工商企業(yè)檔案資料在現(xiàn)實中的作用

胡順根

一、何為工商企業(yè)檔案資料

工商企業(yè)檔案資料是指企業(yè)按照《中華人民共和國公司法》及《中華人民共和國公司登記管理條例》的要求，向工商行政管理機(jī)關(guān)提出登記申請時所提交的具有法律效應(yīng)和具有保存、參考、憑證價值的各種文件、文本、資料、圖表等不同形式的文字載體，其中包括：企業(yè)名稱預(yù)先冠名、設(shè)立（開業(yè)）、變更、備案、年檢、質(zhì)押、被查處的違法、違紀(jì)行為等一系列登記材料及輔助性資料。其性質(zhì)是記載商事領(lǐng)域中交易主體重要經(jīng)濟(jì)特征、與他人權(quán)益有重大影響、由工商行政管理機(jī)關(guān)予以保管的信息。工商企業(yè)檔案資料被稱為“經(jīng)濟(jì)戶口”，又被稱為“經(jīng)營主體戶口”，記載了某一經(jīng)營主體（市場或企業(yè)）在經(jīng)營活動過程中的痕跡，是存放于工商行政管理部門的企業(yè)“內(nèi)部檔案”，包括公司法人（負(fù)責(zé)人）、股東、出資方式及比例、公司章程、經(jīng)營地址、對外投資情況、董事、監(jiān)事任職、聯(lián)系人、電話等，還包括變更、違法、違規(guī)被查處情況等檔案資料。企業(yè)在進(jìn)行冠名、設(shè)立、變更、備案、年檢、質(zhì)押等一系列登記活動過程中，事先必須得到公司全體股東一致同意并會議通過后再到工商行政管理機(jī)關(guān)進(jìn)行登記備案。因此，它是企業(yè)最原始、最真實、最全面、最直接的歷史記錄。

工商登記檔案資料的建立從商事法律角度來看，有著重要的現(xiàn)實意義。因為，商事交易活動在人類社會早期就已存在。當(dāng)時是互通有無、滿足簡單生活需要以維持生存為前提，這是商事交易活動最初的目的。但當(dāng)社會生產(chǎn)力逐步提高，商品貿(mào)易日漸發(fā)展，商事交易活動的范圍開始漸漸擴(kuò)大，涉及到陌生人的交易越來越多，商貿(mào)活動由此變得越來越不安全，出于降低交易風(fēng)險、控制商業(yè)活動中稅賦的目的，中央政權(quán)建立了登記管理制度，對從事商事交易活動的主體以及行為予以登記，從而進(jìn)行監(jiān)控。近現(xiàn)代民商法體系形成以后，更加強調(diào)商事主體和商事行為的登記，其中商事主體的公示法定原則（即公開商事主體的登記內(nèi)容）構(gòu)成了現(xiàn)代商事登記制度，登記過程中形成的文件材料，就是我們現(xiàn)在所說的工商登記檔案資料。

二、工商企業(yè)檔案資料有何現(xiàn)實作用

工商企業(yè)檔案資料不但為企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)關(guān)系提供了法律依據(jù)，而且是企業(yè)資信的重要組成部分。別看它“不起眼”，但在現(xiàn)實中卻已經(jīng)絕不是過去計劃經(jīng)濟(jì)下政府審批職能的體現(xiàn)，而是當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)中法律關(guān)系的體現(xiàn)，是建立規(guī)范的市場經(jīng)濟(jì)體系的需要，更是大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新的大發(fā)展時代的需要。它主要表現(xiàn)在：一是企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與個人之間權(quán)利與義務(wù)的法律關(guān)系，工商登記檔案資料是經(jīng)濟(jì)交往和糾紛案件中的重要文件和證據(jù)；二是為保證企業(yè)之間進(jìn)行規(guī)范的合資合作、合同訂立和商業(yè)往來，彼此通過查閱工商檔案和其他渠道來了解對方的資信是必不可少的，這種信用調(diào)查可以消除不必要的交易風(fēng)險，并維護(hù)了市場規(guī)范誠信的原則；三是通過工商檔案資料，可以分析與提取大量行業(yè)信息、競爭對手的情況，從而為市場信息分析、企業(yè)經(jīng)營決策提供科學(xué)依據(jù)；四是在與工商企業(yè)發(fā)生糾紛時，為能成功立案、贏得訴訟；五是了解對方企業(yè)規(guī)模、實力及對外投資的情況；六是了解股東及出資比例、高級管理人員，確定與對方的責(zé)任等。綜合起來講就是以下幾方面的作用。

