高校資助檔案建立和有效利用的探索

【摘 要】分析高校資助工作中建立資助檔案的重要性，提出有效利用家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生各類(lèi)資助檔案以配合做好高校學(xué)生管理工作的措施。

【關(guān)鍵詞】高職院校 資助檔案 建立 利用 學(xué)生管理

【中圖分類(lèi)號(hào)】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】0450-9889（2016）09C-0167-03

一、國(guó)家助學(xué)政策概況介紹

目前，國(guó)家資助政策惠及全國(guó)各個(gè)階段的學(xué)生，資助對(duì)象從幼兒園到研究生?！罢鲗?dǎo)、高校為主、社會(huì)參與”的全社會(huì)助學(xué)格局已經(jīng)形成，高職院校已建立起以“獎(jiǎng)、貸、助、補(bǔ)、減”為主要內(nèi)容的資助政策體系。

廣西高校資助體系包括：（1）新生“綠色通道”。家庭經(jīng)濟(jì)困難的新生可以通過(guò)“綠色通道”順利辦理入學(xué)手續(xù)，入學(xué)后，學(xué)校資助管理中心對(duì)其家庭經(jīng)濟(jì)情況進(jìn)行核實(shí)，再分別采取不同形式的資助，確?！敖^不能讓一個(gè)學(xué)生因家庭困難而失學(xué)”。（2）國(guó)家獎(jiǎng)、助學(xué)金。幫助家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生在校期間安心生活，順利完成學(xué)業(yè)，國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金每生8000元/年，國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金每生5000元/年，國(guó)家一等助學(xué)金每生3500元，二等助學(xué)金2800元/年。（3）自治區(qū)人民政府獎(jiǎng)學(xué)金，每生5000元/年。（4）從2014年起廣西新增中職畢業(yè)生升入高職院校就讀家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生學(xué)費(fèi)補(bǔ)助，每生2000元/年。（5）國(guó)家助學(xué)貸款，包括生源地國(guó)家信用助學(xué)貸款和校園地國(guó)家助學(xué)貸款，可申請(qǐng)?jiān)谛Ｆ陂g每年不超過(guò)8000元的無(wú)息貸款，在校期間由政府全額貼息。（6）校內(nèi)設(shè)置勤工助學(xué)崗位，提供給家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生開(kāi)展助學(xué)活動(dòng)，學(xué)生每月獲取約300元的生活補(bǔ)貼。（7）學(xué)校獎(jiǎng)、助、補(bǔ)及學(xué)費(fèi)減免項(xiàng)目：“要求公辦普通高校要按10%的比例，民辦普通本科高校、高等職業(yè)學(xué)校和中等職業(yè)學(xué)校要按5%的比例，從全日制學(xué)生實(shí)際繳納學(xué)費(fèi)總額中提取資助經(jīng)費(fèi)，專(zhuān)項(xiàng)用于學(xué)費(fèi)減免、國(guó)家助學(xué)貸款風(fēng)險(xiǎn)補(bǔ)償、勤工助學(xué)、校內(nèi)無(wú)息借款、校內(nèi)獎(jiǎng)助學(xué)金和特殊困難補(bǔ)助等”。（8）高校學(xué)生入伍服義務(wù)兵役學(xué)生補(bǔ)償助學(xué)貸款代償。（9）廣西高等學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)后自愿到廣西基層單位就業(yè)學(xué)費(fèi)補(bǔ)償助學(xué)貸款代償。

