淺析電算化會(huì)計(jì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)防范

孫冬青 王娟

【摘 要】近年來(lái)，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化也隨之發(fā)展起來(lái)，會(huì)計(jì)電算化檔案便應(yīng)運(yùn)而生。電算化會(huì)計(jì)檔案得到了快速發(fā)展和廣泛關(guān)注，研究其風(fēng)險(xiǎn)防范有著重要意義。本文首先介紹了會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的特點(diǎn)，分析了電算化會(huì)計(jì)檔案管理中的安全問(wèn)題，并結(jié)合相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從多方面提出了風(fēng)險(xiǎn)的防范措施。

【關(guān)鍵詞】電算化 會(huì)計(jì)檔案 風(fēng)險(xiǎn) 防范

1 前言

作為電算化會(huì)計(jì)檔案實(shí)踐中的重要工作，對(duì)其風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理防范有著關(guān)鍵意義。該項(xiàng)課題的研究，將會(huì)更好地提升電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用的實(shí)踐水平，從而有效優(yōu)化其風(fēng)險(xiǎn)防范的最終效果。

2 會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的特點(diǎn)

2.1 現(xiàn)代化載體

根據(jù)最新頒發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，凡是采用電子計(jì)算機(jī)方式進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，一律不允許只上交電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，還要配上并保存打印出來(lái)的紙質(zhì)檔案，這樣才能夠?yàn)殡娝慊瘯?huì)計(jì)提供雙重載體，也為會(huì)計(jì)檔案管理提供了雙重保障。雙重載體在此為儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他光盤或磁性介質(zhì)等電子會(huì)計(jì)檔案，這些都能夠保證會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)不能夠輕易被篡改。

2.2 軟硬件環(huán)境

電算化的電子會(huì)計(jì)檔案不具有紙質(zhì)檔案所具有的直觀可視性，所以要想實(shí)現(xiàn)其可視性必須要在特定的硬件或軟件系統(tǒng)環(huán)境中顯示，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)在現(xiàn)實(shí)中的實(shí)用性。此外，這樣的存儲(chǔ)方式有時(shí)會(huì)因?yàn)檩d體本身質(zhì)量以及存放環(huán)境等問(wèn)題產(chǎn)生電子檔案修改或電子檔案保存不善等問(wèn)題。

2.3 系統(tǒng)化資料

由于電算化操作流程以及電算化信息系統(tǒng)維護(hù)的要求，會(huì)計(jì)檔案涉及的范圍逐漸變成了系統(tǒng)化資料，這也是電算化會(huì)計(jì)檔案管理下出現(xiàn)的新特點(diǎn)。這一特點(diǎn)不僅可以保存會(huì)計(jì)檔案的電子數(shù)據(jù)，還可以將被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件進(jìn)行保存，除此之外計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算所借助的各種代碼也會(huì)被保存下來(lái)，這樣才能夠最大化保證數(shù)據(jù)不會(huì)輕易丟失。

2.4 計(jì)算機(jī)技能

電算化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)需要會(huì)計(jì)人員擁有更高的基本會(huì)計(jì)人員素質(zhì)以及必要的系統(tǒng)安全操作能力。會(huì)計(jì)人員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)方法，還需要同時(shí)掌握一些必要的計(jì)算機(jī)使用能力以及維護(hù)能力，這樣才能夠更好地適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作。

3 電算化會(huì)計(jì)檔案管理中的安全問(wèn)題

就目前我國(guó)的電算化會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，管理工作中還存在著很多問(wèn)題，如管理制度不夠健全、管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、對(duì)電子檔案不夠重視、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全度不高等等。這些管理問(wèn)題在一定程度上對(duì)電子檔案的安全管理造成了影響，尤其是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全管理問(wèn)題，更是直接導(dǎo)致了電子會(huì)計(jì)檔案管理的安全性較低的主要原因。

3.1 電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度尚不完善

很多單位認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統(tǒng)的制度；沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)檔案保管人員的職責(zé)作出相應(yīng)的規(guī)定；也沒(méi)有采取相應(yīng)的保障措施來(lái)改善保管會(huì)計(jì)檔案的環(huán)境等。

