高校院系教學(xué)檔案管理之基本特性、現(xiàn)實困境及發(fā)展思路

文/南華大學(xué)檔案館 汪波 郭慶梅

高校院系教學(xué)檔案管理之基本特性、現(xiàn)實困境及發(fā)展思路

文/南華大學(xué)檔案館 汪波 郭慶梅

高校教學(xué)過程中形成的院系教學(xué)檔案是對高等教育宏觀專業(yè)學(xué)科建設(shè)及微觀具體教學(xué)的全面而具體的體現(xiàn)。但是，因高校院系教學(xué)檔案自身存在的特殊性，在檔案管理過程，各高校的教學(xué)檔案管理面臨著各種現(xiàn)實困境。如何減困，是當(dāng)前高校院系教學(xué)檔案管理與建設(shè)的重要研究課題。

高校院系教學(xué)檔案；基本特性；困境及發(fā)展思路

一、基本特性

（一）實質(zhì)上的整體性與形式上的個體性。各高校不同的專業(yè)有各自相對穩(wěn)定的教學(xué)模式和要求，不同的教育層次有相應(yīng)的教育教學(xué)材料和文件，不同年級學(xué)生則有固定的在校學(xué)習(xí)過程，從錄取、入學(xué)、課程、學(xué)分、論文直至畢業(yè)，都有相應(yīng)的教學(xué)檔案予以佐證。這些佐證材料都充分體現(xiàn)了高校院系教學(xué)檔案實質(zhì)上的整體性。但是，高校教學(xué)檔案很大部分來自于不同的院系，除了上級教育部門和高校校級管理部門發(fā)送的各類文件外，還有各二級院系發(fā)布的文件，更多的還有來自基層教育教學(xué)和學(xué)生管理工作者的資料，包括與本專業(yè)教學(xué)有著密切關(guān)系的聲像資料、多媒體課件、實物材料如獎狀獎杯證書等等。這些材料在性質(zhì)上歸屬于整體的教學(xué)檔案，但外在形式上歸屬于具體的教師、學(xué)生、榮譽獲得者等個體，說明了高校院系教學(xué)檔案具有形式上的個體性特征。

（二）征收上的廣泛性與使用上的限定性。高校院系教學(xué)檔案范圍廣泛，內(nèi)容復(fù)雜。從學(xué)科范圍看有理工醫(yī)和人文社科等之分，從教育教學(xué)環(huán)節(jié)看有招生錄取、培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、考核標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)任務(wù)、教學(xué)信息、教師課表、學(xué)生成績、畢業(yè)分配等之分，檔案管理人員要做到征收材料沒有遺漏，全面而規(guī)范，需要付出極大的耐心和勞動力。在此后的檔案使用過程中，真正會經(jīng)常性高頻率使用的檔案卻極其有限。檔案總是作為一個歷史的記錄而存在著，也許在很長的一段時間都再也沒有使用的可能。所以說，高校教學(xué)檔案具有征收上的廣泛性和使用上的限定性相結(jié)合的基本特性。

（三）時間上的穩(wěn)定性和過程中的流動性。高校院系教學(xué)檔案按照不同的時間標(biāo)準(zhǔn)劃分具有一定的穩(wěn)定性。大多數(shù)高校往往以春季學(xué)期和秋季學(xué)期劃分，也有些院系教學(xué)檔案資料是以自然年度劃分，還有些高校借鑒國外經(jīng)驗劃分了一年三學(xué)期等。但從教學(xué)檔案產(chǎn)生的過程來看又具有流動性的特點。流動性決定了高校院系教學(xué)檔案在歸檔時間上和其他類型檔案不完全一致，因而決定了院系教學(xué)檔案應(yīng)該具備符合自身要求的檔案管理手段和方式。

（四）外在上的普遍性和內(nèi)在獨特性。一般地說，高校院系教學(xué)檔案在相似的專業(yè)教育教學(xué)中具有普遍性，這樣可以幫助高校加強同行交流和科研合作。但具體到各個高校內(nèi)部，不同高校有不同的辦學(xué)特色，有各自的優(yōu)勢學(xué)科和特色專業(yè)，各自會產(chǎn)生獨特的教學(xué)成果。因此，高校院系教學(xué)檔案管理過程中，既要遵循教學(xué)檔案的普遍性，使院系教學(xué)檔案在征收、整理、分類、立卷、建檔等方面進一步地規(guī)范化，又要充分展現(xiàn)各高校的辦學(xué)特色，尤其是各自專業(yè)領(lǐng)域的優(yōu)勢學(xué)科，這樣才能充分發(fā)揮院系教學(xué)檔案的重要作用。

