構建動車庫內(nèi)保潔管理信息系統(tǒng)的思考

陶琪超 上海鐵路局上海華鐵旅客服務有限公司

構建動車庫內(nèi)保潔管理信息系統(tǒng)的思考

陶琪超 上海鐵路局上海華鐵旅客服務有限公司

我國高鐵行業(yè)快速發(fā)展，在樹立動車組列車安全、便捷、舒適、優(yōu)質(zhì)的品牌形象同時，對動車保潔工作提出了更高標準和更嚴要求。構建一個相互關聯(lián)的動車庫內(nèi)保潔管理系統(tǒng)，能促進跨部門業(yè)務協(xié)同作業(yè)，提高保潔作業(yè)“過去可追溯，當前能控制，未來可預判”能力，為動車庫內(nèi)保潔輔助提供決策支持，提高庫內(nèi)保潔“精細管理、精準服務”水平。

構建；庫內(nèi)保潔；信息系統(tǒng)

1　構建動車庫內(nèi)保潔管理信息系統(tǒng)的必要性

隨著中國高鐵的迅猛發(fā)展，高鐵已經(jīng)成為了中國的一張名片。中國高鐵的“高大上”不僅體現(xiàn)在速度上，更加體現(xiàn)在舒適的環(huán)境，溫馨的服務上。因此保持車廂內(nèi)部干凈整潔至關重要，而動車庫內(nèi)保潔又是車內(nèi)保潔質(zhì)量的關鍵，但是從目前來說，動車庫內(nèi)保潔工作主要存在以下幾個瓶頸問題：

1.1內(nèi)部資源共享缺失

動車庫內(nèi)保潔作業(yè)計劃是嚴格按照動車出入所計劃、股道計劃、上線計劃來編排的。這些計劃是由鐵路相關部門編制并指導實施，由《動車組管理信息系統(tǒng)》來支撐。出于安全、保密等因素考慮，保潔機構（局屬或外包）暫時無法直接從信息系統(tǒng)的平臺獲取，目前只能依靠指定的人員通過郵件或面對面溝通的方式取得。每日兩次（日班、夜班）的動車進庫計劃，也在一定程度上拉長了溝通的時間。臨時變更計劃只能依靠電話溝通，獲取重要信息的方式對保潔作業(yè)計劃的安排和實施帶來了較多的不便。

1.2依靠手動排班，缺乏系統(tǒng)性

保潔管理人員在獲取了庫內(nèi)作業(yè)計劃、調(diào)車計劃和動車上線計劃后需要進行全方位多層級的排班計劃。首先要區(qū)分“本局、外局”和“配屬、非配屬”的車底，安排不同層次的保潔計劃。還要將保潔車底分配到班組，并安排深度保潔、重點保潔、廣告頭片、座位方向、上車備品等作業(yè)項計劃。這些計劃在確保同庫內(nèi)作業(yè)時間和作業(yè)次序相吻合時，還須均衡分配各班組的作業(yè)量（一般情況下每庫設4班組，每班組6人）。特別是在安排深度保潔項目時，需查閱前次保潔記錄以安排下次計劃。這種動態(tài)計劃目前無系統(tǒng)支持，全靠紙質(zhì)文本，使得保潔管理上受到一定限制。

1.3各項考評相對獨立，統(tǒng)計分析難度大

目前，員工的考勤管理、工作量管理、保潔質(zhì)量管理自成體系，各項數(shù)據(jù)無法有效銜接，數(shù)據(jù)的關聯(lián)體現(xiàn)不足。特別是保潔質(zhì)量的管理，分不同的層級進行考核，如班組長全覆蓋的檢查、值班員每日的抽查、各管理層不定期的抽檢。在驗收項目和標準上又各有側(cè)重，各自體現(xiàn)。在進行月度、季度和年度的考評匯總時，大量數(shù)據(jù)重復出現(xiàn)，更增加了分析的難度。

1.4物料、設備管理體系未納入保潔管理系統(tǒng)，造成成本核算困難

物料管理所包括的耗材、工具、機具等和設備管理所包含的運行、維護、檢修、設備檔案等，目前一般為紙質(zhì)臺帳或Excel臺帳管理方式，自成系統(tǒng)，分開管理。這樣，很難在保潔的同時看到物料和設備的使用情況、庫存情況等。物料和設備的管理與保潔工作無法直觀的顯示關聯(lián)，給成本核算帶來困難，同時也無法精準安排采購計劃。

