淺析地勘檔案信息化管理的重要性

文/吉林省地礦勘察設(shè)計(jì)研究院 李春紅

淺析地勘檔案信息化管理的重要性

文/吉林省地礦勘察設(shè)計(jì)研究院 李春紅

在新形勢(shì)下，加強(qiáng)地勘檔案信息化的科學(xué)管理，充分發(fā)揮地勘檔案的潛在價(jià)值，促進(jìn)地勘事業(yè)發(fā)展。隨著地勘單位的全面深化改革的不斷深入，檔案信息化管理必須適應(yīng)新的情況、新的變化，盡快地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的發(fā)展需要，積極的構(gòu)建大地質(zhì)的新格局，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。

地勘檔案；繼續(xù)教育；新常態(tài)；信息化

地質(zhì)檔案是地質(zhì)工作人員成果的結(jié)晶，更是國家寶貴的財(cái)富。經(jīng)過50多年的發(fā)展，各地勘單位都積累了大量地質(zhì)科技材料，隨著地質(zhì)工作的發(fā)展，如何科學(xué)地管理好這些檔案，維護(hù)歷史真實(shí)面貌，延長其使用壽命，主動(dòng)的融入“一帶一路”全面發(fā)展戰(zhàn)略當(dāng)中。這對(duì)于吉林省地勘單位而言，做好地勘檔案管理工作，是檔案工作者的責(zé)無旁貸的任務(wù)。在省地礦局、院領(lǐng)導(dǎo)大力支持和指導(dǎo)下，積極落實(shí)檔案工作的精髓，以信息化建設(shè)作為今后科技檔案管理的重點(diǎn)，完善地勘檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)科技檔案數(shù)字化、資源共享，服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）地勘檔案管理者的觀念落后。在當(dāng)前地勘檔案管理工作中，普遍存在檔案管理者觀念落后的情況，其缺乏信息化的地勘檔案管理意識(shí)，錯(cuò)誤地認(rèn)為地勘檔案管理與信息化無關(guān)，甚至還認(rèn)為信息化管理不如傳統(tǒng)管理。

（二）地勘檔案管理設(shè)備落后。由于地勘單位對(duì)地勘檔案管理信息化建設(shè)的觀念認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致在地勘檔案管理所必需設(shè)備方面的投資較少，無固定檔案管理室的情況發(fā)生，更談不上地勘檔案管理了，地勘檔案資料查詢變得非常困難。更有甚者像計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等基本的信息化技術(shù)支撐基本沒有，阻礙了地勘檔案資料管理發(fā)展。

（三）檔案的關(guān)注程度不足。地勘單位很多人甚至部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案這份工作，并存在一些誤區(qū)，更談不上對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)了。認(rèn)為檔案工作就是一種保管性質(zhì)且可有可無，一不是單位的主要工作，二也不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。另外，檔案管理人員自身就對(duì)檔案管理工作沒有給予高度重視。

（四）管理力量不足，管理水平較低，管理手段滯后。檔案管理人員大多沒經(jīng)過專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，導(dǎo)致對(duì)管檔要求、材料的收集、整理、歸檔、裝訂等基本業(yè)務(wù)不精。另外有些檔案管理人員身兼數(shù)職，所做的工作僅僅是將材料放入檔案盒，并且不能及時(shí)系統(tǒng)的整理歸檔，甚至一些材料有的還不夠準(zhǔn)確。

（五）地勘檔案工作人員的綜合素質(zhì)、水平參差不齊。

目前大部分地勘單位的檔案管理人員專業(yè)知識(shí)配備不科學(xué)，而且綜合素質(zhì)較低。從事地勘檔案管理年輕人員對(duì)電腦、網(wǎng)絡(luò)信息的編錄、檢索和存儲(chǔ)管理水平較高，而對(duì)檔案管理需要的方法、手段、原則等基礎(chǔ)知識(shí)掌握的較少；經(jīng)驗(yàn)較豐富的、年長的地勘檔案管理者對(duì)于先進(jìn)的管理技術(shù)掌握的還很少，甚至對(duì)現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子信息、數(shù)據(jù)庫等不了解，導(dǎo)致對(duì)地勘檔案管理信息化建設(shè)難以推廣。

二、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)、全面提升專業(yè)人員的綜合素質(zhì)

（一）檔案管理是細(xì)致、準(zhǔn)確、連續(xù)性較強(qiáng)的工種。日常多數(shù)工作如基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、材料的分類、規(guī)章制度的建設(shè)等，需要檔案人員長時(shí)間的學(xué)習(xí)、知識(shí)的沉積、積累經(jīng)驗(yàn)，才能將檔案工作做到細(xì)致趨于完善。另外檔案人員的工作崗位不穩(wěn)定，也影響了到檔案工作的連續(xù)性。因此，從檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展上考慮，檔案人員工作的穩(wěn)定，檔案工作人員的教育培養(yǎng)以及他們的積極性和創(chuàng)造性，在當(dāng)前顯得尤為重要。

（二）重視檔案人員的繼續(xù)教育。社會(huì)已步入信息、數(shù)字化時(shí)代人們對(duì)檔案管理工作，提出了越來越高服務(wù)需求。作為檔案工作者，必須系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增長技能，提高檔案管理質(zhì)量，以便適應(yīng)崗位發(fā)展的需要。為了拓寬檔案人員專業(yè)技術(shù)知識(shí)面，現(xiàn)在單位訂閱了《中國檔案》《蘭臺(tái)內(nèi)外》《城建檔案》等專業(yè)雜志。

（三）完善檔案管理制度。提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，努力為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。在新的歷史條件下，領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持是做好檔案工作的重要因素。

三、提升檔案信息化管理的層次

（一）加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)。制度本身就是一種規(guī)范。單位要根據(jù)檔案工作的實(shí)際情況，制定適合本單位的管理辦法和制度。使檔案材料的形成、收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索、安全保管等基礎(chǔ)性工作做到有章可循，嚴(yán)格執(zhí)行。健全各項(xiàng)規(guī)章制度，真正做到檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。并在實(shí)際工作中逐步加以完善，使檔案管理真正做到具有信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）隨著檔案管理系統(tǒng)化、數(shù)字化的發(fā)展，檔案管理所需的軟件、錄入、編號(hào)、目錄檢索等系統(tǒng)的建立，顯得極其重要。單位建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，尤其是對(duì)期限度長且不易保存、具有專業(yè)課題利用價(jià)值紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為電子圖片資料，同時(shí)建立了聲像、照片、榮譽(yù)實(shí)物檔案，建立和健全其管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，充分地開發(fā)和利用檔案信息資源，更好地展示單位的發(fā)展面貌及歷史的真實(shí)記錄，以便使檔案信息資源的作用充分地發(fā)揮出來，為國家、社會(huì)、單位的發(fā)展建設(shè)服務(wù),是檔案工作者不可推卸的責(zé)任。

四、結(jié)束語

隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，地勘改革的不斷深入，作為合格地勘檔案工作者，科學(xué)規(guī)范的檔案信息化管理既要堅(jiān)持科技創(chuàng)新，又要以信息化為導(dǎo)向，才能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，才能充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)作用，共享地勘發(fā)展成果，才能促進(jìn)檔案事業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展，為新常態(tài)下構(gòu)建地勘大地質(zhì)發(fā)展提供有力支撐。