檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題與解決措施

宋穎

[摘 要]實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化對經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步具有重要的作用，文章總結(jié)了目前檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決策略。

[關(guān)鍵詞]檔案；現(xiàn)代化管理；問題與辦法

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，檔案管理的作用越來越凸顯。作為事務(wù)管理有機組成的檔案工作，如何發(fā)揮自身獨特的優(yōu)勢和功能，如何實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，為政府排憂解難、完善服務(wù)，是每一個檔案工作者應(yīng)當深思的問題。筆者結(jié)合自身多年的檔案管理工作實踐，總結(jié)目前檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，并提出相關(guān)的解決途徑。

一、檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題？

1.檔案管理現(xiàn)代化的意識不強。當前，由于社會上對“檔案”的概念和作用，知之者甚少，檔案意識相當薄弱，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)對加強檔案工作的現(xiàn)代化認識不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的工作方法，嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

2.缺乏現(xiàn)代化的檔案管理人才。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術(shù)知識，能夠進行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。從目前人員現(xiàn)狀來看，許多機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文書、檔案管理人員，大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段。

3.資金短缺，檔案管理設(shè)備和技術(shù)相對落后，信息化程度較低。檔案意識普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴重不足，無力購買現(xiàn)代化的設(shè)備，檔案管理信息化程度很低，同時也造成人才引進困難，甚至人才流失。

4.基礎(chǔ)工作太差。檔案管理現(xiàn)代化的前提是檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、標準化。目前機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案工作管理存在的問題是：大量的案卷質(zhì)量不高，缺乏完整的檢索工具。許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國家檔案局制定的標準規(guī)范操作。

5.檔案標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理現(xiàn)代化的理論研究有待進一步增強。檔案管理現(xiàn)代化不是僅僅使用幾臺新設(shè)備的問題，而是一個系統(tǒng)工程，是由許多方面的因素相互協(xié)調(diào)、相互制約構(gòu)成的總體目標，需要各方面的大力支持和各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，更需要相關(guān)部門和人員轉(zhuǎn)變原有觀念，通力合作，與時俱進。

二、解決途徑

1.增強檔案管理現(xiàn)代化意識，加強人才培養(yǎng)。第一，增強現(xiàn)代化意識。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與我國現(xiàn)代化建設(shè)目標、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動式服務(wù)改變?yōu)橹鲃臃?wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作適應(yīng)知識經(jīng)濟時代的需要，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。第二，加強對人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備。

2.加快硬件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化?，F(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應(yīng)用還很不盡人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快設(shè)施（設(shè)備）和技術(shù)現(xiàn)代化步伐，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時配備檔案現(xiàn)代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

3.重視檔案管理的標準化。為防止檔案管理中出現(xiàn)無章可循，無法可依，重復(fù)、繁雜的混亂局面，檔案管理現(xiàn)代化首先要實現(xiàn)檔案工作標準化，沒有標準化就沒有現(xiàn)代化管理。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優(yōu)經(jīng)濟效益和社會效益的保障，同時也是促進檔案理論研究和發(fā)展的重要手段。在檔案標準制定的過程中，需要在專業(yè)內(nèi)取得一致的認識，為總結(jié)、提高和發(fā)展創(chuàng)造有利的條件和機會。同時，檔案標準的制定，必須汲取相關(guān)科學知識，來充實和發(fā)展檔案管理學。

4.正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，需要一個過程，在這個過程中，手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。我們必須正視這個現(xiàn)實、不能講檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作。因此，我們既要積極引進現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機結(jié)合起來。

5.積極引進先進的檔案管理技術(shù)，建立大型數(shù)據(jù)庫云端。實行電腦管理自動化和檔案管理的信息化。采用計算機來提高檔案管理水平，創(chuàng)建檔案信息檢索系統(tǒng)和檔案信息使用系統(tǒng)，加上人事檔案原件管理系統(tǒng)。使得檔案查詢者可以通過檢索系統(tǒng)在不接觸到原件的前提下得到自己的查詢結(jié)果，既保證了人事檔案的保密和安全，又提高了查閱和檢索的速度。

6.加快檔案信息化進程，提高工作效率。當前檔案管理工作的一個重要課題就是如何充分利用計算機技術(shù)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理來對檔案信息存儲檢索。為了檔案盡快實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，信息化，亟待對檔案進行完整的數(shù)據(jù)庫建立工作。還有，明確的規(guī)定好實用權(quán)限后，依據(jù)所擁有的權(quán)限的不同，將部分信息對相關(guān)人員開放，明確方向，建立公開、透明的檔案管理機制。長此以往，人們的檔案意識必然逐步增強，同時，透明化的操作也增強了人們對檔案工作的支持和信任，更為人力資源工作奠定了堅實信息基礎(chǔ)。

7.加強正面引導(dǎo)，積極處理好檔案管理人員的管理問題。加強宣傳工作的進展力度，認真審核已經(jīng)收集到的各種材料，要確實收錄些真實完善的人事或是其他類的檔案，嚴格把握所收集到的材料的質(zhì)量。我們在鑒定所收集到的檔案時，檔案管理人員要保持嚴肅認真的態(tài)度，必須要保證整個資料的真實可靠性，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不推陳出新，更新工作模式，這樣一來檔案管理工作的工作效率自然而然就提高了，進而相關(guān)的業(yè)務(wù)質(zhì)量也會提高。我們在辨別這些資料時，要實事求是，杜絕虛假信息，要知道真實性、可靠性、完整性是我們的首要保障。

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（編輯/穆楊）