淺談醫(yī)院臨床科室文秘工作

文/華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬同濟(jì)醫(yī)院皮膚病與性病科　劉璐

淺談醫(yī)院臨床科室文秘工作

文/華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬同濟(jì)醫(yī)院皮膚病與性病科劉璐

本文首先對(duì)醫(yī)院臨床科室文秘的基本要求進(jìn)行了闡述，其次對(duì)如何做好醫(yī)院臨床科室文秘工作這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行了展開。最后，對(duì)提高醫(yī)院臨床科室文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)作了探討。

醫(yī)院臨床科室；文秘工作

一、醫(yī)院臨床科室文秘的基本要求

（一）更新知識(shí)。作為當(dāng)代醫(yī)院臨床科室文秘人員，不單要具備較高的文字功底，先進(jìn)的現(xiàn)代科技知識(shí)，熟練操作現(xiàn)代辦公設(shè)備，還需要具備一定的外語(yǔ)知識(shí)和相應(yīng)的醫(yī)學(xué)知識(shí)，具有積極探索、不斷進(jìn)取的精神，不斷補(bǔ)充和學(xué)習(xí)新知識(shí)、新思路、新觀念，做到及時(shí)更新、學(xué)以致用，在學(xué)習(xí)中加強(qiáng)知識(shí)領(lǐng)域的拓展，提升相應(yīng)的醫(yī)院臨床科室文秘工作方面的知識(shí)水平。本人通過(guò)在本科室對(duì)典型皮膚病病患進(jìn)行拍照，以及對(duì)相關(guān)病例資料的分類歸檔的實(shí)踐，實(shí)際上就是一個(gè)更新知識(shí)的重要來(lái)源。通過(guò)接觸這些資料對(duì)皮膚病與性病的病癥有了更多的了解。

（二）具備奉獻(xiàn)、服務(wù)意識(shí)。醫(yī)院臨床科室文秘工作人員要能夠正確認(rèn)識(shí)自我，不驕不躁、善待病人，具有愛(ài)崗敬業(yè)精神，在工作中找到自己的定位和平衡點(diǎn)，用切實(shí)行動(dòng)為醫(yī)院的壯大發(fā)展貢獻(xiàn)一份自己的力量。此外，還需具備良好的服務(wù)意識(shí)，不斷改進(jìn)工作作風(fēng)，提高作為醫(yī)院文秘工作人員的服務(wù)質(zhì)量。盡心做好日常職責(zé)工作，具備較高的服務(wù)意識(shí)，保持高度負(fù)責(zé)的心態(tài)認(rèn)真完成每一項(xiàng)工作。

（三）煥新面貌。醫(yī)院的辦公室也可稱之為醫(yī)院經(jīng)由社會(huì)的“窗口”，也是同外界接觸更多的地方，而醫(yī)院文秘工作者的工作質(zhì)量、辦事效率、禮儀態(tài)度直接關(guān)系著醫(yī)院在廣大群眾中的公眾形象。而作為醫(yī)院文秘工作者，每天都應(yīng)當(dāng)以最佳的形象和全新的面貌來(lái)迎接病患者和同事。

二、如何做好醫(yī)院臨床科室文秘工作

（一）知曉醫(yī)院臨床科室文秘工作的特點(diǎn)。我院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、培干于一體的現(xiàn)代化綜合性醫(yī)院，擁有眾多臨床醫(yī)技科室及各類行政職能部門。正因?yàn)獒t(yī)院的較強(qiáng)綜合性從而決定了臨床科室文秘工作其溝通上下、協(xié)調(diào)左右的樞紐作用。

1.綜合性。醫(yī)院各臨床科室文秘需聯(lián)絡(luò)上下左右，協(xié)調(diào)四面八方，工作范疇涉及醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政管理、后勤保障等諸多方面。

2.中介性。醫(yī)院臨床科室文秘是作為一個(gè)上傳下達(dá)的中轉(zhuǎn)聯(lián)絡(luò)站而存在的，上級(jí)行政職能部門傳達(dá)到科室的各項(xiàng)通知須及時(shí)向各臨床科室領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)并及時(shí)將相關(guān)實(shí)際情況反饋上去。

3.從屬性。文秘作為臨床科室領(lǐng)導(dǎo)工作的助手，必須嚴(yán)格執(zhí)行科主任等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的指示、決策，自覺(jué)服從領(lǐng)導(dǎo)安排，做好協(xié)助工作。

