關(guān)于檔案管理數(shù)字化建設(shè)的思考

文/鹽城市水利局 王宏

關(guān)于檔案管理數(shù)字化建設(shè)的思考

文/鹽城市水利局 王宏

在檔案管理中，數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)全新的課題，仔細(xì)探究檔案數(shù)字化建設(shè)給以往檔案管理帶來的沖擊，積極探討檔案數(shù)字化建設(shè)所引發(fā)的檔案工作理論和實(shí)際操作的突破與變革。筆者結(jié)合多年的計(jì)算機(jī)工作經(jīng)驗(yàn)以及檔案管理實(shí)踐，簡(jiǎn)要闡述了數(shù)字化建設(shè)是檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，提出加快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)及其目標(biāo)，推進(jìn)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

檔案管理；數(shù)字化；思考

二十世紀(jì)，尼葛洛龐帝出版了《數(shù)字化生存》一書，書中將數(shù)字時(shí)代給人們的思維方式、工作方法和生活方式帶來的沖擊進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，人類社會(huì)已經(jīng)步入一個(gè)信息數(shù)字化的全新時(shí)代。檔案是歷史的見證、社會(huì)的財(cái)富。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用領(lǐng)域的快速發(fā)展，數(shù)字化已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域，廣大檔案工作者面臨的全新問題就是怎樣應(yīng)對(duì)和處理數(shù)字化信息給檔案管理帶來的影響。目前檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已被各級(jí)檔案部門提到議事日程上來，這是伴隨多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而產(chǎn)生的全新檔案管理形式，借助數(shù)字化的模式將不同地理位置、不同載體的信息資源存儲(chǔ)起來，使用網(wǎng)絡(luò)化的形式將其連接在一起，從而使信息資源實(shí)現(xiàn)共享，這也給檔案管理工作帶來了具有的挑戰(zhàn)。

一、目前檔案管理現(xiàn)狀

我國檔案數(shù)量眾多，以往檔案管理全部使用目錄式管理或者是柜架式紙張管理的辦法，由于檔案量巨大，當(dāng)需要查詢檔案時(shí)，需花費(fèi)幾個(gè)小時(shí)，甚至一天的時(shí)間在檔案室查找，耗時(shí)、耗力。檔案是需要長(zhǎng)期保存的物品，要想使其儲(chǔ)存環(huán)境得到提升，就要注意防蟲、防水和防火，每年都要投入大量的資金進(jìn)行檔案保護(hù)，由于沒有備份，使得小部分檔案會(huì)出現(xiàn)損失的情況。檔案是需要反復(fù)查閱的，這就使得原始檔案會(huì)有遺失或者是損壞的情況發(fā)生，給檔案管理人員帶來了一定的困擾。

從檔案管理工作的現(xiàn)狀看，一些檔案館（室）已經(jīng)具備較好的基礎(chǔ)，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化與數(shù)字化，單位和部門都已經(jīng)使用計(jì)算機(jī)管理檔案；從檔案管理人員的素質(zhì)看，越來越趨于年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化；從社會(huì)發(fā)展方向看，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理技術(shù)、通信技術(shù)等專業(yè)水平越來越高，現(xiàn)代化的應(yīng)用軟件、管理軟件和辦公設(shè)備得到了廣泛的使用。但同時(shí)我們也應(yīng)看到，如今有的單位已經(jīng)使用計(jì)算機(jī)來管理檔案了，但是依然處于目錄式管理的狀態(tài)，檔案資料全部是紙質(zhì)的，需要在庫房中進(jìn)行查詢和管理。由于傳統(tǒng)檔案庫房分類比較復(fù)雜，使得檔案手工查詢非常困難，使工作效率受到了嚴(yán)重的影響。

