芻議如何做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作

劉威

摘要：經(jīng)過(guò)不斷的改革與發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)形成了一個(gè)較為完善的社會(huì)保障體系，同時(shí)也形成了一個(gè)龐大的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案庫(kù)，對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案的管理工作將極大的影響社保工作的開(kāi)展效率，因此必須對(duì)其展開(kāi)深入研究。本文首先探究了社保檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，指出了其存在的不足，然后重點(diǎn)對(duì)加強(qiáng)社保檔案管理工作進(jìn)行了深入的分析。希望本文的研究能夠?qū)ι鐣?huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展提供一定的參考意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù) 檔案管理 策略分析

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作主要指對(duì)社保檔案進(jìn)行收集、整理、分類、裝訂，以及之后的移交、保管、堅(jiān)定等一系列工作，社保檔案的管理工作是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦管理工作中的基礎(chǔ)部分，但卻對(duì)社保工作的順利展開(kāi)有著重要影響作用?，F(xiàn)階段，我國(guó)具有較為龐大的社保檔案庫(kù)，這給檔案的管理帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)，而我國(guó)社保檔案管理工作存在較多不足，并已經(jīng)影響到了社保工作的高效展開(kāi)，因此必須對(duì)其展開(kāi)深入研究，不斷提高我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理水平。

一、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）缺乏先進(jìn)的檔案管理手段

目前，大多數(shù)的社保檔案仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，并沒(méi)有采取電子信息化的管理手段，這給檔案的查閱帶來(lái)了極大困難。許多社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)受到環(huán)境條件的限制，沒(méi)有設(shè)立專門的檔案存放室，許多檔案資料被分開(kāi)保存，不僅給檔案的保存與查閱帶來(lái)了極大的困難，同時(shí)也加大了檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)。而具有專門檔案室的機(jī)構(gòu)，其檔案管理手段也較為落后，軟硬件設(shè)施極度缺乏，同時(shí)也缺少專業(yè)的管理人才，因此也無(wú)法達(dá)到較好的檔案管理效果。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理缺乏科學(xué)性

社會(huì)保險(xiǎn)在社會(huì)保障體系中占據(jù)著重要地位，而其包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等多個(gè)類別，這就造成一個(gè)人的保險(xiǎn)資料被分別保存在不同的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，這種分散管理方式給保險(xiǎn)人的資料查詢帶來(lái)了極大困難，也極易出現(xiàn)管理紕漏，管理方式缺乏足夠的科學(xué)性。

（三）社保檔案管理人員業(yè)務(wù)水平相對(duì)較低

同時(shí)，社保檔案管理工作中還存在專業(yè)人才缺乏的不足，管理人員的專業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低，無(wú)法滿足檔案管理工作的需求。許多社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)缺少專業(yè)的管理人員，其管理員工缺少足夠的專業(yè)知識(shí)與專業(yè)技術(shù)，因此也無(wú)法較好的進(jìn)行檔案管理工作。同時(shí)，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)也缺少足夠的員工培訓(xùn)工作，沒(méi)有充分意識(shí)到培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員的重要性，這也極大的限制了檔案管理工作的發(fā)展。

二、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的策略分析

（一）促進(jìn)社保檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化

在加強(qiáng)社保檔案管理工作時(shí)，首先必須建立完善的管理制度與管理程序，促進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。依據(jù)《檔案法》、《保密法》等相關(guān)政策，加快檔案管理工作相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)，同時(shí)構(gòu)建完善的檔案管理體系，逐步促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

（二）加強(qiáng)社保檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)社保檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)主要是指對(duì)檔案庫(kù)“八防”建設(shè)與管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。為了保障社保檔案管理室的環(huán)境安全性，必須加強(qiáng)檔案室防火、防光、防塵以及防高溫等方面的管理，同時(shí)還應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的完全對(duì)接，從而達(dá)到對(duì)檔案管理的全面控制。

（三）重視社保檔案的動(dòng)態(tài)化管理

保險(xiǎn)人的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)將具有多個(gè)環(huán)節(jié)，因此必須重視對(duì)社保檔案的動(dòng)態(tài)化管理，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的全過(guò)程管理。為了達(dá)到對(duì)個(gè)人業(yè)務(wù)檔案的全過(guò)程管理，必須要對(duì)保障對(duì)象的個(gè)人變動(dòng)情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，定期進(jìn)行檔案信息的調(diào)查核實(shí)，從而保證檔案信息的真實(shí)有效，從而能夠充分發(fā)揮社保檔案的證據(jù)價(jià)值。

（四）促進(jìn)社保檔案的信息化管理

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的辦理過(guò)程中將產(chǎn)生大量的紙質(zhì)材料，而紙質(zhì)材料在保存與移交過(guò)程中將極大的受到外界環(huán)境的影響，且將給工作人員帶來(lái)極大的工作量，因此必須盡快促進(jìn)社保檔案的信息化管理，通過(guò)將紙質(zhì)檔案存錄為數(shù)字檔案、數(shù)據(jù)備份以及建立社會(huì)保障號(hào)碼發(fā)放制度，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的信息化管理，從而極大的提高檔案管理效率與安全性。

（五）加強(qiáng)社保檔案管理人才培養(yǎng)

檔案管理人員的對(duì)提高社保檔案的管理水平有著重要影響，因此必須加強(qiáng)對(duì)專業(yè)管理人才的培養(yǎng)工作。在機(jī)構(gòu)條件允許的情況下，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可以成立專門的檔案管理部門，并積極招聘專業(yè)檔案管理人員、計(jì)算機(jī)人才以及法律人才，并定期展開(kāi)對(duì)管理人員的培訓(xùn)與考核工作，從而確保工作人員的專業(yè)水平與素質(zhì)水平。同時(shí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還必須重視提高管理人員的政策解讀能力，確保工作人員能夠依據(jù)法律政策，進(jìn)行科學(xué)、合理、合法的檔案管理工作，從而真正實(shí)現(xiàn)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理目標(biāo)。

（六）重視社保檔案的保密性管理

社保檔案含有參保人的大量私密信息，而個(gè)人信息的泄露將給參保人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失以及名譽(yù)損失的風(fēng)險(xiǎn)，因此必須重視社保檔案的保密性管理工作。首先，檔案管理人員必須具備足夠的信息安全與防范意識(shí)，嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與流程進(jìn)行操作，從而最大可能的降低信息泄露風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)也必須建立完善的檔案保密管理制度，嚴(yán)格限制檔案?jìng)€(gè)人信息的使用，并對(duì)不規(guī)范、不合法的檔案管理操作進(jìn)行懲戒，從而確保參保人檔案信息的保密性。

三、結(jié)束語(yǔ)

本文首先探究了我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，指出了其存在的問(wèn)題，包括缺乏先進(jìn)的檔案管理手段、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理缺乏科學(xué)性以及社保檔案管理人員業(yè)務(wù)水平相對(duì)較低這三個(gè)方面的不足，并針對(duì)這些不足進(jìn)行了加強(qiáng)檔案管理工作的策略分析，認(rèn)為政府部分必須從促進(jìn)社保檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、加強(qiáng)社保檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)、重視社保檔案的動(dòng)態(tài)化管理、促進(jìn)社保檔案的信息化管理、加強(qiáng)社保檔案管理人才培養(yǎng)以及重視社保檔案的保密性管理這六個(gè)方面展開(kāi)社保檔案的管理工作。

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