教育“新常態(tài)”下高校檔案的服務(wù)功能拓展研究

文/鹽城工學(xué)院檔案館 左婷婷

教育“新常態(tài)”下高校檔案的服務(wù)功能拓展研究

文/鹽城工學(xué)院檔案館 左婷婷

隨著科技進(jìn)步、社會(huì)轉(zhuǎn)型以及高校服務(wù)功能的不斷拓展，我國(guó)高等教育發(fā)展已進(jìn)入“穩(wěn)定發(fā)展規(guī)模、提高毛入學(xué)率、提升發(fā)展質(zhì)量”的新常態(tài)。高校檔案在學(xué)校教學(xué)和科研、組織和人事、學(xué)籍管理和畢業(yè)生就業(yè)、校園基建和后續(xù)維保、財(cái)務(wù)和資產(chǎn)管理等工作中有著重要作用 。但是目前仍存在“基礎(chǔ)設(shè)備更新不及時(shí)、信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢、信息安全存在隱患、檔案科技引領(lǐng)作用相對(duì)滯后、檔案的文化功能難以有效發(fā)揮”等問題?；谛鲁B(tài)，高校檔案工作的重點(diǎn)也應(yīng)隨之發(fā)生變化，建議從以下方面入手：加大檔案收集力度，強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)；加快檔案建設(shè)速度，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)；加強(qiáng)檔案安全管理，處理好檔案開放與保密的關(guān)系；加速檔案科技創(chuàng)新，發(fā)揮檔案科技引領(lǐng)作用；加強(qiáng)檔案輿論宣傳，營(yíng)造良好檔案文化氛圍。

新常態(tài)；高校檔案；信息化；檔案服務(wù)；文化功能

為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和改革開放的需要，我國(guó)高等教育事業(yè)迅速發(fā)展，無論是從高校數(shù)量還是在校大學(xué)生數(shù)量看，高等教育總體規(guī)模已位居世界第一位，是名副其實(shí)的教育大國(guó)，但是并不等于高等教育強(qiáng)國(guó)。近年來，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)調(diào)結(jié)構(gòu)、講質(zhì)效和中小學(xué)在校生人數(shù)的急劇減少，穩(wěn)定在校大學(xué)生數(shù)量、提高高等教育毛入學(xué)率、提升高等教育發(fā)展質(zhì)量是高等教育事業(yè)發(fā)展的“新常態(tài)”。高等教育的“新常態(tài)”不僅對(duì)高校的教學(xué)、科研工作提出高標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也對(duì)檔案服務(wù)等工作提出新要求。檔案是反映高校的重大活動(dòng)事項(xiàng)、重點(diǎn)建設(shè)工程、重大科研項(xiàng)目、重點(diǎn)改革成果、重要工作內(nèi)容的客觀記載，它是學(xué)校歷史沿革的重要依據(jù)，對(duì)學(xué)校后續(xù)發(fā)展也起到重要的影響作用。新常態(tài)下，高校檔案工作如何拓展其服務(wù)功能、適應(yīng)社會(huì)轉(zhuǎn)型升級(jí)，實(shí)現(xiàn)健康、科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展，是值得我們研究的現(xiàn)實(shí)課題。

一、高校檔案在服務(wù)高校發(fā)展中的功能與作用

高校檔案對(duì)高校的發(fā)展具有重要的促進(jìn)和保障作用，其功能主要體現(xiàn)在它可以為學(xué)校教學(xué)和科研工作提供參考依據(jù)，為組織和人事工作提供查證資料，為學(xué)籍管理和畢業(yè)生就業(yè)提供基礎(chǔ)信息，為校園基建和后續(xù)維保工作提供圖紙資料，為財(cái)務(wù)和資產(chǎn)管理工作提供原始憑證。

（一）在教學(xué)和科研工作中發(fā)揮著重要支撐作用。教學(xué)和科研檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校教學(xué)活動(dòng)和科學(xué)研究開展必不可少的依據(jù)，對(duì)促進(jìn)高校教學(xué)改革和科研發(fā)展具有重要的支撐作用。教學(xué)和科研是高校工作的中心，教學(xué)和科研水平的高低，是衡量高校辦學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志。高校教學(xué)和科研與其他行業(yè)、單位、部門不同，對(duì)科學(xué)研究、教育教學(xué)的歷史資料和前沿信息都有很高的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案服務(wù)的內(nèi)容在深度和廣度上都有嚴(yán)格的要求。事實(shí)上，只有一流的高校管理才能出一流的檔案管理，反之，只有一流的檔案管理，才能保障一流的教學(xué)業(yè)績(jī)，出一流科研成果。

