新時期我國特殊教育職業(yè)學院檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究

林軍

摘 要：隨著我國經(jīng)濟發(fā)展的加快，特殊教育也越來越受到人們的關注。特殊教育職業(yè)學院對于培養(yǎng)特殊學生的技能專長，使其更好地融入社會，在社會上獨立生存有重要作用。而特教職業(yè)學院的檔案管理對于學校、學生的發(fā)展來說意義重大。然而新時期下我國的特殊教育職業(yè)學院的檔案管理還比較落后，不夠重視學生的特殊性等問題都比較突出。文章主要分析了新時期下我國特教職業(yè)學院檔案管理的現(xiàn)狀，并提出了相應的解決對策。

關鍵詞：新時期；特殊教育；職業(yè)學院；檔案管理

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）28-38-2

0 引言

特殊教育職業(yè)學院的檔案對學校各項工作的開展，學生的活動、成績等方方面面都進行了真實的記錄，是非常重要的文獻資料，同時檔案資料還具有開發(fā)和利用的價值，這也是檔案管理工作的現(xiàn)實意義所在。國外在檔案管理方面的研究比較先進，開發(fā)利用較多，國外的高職院校有非常牢固的檔案服務理念。相比較之下，國內的檔案管理工作比較落后，更不用說特殊教育職業(yè)學院的檔案管理工作了，不僅相關方面的研究比較少，學校本身也不夠重視，檔案管理工作一直比較滯后。本文旨在研究分析特教職業(yè)學院檔案管理工作的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)問題，并提出了新時期下特教檔案管理工作的新道路，解決存在的問題，使檔案資源能夠真正發(fā)揮出其作用。

1 特殊教育職業(yè)學院檔案管理現(xiàn)狀

1.1 學生檔案管理現(xiàn)狀

不論是教育培訓機構還是所有學校，其檔案管理最為重要的部分就是學籍檔案的管理。學籍檔案不但真實反映出了一個學校教育和教學的具體情況，同時也記載了學生在這一時期的學習和生活等，因而不論是學生還是學校都應該認識到學籍檔案的重要性。然而新時期我國特殊教育職業(yè)學院對于學生的學籍檔案管理還存在不少問題。

隨著信息技術的普及和發(fā)展，許多特殊教育職業(yè)學院其自主招生形式多以網(wǎng)絡報名為主，但許多殘疾學生受自身因素的影響，導致網(wǎng)上填寫的信息多半是由老師或者家長幫忙完成的，這個時候難免就會出現(xiàn)錄入的信息不準確的問題存在。而招生部門又很少對這些信息進行甄別和審核，導致學生信息數(shù)據(jù)庫的信息其準確率并不高。學籍檔案管理要求比較嚴格，若是前期未對學生信息進行反復核對確認的話，一旦有差錯則后期再調整糾正就需要經(jīng)過相關部門的層層審批，耗費的人力和時間非常大。

1.2 沒有就特殊學生進行關注

在調查特教職業(yè)學校的學生檔案之后我們發(fā)現(xiàn)，其學生檔案主要包括了學生思想及品德素質檔案、學生藝術素質檔案等五個方面的內容?？偟膩碚f，這些資料還是相對完善的，但并未表現(xiàn)出對特殊學生的關注，及教育特殊性的表達，也就是說缺乏特殊學生在簡單勞動能力、體檢情況、興趣愛好等方面的統(tǒng)計分析的資料。

1.3 沒有對特殊學生進行跟蹤記錄

目前大多數(shù)的特教學生檔案都是使用記錄式的形式來進行的，也就是對學生目前的情況和所獲得的成績進行記錄，但沒有對特殊學生進行跟蹤記錄。這里的跟蹤記錄包括兩個方面的內容：一是對學生在不同學年和發(fā)展階段做縱向比較的記錄，該記錄可以對學生的成長進行直觀比較；二是通過對學生的指導教育，與其家長溝通之后對學生建立一個個人發(fā)展計劃。

1.4 信息技術應用較少

現(xiàn)當代是一個信息化社會，許多工作都可以借助網(wǎng)絡來完成和完善，而檔案管理信息工作更是應該加強信息化建設。然而許多特教職業(yè)學院在管理檔案方面還沒有完全實現(xiàn)信息化的管理，還在沿用較為傳統(tǒng)的管理和工作方法，致使檔案利用的流程煩瑣，效率也不高。部分特教職業(yè)學院雖然引進了現(xiàn)代化的檔案管理信息系統(tǒng)，而且也借助這些系統(tǒng)真正實現(xiàn)了無紙化的檔案管理工作，但因為許多學校都沒有聘請專業(yè)的檔案管理工作者，許多檔案工作者還是兼職的，這就使得檔案管理工作者群體的專業(yè)技能水平普遍較低，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理水平，進修和學習的機會也比較少，檔案管理效率低。

