淺談高校行政秘書如何提高工作效率

鐘孟洪

【摘 要】行政秘書就像是一臺機器里的一個小小螺絲釘，雖然很渺小但是卻起著承上啟下的作用，是不可或缺的零件。在現代工作中，高校行政秘書要學會如何提高工作效率，充分發(fā)揮能動性和積極性，才能幫助“機器”更好地運作，發(fā)揮其最大的作用。

【關鍵詞】行政秘書；提高；工作效率

高校行政秘書是連接領導與部門人員的橋梁，也是連接本部門與其他部門的橋梁，秘書工作對辦公室建設和學院的發(fā)展建設發(fā)揮著重要的作用，它在保證日常工作的正常運轉、宣傳貫徹學院的工作精神、高校內部及高校與高校之間的協調合作等工作中都是舉足輕重的。但其工作繁雜，千頭萬緒，行政秘書如果沒有清晰的頭腦，不分輕重緩急，是很難將工作高效完成的。下面就高校行政秘書如何高效工作發(fā)表幾點淺見。

一、 凡事預則立，不預則廢

（一）做計劃是開始工作的重頭戲，不可輕視。雖然行政工作瑣碎，但是也是有軌可循的。比如文件的分發(fā)、教師考勤、科研統(tǒng)計、資料檔案的整理等等都是常規(guī)性的工作，對這些我們可以提前做好準備工作。

（二）平時要注意收集資料，做好分類整理，不同年份、不同的項目可以用文件夾分開裝起來，寫上標簽備注，到時就可以輕松歸檔了。

（三）萬事開頭難。在學期初我們最好能先制定年計劃、學期計劃、月計劃，然后按照總體計劃結合實際的工作再安排好周計劃和日計劃，這樣心理上也做好了準備，便于學期開始后順利地展開工作。

二、做事前先理清思路，分清任務的輕重緩急

（一）行政秘書工作繁瑣，如果眉毛胡子一把抓，不分先后順序就一頭扎進去，只會事半功倍，不單浪費了寶貴的時間，任務也不可能出色地完成。比如臨時接到通知需要在當天上午舉行緊急會議，但是同時手上也有一件事情要辦，今天之內必須完成。一件是要上午完成，一件是今天之內完成，我們理應優(yōu)先安排上午要完成的工作。

（二）行政秘書的日常工作很多都是臨時增加的，在時間有限的情況下，一定要冷靜分析，按輕重緩急列個清單，然后挑最緊急的優(yōu)先做，這樣才能提高工作效率，才能事半功倍。

（三）好記性不如爛筆頭，為了避免遺漏任務，最好把要做的事情和進展記在筆記本，這樣可以對自己的工作一目了然，對工作的進度心中有數，有利于合理安排時間。

三、注意溝通，積極配合

（一）行政秘書除了完成自己系部的工作之外，還經常會和學校其他職能部門、學校領導、教師、學生打交道，繁雜的日常行政工作中，如果處理不好，必然會出現許多的矛盾，因此要求行政秘書加強溝通，靈活協調。盡量建立良好的人際關系，因為這相對于是工作中的“潤滑劑”。反之，將會處處碰壁，工作很難進行。

（二）高校院系行政秘書是辦公室的一員，應主動了解和配合教學秘書及其他同事處理好相關工作，要強化團隊意識，發(fā)揮團隊力量，在維護院系大局的前提下，相互理解、相互配合、形成合力，不能“事不關己，高高掛起”。

四、 講話注意條理、言簡意賅

（一）行政秘書經常與人接觸，所以學會如何藝術地講話、如何提高講話效率在工作中就顯得非常重要。如果與人說話的時候老是兜圈子，講了半天也沒有把事情說清楚，工作效率將會大大打折扣。

（二）與人講話前要理清思路，事先把要講的事情在心里按輕重緩急的順序排列好，挑最重要的先講，這樣就可以思路清晰，有條不紊，也不容易被別人打亂思路。

（三）盡量少說無關的話，言簡意賅，直入主題。每個人的時間都是很寶貴的，所以要注意提高說話的效率，少說廢話。

（四）同時還要特別注意說話的語氣和態(tài)度。盡量用愉悅的語調、心平氣和地與人溝通，相信大家都很愿意跟面和色悅的人交流的。如果說話態(tài)度傲慢，話中帶刺，甚至有強烈的攻擊性，那一定會讓別人極度反感和厭惡，避之不及。

五、 加強學習，提高自身能力

（一）現在是電子信息的時代，是一個知識爆炸的時代，網絡的發(fā)展、辦公的自動化和現代化要求行政秘書必需不斷學習新的信息科學知識，如數據庫、電子文檔、表格制作等，才能跟上時代的步伐，才能提高工作效率。

（二）由于行政秘書從事的也是管理的工作，行政秘書必須不斷豐富自己的管理學科知識，掌握先進的管理理念和方法，才能保證管理工作事半功倍，成效顯著。

（三）重視文獻信息資源建設的設計標準與規(guī)范。文獻信息加工的標準化、規(guī)范化是實現網絡資源共享的基礎。

（四）由于行政秘書工作涉及面廣，平時除了要多學習計算機科學、管理學之外，還要努力學習經濟學、法學、檔案學及心理學等相關知識，不斷拓寬知識面，掌握越多知識，工作起來就越得心應手。

（五）此外，還要對本部門的專業(yè)知識有一定的了解，這樣才能做到有的放矢。

（六）還要對獲取和選擇的信息進行分類歸納、加工整合、存儲傳輸，準確地概述、綜合、改造和表達所需要的信息。

六、提高服務意識，保持良好心態(tài)

（一）行政秘書的工作是為院系行政管理層服務、為師生員工服務、為高校發(fā)展服務的，所以秘書應該清楚自己的職責，提升服務意識，做領導、師生和高校發(fā)展的得力助手。

（二）行政秘書平時會接觸到方方面面的人和事，既要顧全大局又要關心群眾，既要處理好各種關系，又要解決好各種瑣事，心理容易受到外界干擾，這就需要秘書能夠自我調節(jié)心理活動，保持心態(tài)平衡。

（三）保持好心態(tài)有利于身心健康。不管是在工作還是生活，我們都需要有一個好心態(tài)。好的心態(tài)可以讓人保持頭腦冷靜，從而作出正確的判斷。在這個浮躁喧囂的社會，好的心態(tài)越發(fā)顯得彌足珍貴。

七、結語

對于高校院系行政秘書而言，應明確自己的職責和工作性質，加強學習，全面提高綜合能力，改進工作方法，端正工作態(tài)度，務實創(chuàng)新。同時，保持良好的心態(tài)，用樂觀積極的態(tài)度去面對秘書工作，努力提高工作效率和服務質量，使行政秘書在高校院系行政管理工作中發(fā)揮越來越重要的作用。

參考文獻：

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