二、高校資助工作中建立貧困生資助檔案的重要性

（一）國(guó)家資金投入力度大，覆蓋的學(xué)生數(shù)量和涉及龐大的款項(xiàng)金額直接形成大量具有保存價(jià)值的材料。具體如下：

1.廣西資助情況。2014年，廣西76所高校共有全日制本專(zhuān)科學(xué)生約62萬(wàn)人，其中8.6萬(wàn)名學(xué)生通過(guò)“綠色通道”順利入學(xué)，確保沒(méi)有一個(gè)學(xué)生因家庭經(jīng)濟(jì)困難而失學(xué)。2014年，為806名本專(zhuān)科生發(fā)放國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金645萬(wàn)元；為1.96萬(wàn)名學(xué)生發(fā)放國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金9842萬(wàn)元；發(fā)放高校學(xué)生服義務(wù)兵役學(xué)生國(guó)家資助資金1675.46萬(wàn)元，惠及入伍學(xué)生1262人；發(fā)放75名普通高等學(xué)校退役士兵學(xué)費(fèi)資助42.05萬(wàn)元；發(fā)放到艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)代償學(xué)生資助資金2083.44萬(wàn)元，惠及入伍學(xué)生1291人。各高校積極籌措資金從事業(yè)收入中提取29027.76萬(wàn)元，其中用于校內(nèi)獎(jiǎng)助學(xué)金共計(jì)8535.19萬(wàn)元，享受校內(nèi)獎(jiǎng)助學(xué)金學(xué)生總數(shù)為17.68萬(wàn)人；用于資助特殊困難學(xué)生資金總額1288.3萬(wàn)元，享受特殊困難資助學(xué)生總數(shù)為4.26萬(wàn)人；用于勤工助學(xué)崗位資金總額6496.16萬(wàn)元，勤工助學(xué)學(xué)生崗位為15.02萬(wàn)人。全區(qū)高校本專(zhuān)科階段學(xué)生資助金額達(dá)4.33億元。

2.筆者所在高校發(fā)放資助情況。2014年推薦評(píng)審并發(fā)放各類(lèi)國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金共計(jì)912.25萬(wàn)元，其中一等國(guó)家助學(xué)金733名，共發(fā)放256.55萬(wàn)元；二等國(guó)家助學(xué)金1750名，共發(fā)放490萬(wàn)元；9名學(xué)生獲國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金，共發(fā)放7.2萬(wàn)元；266名學(xué)生獲勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金，共發(fā)放133萬(wàn)元；自治區(qū)人民政府獎(jiǎng)學(xué)金51名，共發(fā)放25.5萬(wàn)元；推薦并發(fā)放入伍服兵役及邊遠(yuǎn)地區(qū)就業(yè)學(xué)費(fèi)補(bǔ)償助學(xué)貸款代償28人共計(jì)30.04萬(wàn)元；3名畢業(yè)生獲得邊遠(yuǎn)學(xué)費(fèi)補(bǔ)償代償資金1.8萬(wàn)元；使用年度獎(jiǎng)補(bǔ)資金42萬(wàn)元以及提取年度學(xué)費(fèi)收入5%資助專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于學(xué)院各項(xiàng)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助工作的開(kāi)展。

從上述各類(lèi)資助資金發(fā)放的金額可以看出，國(guó)家對(duì)高校經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的資助范圍和資金投入力度十分巨大，因而在日常開(kāi)展各項(xiàng)資助工作中，資助覆蓋的學(xué)生數(shù)量和涉及龐大的款項(xiàng)金額直接形成了大量具有保存價(jià)值的材料，學(xué)校必須重視建立資助檔案并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)地管理。

（二）資助工作政策性強(qiáng)，各層次部門(mén)監(jiān)管力度大，資助檔案是落實(shí)各項(xiàng)資助工作重要依據(jù)。2013年起，國(guó)家助學(xué)金作為自治區(qū)人民政府為民辦實(shí)事教育惠民工程學(xué)生資助項(xiàng)目，其落實(shí)情況接受教育廳會(huì)同相關(guān)審計(jì)部門(mén)的審查，內(nèi)容為通過(guò)聽(tīng)取學(xué)校匯報(bào)、查看檔案、訪談學(xué)生、對(duì)比系統(tǒng)數(shù)據(jù)等方式檢查高校國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金、國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、國(guó)家助學(xué)金、自治區(qū)人民政府獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)審及資金發(fā)放情況，細(xì)到檢查學(xué)生每一份申請(qǐng)材料是否規(guī)范填寫(xiě)，每一筆資助金額的發(fā)放和管理是否到位，要求十分細(xì)致、嚴(yán)格。確保學(xué)生資助政策不折不扣落到實(shí)處。因此，規(guī)范建立受助學(xué)生資助檔案，保證歸檔材料的完整性和法律憑據(jù)價(jià)值是做好資助工作的要點(diǎn)，同時(shí)也是作為資助一線工作人員規(guī)范開(kāi)展資助資金發(fā)放工作時(shí)對(duì)自身保護(hù)的重點(diǎn)要求。