4.服務(wù)性。文秘工作離不開“服務(wù)”兩個(gè)字，有人把秘書工作比喻成“上管天文地理、下管雞毛蒜皮”說(shuō)的就是這個(gè)道理。

（二）明確醫(yī)院臨床科室文秘的工作職責(zé)。醫(yī)院臨床科室文秘是以服務(wù)科室為目的而開展工作的，作為醫(yī)院臨床科室文秘人員需協(xié)助科室進(jìn)行文件處理、會(huì)議安排、臨床醫(yī)療、后勤保障等各項(xiàng)事務(wù)的管理。具體職責(zé)如下：

1.做好各類行政文件、信函等材料的收發(fā)轉(zhuǎn)遞工作，同時(shí)做好反饋，做到手續(xù)完備，及時(shí)準(zhǔn)確；

2.將上級(jí)職能部門（院辦、人事處、醫(yī)務(wù)處等）下發(fā)的文件及各類紙質(zhì)版材料做好復(fù)印、備份、歸檔工作，以便查閱；

3.及時(shí)、準(zhǔn)確地向科主任、護(hù)士長(zhǎng)等領(lǐng)導(dǎo)及科室相關(guān)人員傳達(dá)上級(jí)職能部門各項(xiàng)通知及各類會(huì)議學(xué)習(xí)講座等事宜；

4.代表科室參加重要會(huì)議時(shí)，積極做好會(huì)議記錄，并能及時(shí)有效地向本科室傳達(dá)會(huì)議精神及相關(guān)情況說(shuō)明；

5.負(fù)責(zé)起草各類文書初稿，輔助教授做好授課幻燈片，在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)自身問(wèn)題從而使自己不斷得以提升；

6.做好日?？剖遗R床典型病例照片的拍攝，并及時(shí)結(jié)合相關(guān)病例資料進(jìn)行分類歸檔；

7.負(fù)責(zé)科內(nèi)報(bào)銷事宜，各類用品采購(gòu)領(lǐng)用發(fā)放工作，積極做好后勤保障工作。

（三）加強(qiáng)醫(yī)院臨床科室文秘工作質(zhì)量的重點(diǎn)。重點(diǎn)在于對(duì)文秘人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的強(qiáng)化上。目前我國(guó)在醫(yī)院文秘教育工作上已比較重視，但與社會(huì)需求相比仍舊跟不上社會(huì)發(fā)展節(jié)奏，醫(yī)院文秘工作所需要的工作人員不僅需要具備基本文秘專業(yè)知識(shí)，還需具備比較扎實(shí)的醫(yī)療相關(guān)專業(yè)知識(shí)。文秘工作其本質(zhì)是為領(lǐng)導(dǎo)層以及領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人進(jìn)行綜合性的輔助管理服務(wù)活動(dòng)，對(duì)于國(guó)家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位來(lái)講是領(lǐng)導(dǎo)決策同執(zhí)行間的樞紐環(huán)節(jié)，而對(duì)于醫(yī)院臨床科室來(lái)講，文秘工作就是醫(yī)院同科室，科室同科室間的紐帶，是科室的重要環(huán)節(jié)，保證了科室更為有效的運(yùn)轉(zhuǎn)。但就目前大多醫(yī)療機(jī)構(gòu)在文秘招聘時(shí)多以“醫(yī)療相關(guān)專業(yè)，能熟練操作電腦者優(yōu)先”為招聘要求，這也導(dǎo)致了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的文秘人員在秘書專業(yè)技能上不足，因此，醫(yī)院需將提升科室文秘專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理作為重點(diǎn)。

三、提高醫(yī)院臨床科室文秘人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的探討

在提高醫(yī)院臨床科室文秘工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)方法上，可歸納為以下幾個(gè)方面：