3.2 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不全面

目前很多企業(yè)中的檔案管理人員的素質(zhì)缺少檔案管理應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，造成電算化檔案管理工作整體水平不高，制約著電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利發(fā)展。

3.3 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全管理問(wèn)題

計(jì)算機(jī)技術(shù)雖然具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)能力與存儲(chǔ)能力，但同時(shí)計(jì)算機(jī)的基本性能也給信息的安全存儲(chǔ)帶來(lái)一定影響。這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)資料、信息數(shù)據(jù)極易受到人為的篡改，計(jì)算機(jī)軟件也常常會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息丟失，并且很容易被人通過(guò)復(fù)制等手段盜取信息資料而不留下痕跡，這些都為電算化會(huì)計(jì)檔案的安全管理造成很大難題。再加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛發(fā)展，使得一些黑客很容易侵入電子檔案管理內(nèi)部竊取、篡改信息數(shù)據(jù)，或者泄露會(huì)計(jì)信息，或者利用病毒使計(jì)算機(jī)癱瘓，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)完全丟失，這也是電子會(huì)計(jì)檔案管理的主要安全問(wèn)題。另外，電算化會(huì)計(jì)檔案信息的存儲(chǔ)質(zhì)量還與其所在的載體質(zhì)量、保存環(huán)境有著很大關(guān)聯(lián)。

4 電算化會(huì)計(jì)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防范措施探討

為了能夠提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理的安全性，就必須要加強(qiáng)管理，增大對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與軟件技術(shù)應(yīng)用的投入力度，不斷深化改革，促使電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作制度更加完善，并且建立相應(yīng)的檔案歸檔制度、保管制度、定期備份與維護(hù)制度以及分權(quán)限調(diào)用制度等等。并強(qiáng)化對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其工作能力與職業(yè)道德素養(yǎng)，做好內(nèi)部人員管理。但最重要的，還是要做好信息技術(shù)上的檔案管理工作，具體安全管理措施如下：

將電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案定期整理拷貝，保存到相應(yīng)的系統(tǒng)或介質(zhì)。養(yǎng)成定期定時(shí)備份的良好習(xí)慣，數(shù)據(jù)備份隨時(shí)進(jìn)行，每一個(gè)會(huì)計(jì)年度要把所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)中或者光盤上。必須要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理的工作。具有預(yù)防病毒和黑客的入侵安全措施，確保系統(tǒng)和軟件的安全，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻等，以預(yù)防病毒對(duì)計(jì)算機(jī)的侵害，并及時(shí)升級(jí)檢測(cè)和殺毒軟件，使計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)的安全得以充分保障。加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)保密的工作。由于電子會(huì)計(jì)檔案具有易修改、易破壞并且不留痕跡的特點(diǎn)，不管是操作和執(zhí)行過(guò)程中的加密，還是管理過(guò)程中的加密都是非常必要的，必須設(shè)置輸入和輸出控制，將數(shù)據(jù)和源程序加密，設(shè)置相對(duì)復(fù)雜、不易被破解的密碼口令，設(shè)置恢復(fù)功能和各種操作紀(jì)錄等控制功能。做到防患未然，嚴(yán)密各種手續(xù)和程序，使電算化會(huì)計(jì)資料的保密性得到充分的保障。要限制電算化會(huì)計(jì)檔案的利用方式，確保使用安全。電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)使其在利用活動(dòng)中的保密和安全問(wèn)題不好控制，所以要采取更加嚴(yán)密的安全措施，避免由安全問(wèn)題帶來(lái)的不可挽回的損失。保證存儲(chǔ)介質(zhì)的存放環(huán)境良好。注意防潮、防熱、防塵、防磁及定期檢查復(fù)制采用磁性介質(zhì)保存的檔案，防止磁性介質(zhì)的損壞會(huì)計(jì)檔案丟失，從而造成無(wú)法挽回的損失。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范的研究分析，對(duì)于其良好實(shí)踐效果的取得有著十分重要的意義，因此在今后的實(shí)踐中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的重視程度，并注重具體實(shí)施措施的可行性與整體性。

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