高校基建檔案管理存在問題及對策研究

牟海霞

摘 要：近年來，高等教育快速發(fā)展，高?；üぷ饔旰蟠汗S般提上日程并發(fā)展迅速。高?；窘ㄔO(shè)工程項目活動以及建設(shè)管理使得投資在高?；ǚ矫嫒找嬖龃螅S著高校的基礎(chǔ)建設(shè)、管理的逐年增多，由此產(chǎn)生的大量建筑工程檔案給高校管理者帶來了挑戰(zhàn)。高校中基建工作成為高校的薄弱環(huán)節(jié)，因此如何規(guī)范高?；n案管理工作迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：基建檔案管理；問題；對策

基建檔案管理是高校檔案管理建設(shè)的重要組成部分，對于強化高校綜合管理能力有著重要的促進作用。不過當前很多高校領(lǐng)導都沒意識到這個問題的重要性，對這一塊的管理意識也很缺乏，高校內(nèi)相關(guān)的管理機制建設(shè)也較為缺乏，對高?；n案管理這一塊的工作給予的關(guān)注和不夠，也讓其成為了高校綜合管理中的薄弱一環(huán)，長期這樣也會最終影響高校綜合管理能力的提升。本文著重從基建檔案管理的重要意義、管理現(xiàn)狀以及針對當前存在的問題提出了相關(guān)的解決對策這三方面展開闡述，以期讓高校的基建檔案管理工作更加的科學、合理、規(guī)范，最終實現(xiàn)高校的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

一、基建檔案管理的研究意義

高?；n案管理是高校已建基礎(chǔ)設(shè)施的依據(jù)、歷史憑證，在建成的高校設(shè)施中留下諸多文件、圖紙和資料，即高校的基建檔案?；n案為高校發(fā)展奠定了基石，是髙校有條不素發(fā)展的依據(jù)，也在建設(shè)高校、維護高校權(quán)益等方面發(fā)揮著自身的作用與價值。同時，基建檔案也可以為高校日后擴大規(guī)模、增加相關(guān)建設(shè)提供相關(guān)的參考依據(jù)和范例。

高?；n案是高校后續(xù)開發(fā)及發(fā)展的參考資料?；n案作為檢修、改建以及被破壞后恢復建設(shè)的唯一依據(jù)，并帶來巨大的經(jīng)濟效益、社會效益，可充分有效利用基建檔案，節(jié)約大量人力、物力、財力成本，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。此外，高?；n案的參考價值隨時間增長也會與日俱增，并且基建檔案也記錄著高校從無到有的發(fā)展變化，是高校綜合能力不斷提升的一個見證。

二、我國高?；n案管理現(xiàn)狀

我國對基建檔案管理的理論研究較為重視，體現(xiàn)在國內(nèi)諸多學者對基建檔案的意義研究、內(nèi)容與方法研究，在實踐方面各大高校也紛紛實踐，體現(xiàn)在對基建檔案的管理工作重視程度、實踐跟進等工作。將基建檔案管理現(xiàn)狀總結(jié)如下幾點。

（一）基建檔案管理制度方面

校級領(lǐng)導較為重視高校檔案工作，出席基建檔案管理會議以及作出明確指導工作。但基建檔案較高校其它檔案重視程度低，人員配置、經(jīng)濟投入方面，難以滿足高?；ü芾頇n案工作的發(fā)展。[2]基建檔案管理缺乏專項經(jīng)費，基建檔案管理所產(chǎn)生的費用一般從各項辦公經(jīng)費中劃出，經(jīng)常出現(xiàn)經(jīng)費不足現(xiàn)象、材料規(guī)范程度低。此外，基建檔案管理歸屬于高校檔案管理部門，但由于該部門自身人員不足或緊缺，即使有管理員進行基建檔案的歸檔工作，也經(jīng)常招聘兼職人員進行協(xié)助工作，職能劃分不明確、精力極為分散、工作效率低下。