二、客觀方面之現(xiàn)實困境

（一）對院系教學(xué)檔案重視不夠，歸檔制度不健全。客觀方面存在的現(xiàn)實困境之一在于高校領(lǐng)導(dǎo)層及教職員工均對院系教學(xué)檔案管理不重視，檔案理念較為落后。目前，各高校院系教學(xué)檔案管理手段大多采用紙質(zhì)檔案加上檔案柜保存，而更深層次的院系教學(xué)檔案管理制度的建立健全還很不夠。對教學(xué)檔案的管理工作，很多直接經(jīng)辦的教育教學(xué)和管理人員都存在認識上的不以為然。教師或教研室也大多缺乏參與院系教學(xué)檔案管理的意識，反而當(dāng)作自己額外的負擔(dān)。高校各個部門在收集教學(xué)檔案過程中存在重復(fù)浪費現(xiàn)象。例如，由于歸檔范圍不同，各部門不能嚴格執(zhí)行歸檔時間，不能明確收集材料具體對象和移交對象，于是一式多份地復(fù)印，多多益善，四處散發(fā)存檔，造成浪費。

（二）院系教學(xué)檔案的管理缺乏規(guī)范化。高校院系教學(xué)檔案管理的另一個現(xiàn)實困境在于標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，在教學(xué)檔案的收集、整理、立卷過程中不能規(guī)范化操作，隨意性較強。一方面院系教學(xué)檔案的收集、整理、管理確實是復(fù)雜和長期的過程，需要極大的細心和耐心。另一方面疊加上教學(xué)檔案管理工作者不斷增強的流動性，進一步削弱了高校院系教學(xué)檔案的管理力度和規(guī)范程度。

（三）高校院系教學(xué)檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定。根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，2008年9月1日正式施行，其中第六條規(guī)定，高校檔案機構(gòu)由檔案館和綜合檔案室構(gòu)成。應(yīng)當(dāng)配備專職檔案人員負責(zé)。第十六條規(guī)定，學(xué)校各部門負責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門的教學(xué)、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。許多高校院系兼職檔案員并無固定人員擔(dān)任，且大多數(shù)兼職檔案員也并非檔案管理專業(yè)科班出身，由于他們所接受的教學(xué)檔案收集與管理方面的培訓(xùn)較少，往往到年度歸檔立卷時敷衍了事，給院系教學(xué)檔案管理帶來很大難度。

（四）網(wǎng)絡(luò)化信息化在高校教學(xué)檔案管理中缺位。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法顯然暴露出較多的缺陷和問題。信息時代的院系教學(xué)檔案管理工作與傳統(tǒng)的教學(xué)管理工作相比，對從業(yè)人員提出了很多計算機網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)的要求。隨著高校辦公自動化程度的不斷提高，院系教學(xué)檔案管理工作者急需熟練掌握各類現(xiàn)代化辦公技術(shù)，同時也急需獲取各高校在網(wǎng)絡(luò)信息化的人、財、物方面物質(zhì)條件方面提供更多的保障。

三、主觀方面之現(xiàn)實困境

高校普遍有個認識誤區(qū)，以為教學(xué)檔案管理不過是收集檔案材料，沒有太多深奧的理論。而實際上，從某種意義上來看，院系教學(xué)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備的綜合素質(zhì)之高甚于部分專業(yè)教師。所以，在高校教學(xué)檔案管理人員的主觀能力建設(shè)方面，理想與現(xiàn)實相距甚遠：

（一）教學(xué)檔案管理人員需要更高超的溝通技巧。教學(xué)檔案管理人員需要向一線教學(xué)人員收集相關(guān)的各類教學(xué)資料，而這種征詢和請求的表達能力和技巧將決定處于教師崗位的老師們是否有配合的意愿和誠意，有些并非教師職責(zé)必須上交的資料，也可能因為檔案管理人員的溝通能力欠佳而無法收集得到，以致檔案的不完整。高校專業(yè)教師大多專業(yè)水平高、個性強、自我意識突出，更加需要教學(xué)檔案管理人員有針對性地逐一溝通和協(xié)商，爭取得到對方的理解和支持，才有可能在教學(xué)檔案的收集上做到接近完善。

