淺析信息技術(shù)在實物資產(chǎn)管理中的應(yīng)用

劉江

摘要：隨著信息技術(shù)手段的普及及信息開發(fā)成本的降低，運用信息技術(shù)加強內(nèi)部管理，實現(xiàn)高效的企業(yè)內(nèi)部管理，越來越成為企業(yè)不斷追求、不斷完善的常態(tài)工作。筆者所屬單位運用信息技術(shù)首先在低值易耗品、固定資產(chǎn)、油氣資產(chǎn)等使用期長的實物資產(chǎn)管理方面進行了較有成效的實踐，并以此為支點逐漸延伸到其他方面，達到成本的精細管理。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 實物資產(chǎn)管理

生產(chǎn)企業(yè)資產(chǎn)中實物資產(chǎn)往往占較大比重，對油氣開采企業(yè)而言比重更加突出。實物資產(chǎn)的全壽命周期，以投入使用時為界分為取得階段和使用階段，這兩個階段的精細管理都很重要，筆者根據(jù)所屬單位的經(jīng)驗就如何運用信息技術(shù)有效實施實物資產(chǎn)管理進行探討。

一、油氣田企業(yè)實物資產(chǎn)管理目標難以實現(xiàn)的原因

實物資產(chǎn)使用的有效管理一直是大多數(shù)油氣田企業(yè)比較困擾的問題，每年都要大規(guī)模耗時耗力進行資產(chǎn)清查盤點，盤點結(jié)果又總是存在差異，差異原因又總是難以理清，導(dǎo)致實物資產(chǎn)邊清邊亂，無法隨時掌控。不能實現(xiàn)管理目標的主要原因有下列六個方面。

（1）實物資產(chǎn)體量大，分布散，一個小油田涉及區(qū)域可能達到幾百平方公里。盤點工作復(fù)雜繁瑣，難度大，不可能像現(xiàn)金、銀行存款經(jīng)常賬實核對，必然核對周期長，容易積累較多問題。

（2）實物資產(chǎn)的精細管理要求管理人員具有相關(guān)專業(yè)技術(shù)，很多地下設(shè)備及油氣井，一般財務(wù)人員難以了解其狀況，專業(yè)設(shè)備較多，財務(wù)人員不熟悉其特性，對其價值和壽命判斷不準，不能很好地起到監(jiān)督控制作用。

（3）實物資產(chǎn)單項價值較大，難以區(qū)分是周轉(zhuǎn)材料還是固定資產(chǎn)或者油氣資產(chǎn)。如油氣開采工具往往價值很大，不同的會計人員可能會形成不同的判斷。

（4）復(fù)合資產(chǎn)較多，單項資產(chǎn)和復(fù)合資產(chǎn)容易混淆。有些設(shè)備在小企業(yè)中可能是固定資產(chǎn)，但在油氣開采設(shè)備中，可能只是一項資產(chǎn)的一個組件，如電泵、電機、儀表。

（5）移動頻繁，相關(guān)資料易丟失，難于落實管理責(zé)任。由于油氣井的產(chǎn)量變化不穩(wěn)定，搬遷比較頻繁，設(shè)備從一個地方調(diào)到另一個地方時容易導(dǎo)致資料丟失，或者移動記錄不準確不詳細，無法跟蹤資產(chǎn)。

（6）實物資產(chǎn)信息不規(guī)范，不完整。由于部門之間溝通不暢，實物資產(chǎn)使用者和資產(chǎn)記錄者的習(xí)慣不同，可能將同一設(shè)備用不同的名稱標識，有些設(shè)備不記錄詳細的設(shè)備規(guī)格型號、出廠編號等信息，導(dǎo)致財務(wù)部門記錄的資產(chǎn)名稱和設(shè)備管理員記錄的名稱不一致，清查中難以一一比對。

二、信息技術(shù)在油氣田企業(yè)實物資產(chǎn)管理中的運用

（一）實物資產(chǎn)管理信息化的措施

（1）規(guī)范實物資產(chǎn)管理流程，包括資產(chǎn)預(yù)算、資產(chǎn)采購、驗收交付、資產(chǎn)維修保養(yǎng)、資產(chǎn)清查、資產(chǎn)調(diào)劑調(diào)撥、資產(chǎn)報廢處置等。流程中尤其強化了資產(chǎn)異動時資產(chǎn)使用部門和財務(wù)部門的溝通協(xié)調(diào)，資產(chǎn)信息資料的歸口保管，資產(chǎn)性質(zhì)模糊時的認定，組合資產(chǎn)的全面登記，并在使用部門和財務(wù)部門保持口徑一致。

（2）在流程梳理的基礎(chǔ)上建設(shè)實物資產(chǎn)模塊管理系統(tǒng)。系統(tǒng)的核心一是減少資產(chǎn)管理中的人為干涉因素，二是資產(chǎn)在驗收交付的時候即由系統(tǒng)自動生成條形碼和二維碼。條形碼恒定不變，二維碼隨著資產(chǎn)屬性的變動而變。每項資產(chǎn)，包括復(fù)合資產(chǎn)的附屬設(shè)備，均在交付使用時粘貼資產(chǎn)標識標簽，并制定《資產(chǎn)標簽管理辦法》，以確保標簽的規(guī)范、安全。

