淺淡企業(yè)檔案信息化建設與管理

曹倩

【摘要】隨著計算機科學技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理方式也正在經(jīng)歷巨大的變革。新的計算機軟硬件技術(shù)越來越廣泛地被檔案管理人員所吸收并應用，大大加快了電子檔案管理建設的步伐。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案；信息化；建設

隨著科學技術(shù)的迅速發(fā)展，各個行業(yè)受到信息化的沖擊，檔案信息化建設正在逐步深入地發(fā)展，推動檔案工作的科學發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案工作模式已經(jīng)不適應社會發(fā)展的需求，因此檔案工作數(shù)字化的開展已經(jīng)是迫在眉睫。檔案數(shù)字化建設成為檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展的必然趨勢，是促進檔案管理工作現(xiàn)代化的客觀要求。

一、企業(yè)檔案信息化建設的重要性

（一）可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為企業(yè)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。

（二）形勢發(fā)展的需求。檔案信息資源只有實現(xiàn)了信息資源的共享，很好地為企業(yè)領(lǐng)導和廣大技術(shù)員工所利用，才能充分發(fā)揮其效用。此外，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化。近年來，檔案載體逐漸被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案室提出了一個亟待解決的課題，即電子檔案的收集、保管、保護和利用手段問題，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是實現(xiàn)檔案室的數(shù)字化。

（三）有助于為企業(yè)提供信息支持決策，提升檔案服務能力。企業(yè)檔案電子化建設將促使與之相關(guān)的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛運用，從而將促進檔案管理理論、技術(shù)和方法的變革，徹底改變檔案館封閉、半封閉的狀況，實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，極大地提升檔案工作在信息社會中的服務能力。決策的及時正確、管控措施是否得當，要靠信息的完整、準確和快速的綜合分析能力來保證，企業(yè)檔案信息化建設恰好在一定程度上可以滿足這些要求，特別是企業(yè)檔案信息化建設與企業(yè)辦公系統(tǒng)有著密不可分的聯(lián)系，所以對于支持決策有著天然的優(yōu)勢。

二、企業(yè)檔案信息化建設與管理措施分析

（一）完善檔案信息化建設管理體系。逐步建立完善檔案數(shù)字化建設的制度規(guī)范，建立統(tǒng)一的標準體系，是檔案數(shù)字化建設的首要外部驅(qū)動力，其首要目標是建立規(guī)范的管理制度。在建立數(shù)字化系統(tǒng)的同時，形成配套的適用于檔案收集、審核、儲存、使用等各環(huán)節(jié)的管理制度，保障整個過程有序進行。其次，要統(tǒng)一評價標準，綜合借鑒國際標準與國內(nèi)相關(guān)法律法規(guī)，兼容目前各先進檔案管理標準的優(yōu)勢，建立一個統(tǒng)一的系統(tǒng)的標準體系，避免“信息孤島”的出現(xiàn)。合理的檔案數(shù)字化指標體系是指導各單位組織建立規(guī)范的電子化檔案的標尺。優(yōu)化的崗位設置是人力資源充分發(fā)揮的前提，長效的人才激勵機制是檔案管理人員積極進取的保證。完善的制度建設和統(tǒng)一的標準體系建設是檔案數(shù)字化建設進程中的重中之重。

（二）加強檔案管理基礎(chǔ)設施建設。為了實現(xiàn)企業(yè)的檔案信息化，提高企業(yè)的信息技術(shù)水平，就必須要加強對硬件等基礎(chǔ)設施的建設，充分發(fā)揮計算機的功能，建立企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時還要及時進行各項系統(tǒng)的更新，在分析紙質(zhì)檔案記錄的弊端上，利用先進的信息技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的高度共享。實力不同的企業(yè)更要學會充分利用現(xiàn)有的多媒體設備，中小型企業(yè)雖然無法投入大量的資金進行企業(yè)檔案信息的建設，但可以結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際，配置相應的計算機，優(yōu)化處理企業(yè)現(xiàn)有的信息資料，根據(jù)材料的特點將文件進行分類整理。企業(yè)檔案信息化建設可以在現(xiàn)有的人員儲備上花費更多的時間和精力去維護和保養(yǎng)系統(tǒng)，才能實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)資源的網(wǎng)絡性和共享性，適時地整理企業(yè)的重要信息資源是一個企業(yè)長期發(fā)展所必須采納的重要措施，這也是目前中小型企業(yè)發(fā)展所需要借鑒的方式。

（三）加強檔案管理的規(guī)范化建設。時代的發(fā)展要求企業(yè)的檔案管理工作必須更加完善，在加強相應的規(guī)章制度建設的同時，促進企業(yè)的檔案信息化建設，保證企業(yè)檔案管理工作的有效開展。企業(yè)在加強信息技術(shù)的投入時還需要有一個標準來銜接檔案工作中的各項業(yè)務和流程的開展，為企業(yè)的良好發(fā)展打下基礎(chǔ)。與此同時，企業(yè)檔案信息化建設的規(guī)范性也是一個企業(yè)所必需的，規(guī)范化的制度才能保證整個管理工作的正常運行，這也是一個企業(yè)進行檔案信息化建設創(chuàng)新的基礎(chǔ)和前提。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。隨著社會的進步，擁有技術(shù)性的人才也越來越多，但是單純擁有技術(shù)的工作人員還不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求，技術(shù)型人才的綜合素質(zhì)也應該列入企業(yè)選擇員工的標準，企業(yè)檔案的信息化建設不僅僅需要檔案信息的守護者，更需要善于發(fā)掘信息的管理者，只有這樣才能最終實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設。因此，企業(yè)可以通過開展培訓、講座、研討會等形式提高技術(shù)人員的能力，提升綜合素質(zhì)，培養(yǎng)技術(shù)人員的創(chuàng)新意識，為企業(yè)未來的檔案信息管理工作的創(chuàng)新儲備資源。

三、結(jié)語

在經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展的條件下，信息技術(shù)的應用全面而廣泛，進行檔案信息化建設，能夠有效打破傳統(tǒng)的信息資源利用封閉狀況。在快速發(fā)展的社會環(huán)境下為社會和公眾更加及時有效地提供信息資源，才能更好地體現(xiàn)檔案工作的優(yōu)質(zhì)服務。這就需要在信息化建設中從檔案管理的內(nèi)部出發(fā)，從根本環(huán)節(jié)進行提升和改變。

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