二、檔案管理數(shù)字化建設(shè)的含義、作用與意義

檔案作為社會(huì)信息資源系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，正面臨著數(shù)字化時(shí)代的挑戰(zhàn)。檔案管理人員一定要抓住這次機(jī)會(huì)，積極探索檔案數(shù)字化建設(shè)的先進(jìn)技術(shù)，借助網(wǎng)絡(luò)工具和數(shù)字化技術(shù)來不斷提升檔案資料的開發(fā)水平和能力，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置，不斷滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，這也是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（一）檔案管理數(shù)字化的含義。檔案數(shù)字化主要指將以往的錄像帶、錄音帶和紙質(zhì)資料等原始檔案資料，借助壓縮、掃描和轉(zhuǎn)化等方式將其轉(zhuǎn)變成錄像文件、聲音文件或者是圖片文件，使用文字識(shí)別技術(shù)將圖片文件與其實(shí)現(xiàn)有效匹配，使用分級(jí)儲(chǔ)存的管理辦法將索引文字和圖片全部都保存在大容量存儲(chǔ)介質(zhì)中，比如磁帶庫或者是光盤庫等，并通過運(yùn)用高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)實(shí)施全面管理，在查詢所需信息的時(shí)候，可以實(shí)現(xiàn)快速、便捷的查詢，從而使工作效率得到快速提高。借助國際互聯(lián)網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、廣域網(wǎng)或者是局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息資料的發(fā)布，使檔案快速地實(shí)現(xiàn)了一體化發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)了立卷歸檔、不立卷的歸檔文件整理的新舊檔案規(guī)則的無縫連接以及檔案的集中統(tǒng)一電子化管理。檔案管理數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)主要有四點(diǎn)：第一，查詢速度比較快，可以在幾秒鐘就完成一次查詢；第二，可以使檔案的保存年限提升100年，使其保真性更高，紙質(zhì)檔案的最佳保持時(shí)間在10年左右；第三，內(nèi)容比較全面，將檔案目錄信息和具體資料信息全部包含在其中；第四，實(shí)現(xiàn)了在線查詢，查詢者被授權(quán)以后可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地查詢，不受地點(diǎn)限制。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的作用與意義。21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在實(shí)施影像系統(tǒng)管理的時(shí)候，會(huì)遇到很多問題，比如原件損壞、效率不高、投入成本過大等，手工的文檔管理在當(dāng)今社會(huì)越來越受到挑戰(zhàn)：第一，文檔數(shù)量急劇增加。與過去相比，文檔數(shù)量成爆炸性增長(zhǎng)，檔案管理無疑成為最需要信息化的工作之一。第二，文檔查詢速度慢。在浩如煙海的文檔中，依靠傳統(tǒng)的手工查詢?cè)絹碓讲荒苓m應(yīng)迅速查找資料的需要。第三，信息難以共享。雖然有的檔案部門已用計(jì)算機(jī)來管理檔案，但多數(shù)是基于目錄級(jí)管理，文檔資料本身仍以紙張形式存在，無法滿足信息共享的需求。

因此，如何安全、有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢的需求，建立一套現(xiàn)代化、專業(yè)性的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)已勢(shì)在必行。經(jīng)過檔案數(shù)字化建設(shè)以后，任何人都可以在不同的地區(qū)借助信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)快速、便捷的查詢所需信息，從而使檔案資料的共享得以全面實(shí)現(xiàn)，這對(duì)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起到了積極的促進(jìn)作用。使用網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案查詢,使傳統(tǒng)的檔案查詢模式被改變了，使檔案管理人員的繁重工作量得到較少，使其可以集中注意力將檔案管理工作做好。能夠?qū)⑽募慕邮张c發(fā)放情況在網(wǎng)絡(luò)上公布，使查詢?nèi)丝梢愿鶕?jù)自己的需要在網(wǎng)上查詢所需信息，還可以將處理意見通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)下發(fā)出去，使相關(guān)的負(fù)責(zé)人可以及時(shí)進(jìn)行貫徹落實(shí)。在年末進(jìn)行檔案歸檔的時(shí)候，可以根據(jù)整理規(guī)范對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)處理，這樣可以使檔案管理人員的工作量得到有效降低。數(shù)字化檔案管理實(shí)現(xiàn)了在網(wǎng)上對(duì)各種類型檔案的著錄標(biāo)引、檔案整理（立卷歸檔）及全文檢索功能，對(duì)提高工作效率和管理水平可以起到事半功倍的效用。

三、探索檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

檔案是指對(duì)國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織（團(tuán)體）和個(gè)人在社會(huì)上直接形成的有價(jià)值信息的歷史記載，將人類的活動(dòng)信息進(jìn)行了及時(shí)的記錄，具有較強(qiáng)的延續(xù)性和記載價(jià)值。經(jīng)過特定的歷史時(shí)期形成了檔案管理與利用對(duì)象的有效檔案資源，檔案資源在促進(jìn)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步、實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享、國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)信息化中發(fā)揮了重要的作用。如何通過優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)來提高檔案管理的效率也是檔案工作面臨的一個(gè)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。從1990年開始，政府辦公自動(dòng)化建設(shè)中就將檔案計(jì)算機(jī)管理包括在其中，經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，如今檔案計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了飛速的發(fā)展，從過去的單機(jī)版和存儲(chǔ)系統(tǒng)版逐步發(fā)展成了網(wǎng)絡(luò)版。以前計(jì)算機(jī)管理只是對(duì)手工管理進(jìn)行輔助，逐步向一件一卷的創(chuàng)新管理模式發(fā)展，最終發(fā)展成為對(duì)絕密檔案的有效管理。隨著計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理數(shù)字化也實(shí)現(xiàn)了快速發(fā)展，從而促使檔案管理工作邁上了一個(gè)全新的臺(tái)階。

