蒼溪縣人才交流中心檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與思考

文/四川廣元蒼溪縣人才交流中心 張桂華

蒼溪縣人才交流中心檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與思考

文/四川廣元蒼溪縣人才交流中心 張桂華

人才交流中心是社會(huì)中極為重要的機(jī)構(gòu)，其主要負(fù)責(zé)人才交流、人事代理、檔案轉(zhuǎn)接、人事建檔等多項(xiàng)關(guān)鍵性工作。因而，全面實(shí)行人才交流中心檔案的信息化管理，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。本文首先介紹了蒼溪縣人才交流中心檔案管理的基本現(xiàn)狀，分析了一些現(xiàn)存問題，然后從制度、重要性和人員素質(zhì)這幾方面出發(fā)，探討了蒼溪縣人才交流中心進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的具體措施。

人才交流中心；檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；思考

當(dāng)前我國教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，大學(xué)畢業(yè)生數(shù)目日漸增多。而我縣人才交流中心屬于人事管理的主要部門，如能對(duì)其實(shí)現(xiàn)全面信息化建設(shè)，就能夠提高人事檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。在新時(shí)期下，人才交流中心的檔案管理人員必須積極探索信息化管理方法，爭取為畢業(yè)生及用人單位提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息的準(zhǔn)確、高效傳輸。

一、人才交流中心檔案管理的基本現(xiàn)狀

（一）業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系不夠完善。在蒼溪縣人才交流中心，其檔案包含的內(nèi)容十分豐富，且時(shí)間跨度較大。由于檔案管理過程中存在一部分主客觀因素，導(dǎo)致檔案信息不時(shí)產(chǎn)生差錯(cuò)，或是出現(xiàn)數(shù)據(jù)不統(tǒng)一等現(xiàn)象。還有的時(shí)候，由于業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系出現(xiàn)問題，同一種信息卻有幾種不同的記載，使得當(dāng)事人或單位難以查詢到確切信息。

（二）設(shè)備設(shè)施投入不足。在我縣全面普及檔案管理信息化建設(shè)，是一項(xiàng)非常重要而又艱難的工作。要宣傳檔案信息化管理的重要意義，就必須要獲得上級(jí)的重視及支持，如此一來才能將信息化建設(shè)工作納入議事日程。但目前，人才中心僅有2臺(tái)電腦，無掃描儀等其他現(xiàn)代化信息錄入設(shè)備，明顯存在財(cái)力、人力等方面投入不足。這一情況會(huì)在一定程度上限制檔案管理信息化建設(shè)工作的發(fā)展，使其難以跟上社會(huì)向現(xiàn)代化發(fā)展的腳步。

（三）檔案管理人員素質(zhì)與技能亟待提高。在我縣人才交流中心，其檔案管理信息化建設(shè)的核心非人才莫屬。在當(dāng)前蒼溪縣人才交流中心的檔案管理人員中，普遍存在年齡較大、專業(yè)技能掌握不足、信息技術(shù)水平低等情況。這些管理人員大多缺少信息化建設(shè)的意識(shí)，也很難學(xué)會(huì)當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)，因而無法滿足人才交流中心檔案管理信息化建設(shè)的首要需求。

二、問題產(chǎn)生的主要原因

（一）沒有建立完善的政策法規(guī)。業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系存在缺陷，主要是由于沒有建立其相對(duì)完善的政策法規(guī)。在檔案管理信息化建設(shè)中，初始檔案和電子檔案未能完好地交融和銜接，在建立數(shù)據(jù)庫時(shí)也沒有及時(shí)處理好標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化等問題。如果缺少了必要的政策法規(guī)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系，檔案管理人員就得不到方式和方法上的引導(dǎo)，從而導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)無法落到實(shí)處。

（二）沒有意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。當(dāng)前對(duì)檔案管理投入的人力、財(cái)力不足，主要是因?yàn)檎疀]有意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。從當(dāng)前蒼溪縣人才交流中心的檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀看，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門對(duì)信息化建設(shè)工作還沒有引起足夠的重視，這使得檔案管理工作在革新過程中止步不前，體現(xiàn)不出原有的重要作用。

（三）沒有對(duì)管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)。當(dāng)前我中心的檔案管理人員普遍存在素質(zhì)不足的情況，這是因?yàn)闆]有對(duì)這部分人員進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)。管理人員沒有經(jīng)過良好的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，其信息化技能和運(yùn)用意識(shí)便明顯不足，跟不上現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展腳步。