（二）在組織和人事工作中發(fā)揮著重要查證作用。高校的組織、人事檔案包括了全校干部和職工的各種基本信息。隨著我國(guó)高等教育迅速發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模快速擴(kuò)大，教職員工成倍增加，人才流動(dòng)日益頻繁，人員類別日趨復(fù)雜，為適應(yīng)社會(huì)轉(zhuǎn)型發(fā)展，高校不斷深化干部、人事制度改革。干部實(shí)行聘用制，實(shí)現(xiàn)由行政任用向聘用關(guān)系的轉(zhuǎn)變，員工實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)上崗，實(shí)現(xiàn)由身份管理向崗位管理的轉(zhuǎn)變，面對(duì)復(fù)雜的人事變化，高校檔案查證功能日益顯現(xiàn)。規(guī)范、健全的組織、人事檔案，對(duì)大批干部的培養(yǎng)選拔、教師職稱晉升、工人的技師評(píng)聘等都起到了關(guān)鍵的查證作用。

（三）在學(xué)籍管理和畢業(yè)生就業(yè)中發(fā)揮著重要服務(wù)作用。高校學(xué)生的學(xué)籍檔案主要以文字資料的形式，記載學(xué)生的高考實(shí)績(jī)、家庭狀況、在校期間學(xué)習(xí)成績(jī)、在校表現(xiàn)和獎(jiǎng)懲情況等。完整、規(guī)范、真實(shí)、誠信的學(xué)籍管理檔案，是對(duì)大學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活及社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷現(xiàn)實(shí)反映，也是體現(xiàn)教育公平的具體要求，它可以在畢業(yè)生與用人單位之間構(gòu)建起一座溝通的橋梁。完整、翔實(shí)學(xué)籍檔案，為用人單位全面了解學(xué)生，合理選拔人才提供依據(jù)，對(duì)畢業(yè)生就業(yè)、創(chuàng)業(yè)及后續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值，將提供非常有益的幫助。

（四）在校園基建和后續(xù)維保工作中發(fā)揮著重要參考作用。高校的基建檔案主要包括高校在新校區(qū)建設(shè)和老校區(qū)改造過程中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像等基本建設(shè)資料。它具有原始性、廣泛性、專業(yè)性、成套性等特點(diǎn)。在我國(guó)高等教大發(fā)展階段，特別是在沿海發(fā)達(dá)地區(qū)，許多高校都進(jìn)行了新校區(qū)建設(shè)和老校區(qū)擴(kuò)建改造，形成了大量的基建檔案資料沒有及時(shí)歸檔。進(jìn)入新常態(tài)，絕大部分高校的新校區(qū)建設(shè)進(jìn)入尾聲，抽調(diào)的人員工作崗位陸續(xù)發(fā)生變化，校園中各種土建和構(gòu)筑物以及地上、地下管線等使用、維護(hù)、檢修等難度和工作量不斷增加，完整的基建檔案，客觀的記錄，對(duì)后期的維修、改造將起著至關(guān)重要的查證和參考作用。

（五）在財(cái)務(wù)和資產(chǎn)管理工作中發(fā)揮著重要憑證作用。高校財(cái)務(wù)檔案主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等專業(yè)材料。它是高校在會(huì)計(jì)核算專業(yè)活動(dòng)中形成的、具有重要保存價(jià)值的財(cái)務(wù)文件，對(duì)高校制定發(fā)展規(guī)劃、下達(dá)年度財(cái)務(wù)預(yù)算、進(jìn)行科學(xué)決策、維護(hù)正常經(jīng)濟(jì)秩序等具有十分重要的參考作用。隨著我國(guó)高等教育快速發(fā)展，國(guó)家對(duì)高校財(cái)政投入大幅增加，高校的固定資產(chǎn)總值成倍增長(zhǎng)，學(xué)校資產(chǎn)檔案管理的重要性日益顯現(xiàn)。良好的資產(chǎn)檔案管理，可使高校管理部門在采購、使用、儲(chǔ)備、報(bào)廢物資設(shè)備時(shí)有據(jù)可查，這對(duì)提高學(xué)校資產(chǎn)設(shè)備的利用率，節(jié)約成本，減少不必要的浪費(fèi)是非常有益的。

