試論血站設(shè)備檔案形成的特點(diǎn)、整理方法與體會(huì)

文/唐山市中心血站　劉寶云

試論血站設(shè)備檔案形成的特點(diǎn)、整理方法與體會(huì)

文/唐山市中心血站劉寶云

本文分析了血站設(shè)備檔案形成的特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際工作介紹了血站設(shè)備檔案的整理方法及體會(huì)。

血站設(shè)備檔案；特點(diǎn)；整理方法；體會(huì)

采供血機(jī)構(gòu)是我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)中具有保障作用的重要環(huán)節(jié)和部門。依據(jù)《中華人民共和國(guó)獻(xiàn)血法》和相關(guān)法規(guī)，全國(guó)地級(jí)以上城市普遍設(shè)置了采供血機(jī)構(gòu)（即中心血站），負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)氐牟晒┭ぷ?。唐山市中心血站是?jīng)唐山市人民政府批準(zhǔn)依法設(shè)置的采供血機(jī)構(gòu)。承擔(dān)全市轄區(qū)內(nèi)800萬人口的采供血任務(wù)。在日常大量的采供血工作中，各類專用設(shè)備與業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合，為保障獻(xiàn)血者和用血者的安全，設(shè)備的應(yīng)用起到了基礎(chǔ)性的保障作用。多年來，在血站設(shè)備檔案管理實(shí)踐中，對(duì)設(shè)備的地位、設(shè)備檔案形成的特點(diǎn)、整理方法有切身的體會(huì)。

一、血站設(shè)備在業(yè)務(wù)工作中的地位

采供血機(jī)構(gòu)是以提供血液制品作為特殊產(chǎn)品的部門。血液制品的質(zhì)量與安全是采供血機(jī)構(gòu)運(yùn)行的根本要求，它關(guān)系到用血者的康復(fù)與安全。血站各類設(shè)備在采供血業(yè)務(wù)中的正常運(yùn)行是保證各種血液制品質(zhì)量和效益的手段。各類專業(yè)設(shè)備的應(yīng)用與業(yè)務(wù)工作的效益、質(zhì)量、安全融為一體。以唐山市中心血站為例，設(shè)備的應(yīng)用與地位在業(yè)務(wù)工作中有三個(gè)方面的重要作用。

（一）血站各類設(shè)備的應(yīng)用是完成工作任務(wù)的保證。為保證全市醫(yī)療用血，唐山市中心血站的采供血工作量巨大。僅以2013年至2015年采供血數(shù)據(jù)為例：2013年，全年共計(jì)采血93104人次，其中全血87088人次；血小板6016人次，共32.80噸（其中采集全血30.90噸，血小板1.90噸）。全年供應(yīng)臨床懸浮紅細(xì)胞29.10噸，冷沉淀13671個(gè)單位，血小板10060個(gè)治療量。2014年，全年共計(jì)采血84476人次，全年共計(jì)采血29.61噸（其中采集全血27.53噸，血小板2.08噸）。全年供應(yīng)臨床懸浮紅細(xì)胞類27.38噸，血小板10495治療量，冷沉淀14139單位。2015年，全年采血84126人次，全年共計(jì)采血28.98噸（采集全血26.65噸，血小板2.33噸）。全年供應(yīng)臨床懸浮紅細(xì)胞類25.79噸，血小板11620治療量，冷沉淀類19028單位。如此巨大的采供血工作，是以每人次的采供血為單位，經(jīng)過采集、檢驗(yàn)、成分、包裝、存儲(chǔ)、供血等環(huán)節(jié)，最后用于臨床醫(yī)療。如果沒有質(zhì)量?jī)?yōu)良、性能穩(wěn)定、自動(dòng)化程度高的各種專用設(shè)備的應(yīng)用，單純依靠人工方法是不能完成的。不但血液制品的數(shù)量、種類、質(zhì)量不能充分保障，而且血站的運(yùn)行成本將激增，血站的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益將大幅下降。

（二）血站各類專業(yè)設(shè)備的應(yīng)用是血液制品質(zhì)量控制的保證。質(zhì)量就是生命，責(zé)任重于泰山。血液制品作為特殊產(chǎn)品，保證血液質(zhì)量是血站生存的根本。目前，唐山市中心血站涉及的血液檢驗(yàn)指標(biāo)有數(shù)十個(gè)，血液制品種類有十多種。而且隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，社會(huì)不同個(gè)體的需求，檢驗(yàn)的項(xiàng)目和血液制品的種類還會(huì)增加。而所有這些關(guān)系血液制品質(zhì)量和安全的檢驗(yàn)項(xiàng)目與成分的過程，都是通過各種專業(yè)儀器設(shè)備完成的。一個(gè)現(xiàn)代化的血站，如果沒有專業(yè)設(shè)備的應(yīng)用，保證血液制品的質(zhì)量與安全幾乎是不可能的。多年來，唐山市中心血站憑著高度的責(zé)任心和專業(yè)設(shè)備的應(yīng)用，在保證臨床用血中，無一例經(jīng)血傳染性疾病的發(fā)生，有效地維護(hù)了人民的身體健康。

（三）血站各類專業(yè)設(shè)備是血液安全保管和運(yùn)送的保證。

血站除保障正常的臨床醫(yī)療用血外，作為唐山市行政區(qū)域的血液中心，還必須根據(jù)用血量的實(shí)際情況，對(duì)用血高峰期和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件緊急情況下的大量用血有所儲(chǔ)備。因此，合理周轉(zhuǎn)和應(yīng)急儲(chǔ)備一定數(shù)量的血液制品，是血站的常態(tài)化工作。血液制品的儲(chǔ)存和運(yùn)送是保證用血安全的最后防線，符合血站技術(shù)規(guī)范要求的低溫、恒溫血庫設(shè)備和運(yùn)送血制品的專用設(shè)備是用血安全的保證。