（三）資助檔案中的學(xué)生申請(qǐng)?zhí)峁┑幕A(chǔ)信息材料及開(kāi)展家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生貧困認(rèn)定工作過(guò)程中產(chǎn)生的材料是做好日常各項(xiàng)“獎(jiǎng)、貸、助、補(bǔ)、減”資助工作的主要依據(jù)。這些材料為落實(shí)勤工助學(xué)、生活補(bǔ)助、學(xué)費(fèi)減免、特殊困難補(bǔ)助等資助工作提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。

三、資助檔案的概念與內(nèi)容

（一）資助檔案的概念。資助檔案是普通本科高校、高等職業(yè)學(xué)校和高等專(zhuān)科學(xué)校的全日制普通本專(zhuān)科（含高職、第二學(xué)士學(xué)位）和民辦高校（含獨(dú)立學(xué)院）對(duì)經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生開(kāi)展的獎(jiǎng)學(xué)金、學(xué)生貸款、勤工助學(xué)、特殊困難補(bǔ)助和學(xué)費(fèi)減免為主體的多元化資助經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的各項(xiàng)管理工作中直接形成具有保存價(jià)值的文字、圖表和聲像材料。

（二）資助檔案的內(nèi)容。高校資助檔案是指在高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生申請(qǐng)貧困認(rèn)定和對(duì)其提供各類(lèi)政策資助，以及在日常教育管理等工作中形成的檔案，一般包括以下幾個(gè)方面：

1.高校資助管理文件。包括高校對(duì)各項(xiàng)資助政策項(xiàng)目制定的學(xué)校（院）一級(jí)管理實(shí)施細(xì)則，規(guī)定申請(qǐng)條件等文件材料；體現(xiàn)是否按照管理實(shí)施細(xì)則組織評(píng)審，程序是否規(guī)范的各種工作材料。如《××××學(xué)校（學(xué)院）貧困生認(rèn)定與管理實(shí)施辦法》《××××校（學(xué)院）國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金管理辦法》《××××學(xué)校（學(xué)院）國(guó)家助學(xué)金評(píng)選管理辦法》《關(guān)于成立××××學(xué)校（學(xué)院）國(guó)家獎(jiǎng)、助學(xué)金評(píng)選工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知（學(xué)校紅頭文件）》，等等。

2.家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生貧困認(rèn)定過(guò)程材料。包括家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的基本信息材料及開(kāi)展家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定工作過(guò)程的材料。（1）家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的基本信息材料包含學(xué)生本人的基本信息、家庭成員數(shù)及家庭人均月收入、生活經(jīng)濟(jì)來(lái)源、入學(xué)前曾獲得的資助、家庭經(jīng)濟(jì)困難情況說(shuō)明、家庭所在地鄉(xiāng)鎮(zhèn)或父母工作單位開(kāi)具的證明材料等，具體體現(xiàn)在《高等學(xué)校學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)情況調(diào)查表》這一表格，該表是貧困生檔案最原始、最基本也是最重要的表格材料。證明材料需要加蓋鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)以上民政部門(mén)或人民政府公章方為有效。此外，學(xué)生提交的證件如《扶貧手冊(cè)》《農(nóng)村建檔立卡貧困戶證明》《低保證》《殘疾證》等也是貧困生認(rèn)定工作中最基本和最重要的依據(jù)材料。（2）開(kāi)展家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定工作過(guò)程的材料包括：學(xué)生提交的《高等學(xué)校學(xué)生及家庭情況調(diào)查表》《高等學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定申請(qǐng)表》，在資助網(wǎng)系統(tǒng)上申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)的《××××學(xué)校（學(xué)院）貧困學(xué)生申請(qǐng)表》，以及班級(jí)民主評(píng)議投票結(jié)果及公示、公示期間學(xué)生的反映材料、院系認(rèn)定工作組及學(xué)生工作處學(xué)生資助管理中心的審核意見(jiàn)、全院貧困生名單公示等。