二、新常態(tài)下高校檔案服務(wù)功能拓展面臨的問題

由于前些年我國(guó)高等教育快速發(fā)展，高校的辦學(xué)層次、發(fā)展規(guī)模、招生人數(shù)、教職工總數(shù)、校舍面積、固定資產(chǎn)總值等方面，都呈現(xiàn)了跨越式發(fā)展。然而由于認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)、重視程度的不同，許多高校的檔案建設(shè)沒有與高校發(fā)展同步，主要反映在基礎(chǔ)設(shè)備更新不及時(shí)、信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢、信息安全存在隱患、檔案科技引領(lǐng)作用相對(duì)滯后、檔案的文化功能難以有效發(fā)揮等方面，這些都是新常態(tài)下高校拓展檔案服務(wù)功能有待解決的問題。

（一）硬件投入不足，基礎(chǔ)設(shè)備更新不夠及時(shí)。齊全的檔案設(shè)備是高校檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，是發(fā)揮服務(wù)功能必不可少的硬件。但目前許多高校的檔案管理設(shè)備還不夠齊全，究其原因主要是對(duì)檔案建設(shè)工作的重視程度不夠；設(shè)備經(jīng)費(fèi)投入不足；計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、掃描儀等電子硬件設(shè)備不能及時(shí)更新與升級(jí)；檔案庫中的通風(fēng)、透光、恒溫、防濕、防水、防火、防塵、防蟲、防盜、防毒等基礎(chǔ)設(shè)備亦不能及時(shí)更新。導(dǎo)致檔案工作人員缺少良好的工作環(huán)境與工作條件，師生得不到便捷的檔案查詢服務(wù)，更嚴(yán)重的是對(duì)檔案資料長(zhǎng)期保存造成安全隱患。

（二）手工作業(yè)較多，檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。高校檔案是由多種類目構(gòu)成的有機(jī)整體，每種類型的檔案都有自身的獨(dú)特功能，其服務(wù)對(duì)象主要為校內(nèi)黨政機(jī)關(guān)和師生員工，也有部分服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的社會(huì)功能。高教大發(fā)展后，造成高?；A(chǔ)檔案收集的工作量非常大，在整理的過程中，許多高校依舊停留在手工的水平上，并且主要用紙質(zhì)形態(tài)保存，容易造成檔案整理工作效率低、出錯(cuò)率高的情況。高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢的另一原因是，各部門對(duì)檔案信息都持有保護(hù)的心態(tài)，資源不能及時(shí)共享，檔案部門為不同人群提供的服務(wù)授權(quán)有限，高校與高校、高校與社會(huì)之間信息共享更是舉步維艱。

（三）互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展，檔案信息安全存在隱患。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，高校檔案的信息服務(wù)渠道不斷拓展，全國(guó)所有的高校都建立自己的信息管理系統(tǒng)、基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，打破時(shí)空限制，不同程度地開展檔案信息咨詢服務(wù)。然而目前許多高校在提供檔案信息服務(wù)的過程中，尚未建立一整套方便、適合、周密、完善的審查體系，對(duì)應(yīng)保密信息、部分公開信息、分層次公開信息和完全公開信息把握不準(zhǔn)、把關(guān)不嚴(yán)。過去的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)告訴我們，越是受到普及的事物，越容易存在安全漏洞，稍有不慎就可能發(fā)生不當(dāng)公開事件，危害國(guó)家、社會(huì)和學(xué)校的安全穩(wěn)定。

（四）科技日新月異，檔案建設(shè)科技創(chuàng)新相對(duì)滯后。高校具有人才高度集中、學(xué)科交叉綜合、科研氛圍濃厚，學(xué)術(shù)環(huán)境寬松等優(yōu)勢(shì)，但在檔案科技創(chuàng)新、拓展服務(wù)功能方面，還存在一些值得注意的問題。如科研項(xiàng)目檔案資料整合難，要將一個(gè)不同學(xué)校、不同院系、不同部門共同完成的科研項(xiàng)目檔案資料收集齊全，整合歸檔，以便日后查閱難度非常大；檔案工作科技創(chuàng)新資源共享難，不同高校、不同部門、不同學(xué)科之間，檔案資源不能夠開放共享，信息管理系統(tǒng)利用率低；檔案的科技成果產(chǎn)生和轉(zhuǎn)化機(jī)制尚未形成，導(dǎo)致高校檔案工作的科研項(xiàng)目申報(bào)難、有影響的科研成果產(chǎn)生難，已有的科研成果產(chǎn)業(yè)化更難。

