如何加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新建設(shè)

李秉乾

【摘 要】 隨著我國(guó)進(jìn)入信息時(shí)代，檔案工作就顯得越來(lái)越重要，并且越來(lái)越與時(shí)俱進(jìn)，檔案在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮著舉足輕重的作用，因此，創(chuàng)新檔案管理體系與實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理具有非常重要的作用。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理 創(chuàng)新 建設(shè)

前言：檔案管理要想體現(xiàn)出自身價(jià)值，適應(yīng)主義市場(chǎng)體制的需要，就必須在管理上作進(jìn)一步的創(chuàng)新建設(shè)，從檔案管理的模式創(chuàng)新，到檔案服務(wù)的思路創(chuàng)新，管理手段的創(chuàng)新，提升檔案管理的品位，只有做到與時(shí)俱進(jìn)，才能跟上時(shí)代的發(fā)展。

一、檔案建設(shè)中的問(wèn)題

1、觀念問(wèn)題

雖然有的部門(mén)也另外設(shè)置了檔案管理部門(mén)，但檔案管理工作并沒(méi)有改變實(shí)質(zhì)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，用于檔案管理的資金較為缺乏，投入不足，導(dǎo)致檔案管理工作流于形式，不能真正提高管理水平，工作效率得不到提高。

2、技術(shù)層面的問(wèn)題

（1）在數(shù)字檔案室保存著豐富的多媒體信息，而利用數(shù)據(jù)庫(kù)不能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系，因此要根據(jù)實(shí)際情況建立非結(jié)構(gòu)化多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。

（2）互聯(lián)網(wǎng)不受地域的局限，可以保證檔案管理工作具有一定的靈活性，但當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)安全還不能完全保障，傳輸速度也受到較大影響，這些現(xiàn)狀都嚴(yán)重制約著數(shù)字檔案室的順利發(fā)展。

（3）要想建立規(guī)范的數(shù)字檔案室，首先要具備系統(tǒng)化的標(biāo)準(zhǔn)，但當(dāng)前的標(biāo)準(zhǔn)還不完善，還存在一定的漏洞，不利于在實(shí)際中應(yīng)用。

（4）建立數(shù)字檔案到就是為了保證讓更多的人享受資源，但當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)安全還不能達(dá)到人們的滿意。

二、加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)

1、管理觀念的創(chuàng)新

盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)，勢(shì)必造成檔案資源的極大浪費(fèi)。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

2、管理的創(chuàng)新

檔案部門(mén)雖然收藏有檔案資源多，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。人們至今仍然會(huì)感到檔案資源的不足。有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。

3、管理方式的創(chuàng)新

檔案管理的好壞往往要通過(guò)對(duì)管理水平的評(píng)價(jià)來(lái)確定。根據(jù)發(fā)展的需要，對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對(duì)資源的開(kāi)發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶有之所急，館員與用戶之間的配合關(guān)系將更加融洽與協(xié)調(diào)。

4、人才資源的創(chuàng)新

要樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，克服“見(jiàn)物不見(jiàn)人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)解決實(shí)際的能力，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

3、手段的創(chuàng)新

要用化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，盡快做好庫(kù)藏條目錄入工作，實(shí)現(xiàn)檔案條目檢索自動(dòng)化，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。技術(shù)的更新已成為衡量檔案工作現(xiàn)代化與否的標(biāo)志之一。因此，檔案部門(mén)要積極參與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與檔案管理結(jié)合起來(lái)，為走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的化、多元化和優(yōu)質(zhì)職校化。

三、檔案管理創(chuàng)新與實(shí)踐

1、引進(jìn)人本管理理念

加強(qiáng)知識(shí)管理的核心為人本管理。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化宣傳，取得各方面的理解和支持，不斷把檔案工作推想新層次、新臺(tái)階。

2、加強(qiáng)信息資源建設(shè)，開(kāi)展資源整合

（1）館藏優(yōu)化組合，提高檔案利用率。

（2）強(qiáng)化信息技術(shù)利用。及時(shí)購(gòu)買(mǎi)檔案管理軟件，擴(kuò)大對(duì)于及數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織及使用，設(shè)計(jì)一個(gè)多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來(lái)指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。

3、人才資源管理

（1）全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，通過(guò)崗位的設(shè)置和工資待遇的分級(jí)，調(diào)動(dòng)不同工作人員的積極性。

（2）建立的激勵(lì)機(jī)制。鼓勵(lì)館員輪崗，帶動(dòng)知識(shí)在館內(nèi)流動(dòng)，在工作中、成長(zhǎng)。對(duì)那些通過(guò)寫(xiě)作、出版、講座，或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識(shí)和專業(yè)技術(shù)知識(shí)的組織文化。

（3）在職培訓(xùn)與繼續(xù)。加強(qiáng)館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。同時(shí)，鼓勵(lì)館員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，如機(jī)課程培訓(xùn)，歸檔文件整理等。

結(jié)語(yǔ)：創(chuàng)新是一個(gè)國(guó)家發(fā)展的核心，是各種社會(huì)形態(tài)前進(jìn)的不竭動(dòng)力，是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂。檔案管理是一個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的基礎(chǔ)，涉及到企業(yè)人事、科技、管理、銷(xiāo)售等諸多方面的內(nèi)容，意義重大，做好檔案管理工作時(shí)保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，企業(yè)發(fā)展同樣離不開(kāi)檔案管理的創(chuàng)新。

【參考文獻(xiàn)】

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