（一）加強(qiáng)醫(yī)院臨床科室文秘人員職業(yè)道德修養(yǎng)。將重點(diǎn)放在政治素質(zhì)的強(qiáng)化上，做人需具備的基本品質(zhì)，沒(méi)有良好的品德修養(yǎng)，即便能力再?gòu)?qiáng)也不會(huì)受到同事的推崇與信賴。要想成為醫(yī)院臨床科室文秘的合格人才，首先就必須具備一定的思想道德修養(yǎng)，思想端正，這是做人做事的根本。其次，要具有愛(ài)崗敬業(yè)、勤于奉獻(xiàn)、實(shí)事求是的精神，忠于自己的職責(zé)，服從醫(yī)院及科室領(lǐng)導(dǎo)的安排，具備堅(jiān)定的政治思想立場(chǎng)，敢于接受新事物、新觀念，不斷提高自身的思想理論水平。最后要能夠經(jīng)受得住誘惑、耐得住時(shí)間的考驗(yàn)，不以名利得失為主要目標(biāo)，不驕不躁，不狐假虎威，誤將文秘當(dāng)作是領(lǐng)導(dǎo)人的代名詞，不能借用領(lǐng)導(dǎo)權(quán)利和影響力做違法亂紀(jì)的事，以及處理個(gè)人私事。正確的對(duì)文秘工作進(jìn)行定位，清楚文秘工作的職責(zé)和責(zé)任。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院臨床科室文秘工作人員的基本訓(xùn)練。提升醫(yī)院臨床科室文秘工作人員在公文處理方面的綜合能力和辦公水平。要想成為一名合格的醫(yī)院臨床科室文秘工作人員，就必須具備扎實(shí)的文字功底。最行之有效的方法就是參與實(shí)踐，在實(shí)戰(zhàn)中積累經(jīng)驗(yàn)，一步一個(gè)腳印練好基本功。此外，醫(yī)院文秘工作者需加強(qiáng)在科室中的工作計(jì)劃、總結(jié)、申請(qǐng)報(bào)告、應(yīng)用文書以及新聞稿撰寫等方面的寫作技巧，能夠全面掌握并熟練運(yùn)用。這些文體通常都有固定格式，但也要注意不能有因?yàn)轳R虎而導(dǎo)致的遺漏錯(cuò)誤問(wèn)題的出現(xiàn)。與此同時(shí)，還應(yīng)全面掌握并能熟練運(yùn)用辦公自動(dòng)化技術(shù)、辦公軟件、現(xiàn)代化設(shè)備等。當(dāng)代是信息技術(shù)日益更新、科技技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)期，只有與社會(huì)發(fā)展共同進(jìn)步，才能不被時(shí)代所淘汰，更好地勝任醫(yī)院臨床科室文秘工作。

（三）實(shí)施目標(biāo)考核制度。年初可制定目標(biāo)責(zé)任書，責(zé)任書具體內(nèi)容可概括為三類：

一是明確分內(nèi)和分外兩個(gè)目標(biāo)。分內(nèi)目標(biāo)是根據(jù)醫(yī)院科室文秘人員的職責(zé)來(lái)定，文秘人員需擔(dān)負(fù)的責(zé)任和目標(biāo)任務(wù)需在工作日內(nèi)完成。分外目標(biāo)則是醫(yī)院科室文秘人員運(yùn)用自身業(yè)余時(shí)間進(jìn)行報(bào)刊投稿。

二是切實(shí)達(dá)到兩個(gè)保證，做到不影響主要工作的前提下，分內(nèi)分外同時(shí)兼顧。

三是落實(shí)懲罰制度。根據(jù)責(zé)任書相關(guān)規(guī)定，把全年的任務(wù)具體分派并落實(shí)到每月、每季中，并統(tǒng)一由科室領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查、督促。對(duì)于一次考核不過(guò)關(guān)的需提出一定批評(píng)，科室要采取切實(shí)的趕超措施；而對(duì)于兩次考核都不過(guò)關(guān)的，科室可給予黃牌警告，并由科室領(lǐng)導(dǎo)制定出相應(yīng)激勵(lì)措施。

（四）做好醫(yī)院臨床科室各?？崎g內(nèi)部的結(jié)合。醫(yī)院臨床科室各?？菩柽M(jìn)行內(nèi)部互幫互助，即形成老帶新、新促老，新老文秘在工作中共同進(jìn)步的良好氛圍。讓文秘老同志所具有豐富經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)勢(shì)得到更大化的發(fā)揮，從多方面對(duì)新文秘人員進(jìn)行指導(dǎo)，從而讓新員工成長(zhǎng)地更快。同時(shí)老同志也可借助新員工活躍的思維，創(chuàng)新想法，在一定程度上有助于老同志融合新觀念、新思想，實(shí)現(xiàn)文秘隊(duì)伍整體的年輕化，這樣也更利于形成良性人才發(fā)展梯隊(duì)。

四、小結(jié)

醫(yī)院臨床科室文秘工作本身是一項(xiàng)綜合性比較強(qiáng)的工作，因此對(duì)文秘工作者要求也會(huì)相應(yīng)較高。良好的專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德、相關(guān)醫(yī)療知識(shí)、扎實(shí)的文字功底都是不可缺少的，此外要具有服務(wù)精神、奉獻(xiàn)精神，較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，才能在新時(shí)期更好地勝任醫(yī)院臨床科室的文秘工作。

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［2］劉玉芹.談醫(yī)院辦公室秘書工作的特點(diǎn)及素養(yǎng)［J］.中華現(xiàn)代臨床醫(yī)學(xué)雜志，2005（01）：95-96.

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