（五）宣傳意識(shí)不強(qiáng)，檔案文化功能難以有效發(fā)揮。高校檔案是高校文化信息的傳播載體，是文化創(chuàng)新的發(fā)源地，高校的檔案文化體現(xiàn)在大學(xué)文化建設(shè)的全過程始終。高校檔案一般通過現(xiàn)代化手段開發(fā)信息資源，在開放與共享中實(shí)現(xiàn)自身的文化價(jià)值。我們知道，每一個(gè)高校都有自己的歷史，都有自己的文化底蘊(yùn)，都建有自己的獨(dú)特檔案。然而由于各高校對(duì)檔案文化建設(shè)的重視程度和宣傳力度不同，許多高校對(duì)檔案建設(shè)的重要性、必要性認(rèn)識(shí)沒有提升到檔案文化視點(diǎn)的高度，檔案工作往往滿足于過去的查詢服務(wù)，忽視了對(duì)檔案的深度挖掘、歸納整理、開放共享，導(dǎo)致檔案的文化功能難以有效發(fā)揮。

三、新常態(tài)下高校檔案服務(wù)功能拓展的有效路徑

新常態(tài)下高校檔案工作的重點(diǎn)是進(jìn)一步開發(fā)利用高校的檔案資源，在提升辦學(xué)內(nèi)涵、層次的同時(shí)，開發(fā)、拓展學(xué)校歷史資源，挖掘其蘊(yùn)含的隱形資源價(jià)值，為師生提供良好的檔案服務(wù)，為高?？沙掷m(xù)發(fā)展提供支撐，為社會(huì)文明進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。

（一）加大檔案收集力度，強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。順應(yīng)新常態(tài)，高校要加大檔案收集力度，扎實(shí)做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作。在檔案的收集過程中，著力提高學(xué)校各級(jí)各類人員的檔案建設(shè)意識(shí)，要明確相關(guān)單位和具體人員的工作職責(zé)，強(qiáng)化敬業(yè)精神，激發(fā)工作熱情，從文件產(chǎn)生的源頭做好檔案收集工作，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，確?；A(chǔ)業(yè)務(wù)檔案資料收集準(zhǔn)確、完整。在檔案編研整理過程中，要按規(guī)范對(duì)大量的基礎(chǔ)資料進(jìn)行編輯整理，用紙質(zhì)和電子并存的方法予以保存，便于日后查詢服務(wù)。在檔案基礎(chǔ)設(shè)施升級(jí)改造方面，要與時(shí)俱進(jìn)，加大經(jīng)費(fèi)投入，不斷更新檔案館落后的條件和基礎(chǔ)設(shè)備，及時(shí)引入新產(chǎn)品、新技術(shù)、新軟件，為高校檔案建設(shè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化提供必要的硬件支撐。

（二）加快檔案建設(shè)速度，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。高校檔案信息化包括檔案設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案保管的縮微化、檔案復(fù)制檢索的自動(dòng)化。新常態(tài)下進(jìn)一步拓展高校檔案服務(wù)功能，重點(diǎn)是加快數(shù)字檔案館建設(shè)，為順利推進(jìn)此項(xiàng)工作，各級(jí)檔案員上交資料應(yīng)將相關(guān)文件提供電子文檔，相關(guān)資料轉(zhuǎn)化為電子圖片，以便進(jìn)入數(shù)據(jù)庫。同時(shí)高校應(yīng)整合各方面信息資源，開發(fā)、運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，依托互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)檔案管理與服務(wù)網(wǎng)站，為師生提供各種檔案信息咨詢服務(wù)。從更高層次上看，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，要將高校數(shù)字檔案館建成社會(huì)共享的信息平臺(tái)，逐步把全國(guó)已開放檔案和政府部門公開的信息采集起來，實(shí)施開放服務(wù)，使信息價(jià)值最大化，避免信息孤島。

