)行再判斷，是否屬于文書的歸檔范圍。經(jīng)鑒定屬于文書歸檔范圍的，再鑒定歸為永久還是定期，定期的還要進(jìn)一步判定是30年還是10年。與此同時(shí)，還要判定機(jī)構(gòu)問題。不同的單位，機(jī)構(gòu)問題劃分也不相同。事業(yè)單位一般建議采用黨群類和行政類的組織機(jī)構(gòu)分類法。2.裝訂組“件”。自2003年開始，文書檔案由“卷”轉(zhuǎn)“件”，一事一“件”，一“件”可以多頁，目錄中只顯示一條條目。用不銹鋼訂書針裝訂。頁數(shù)多的不易用訂書針裝訂的“件”可以借鑒“卷”的裝訂方法，用線穿孔裝訂，也可以分兩“件”裝訂。例如會(huì)議記錄、年報(bào)、報(bào)表、名冊(cè)等。3.排列文件，確定順序，編寫件號(hào)。按事由重要程度、形成時(shí)間，結(jié)合查閱利用率進(jìn)行排序。同類事由相對(duì)集中排列，相近事由的排列在一起，并且排列在前，零散的排列在后。確定排列順序后，編寫件號(hào)，也就是“室編件號(hào)”。使用一個(gè)流水號(hào)，從“1”開始連續(xù)編寫，不允許空號(hào)、跳號(hào)、重號(hào)。4.編制目錄。按照“件號(hào)”順序編寫目錄。一般應(yīng)包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)等字段信息。文件屬性信息越全面詳盡越好。需要注意兩點(diǎn)，一是目錄件號(hào)和“室編件號(hào)”要一致；二是格式要規(guī)范，方便后期與檔案管理系統(tǒng)銜接，例如時(shí)間統(tǒng)一使用“20150203”八位半角阿拉伯?dāng)?shù)字格式不足位填零，文號(hào)中統(tǒng)一使用“[2015]12”半角方括號(hào)。5.最后就是入盒。按照目錄、歸檔文件、備考表的順序進(jìn)行排列。其中，歸檔文件按照“小號(hào)在上，大號(hào)在下”的順序排列入盒。

三、文書檔案收集整理的幾點(diǎn)思考

（一）檔案員責(zé)任重大。檔案員是具體操作者，承擔(dān)著收集、整理等各項(xiàng)工作的重?fù)?dān)。歸檔文件的齊全完整性，一定程度上取決于檔案員的檔案意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。歸檔文件質(zhì)量的高低，很大程度上取決于檔案員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。檔案員在收集，整理中都不能有絲毫馬虎。

（二）文書檔案工作的連續(xù)性。文書檔案整理工作具有系統(tǒng)性、連續(xù)性的特點(diǎn)，收集、整理環(huán)節(jié)有密切聯(lián)系。收集是整理的“第一步”和基礎(chǔ)，整理是對(duì)收集工作的檢查和補(bǔ)救完善。不能孤立二者單獨(dú)開展工作。

（三）相應(yīng)的制度要健全。檔案收集整理工作主要依靠檔案員，也就是能自主、自發(fā)熱愛檔案工作，盡職盡責(zé)做好檔案工作。相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度也要跟上，并建立相對(duì)穩(wěn)定的長效機(jī)制，形成一套完整嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ饕?guī)范和工作紀(jì)律。良好的檔案工作習(xí)慣、優(yōu)秀的檔案工作行為應(yīng)該和檔案一樣具有連續(xù)性，傳承性。

四、結(jié)束語

只有做好檔案的齊全完整收集，才能使充分發(fā)揮利用憑證作用。對(duì)一個(gè)單位來說，歸檔完整的文件材料才能夠如實(shí)記錄本單位某年的基本工作情況，系統(tǒng)真實(shí)地反映本單位的情況。

合理界定文件材料的歸檔范圍，科學(xué)鑒定檔案保存價(jià)值，準(zhǔn)確劃分保管期限，為后期的保管統(tǒng)計(jì)，開發(fā)利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而保證單位檔案資源建設(shè)有序開展。