（一）誠信作用。誠信是市場經(jīng)濟(jì)的必然要求，是市場經(jīng)濟(jì)的基本價值理念。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，市場經(jīng)濟(jì)是契約經(jīng)濟(jì)，參與交易的主體是具有平等的權(quán)利和義務(wù)，所以，誠信必然成為各經(jīng)濟(jì)主體的自覺行為。如果一方不遵守誠信、不講信用，那么，交易就無法繼續(xù)進(jìn)行。在市場經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)誠信度高，企業(yè)信譽度就好，而企業(yè)守德、守信譽的行為就無形當(dāng)中為企業(yè)增添無形資產(chǎn)。反之，企業(yè)如果缺乏誠信，不守信用、不講誠信，那么，它必將無法長期在市場中立足，也必將成為無本之木，無源之水。工商企業(yè)檔案資料，是由工商行政管理機(jī)關(guān)所保管的企業(yè)“內(nèi)部秘密”，是企業(yè)主體構(gòu)成時的各個階段的重要法律性依據(jù)，具有很強的法律效應(yīng)。正是因為這些企業(yè)的“內(nèi)部秘密”被工商行政管理機(jī)關(guān)所掌管，所以，這類工商企業(yè)檔案資料中的文件材料等，必定不能有半點不誠信的信息在此。也正因為這些檔案資料的真實性、完整性、原始性，才決定了這些工商企業(yè)檔案資料的誠信性，可靠性。

（二）憑證作用。檔案資料的憑證作用是指檔案為現(xiàn)實工作、生活或科學(xué)研究活動中的某一問題提供了真實可信的證據(jù)和依據(jù)作用。檔案是歷史的真實憑證，具有重要的憑證作用。檔案的這種憑證作用，是由檔案的形成及其本身的特點決定的。工商企業(yè)檔案資料的憑證作用，是由其本身形成的特點所決定。由于工商企業(yè)檔案資料的產(chǎn)生，其主體資格的存在是市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的需要。為此，工商企業(yè)檔案資料在市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)大潮中，為各級公、檢、法，紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、律師事務(wù)所、社會團(tuán)體、組織、企業(yè)、個人等，為打擊市場經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪活動，維護(hù)社會主義市場經(jīng)濟(jì)健康穩(wěn)定地發(fā)展，我局工商信息查詢窗口提供了數(shù)以萬計的工商企業(yè)檔案資料紙質(zhì)憑證信息，強有力的保障了社會各類人員及組織對工商企業(yè)檔案資料的取證與需求。最典型的案例莫過于為查清胡長清與某企業(yè)的關(guān)聯(lián)，提供了最有力的憑證。

（三）參考作用。檔案的參考作用是指檔案為工作和生活提供某種參考，或向人們提供某種知識和信息，以供人們在認(rèn)識或?qū)嵺`中做參考。正是因為檔案資料具有參考作用，所以，工商企業(yè)檔案資料的使用頻率相當(dāng)高。一是通過分析工商企業(yè)的注冊數(shù)據(jù)，可以得出企業(yè)的注冊數(shù)量和增加與減少的幅度，從而，為管理與決策提供依據(jù)。二是通過分析工商企業(yè)的行業(yè)領(lǐng)域，可以得出哪些行業(yè)是企業(yè)界普遍關(guān)注的熱門行業(yè)，哪些行業(yè)是偏門的，哪些行業(yè)是冷門等。從而，使企業(yè)在經(jīng)營過程中有個預(yù)先參考的數(shù)據(jù)，為決戰(zhàn)市場把握機(jī)遇。三是通過分析注冊資金，可以得出企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)活動中的資金狀況，尤其是外商投資企業(yè)，分析其注冊資金，更是可以得出我們國家對外資資金的進(jìn)、出入與利用率占比市場份額進(jìn)行科學(xué)管理和合理配置，從而，為科學(xué)使用和管理外資掌握第一手信息。四是通過研究企業(yè)公司組織機(jī)構(gòu)的形成結(jié)構(gòu)，組織者的年齡特征，可以分析出公司創(chuàng)業(yè)者們的組成形式大致是哪些人員比較多，哪類人比較喜歡哪些行業(yè)等。

（四）收藏作用。工商企業(yè)檔案資料的形成，是由市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展需要而產(chǎn)生的商事登記的主體，是直接記載了企業(yè)的組建過程、發(fā)展經(jīng)歷及各個階段的原始記錄，是不可多得的市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)主體的最好載體，具有很強的憑證和參考作用。工商企業(yè)檔案資料對國家和社會具有很強的參考和憑證作用，對國家和社會具有保存價值，同樣具有收藏作用。如在贛登記的第一家工商企業(yè)的誕生，第一張《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》的發(fā)出，第一家個體私營企業(yè)的出現(xiàn)，第一家外商投資企業(yè)的入贛等。所有這些工商企業(yè)檔案資料，無不凝聚著黨和國家、地方政府、行業(yè)部門對工商企業(yè)的關(guān)心與支持，無不凝聚著企業(yè)家們經(jīng)營的心血與創(chuàng)業(yè)者們管理的心聲。所有這些工商企業(yè)檔案資料都是國家和社會不可多得的寶貴財富及無形資產(chǎn)。不管是現(xiàn)在依存的工商企業(yè)，還是已經(jīng)走完自己歷程成為“歷史”的企業(yè)檔案資料，都應(yīng)好好保管，好好利用，把它們看成是有生命的“活體”，使它們?yōu)閲摇樯鐣?，為市場?jīng)濟(jì)大發(fā)展，為大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新提供更多的信息資源，為中華民族偉大復(fù)興、為國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

（作者單位：江西省工商管理信息中心）