（二）教學(xué)檔案管理人員寫作能力尚欠缺。隨著教學(xué)檔案管理工作的逐步完善和改革，一系列教學(xué)報告（諸如教學(xué)質(zhì)量報告、教學(xué)狀態(tài)報告等）也將作為檔案材料逐步完備，這些材料對于教學(xué)檔案管理人員的總結(jié)能力和寫作能力提出了較高要求。能寫出質(zhì)量高、綜合性強、甚至有著借鑒和推廣意義的各類教學(xué)報告，對于高校的教育教學(xué)工作、檔案管理工作，都有著極其重要的意義。

（三）教學(xué)檔案管理人員各類媒體應(yīng)用技能需提高。多媒體應(yīng)用技術(shù)的普遍運用，能夠幫助院系教學(xué)檔案管理人員更為方便快捷地進入數(shù)字化檔案管理階段。絕大多數(shù)人員無法熟練安裝、使用電腦周邊、復(fù)印機、傳真機、刻錄儀等辦公設(shè)備，甚至無法熟練使用各類常用辦公軟件，降低了辦公效率。

四、發(fā)展思路

（一）思想上更新理念高度重視。高校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視檔案工作。院系教學(xué)檔案管理人員，直接承擔(dān)著基層的教育教學(xué)管理和檔案管理雙重職責(zé)，尤其應(yīng)該受到尊重和肯定。各個高校雖然都不乏種類繁多的教學(xué)檔案管理的各類文件，包括院系教學(xué)檔案的保存內(nèi)容與保存期限、整理與管理工作流程、使用管理制度等等，但如何把這些紙質(zhì)文件的內(nèi)容轉(zhuǎn)化到每一位教學(xué)檔案管理人員的實際行動中，這也是對高校各級領(lǐng)導(dǎo)管理理念的極大挑戰(zhàn)。

（二）保障上加強培訓(xùn)督促進修。院系教學(xué)檔案管理人員應(yīng)積極參加業(yè)內(nèi)組織的各種培訓(xùn)，比如學(xué)習(xí)檔案管理各類法律法規(guī)和規(guī)章制度，熟練使用本校網(wǎng)絡(luò)化管理的教學(xué)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)。當(dāng)然，還需要特別強調(diào)教學(xué)檔案管理工作者的責(zé)任意識和服務(wù)能力，提高檔案管理工作效率和水平，同時也有助于提高教學(xué)檔案管理人員的信心和能力。

（三）業(yè)務(wù)上走文檔一體化道路。所謂文檔一體化，是指綜合文書管理和檔案管理，從文件形成到檔案歸檔的整個過程進行有機的統(tǒng)一，從而使文件內(nèi)容保持完整，使元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)保持一致。由于高校院系教學(xué)檔案具有實質(zhì)上的整體性與形式上的個體性、征收上的廣泛性與使用上的限定性、時間上的穩(wěn)定性和過程中的流動性、外在上的普遍性和內(nèi)在獨特性等特征，引入文檔一體化模式，各院系在教學(xué)文件產(chǎn)生之初就著手予以登記、匯總、分類等工作，此后的立卷和歸檔等工作將輕松很多，這也是未來高校院系教學(xué)檔案管理工作方式改革的必然趨勢。

（四）高校院系教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與信息化。根據(jù)2002年國家檔案局中央檔案館印發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，里面明確提出了要積極“開展公眾檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)”要求。因此，網(wǎng)絡(luò)化、信息化是高校教學(xué)檔案資源有效利用的重要手段。網(wǎng)絡(luò)化是指將原始數(shù)據(jù)的存儲位置置于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，然后進一步實現(xiàn)授權(quán)和開放。通過授權(quán)，確保數(shù)據(jù)安全和分級使用；通過開放，真正實現(xiàn)共享。信息化則是在更高層次、更高水平上對檔案資源的開發(fā)利用。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)作為檔案信息最主要的傳輸平臺，為檔案信息的迅速傳遞提供基礎(chǔ)條件。網(wǎng)絡(luò)化和信息化有機結(jié)合，有助于高校院系教學(xué)檔案工作的不斷創(chuàng)新。

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