（二）已歸檔的基建檔案規(guī)范化程低

缺少建設(shè)施工文件材料以及圖紙等材料。由于高?；椖渴怯煽辈煸O(shè)計單位、承包單位、施工單位經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等緩解完成，所以基建文件產(chǎn)生周期長、涉及人員多而廣、收集難度大。此外，基建文件準確性有待提升。由于勘察設(shè)計單位、承包單位、施工單位收集基礎(chǔ)性檔案的意識薄弱、責任心缺乏、建設(shè)施工各個環(huán)節(jié)的記錄不作、少作造成高?；n案規(guī)范程度低。同時，信息記錄的錯誤，也會影響到學校后期相關(guān)建設(shè)的參考評估。

三、完善高?；n案管理的若干方法

（一）加強基建檔案收集的管理能力

由勘察設(shè)計單位、承包單位、施工單位等單位在各個環(huán)節(jié)形成的工程建設(shè)信息記錄具有收集周期長、收集范圍大、工作量大、工作內(nèi)容繁瑣等特點。歸檔材料具有保存價值、經(jīng)濟價值、社會價值，要高質(zhì)量地完成檔案收集工作就要完整的、可觀的、系統(tǒng)的對各個環(huán)節(jié)監(jiān)督，因此，需要具有專業(yè)性的檔案收集員監(jiān)督各個環(huán)節(jié)，這是基建檔案管理的基礎(chǔ)和前提條件，同時也要求檔案收集人員必須是責任心極強、做事認真仔細，熱愛這項工作。

（二）完善高?；n案管理機制

基建檔案管理涉及部門、單位、環(huán)節(jié)多，對資料的客觀性、完整性要求程度高，因此僅依靠高校檔案部門高質(zhì)量地完成此工作是不可能的，需要高校相關(guān)部門在基建檔案管理的宣傳、支持等環(huán)節(jié)重視程度達成一致。高校應(yīng)出臺相關(guān)政策性文件為基建檔案管理工作提供政策依據(jù)，對基建檔案管理工作人員進行培訓，使其基建檔案管理工作有條不紊開展，提高其工作效率。

（三）加強數(shù)字化基建檔案的建設(shè)

由于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及普及，基建檔案的存儲、加工、整理與數(shù)字化結(jié)合越來越緊密。保障傳真機、掃描儀、電腦、打印機等硬件設(shè)施是高校進行數(shù)字化基建檔案的必要前提，購買檔案管理軟件、組織統(tǒng)一培訓。培訓后，要注重培訓后的反饋，針對培訓中的不足和問題要及時完善和改進，真正的讓培訓發(fā)揮其應(yīng)有的作用，而不是束之高閣。

四、結(jié)束語

作為高校檔案建設(shè)的重要一環(huán)，高?；n案也記錄著高校從無到有的發(fā)展變化，是高校綜合能力提升的一個見證?；n案管理的過程是十分復雜的，需要相關(guān)的管理人員認真對待，同時也需要高校的領(lǐng)導重視，強化學校專職管理人員的綜合能力培養(yǎng)，強化基建檔案的日?；S護完善，建立健全相關(guān)的責任管理機制，確保這項管理工作可以有條不紊的開展。隨著高校的不斷發(fā)展，學校的相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)會不斷增多的，為了更加效率的管理好這一塊工作，高校的基建檔案可以為高校的管理者提供一定的參考范例。當前是信息化社會，所以高校的基建檔案管理工作也要與時俱進，實現(xiàn)信息化建設(shè)與管理，但這一項完善工作是十分艱巨的，高校一定要做好相關(guān)的準備，學校要加強自身現(xiàn)代化建設(shè)步伐，從而帶動基建檔案管理工作的信息化建設(shè)，最終實現(xiàn)高校綜合能力的提升，提高學校在現(xiàn)代社會的競爭力。（作者單位：長江大學工程技術(shù)學院）

參考文獻：

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