目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人工智能技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展日臻成熟，為檔案的數(shù)字化管理提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保證。這些先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用給紙質(zhì)檔案管理帶來革命性的變革，檔案管理數(shù)字化進(jìn)入了一個(gè)嶄新的發(fā)展階段。但就我國目前各地檔案館（室）的狀況來看，高效的數(shù)字化檔案建設(shè)尚需要一段漫長(zhǎng)的過程。人力、物力、財(cái)力的嚴(yán)重短缺已成為制約我國檔案管理數(shù)字化建設(shè)的瓶頸。如檔案管理人員信息化水平偏低、管理技術(shù)落后、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高、資金短缺等，如果這些問題不解決，那么檔案管理數(shù)字化建設(shè)就會(huì)變成“水中月、鏡中花”。

四、檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的任務(wù)

檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中的數(shù)據(jù)維護(hù)和正確使用是一個(gè)值得深層次探索的問題，這項(xiàng)工作完成的好壞直接關(guān)系到檔案管理數(shù)字化的實(shí)際意義。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面著手：

（一）實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息資源的交換與共享主要是通過信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)的，如果信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化沒有得到應(yīng)有的重視，就會(huì)導(dǎo)致反復(fù)返工的事情時(shí)有發(fā)生。如今檔案管理數(shù)字化正處于探索階段和試驗(yàn)階段，使用的方法也存在著差異，受檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高的影響，使得信息資源的共享性和使用范圍被嚴(yán)重降低。檔案管理數(shù)字化建設(shè)受標(biāo)準(zhǔn)化程度的直接影響，導(dǎo)致了低水平重復(fù)建設(shè)的情況時(shí)有發(fā)生。受法律規(guī)范滯后性的影響，使得計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)始終處于輔助管理的地位，無法實(shí)現(xiàn)飛速發(fā)展。所以在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，對(duì)檔案資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)非常重要，也是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的有利依托。

（二）提升工作人員的綜合能力。檔案數(shù)字化建設(shè)中重要的影響因素就是人才問題，檔案數(shù)字化管理與新技術(shù)、新知識(shí)有著直接的關(guān)系，因此一定要不斷引進(jìn)新型的專業(yè)技術(shù)人才。在使用數(shù)字化管理平臺(tái)的時(shí)候，數(shù)字化設(shè)備和數(shù)字化信息是主要的管理對(duì)象，檔案管理者一定要及時(shí)的轉(zhuǎn)變工作方法，逐步接受現(xiàn)代化的管理方法，注重提升自身的綜合業(yè)務(wù)水平，對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫管理、信息錄入以及計(jì)算機(jī)操作等技能進(jìn)行熟練地掌握，同時(shí)也要將電子政務(wù)管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行熟知。

（三）全面實(shí)現(xiàn)信息安全化管理。檔案數(shù)字化建設(shè)的核心內(nèi)容就是安全問題，檔案信息的安全保密性十分重要，有的檔案信息在使用的時(shí)候是需要加以控制的，因此在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中一定要加大安全保密工作的重視程度?？梢允褂眉夹g(shù)保證和制度管理兩種方法來對(duì)檔案信息進(jìn)行保密處理，檔案數(shù)字化建設(shè)中要有完善的管理機(jī)制，對(duì)高深技術(shù)要進(jìn)行自動(dòng)控制。

（四）嚴(yán)格遵循檔案法規(guī)。檔案提供利用的方式和檔案載體是不斷變化的，因此檔案管理一定要有完善的、符合現(xiàn)實(shí)情況的管理機(jī)制，同時(shí)還要制定出與之配套的法律法規(guī)，從而使檔案數(shù)字化工作得以順利開展。比如，檔案查詢時(shí)創(chuàng)建聯(lián)網(wǎng)查詢系統(tǒng)，對(duì)檔案儲(chǔ)存室的監(jiān)督權(quán)、使用權(quán)和所有權(quán)進(jìn)行明確劃分，對(duì)檔案信息的安全性進(jìn)行高度重視，對(duì)檔案信息擁有者的合法權(quán)益進(jìn)行有效保障。

綜上所述，檔案管理工作如果不重視數(shù)字化建設(shè)，在網(wǎng)絡(luò)上未能對(duì)檔案信息進(jìn)行有效傳遞，就會(huì)使檔案信息化管理受到嚴(yán)重的影響，還會(huì)導(dǎo)致被信息社會(huì)淘汰的厄運(yùn)。所以，檔案管理者一定要與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相協(xié)調(diào)，與時(shí)俱進(jìn)，積極探索，揚(yáng)長(zhǎng)避短，推動(dòng)檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程。