信息化背景下電力企業(yè)檔案管理面臨的問題與對(duì)策探析

文/湖北正源電力有限公司 鄢秀清

信息化背景下電力企業(yè)檔案管理面臨的問題與對(duì)策探析

文/湖北正源電力有限公司 鄢秀清

現(xiàn)今社會(huì)中，各行業(yè)都不能夠缺少信息技術(shù)。信息化的新背景下，電力企業(yè)也逐步融入了信息化的整體進(jìn)程中。針對(duì)電力企業(yè)而言，檔案管理構(gòu)成了日常管理中的重要部分。信息化在很大程度上減少了紙質(zhì)檔案，引入了信息化的新型檔案管理方式。從電力企業(yè)本身來(lái)講，有必要明確信息化形勢(shì)下檔案管理現(xiàn)存的問題；結(jié)合檔案管理的真實(shí)狀況，探求具體的完善對(duì)策。

信息化；電力企業(yè)；檔案管理；面臨的問題；對(duì)策

在傳統(tǒng)管理中，電力企業(yè)保留的檔案通常為紙質(zhì)檔案。然而經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間，紙質(zhì)檔案很容易遭受腐蝕，因而在查閱檔案時(shí)很難辨認(rèn)檔案中的字跡。相比來(lái)看，信息化檔案具備了顯著的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，可以為電力企業(yè)節(jié)省更多資源，與此同時(shí)也增加了日常管理中的便捷性。在信息化形勢(shì)下，電力企業(yè)需要轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，明確日常檔案管理中的難點(diǎn)和弊端。企業(yè)在引入信息化管理的進(jìn)程中也需要因地制宜，完善各環(huán)節(jié)的電力檔案管理，密切結(jié)合檔案管理與信息化的進(jìn)程。

一、現(xiàn)存的問題

在傳統(tǒng)管理中，電力企業(yè)需要耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間用來(lái)查找檔案；與此同時(shí)，電力檔案的歸檔以及日常管理都包含了煩瑣的流程。進(jìn)入新時(shí)期后，信息化改變了電力檔案原有的管理狀態(tài)。在信息化手段的輔助下，檔案管理人員就可以通過(guò)掃描檔案，把有關(guān)的數(shù)值和信息存儲(chǔ)于硬盤。后期如果需要調(diào)取，那么只要遵照特定的檢索流程就能夠查閱信息。引入信息化的新模式后，企業(yè)內(nèi)部的有關(guān)部門也可以分享實(shí)時(shí)性的檔案信息，便于共享檔案資源。然而從現(xiàn)狀來(lái)看，電力企業(yè)在信息化形勢(shì)下的檔案管理并沒有達(dá)到成熟，仍暴露了如下的缺陷：

（一）針對(duì)電力檔案的信息化管理，有關(guān)人員仍欠缺必要的關(guān)注度。從認(rèn)識(shí)層面來(lái)講，檔案管理的相關(guān)人員并沒能給予重視，通常覺得引入信息化的手段會(huì)浪費(fèi)電力企業(yè)的更多資源，因而持有排斥的心態(tài)。從企業(yè)本身來(lái)看，電力企業(yè)也沒能投入足夠資金用來(lái)構(gòu)建信息化管理，因而很難確保實(shí)時(shí)性的檔案更新。在這種狀態(tài)下，檔案管理就容易暴露很多的缺陷。

（二）信息化雖然給檔案管理帶來(lái)了便利，但同時(shí)也威脅到最根本的檔案安全性。信息化模式的檔案管理有助于簡(jiǎn)化操作，然而相關(guān)人員卻很難在根本上保障檔案的完整及安全性。某些情況下，檔案即便遭到篡改，管理人員也很難查出篡改后的線索。因此，電力企業(yè)亟待增加必備的安全防控手段，以此來(lái)保障檔案內(nèi)部的信息完整。

（三）電力檔案在信息化管理的新形勢(shì)下，亟待引進(jìn)新型的管理人才。然而，電力企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理者通常沒能熟悉信息化的檔案操作流程，無(wú)法妥善防控信息化帶來(lái)的隱患和威脅。企業(yè)由于欠缺專門用于管理檔案的新人才，因而無(wú)法在根源上提升信息檔案管理的實(shí)效性。

二、探析完善對(duì)策

（一）切實(shí)轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)。近些年來(lái)，電力行業(yè)正在迅速擴(kuò)展規(guī)模，與之相應(yīng)的電力企業(yè)也獲得了顯著的進(jìn)步和發(fā)展。在新的形勢(shì)下，電力企業(yè)保存下來(lái)的檔案總數(shù)也會(huì)變得更多。企業(yè)檔案記載著珍貴的信息，可以為企業(yè)后期的各類決策提供參照。由此可見，電力企業(yè)有必要妥善保存并且利用檔案，做好實(shí)時(shí)性的檔案管理。完善檔案管理，需要借助新式的信息化途徑和手段。作為企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員，就有必要轉(zhuǎn)變不適當(dāng)?shù)恼J(rèn)識(shí)，真正意識(shí)到信息化對(duì)于電力檔案管理的重要價(jià)值。只有從根源上扭轉(zhuǎn)了認(rèn)識(shí)，才能夠真正接受新時(shí)期的信息化檔案管理。

（二）保障檔案安全。信息化不僅增加了便利，同時(shí)也帶來(lái)了隱患。這是由于，信息化狀態(tài)下的企業(yè)電力檔案更容易被篡改或者竊取。為保障最根本的檔案安全，電力企業(yè)有必要設(shè)置安全管理的規(guī)程，同時(shí)采取必備的防控手段來(lái)杜絕安全隱患。針對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的重要檔案，管理人員需要給予必要的加密，同時(shí)重視查閱檔案過(guò)程中的監(jiān)管，杜絕惡意盜取信息的情況發(fā)生。

（三）構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。做好信息化新時(shí)期的電力檔案監(jiān)管，關(guān)鍵點(diǎn)就是培育優(yōu)質(zhì)的信息化人才。電力企業(yè)只有引入了信息化的新型人才，才能有助于完善現(xiàn)存的檔案管理。從企業(yè)角度來(lái)看，就是要為檔案管理的有關(guān)人員提供必備的培訓(xùn)，讓管理人員明確信息化的具體管理措施。提升人員素質(zhì)，這樣做有助于全面防控檔案管理中的各種隱患以及風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也健全了檔案信息化管理中的相關(guān)操作。

三、結(jié)束語(yǔ)

從表面來(lái)看，電力檔案的保存和管理都是較容易的。然而實(shí)際上，檔案管理涉及了較多繁雜的流程和步驟。電力企業(yè)的有關(guān)人員如果忽視了細(xì)節(jié)管理，那么很容易造成電力檔案遺失或者破損的發(fā)生。面對(duì)信息化的時(shí)代背景，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)可并且接受信息化的電力檔案管理，在此基礎(chǔ)上更新現(xiàn)存的管理模式。然而截至目前，信息化的檔案管理仍沒能達(dá)到完善，有待長(zhǎng)期的改進(jìn)。未來(lái)的實(shí)踐中，電力企業(yè)的相關(guān)人員還需要不斷摸索經(jīng)驗(yàn)，從而服務(wù)于檔案管理綜合質(zhì)量的提高。

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