二、血站設(shè)備檔案形成的特點(diǎn)

采供血機(jī)構(gòu)是政府直接管理的事業(yè)單位，為保證血液制品的質(zhì)量與安全，有效維護(hù)人民的生命與健康，政府在血站設(shè)備的購置和專業(yè)設(shè)備的運(yùn)行檢驗(yàn)等方面，實(shí)行了全程監(jiān)管。因此，血站設(shè)備檔案的形成除具備一般設(shè)備檔案構(gòu)成來源外，還具有如下特點(diǎn)。

（一）設(shè)備購置前行政監(jiān)管形成的文件材料。為保證血站設(shè)備的質(zhì)量和購置成本控制，血站購置設(shè)備前，根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要，對(duì)所需購置設(shè)備的用途、功能、型號(hào)、價(jià)格等向政府主管部門報(bào)告。經(jīng)政府主管部門審核批準(zhǔn)后，在政府主管部門監(jiān)督下進(jìn)行招標(biāo)采購。在這個(gè)過程中，形成了預(yù)算報(bào)告、政府有關(guān)部門批復(fù)、招投標(biāo)書、購貨合同等一系列文件材料，成為設(shè)備檔案的重要組成部分。

（二）設(shè)置開箱、安裝、調(diào)試、培訓(xùn)等形成的文件材料。

設(shè)備到站后，開箱驗(yàn)收時(shí)隨設(shè)備標(biāo)配的裝箱清單、設(shè)備中英文使用說明書、光盤、操作手冊(cè)、操作規(guī)程等文件材料；設(shè)備安裝調(diào)試時(shí)形成的安裝驗(yàn)收記錄、設(shè)備調(diào)試運(yùn)行記錄，維護(hù)記錄等文件材料；對(duì)業(yè)務(wù)人員的操作培訓(xùn)記錄、運(yùn)行使用記錄等文件材料。

（三）設(shè)備檢驗(yàn)、日常維護(hù)、試劑檢驗(yàn)等形成的文件材料。作為政府監(jiān)管的重要組成部分，對(duì)大型關(guān)鍵設(shè)備的校驗(yàn)，每年由標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量監(jiān)督部門給予認(rèn)證；設(shè)備在運(yùn)行前，每天都由業(yè)務(wù)人員進(jìn)行日常運(yùn)行維護(hù)；血液檢驗(yàn)所需的不同批次的試劑，使用前都要經(jīng)過設(shè)備測(cè)試。以上這些文件材料，不僅是血站業(yè)務(wù)工作的重要指標(biāo)，同時(shí)也是設(shè)備檔案的重要組成部分。

三、整理方法及體會(huì)

唐山市中心血站現(xiàn)整理保存設(shè)備檔案144卷（冊(cè)），涉及各種專業(yè)設(shè)備100多臺(tái)（套），固定資產(chǎn)價(jià)值5311萬余元。依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T 11822（2008），兼顧血站設(shè)備檔案形成的特點(diǎn)，采用如下整理方法：

（一）單獨(dú)設(shè)置。在唐山市中心血站全宗內(nèi)，按科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成范圍，設(shè)備檔案作為技術(shù)檔案的一個(gè)類別，單獨(dú)設(shè)置目錄排列。

（二）組卷。按設(shè)備檔案形成特點(diǎn)和一般案卷構(gòu)成要求，按卷內(nèi)文件材料形成的重要程度和時(shí)間順序，分別對(duì)政府行政監(jiān)管形成的文件材料、設(shè)備開箱驗(yàn)收材料、設(shè)備安裝調(diào)試材料、操作培訓(xùn)材料、驗(yàn)收記錄、維修記錄、校驗(yàn)記錄等整理排列。

（三）案卷編目。依據(jù)案卷內(nèi)文件排列順序，分別對(duì)每份文件材料按要求編寫頁號(hào)，編制案卷封面（主要包括擬寫案卷標(biāo)題、填寫編制單位、編制日期、保管期限、檔號(hào)、填寫目錄號(hào)、順序號(hào)、卷內(nèi)目錄等）。

（四）案卷裝訂。設(shè)備檔案一般不裝訂，對(duì)隨機(jī)標(biāo)配的設(shè)備說明書、操作規(guī)程、操作手冊(cè)等裝訂的材料保持原樣。

（五）幾點(diǎn)體會(huì)。檔案整理的基本要求是齊全完整，最大限度地保存文件材料的連續(xù)性，便于保管和利用。鑒于血站設(shè)備檔案地重要性和特殊性，設(shè)備在正常運(yùn)行中行政監(jiān)管和業(yè)務(wù)工作使用中相結(jié)合形成的新的文件材料，需按實(shí)際情況進(jìn)行處理。一是政府技術(shù)監(jiān)督部門對(duì)重要設(shè)備的校驗(yàn)認(rèn)證是常態(tài)化管理。為便于管理和利用，每年應(yīng)單獨(dú)組卷排列。二是作為業(yè)務(wù)工作的技術(shù)要求和標(biāo)準(zhǔn)，日常對(duì)設(shè)備的檢測(cè)、保養(yǎng)和維護(hù)等形成的文件材料，各種批次試劑檢測(cè)與設(shè)備儀器的使用已融為一體形成的文件材料，作為業(yè)務(wù)檔案的構(gòu)成隨業(yè)務(wù)檔案歸檔管理。三是對(duì)設(shè)備的改造、維修和配件更換等形成的文件材料，為便于整理、保管和利用，應(yīng)單獨(dú)整理組卷排列。