高校大學(xué)生檔案管理模式優(yōu)化分析

莫濤　郭琴

摘 要 高校大學(xué)生的檔案管理已經(jīng)納入到檔案管理工作的范圍。大學(xué)生檔案可以說是學(xué)生學(xué)習(xí)成長的重要記錄，這就需要高校在不斷擴(kuò)大收集檔案的范圍，并持續(xù)改進(jìn)檔案管理水平。本文簡要介紹當(dāng)前我國高校大學(xué)生檔案管理存在的問題，并在此基礎(chǔ)上探討優(yōu)化高校大學(xué)生檔案管理模式的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞 高校 大學(xué)生 檔案管理 問題 模式

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

高校大學(xué)生檔案指的是學(xué)生在生活、學(xué)習(xí)過程當(dāng)中參加活動(dòng)形成的各種有價(jià)值的材料。大學(xué)生檔案不同于干部檔案，也不同于學(xué)籍檔案，是以學(xué)生個(gè)人作為基本單位進(jìn)行保管的實(shí)體檔案。

1高校大學(xué)生檔案管理存在的問題

（1）檔案管理不夠集中。當(dāng)前部分高校的大學(xué)生檔案是由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，有的則由招生機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，還有一些高校是學(xué)工處負(fù)責(zé)保管。大學(xué)生的檔案需要由檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一進(jìn)行負(fù)責(zé)。檔案材料收集、審核以及整理工作，需要由輔導(dǎo)員等協(xié)助檔案管理工作人員完成。但是我國高校的檔案管理部門，普遍存在著工作人員不充足的問題，工作人員只是負(fù)責(zé)檔案保管，被動(dòng)接收材料，很少主動(dòng)去收集獲獎(jiǎng)證書以及等級(jí)證書方面的資料。

（2）檔案管理重視程度不夠。很多大學(xué)生的檔案管理意識(shí)薄弱，不了解檔案的價(jià)值、種類以及轉(zhuǎn)遞途徑。部分大學(xué)生認(rèn)為在外企或者是私企工作無需檔案，但是后來考公務(wù)員或者是考研的時(shí)候查找，發(fā)現(xiàn)檔案不知去向。大學(xué)生往往認(rèn)為高校會(huì)投遞檔案到企業(yè)。但是一些企業(yè)在接收檔案之后，并不將轉(zhuǎn)寄單寄回到高校的檔案機(jī)構(gòu)。少數(shù)畢業(yè)生拆封檔案而導(dǎo)致企業(yè)拒絕接收。

（3）檔案缺失問題嚴(yán)重。大學(xué)生的檔案是否齊全很多時(shí)候會(huì)影響企業(yè)對(duì)學(xué)生的綜合了解。企業(yè)在查閱學(xué)生檔案的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)大學(xué)生普遍存在著檔案資料不夠完善的問題。很多學(xué)生向高校的檔案管理機(jī)構(gòu)反饋檔案材料存在漏蓋章或者是缺成績單等問題，給學(xué)生帶來一定程度的麻煩。

（4）檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)復(fù)雜。根據(jù)我國《檔案法》當(dāng)中的有關(guān)規(guī)定，大學(xué)生的檔案需要通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞或者是專人送達(dá)，而不能郵寄甚至本人攜帶。但是機(jī)要交通存在著明顯的機(jī)密性特點(diǎn)，導(dǎo)致學(xué)生在轉(zhuǎn)遞檔案的時(shí)候無法上網(wǎng)查詢。除此之外，在具體工作過程當(dāng)中，部分企業(yè)或者是單位急于得到學(xué)生的檔案，要求他們使用特快專遞郵寄，加大了檔案管理人員的工作難度。

2高校大學(xué)生檔案管理模式優(yōu)化

（1）高校要提高檔案管理意識(shí)。首先需要提高高校管理人員以及檔案管理工作人員的重視程度。檔案材料在生成過程當(dāng)中，往往會(huì)涉及很多不同的管理機(jī)構(gòu)，所以要讓相關(guān)的管理人員、教育人員以及后勤工作人員意識(shí)到，大學(xué)生的檔案直接影響到高校的素質(zhì)教育落實(shí)情況，從長遠(yuǎn)而言在一定程度上影響到學(xué)校的名譽(yù)。這就需要他們意識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值。除此之外，高校大學(xué)生也應(yīng)當(dāng)提高自身的檔案意識(shí)，高度關(guān)心自身檔案，為檔案管理人員提供需要的材料。

（2）建立健全檔案管理機(jī)制。真實(shí)客觀推動(dòng)大學(xué)生的檔案管理評(píng)價(jià)，是不斷改進(jìn)高校大學(xué)生檔案管理質(zhì)量的可靠途徑。高校的大學(xué)生檔案管理過程當(dāng)中，需要加強(qiáng)高校同各個(gè)院系之間的合作，不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化以及規(guī)范化。要定期進(jìn)行評(píng)比檢查，做好檔案材料收集整理的考核評(píng)估。學(xué)生的檔案管理機(jī)構(gòu)需要將檔案建檔當(dāng)作對(duì)院系學(xué)生工作質(zhì)量的重要考核指標(biāo)，不斷提高檔案管理的整體質(zhì)量。

（3）加強(qiáng)工作人員隊(duì)伍建設(shè)。構(gòu)建一支素質(zhì)過硬的檔案管理工作隊(duì)伍可以說是改進(jìn)檔案管理水平的可靠保證。這就要求高校一方面需要成立檔案管理專門機(jī)構(gòu)，配備所需要的檔案管理工作人員，同時(shí)招聘一些兼職人員。專職的管理人員需要最大限度聘用有著豐富工作經(jīng)驗(yàn)的相關(guān)人員，兼職工作人員可以從高校的后勤部門、學(xué)生管理部門甚至大學(xué)生當(dāng)中選拔，負(fù)責(zé)檔案材料整理、收集、審核以及移交等方面的工作。除此之外，高校需要重視檔案管理工作人員的培訓(xùn)，定期組織他們學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)并且交流經(jīng)驗(yàn)，從而改進(jìn)他們的工作能力。

（4）改進(jìn)檔案管理方法。隨著網(wǎng)絡(luò)的日益普及，檔案管理的信息化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。高校大學(xué)生的檔案管理工作需要順應(yīng)潮流，推動(dòng)計(jì)算機(jī)為核心的檔案管理建設(shè)，不斷提高檔案管理的信息化水平。這樣一來有利于降低檔案收集以及整理工作的難度，提高檔案利用水平，最大限度挖掘檔案的利用效益。高校需要加大檔案管理設(shè)施和方面的投入，購買或者是研制適合自身?xiàng)l件的檔案數(shù)據(jù)管理軟件。這樣能夠讓學(xué)校管理人員及時(shí)了解檔案管理情況，讓企業(yè)單位及時(shí)了解學(xué)生的相關(guān)信息。

綜上所述，高校的大學(xué)生檔案管理是有重要價(jià)值，直接關(guān)系到大學(xué)生的利益。這就需要高校高度重視檔案管理工作，建立健全組織機(jī)構(gòu)并且落實(shí)工作人員，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度。檔案管理工作人員應(yīng)需要樹立服務(wù)理念，主動(dòng)創(chuàng)新管理手段，在工作當(dāng)中改進(jìn)管理技巧，從而不斷提高檔案管理質(zhì)量。

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