（三）加強(qiáng)檔案安全管理，處理好檔案開放與保密的關(guān)系。據(jù)美國(guó)媒體報(bào)道，世界上每2分鐘就有1個(gè)企業(yè)因?yàn)樾畔踩珕栴}而倒閉，造成信息安全事故的原因，大約有70%是由于內(nèi)部員工的疏忽或有意泄密。因此，新常態(tài)下高校檔案檔案管理既要為不同層次的人員提供便捷的信息服務(wù)，同時(shí)也要對(duì)不合理操作導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)加以規(guī)避。具體做法上，首先要明確高校檔案信息審查的主體、原則、內(nèi)容和方法；其次要健全檔案室的人防、物防、技防三位一體的防范體系，確保檔案信息服務(wù)健康有序開展。為了規(guī)避信息開放的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)視權(quán)限，提供服務(wù)，如辦公系統(tǒng)主要用于管理干部查閱各種文件，科研系統(tǒng)主要用于科技人員查閱課題、項(xiàng)目、成果、申報(bào)、進(jìn)展情況，學(xué)籍管理系統(tǒng)主要用于學(xué)生查閱學(xué)分、節(jié)點(diǎn)、獎(jiǎng)罰情況，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)主要用于教職工查閱項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、工資津貼、福利發(fā)放等?？傊瑱n案部門要牢固樹立“服務(wù)師生”的工作理念，在確保檔案嚴(yán)肅性、機(jī)密性、安全性的同時(shí)，讓人們及時(shí)得到應(yīng)有的服務(wù)。

（四）加速檔案科技創(chuàng)新，發(fā)揮檔案科技引領(lǐng)作用。檔案是一個(gè)龐大的信息庫。然而，長(zhǎng)期以來受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，我國(guó)許多組織機(jī)構(gòu)和高校部門都將檔案視為私有財(cái)產(chǎn)，觀念上是“重藏輕用”，服務(wù)上是“你問我答、你來我查”消極被動(dòng)，管理上是體制陳舊、缺乏活力。新常態(tài)下，高校應(yīng)深入分析檔案科技創(chuàng)新工作的必要性、艱巨性和復(fù)雜性，要進(jìn)一步解放思想，不斷創(chuàng)新工作思路、工作方法、管理體制和運(yùn)行機(jī)制。在人力上，注重引進(jìn)具有良好創(chuàng)新素質(zhì)人才，同時(shí)加大專家對(duì)檔案科技創(chuàng)新的指導(dǎo)和培訓(xùn)；在財(cái)力上，不斷增加檔案館科技信息、科技設(shè)備、科技創(chuàng)新等活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)支持；在體制上，加大科技創(chuàng)新力度，努力形成既有利于調(diào)動(dòng)全體師生科技創(chuàng)新積極性，又有利于優(yōu)秀拔尖人才脫穎而出的管理體制和激勵(lì)機(jī)制；在服務(wù)上，利用高校數(shù)字檔案館和重大儀器設(shè)備的遠(yuǎn)程操控平臺(tái)，發(fā)揮好高校服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的科技引領(lǐng)作用。

（五）加強(qiáng)檔案輿論宣傳，營(yíng)造良好檔案文化氛圍。大學(xué)文化建設(shè)是國(guó)家文化建設(shè)的重要組成部分，是國(guó)家文化發(fā)展戰(zhàn)略的根基，直接關(guān)系著國(guó)家文化發(fā)展的興衰。而高校檔案文化是大學(xué)文化建設(shè)的重要載體，它能夠全面記錄和客觀反映大學(xué)文化的歷史和現(xiàn)在，并在一定程度上影響未來。新常態(tài)下，加強(qiáng)高校檔案文化建設(shè)，應(yīng)從多元化的視角出發(fā)，積極開展對(duì)檔案的輿論宣傳工作，利用輿論的力量，增強(qiáng)全員的檔案建設(shè)和保護(hù)意識(shí)，營(yíng)造良好的檔案文化氛圍。要按照國(guó)家建設(shè)文化強(qiáng)國(guó)的精神要求，利用高校人才、智力集中的優(yōu)勢(shì)，抓住招生宣傳、入學(xué)教育、重要會(huì)議、校慶活動(dòng)等時(shí)間節(jié)點(diǎn)，在內(nèi)部管理文化、對(duì)外服務(wù)文化、宣傳教育文化和校史傳承文化等方面，充分挖掘高校檔案的歷史資源和文化價(jià)值，提升高校檔案文化的軟實(shí)力，為弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值體系、豐富師生精神文化生活，打造出更多檔案文化精品。

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本文系2016年江蘇省高校檔案研究會(huì)檔案科研立項(xiàng)課題 “教育‘新常態(tài)’下高校檔案的服務(wù)功能拓展研究”課題號(hào)：jsgdf2016-10。）