（二）系統(tǒng)設(shè)計思路

1.引入內(nèi)控理念，構(gòu)建流程體系

在流程梳理的基礎(chǔ)上，將機構(gòu)職責(zé)及崗位職責(zé)形成處理清單，系統(tǒng)按照單位層面內(nèi)部控制及業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制要求，由系統(tǒng)管理員負責(zé)管理企業(yè)組織機構(gòu)與負責(zé)人以及機構(gòu)權(quán)限，由部門負責(zé)人管理本部門人員及崗位職責(zé)。根據(jù)內(nèi)控手冊，將企業(yè)組織機構(gòu)及機構(gòu)權(quán)限、崗位權(quán)限，與各業(yè)務(wù)流程各步驟進行關(guān)聯(lián)，形成系統(tǒng)運行縱橫結(jié)合的流程體系。

設(shè)置流程關(guān)鍵控制節(jié)點，在關(guān)鍵控制節(jié)點環(huán)節(jié)，由獨立視圖實行嚴格控制，包括填制控制表單、提交處理文件、錄入關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息、授權(quán)人簽名等，系統(tǒng)檢測通過后，方可進入下一步驟。

2.引入作業(yè)成本管理理念

作業(yè)成本法把直接成本和間接成本（包括期間費用）作為產(chǎn)品（服務(wù)）消耗作業(yè)的成本同等地對待，拓寬了成本的計算范圍，使計算出來的產(chǎn)品（服務(wù)）成本更準確真實。

公司業(yè)務(wù)流程目錄實質(zhì)是作業(yè)類別，各部門工作中通過流程目錄選擇作業(yè)類別來創(chuàng)建新的作業(yè)，新的作業(yè)受流程控制頻率控制，如每月一次的業(yè)務(wù)不能創(chuàng)建兩項作業(yè)，作業(yè)起點與終點即由誰創(chuàng)建作業(yè)和結(jié)束作業(yè)在部門職責(zé)中進行控制。

3.信息輸入多樣化

以前的信息系統(tǒng)，終端設(shè)備只有計算機，該系統(tǒng)還可以和圖像掃描儀、二維碼掃描儀、條形碼掃描儀、手機等終端連接，可以錄入圖片、聲音等證據(jù)資料，形成完整的原始資料。

（三）信息化取得的效果

（1）流程控制避免了名稱不規(guī)范等導(dǎo)致的混亂。資產(chǎn)名稱在驗收時由設(shè)備管理崗審核確定，低值易耗品、固定資產(chǎn)和油氣資產(chǎn)的認定由財務(wù)部資產(chǎn)管理崗與使用單位設(shè)備管理崗溝通后審核確定。組合資產(chǎn)由使用單位設(shè)備管理崗與財務(wù)部資產(chǎn)管理崗溝通后確定。資產(chǎn)合格證、保修卡及使用說明等資料由驗收小組驗收登記，物資部門統(tǒng)一建檔保管。

（2）利用二維碼及條形碼技術(shù)提高清查盤點效率。有了信息編碼這些資產(chǎn)身份信息，清查工作只需要原來清查盤點的四分之一時間即可，大大節(jié)約了人力財力，并有較高準確度。清查盤點不再需要先打印盤點表，然后來回往復(fù)的查找表中資產(chǎn)，只需要利用二維碼及條形碼掃描并對每個使用單位的資產(chǎn)逐項掃碼，上傳到系統(tǒng)，系統(tǒng)即自動統(tǒng)計出盤點不符項，對清查中發(fā)現(xiàn)的未貼標簽的資產(chǎn)單獨記錄，并查找原因。

（3）資產(chǎn)調(diào)劑精準快速，提高了資產(chǎn)使用效率。對停用的設(shè)備利用掃碼上傳到停用設(shè)備模塊，系統(tǒng)即將信息反饋給其他部門，如其他部門需要即可網(wǎng)上辦理臨時借用或調(diào)撥手續(xù)。

（4）資產(chǎn)公開透明，提高了資產(chǎn)管理的安全性，防止了資產(chǎn)流失。有些易攜帶、易丟失且價值較高的資產(chǎn)，明確保管人，并在系統(tǒng)中公開，形成全員自覺監(jiān)督的氛圍，促使保管使用人切實履行保護資產(chǎn)安全的責(zé)任。

（5）資產(chǎn)信息查詢方便，通過二維碼掃描可隨時了解資產(chǎn)的大部分關(guān)鍵信息及調(diào)動記錄。

（四）信息化系統(tǒng)的不足

該系統(tǒng)由于流程環(huán)節(jié)很多，關(guān)鍵環(huán)節(jié)需由獨立的視圖進行控制，因此一旦要修改流程，則必須要由程序設(shè)計人員修改有關(guān)視圖，不方便對流程修改。另外不同的單位有不同的流程，因此系統(tǒng)可移植可復(fù)制的程度較低。

三、未來信息化技術(shù)在實物資產(chǎn)管理中的發(fā)展

信息技術(shù)日新月異，隨著大數(shù)據(jù)的普及及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，未來實物資產(chǎn)的管理將更加高效。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展會大大降低物聯(lián)網(wǎng)的成本，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的企業(yè)會大大增加。物聯(lián)網(wǎng)可以讓企業(yè)隨時了解資產(chǎn)的運行情況及所在位置，便于及時組織維修保養(yǎng)、編制更新計劃。而大數(shù)據(jù)的普及及共享，使得取得需要的商業(yè)信息將不再困難，有利于公司對現(xiàn)有設(shè)備重新估值，有利于對設(shè)備大修還是淘汰更新做出最佳的決策，有利于與標桿企業(yè)比較設(shè)備利用效率，有利于購置更高效的資產(chǎn)。

（作者單位：新疆油田黑油山有限責(zé)任公司）