高校檔案信息化管理的思路研究

文/湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院 李清安

高校檔案信息化管理的思路研究

文/湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院 李清安

高校檔案是關(guān)系到國(guó)民根本的重要事情，如何做好檔案儲(chǔ)存和有效管理是發(fā)揮檔案在指導(dǎo)我國(guó)大學(xué)生管理的重要基礎(chǔ)保障。如何在新時(shí)代下做好高校檔案，是當(dāng)前高校檔案相關(guān)人員應(yīng)該值得思考和探索的問(wèn)題；本文就新時(shí)代背景下如何開(kāi)展高效的高校檔案工作進(jìn)行探討，為指導(dǎo)我國(guó)新形勢(shì)下高校檔案提供參考。

高校檔案；信息化管理；思路

當(dāng)前，時(shí)代在迅速改變，信息技術(shù)逐漸普及到各個(gè)領(lǐng)域，信息時(shí)代的到來(lái)，使得信息爆炸已經(jīng)成為當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要特點(diǎn)。

一、新形勢(shì)背景下給當(dāng)前高校檔案帶來(lái)的挑戰(zhàn)

在新的形勢(shì)之下，大數(shù)據(jù)運(yùn)用到了高校檔案中。大數(shù)據(jù)具有規(guī)模大、數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)快、數(shù)據(jù)形式多樣、數(shù)據(jù)價(jià)值高密度低的特點(diǎn)。針對(duì)大數(shù)據(jù)的這些特點(diǎn)，其給當(dāng)前高校檔案帶來(lái)的挑戰(zhàn)是多方面的。

（一）信息化給傳統(tǒng)的高校檔案理念和流程提出了極大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的高校檔案模式是通過(guò)高校檔案員把檔案資料分門(mén)別類地進(jìn)行歸類，做好標(biāo)記，以方便檔案查詢；但在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息量大，且很多檔案信息是交叉的，如果用傳統(tǒng)的檔案處理方法進(jìn)行保存管理，可能無(wú)法把這些大量的數(shù)據(jù)分類歸納好，且一些檔案信息是無(wú)法用傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行保存的。

（二）新形勢(shì)給檔案保存形式提出了新的要求。當(dāng)前的一些數(shù)據(jù)信息是通過(guò)電子文檔、電子圖片、音頻等信息方式進(jìn)行記錄和存儲(chǔ)的，這些數(shù)據(jù)要?dú)w檔進(jìn)行保存是無(wú)法通過(guò)傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料檔案進(jìn)行保存的。因此，這就要求新的檔案保存形式需要多樣化，且能夠分門(mén)別類對(duì)這些信息進(jìn)行整理，找出關(guān)鍵詞，方便以后進(jìn)行檔案查找。

（三）新形勢(shì)下給高校檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高要求。信息時(shí)代一個(gè)重要特點(diǎn)就是信息的多樣化和處理信息方式的復(fù)雜性；傳統(tǒng)高校檔案的工作人員只需要懂得高校檔案的基本理念和基本操作就可以，當(dāng)前，在新時(shí)代下，高校檔案人員要掌握多種技術(shù)，包括檔案資料分類、查詢、相關(guān)軟件的運(yùn)用、數(shù)據(jù)的閱讀等。因此，這些在新形勢(shì)下出現(xiàn)的高校檔案新要求使得高校檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)需要大力培養(yǎng)和提高。

二、信息時(shí)代帶給當(dāng)前高校檔案工作的優(yōu)勢(shì)

（一）信息化能夠提高高校檔案效率，降低管理成本。信息化能夠快速處理大量數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)處理能力，在處理檔案工作中具有較大的優(yōu)勢(shì)，不僅提高高校檔案效率，也能夠明顯降低運(yùn)作成本。當(dāng)前，社會(huì)上各行業(yè)、各單位的檔案數(shù)量越來(lái)越大，傳統(tǒng)的使用紙質(zhì)材料保存檔案所需的保存空間和紙質(zhì)成本較高；而運(yùn)用信息進(jìn)行保存和處理檔案工作，能夠把大量的數(shù)據(jù)保存在信息庫(kù)中，節(jié)省時(shí)間成本和降低材料成本。

（二）信息化能夠提高檔案保存質(zhì)量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力較差，一旦保存檔案地方出現(xiàn)水災(zāi)、火災(zāi)，紙質(zhì)檔案將難于保存，且紙質(zhì)檔案在保存時(shí)間較久后，容易出現(xiàn)紙質(zhì)老化、字跡模糊等。這些缺點(diǎn)在信息時(shí)代下完全可以避免，運(yùn)用計(jì)算機(jī)保存大量的檔案數(shù)據(jù)，只需很少量的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存空間就可以做到。