3.學(xué)生在校期間受資助（補(bǔ)償）的情況材料。指家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生在校期間獲得和享受的國(guó)家、學(xué)校及社會(huì)等各方面資助及各類(lèi)補(bǔ)償代償?shù)纳暾?qǐng)及發(fā)放材料。如國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金申請(qǐng)及評(píng)審、發(fā)放材料，包括《國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)審批表》《國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)表》《國(guó)家助學(xué)金申請(qǐng)表》《自治區(qū)人民政府獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)審批表》等一系列表格及申請(qǐng)證明材料；入伍服義務(wù)兵役學(xué)生學(xué)費(fèi)補(bǔ)償助學(xué)貸款代償申請(qǐng)及發(fā)放材料。此類(lèi)材料歸檔的重點(diǎn)是受助學(xué)生的公示及公布名單，以及資助（補(bǔ)償）資金的發(fā)放記錄（包含銀行發(fā)放明細(xì)表、轉(zhuǎn)賬單等）。

4.貧困生在校期間學(xué)習(xí)、生活基本情況，心理、品行的材料。一般包括成績(jī)單、獲獎(jiǎng)情況、受罰、生活情況、學(xué)生心理普查結(jié)果等。具體產(chǎn)生材料為《家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生生活情況調(diào)查表》、“學(xué)生資助政策宣傳月”活動(dòng)獲獎(jiǎng)?wù)魑?、獲獎(jiǎng)演講稿及視頻、知識(shí)競(jìng)賽結(jié)果等材料。

5.受助家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生及國(guó)家助學(xué)貸款學(xué)生誠(chéng)信檔案。包括開(kāi)展對(duì)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的相關(guān)誠(chéng)信教育活動(dòng)材料，如在開(kāi)展資助政策宣傳活動(dòng)中全體學(xué)生簽署的《國(guó)家資助政策知情承諾書(shū)》、受助家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生提交的《誠(chéng)信檔案》以及國(guó)家助學(xué)貸款（包括校園地國(guó)家助學(xué)貸款及生源地信用助學(xué)貸款）學(xué)生的《還款承諾書(shū)》等。

四、有效利用資助檔案，配合做好各項(xiàng)學(xué)生管理工作

第一，利用資助檔案中的學(xué)生個(gè)人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如學(xué)生提交的《高等學(xué)校學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)情況調(diào)查表》及相關(guān)證明材料，做好各項(xiàng)獎(jiǎng)助資金的評(píng)審及發(fā)放工作。資助一線工作人員作為檔案材料的歸檔整理者，應(yīng)盡可能完整地收集和整理學(xué)生申請(qǐng)資助的原始材料并進(jìn)行歸檔，以便在認(rèn)定和開(kāi)展資助工作中及時(shí)查看、了解每個(gè)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的具體信息，以此作為做好年度國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)審等各項(xiàng)資助政策的基本依據(jù)材料進(jìn)行評(píng)議、認(rèn)定、評(píng)審和發(fā)放，對(duì)材料中有關(guān)的數(shù)據(jù)和信息做到盡可能地準(zhǔn)確把握，確保國(guó)家資助政策落實(shí)到家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生身上，有利于高校學(xué)生資助管理中心及時(shí)調(diào)整貧困生人選，做好資助資金合理分配工作。

第二，利用資助檔案中的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)等相關(guān)信息，有針對(duì)性地開(kāi)展校內(nèi)勤工助學(xué)活動(dòng)，根據(jù)學(xué)生具體情況引導(dǎo)和鼓勵(lì)學(xué)生有效進(jìn)行勤工儉學(xué)，更合理地安排崗位，讓學(xué)生通過(guò)自己的勞動(dòng)取得合法報(bào)酬，改善學(xué)習(xí)和生活條件的同時(shí)培養(yǎng)學(xué)生自立自強(qiáng)精神，增強(qiáng)學(xué)生社會(huì)實(shí)踐能力，幫助學(xué)生順利完成學(xué)業(yè)。

第三，利用家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助檔案中的學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)及綜合測(cè)評(píng)情況等信息，有計(jì)劃地實(shí)施從年度全日制學(xué)生實(shí)際繳納學(xué)費(fèi)總額中提取的5%學(xué)生資助專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用，確保經(jīng)費(fèi)更有效地用于學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)秀及綜合素質(zhì)全面發(fā)展的貧困生的獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)選及發(fā)放。同時(shí)，也為家庭突發(fā)困難學(xué)生及家庭經(jīng)濟(jì)特別困難學(xué)生的學(xué)費(fèi)減免工作提供評(píng)選條件參考。