三、我縣人才交流中心進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

（一）完善有關(guān)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系。在我縣人才交流中心實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前新時(shí)期背景下社會(huì)發(fā)展對(duì)我縣人事檔案管理工作提出的最新要求。要完成此項(xiàng)任務(wù)，就必須全面貫徹信息化建設(shè)思想，完善有關(guān)的規(guī)章制度，建立起科學(xué)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系，促進(jìn)人才交流中心的檔案管理工作朝著信息化方向邁進(jìn)。蒼溪縣人才交流中心不應(yīng)照搬以往人工管理的方式和制度，而應(yīng)當(dāng)遵循目前信息化建設(shè)的主要方向和理念，結(jié)合我縣實(shí)際情況，制定出新的規(guī)章制度與工作流程，使得人才交流中心的檔案管理工作有據(jù)可查、有章可循，提高檔案管理工作的有效性與規(guī)范性。尤其是在管理人事檔案時(shí)，其檔案內(nèi)容大多會(huì)關(guān)系到當(dāng)事人的個(gè)人隱私。對(duì)于這類檔案，更應(yīng)當(dāng)制定出完善的規(guī)章制度，確保人事檔案包含的信息能夠得到有效保護(hù)，從而進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

（二）強(qiáng)調(diào)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。從當(dāng)前情況看，我中心的一些管理人員還沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。而隨著我縣人事制度的改革已經(jīng)步入一個(gè)新的階段，各檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)提高對(duì)信息化建設(shè)的重視。人才交流中心的檔案管理人員必須要嚴(yán)格遵守國家的政策法規(guī)，在制度的指引下積極開展檔案管理信息化建設(shè)工作?？h級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門要加大對(duì)信息化建設(shè)的財(cái)力與人力投入，同時(shí)強(qiáng)化人才交流中心的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理信息化建設(shè)提供必需的物質(zhì)基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，不僅需要投入更多資金，還需要檔案管理人員充分意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。蒼溪縣有關(guān)部門要做好檔案管理信息化建設(shè)的宣傳工作，使大多數(shù)人都能深入理解檔案信息化管理的好處。人才交流中心的管理人員也要積極提升自我，在意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)重要性的前提下，提升服務(wù)質(zhì)量，真正做到將檔案管理信息化建設(shè)視為本職工作中最為關(guān)鍵的內(nèi)容。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)和技能。要實(shí)現(xiàn)人才交流中心的檔案管理信息化建設(shè)，就必須建立起一支高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，全面提升檔案管理人員的專業(yè)技能與素養(yǎng)。在檔案信息化建設(shè)時(shí)，檔案管理人員不但要具備極為豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，還必須具有過硬的專業(yè)知識(shí)水平和信息化管理技能。管理人員應(yīng)擁有強(qiáng)大的探索精神和創(chuàng)新意識(shí)，還要能夠熟練操作新型信息化管理設(shè)備。我縣有關(guān)部門要對(duì)人才交流中心的檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高其檔案管理理論素養(yǎng)與實(shí)際管理能力，同時(shí)培養(yǎng)管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的處理能力，以及對(duì)信息化檔案的歸檔分類水平。管理人員要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，改變以往落后的服務(wù)理念，利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化的管理手段，改進(jìn)服務(wù)形式，提高服務(wù)質(zhì)量，以此滿足社會(huì)向信息化層面發(fā)展的實(shí)際需求。管理人員還要主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)，爭取做到高質(zhì)、高效地完成本職工作。

四、結(jié)束語

在我縣全面推行人才交流中心的檔案管理信息化建設(shè)，不但是大勢所趨，也是人心所向。當(dāng)前社會(huì)是信息化社會(huì)，強(qiáng)化人才交流中心的信息化管理，能夠在很大程度上提升管理質(zhì)量及效率，使管理工作發(fā)揮出更好的作用。檔案管理信息化建設(shè)需要結(jié)合我縣實(shí)際情況，循序漸進(jìn)。要完善相關(guān)政策法規(guī)，宣傳信息化管理的優(yōu)勢，同時(shí)提高管理人員的素質(zhì)與技能，促進(jìn)檔案管理工作朝著信息化方向邁進(jìn)。

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