2 特殊教育職業(yè)學院檔案管理對策

2.1 提高學籍檔案信息的準確性

針對特殊學生在報名時所填寫的信息可能存在失誤的情況，特教職業(yè)學院的源頭部門應該要求學生在報名時提交身份證復印件、殘疾證以及戶口本復印件等有關證明，在基本資料信息收集完之后，學生再進行網(wǎng)上報名，這樣一來學校的招生部門就能夠對信息進行審核，一旦發(fā)現(xiàn)錯誤就可以在核對之后及時進行修改，這種報名方式不但能夠確保學校在建立學生檔案信息時所獲得的基本信息的準確性和完整性，同時工作效率也得到了提升。

2.2 建立學生成長檔案

特殊教育和常規(guī)教育最大的不同在于學生個體之間有很大的不同，這也正是特殊教育的難點所在。因此特教職業(yè)學院要培養(yǎng)他們的技能與水平，讓他們能夠在社會當中憑借自己的一技之長而獲得生存能力，獲得生活的動力，就應該在教育過程當中對他們的特長進行記錄，包括學生所掌握的知識，理想愿望，這樣才能給社會給企業(yè)提供一個更為直接的參考數(shù)據(jù)，并將其安排在最合適的崗位上。因此，特殊教育職業(yè)學院的檔案管理中應該盡快建立健全學生檔案信息，將學生所掌握的知識技能和愛好特長進行完整的記錄。為此我們可以建立一個學生成長檔案，根據(jù)特殊學生的個性和特長，繪制勞動技能和職業(yè)素養(yǎng)成長曲線等相關方面的成長資料，將學生在不同發(fā)展時期所付出的努力及獲得的成果進行詳細生動的記錄。

2.3 充分利用信息化技術管理檔案

傳統(tǒng)的檔案管理方法是采用紙質載體來存儲檔案資料，不論是管理思路還是管理方法都比較落后。因此，新時期下的特殊教育職業(yè)學院在進行檔案管理時應該順應歷史潮流以及檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢，努力推進檔案信息化的建設工作。首先，特教職業(yè)學院應該努力推廣和普及應用檔案管理軟件，電子檔案不但能夠降低紙質檔案管理工作的強度與難度，以往紙質文本不能呈現(xiàn)出來的聲音、視頻等數(shù)字信息也可以通過電子檔案來完成，記錄特殊學生的成長信息也將會變得更加豐富。為此，學校可以根據(jù)學校檔案的特征來購買較為成熟的檔案管理軟件系統(tǒng)，或者根據(jù)自身實力和實際情況開發(fā)相應的軟件，同時注意對軟件進行定期的維護，確保檔案管理更加順利。

2.4 重視家長的支持和參與

特殊教育職業(yè)學院的培養(yǎng)教育對象比較特殊，這也決定了其檔案管理和常規(guī)的高校檔案管理存在很大的差別。對于特殊學生來說，學校教育和老師在其成長過程當中固然重要，但更少不了家長的支持和培養(yǎng)。殘疾學生在其某一方面存在或多或少的影響生活的能力，因而家長更需要配合學生建立和完善學生檔案，這里主要是指兩個方面的內容：首先，家長要積極配合學校教育工作的開展進行；其次，家長應該給學校提供關于孩子準確完善的資料，包括學生康復和教育的記錄，家庭內部對學生各個時期的規(guī)劃等。通過家長和學校的積極配合，我們才能更好地為學生建立準確、完善的信息，根據(jù)計劃培養(yǎng)學生成才，使其能夠根據(jù)自身的興趣愛好掌握一技之長，并在社會生活中立足。

2.5 提高檔案管理工作者的專業(yè)技能

要提高特殊教育職業(yè)學院的檔案管理水平就必須要提高檔案管理工作者的整體素質。這幾年我國社會經(jīng)濟增長比較快，高職特殊教育也取得了快速發(fā)展，特教職業(yè)學院的檔案管理工作也面臨著機遇和挑戰(zhàn)并存的時代。所以，特教職業(yè)學院的廣大檔案管理者都應該努力提升自己的綜合素質，以便更好地開展檔案管理工作，為學校，為老師，為社會提供更好的檔案管理服務。同時，檔案管理人員還應該學習和掌握現(xiàn)代化的辦公技術，能夠熟練運用信息技術來開展檔案管理工作；多參加和檔案管理有關的培訓、講座等，多學習和借鑒先進的檔案管理經(jīng)驗及理念；努力提高自身分析文字和數(shù)據(jù)信息的能力，能夠準確分析數(shù)據(jù)圖表和文字記錄等。

3 結束語

隨著科學技術和社會經(jīng)濟的發(fā)展，新時期我國的特殊教育職業(yè)學院的檔案管理工作應該順應科技信息發(fā)展潮流，重視檔案管理工作及其服務功能，在借鑒國外先進理念和經(jīng)驗的基礎上，結合特殊教育的特殊點來開展檔案管理工作。由于特教的特殊性，其檔案管理工作的開展更應該注重家長的參與，更注重學籍檔案信息建立的準確性及特殊學生的特長、技能等相關信息的檔案管理等，并在發(fā)展過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，充分發(fā)揮檔案管理的服務功能，為特教職業(yè)學院的發(fā)展和特殊學生的發(fā)展提供更好的服務。

參 考 文 獻

[1] 李君.從重藏輕用到藏用皆重——當前信息化時代高校檔案館職能的轉變[J].辦公室業(yè)務，2012（10）.