第四，利用家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助檔案做好學(xué)生的愛(ài)國(guó)教育、感恩誠(chéng)信等思想教育工作。做好受資助學(xué)生的感恩與誠(chéng)信教育工作，是高校德育工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。而建立資助檔案并加以有效利用，是做好學(xué)生德育工作的基礎(chǔ)和主要依據(jù)。應(yīng)善于利用資助檔案中的各種感恩誠(chéng)信教育典型，如在每年的“資助政策宣傳活動(dòng)月”中開(kāi)展的多種形式的資助政策宣傳及感恩教育活動(dòng)中產(chǎn)生的優(yōu)秀征文、優(yōu)秀演講視頻、主題微電影等資源，或挖掘?qū)W生在資助申請(qǐng)的典型勵(lì)志個(gè)例，在落實(shí)資助的各項(xiàng)工作中進(jìn)行主題或穿插性的宣傳和教育，點(diǎn)撥、喚起學(xué)生的愛(ài)國(guó)及感恩誠(chéng)信之心。

第五，利用資助檔案配合做好學(xué)生心理健康教育工作。不少高校貧困生因?yàn)榧彝ソ?jīng)濟(jì)困難而感覺(jué)壓力大，面對(duì)周?chē)揖澈玫耐瑢W(xué)，或多或少存在自卑心理，由于家庭經(jīng)濟(jì)困難導(dǎo)致的敏感多疑，出現(xiàn)不愛(ài)與人交往甚至自我封閉的現(xiàn)象。家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生逐漸成為高校學(xué)生中最容易發(fā)生心理問(wèn)題的群體之一。針對(duì)這部分學(xué)生，高校資助管理中心應(yīng)積極配合學(xué)校心理老師做好學(xué)生心理健康教育工作，及時(shí)提供相關(guān)檔案信息及資料，通過(guò)查閱貧困生檔案較全面地了解學(xué)生的家庭情況及受助情況后，學(xué)校心理老師可掌握主動(dòng)權(quán)，有針對(duì)性地與學(xué)生進(jìn)行談心、開(kāi)導(dǎo)，給予家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生更多的鼓勵(lì)，幫他們樹(shù)立信心，以在學(xué)生出現(xiàn)問(wèn)題的萌芽階段及時(shí)解決學(xué)生的心理問(wèn)題。同時(shí)，學(xué)校心理咨詢中心需結(jié)合每年開(kāi)展的心理普查活動(dòng)得出的結(jié)論，積極配合資助管理中心完善學(xué)生資助檔案的內(nèi)容，促進(jìn)學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生乃至全校學(xué)生的心理健康工作。

第六，利用資助檔案配合做好學(xué)生就業(yè)工作。可體現(xiàn)在結(jié)合資助檔案中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及各類(lèi)受助名單，如貧困生數(shù)據(jù)庫(kù)提取的在校建檔立卡貧困戶子女名單、低保家庭子女名單等信息材料，生源地國(guó)家信用助學(xué)貸款名單，國(guó)家獎(jiǎng)、助學(xué)金獲得者名單材料，配合學(xué)校招生就業(yè)部門(mén)做好每年對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生的就業(yè)幫扶工作。如2015年起，廣西將在校期間已獲得國(guó)家助學(xué)貸款的廣西區(qū)內(nèi)普通高等教育全日制畢業(yè)年度畢業(yè)生納入求職創(chuàng)業(yè)補(bǔ)貼范圍。此外，可結(jié)合學(xué)校實(shí)際，對(duì)當(dāng)年畢業(yè)的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生優(yōu)秀畢業(yè)生采取就業(yè)補(bǔ)貼等各種形式的資助，以更有效地落實(shí)學(xué)校一級(jí)獎(jiǎng)補(bǔ)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的資助，從而配合做好學(xué)校學(xué)生就業(yè)工作。

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【作者簡(jiǎn)介】黃偉紅（1981— ），女，廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生資助干事，檔案系列館員，研究方向：檔案管理。

（責(zé)編 黎 原）