三、信息時(shí)代背景下提高高校檔案工作的有效對(duì)策

當(dāng)前高校檔案已經(jīng)廣泛運(yùn)用信息技術(shù)，如何面對(duì)信息給檔案工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，是當(dāng)前我國(guó)檔案工作面臨的主要任務(wù)。為了提高我國(guó)檔案工作在信息時(shí)代背景下的工作效率，現(xiàn)提出如下對(duì)策。

（一）大力培養(yǎng)能夠運(yùn)用信息進(jìn)行高校檔案的高端人才。人才是一切工作的生命線，信息時(shí)代背景下的高校檔案工作更是如此。傳統(tǒng)的高校檔案人才在計(jì)算機(jī)方面專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力都比較欠缺，如果只是更新管理設(shè)備和系統(tǒng)，沒(méi)有足夠多的人才去運(yùn)用和管理信息下的高校檔案系統(tǒng)，這只會(huì)導(dǎo)致高校檔案工作的低效率。因此，大力培養(yǎng)高校檔案的高端人才相當(dāng)關(guān)鍵。

培養(yǎng)高校檔案的現(xiàn)代化人才，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：一是政府鼓勵(lì)高校開(kāi)辦跨學(xué)科的復(fù)合型專業(yè)，如信息化和高校檔案的交叉學(xué)科專業(yè)；二是引進(jìn)國(guó)外高端高校檔案人才，利用高端人才去指導(dǎo)我國(guó)高校檔案人才適應(yīng)新時(shí)期下的檔案工作；三是大力投入資金開(kāi)展人才培養(yǎng)工作，人才的培養(yǎng)不僅需要時(shí)間，還需要足夠的資金作為保障。

（二）優(yōu)化高校檔案人才結(jié)構(gòu)，注入新鮮血液。我國(guó)高校檔案的人員結(jié)構(gòu)基本上處于“老齡化多、中年人少、年輕人無(wú)”的狀況，這是由于長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)我國(guó)高校檔案工作人員處于弱勢(shì)，比較少的人才投入到高校檔案工作來(lái)，幾乎沒(méi)有年輕人去從事高校檔案工作。信息時(shí)代下對(duì)人才的要求比任何時(shí)期都要高，沒(méi)有人才參與，信息化無(wú)從談起，因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代下開(kāi)展高校檔案工作的一個(gè)重要前提就是優(yōu)化高校檔案工作人員結(jié)構(gòu)，改變現(xiàn)在“老齡化多、中年人少、年輕人無(wú)”為“年輕人為主、中年人為輔、老年人參與”的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)。

（三）大力加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全性。信息化下的高校檔案雖然有很多優(yōu)勢(shì)，能夠明顯提高工作效率，降低工作成本，但是，鑒于檔案的重要性和數(shù)據(jù)丟失的高風(fēng)險(xiǎn)性，加強(qiáng)檔案工作的檔案數(shù)據(jù)安全性顯得尤為重要。信息化時(shí)代大量的數(shù)據(jù)可以通過(guò)一個(gè)小小的內(nèi)存卡進(jìn)行保存，有氣便利的優(yōu)勢(shì)，但存在數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，諸如電腦病毒、內(nèi)存卡損壞等。因此，信息化背景下的高校檔案工作要重視其保存的安全性。

檔案工作人員要提高檔案數(shù)據(jù)保存的安全意識(shí)，避免把電腦病毒帶入到保存檔案數(shù)據(jù)的電腦中；政府要出臺(tái)一些高校檔案工作細(xì)則，避免一些操作不當(dāng)引起檔案數(shù)據(jù)丟失。

總之，信息時(shí)代對(duì)高校檔案來(lái)說(shuō)，不僅是機(jī)遇，更是挑戰(zhàn)。因此，高校檔案一定要抓住這一機(jī)遇，不斷對(duì)高校檔案進(jìn)行完善和突破，把它融入信息化潮流中去，做到盡善盡美。

[1]鄧丹.關(guān)于提高高校檔案科學(xué)化水平的路徑選擇的探究[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2014(26):298-298.

[2]夏曉紅.論提高高校檔案科學(xué)化水平的路徑選擇[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2012(26):208-208.