2　構建動車庫內(nèi)保潔管理信息系統(tǒng)的需求分析

2.1系統(tǒng)建設的原則性

（1）全面性與完整性。動車庫內(nèi)保潔管理信息系統(tǒng)建立的基礎是數(shù)據(jù)信息，只有較為全面和完整的信息才能給執(zhí)行者提供依據(jù)。全面性主要側(cè)重于信息的橫向指標體系，諸如前文調(diào)到的計劃信息、人員信息、設備信息等；完整性主要側(cè)重于信息的縱向指標體系，諸如人員信息中姓名、考勤、培訓等。

（2）實用性與穩(wěn)定性。動車庫內(nèi)保潔管理信息系統(tǒng)的建立，將取代紙質(zhì)和手工文本的操作，對于不同層級的使用者來說必須具有實用性。在操作習慣上、使用界面上、使用流程上應多方考慮，做到易使用、易維護。同時從滿足系統(tǒng)的各項功能要求來看，也應該多關注各項功能的整合和總體性能的發(fā)揮。這也對軟件開發(fā)工具和數(shù)據(jù)庫提出了要求，必須是成熟穩(wěn)定且經(jīng)得住驗證的，只有這樣也才能確保系統(tǒng)平臺的可靠性。

（3）靈活性與可擴展性。整個系統(tǒng)的設計在實現(xiàn)基本功能的基礎上，也能考慮單個模塊，諸如物料管理、人員管理、車輛管理等獨立使用，既相互關聯(lián)又能獨立統(tǒng)計。靈活性也體現(xiàn)在系統(tǒng)開發(fā)完成后，如遇到在用戶提出新的需求，能方便地增加相應的功能或模塊，同樣如遇實際處理業(yè)務量的增加和系統(tǒng)升級，須有預留接口并能充分考慮系統(tǒng)的可擴充性和前后兼容的一致性，及與其他相關業(yè)務的兼容性，以保證整個系統(tǒng)的不斷發(fā)展。

（4）可操作性與安全性。整個系統(tǒng)是分層級進行使用和管理的，使用者并非都是計算機專業(yè)人員，因此，系統(tǒng)的設計應適當傾向于日常辦公運作的要求。同時用戶進入系統(tǒng)時，應先經(jīng)過嚴格的身份驗證，根據(jù)其權限和級別使用系統(tǒng)相對應的功能和數(shù)據(jù)，以防信息泄密和對保密信息的非法侵入。

2.2系統(tǒng)建設的目標

（1）資源整合。資源整合是企業(yè)管理中實施內(nèi)部控制的體現(xiàn)，而內(nèi)部控制又是一個較為有效的管理手段。各鐵路局自身首先是一個協(xié)作的系統(tǒng)，在各項條件和要求都符合時進行內(nèi)部控制，結(jié)合通信技術和網(wǎng)絡技術，在組織內(nèi)部建立起有效信息交流溝通系統(tǒng)。暢通的信息流轉(zhuǎn)渠道的形成，能確保工作協(xié)作的正常運轉(zhuǎn)，也使不同層級的人員之間能掌握自己與他人、與總體的動態(tài)聯(lián)系，從而推動組織的發(fā)展。

（2）以人為本。在企業(yè)內(nèi)部通過優(yōu)化崗位設置，明確崗位分工和崗位職責，并制定較為可行的績效考評方案，形成競爭機制。從而引導員工加強自律意識，開發(fā)個人技能，增強集體協(xié)作，促進企業(yè)發(fā)展。

（3）成本控制。企業(yè)建立一種新的管理系統(tǒng)，須在材料成本、材料耗用、勞動資源、勞動力耗費、費用開支等方面加強計算、調(diào)節(jié)和監(jiān)督。同時不斷地發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)，挖掘內(nèi)部潛力，尋找降低成本的途徑。對各種影響成本的因素和條件采取一系列的預防和調(diào)節(jié)措施，實現(xiàn)成本管理目標。

2.3功能需求

功能需求是動車庫內(nèi)保潔管理系統(tǒng)的核心組成部分，既是內(nèi)容又是目標，主要有以下幾個方面：

（1）動車庫內(nèi)作業(yè)計劃共享。庫內(nèi)作業(yè)計劃是指導動車庫內(nèi)保潔工作的依據(jù)，是保潔工作實施的基礎，沒有庫內(nèi)計劃就無法安排保潔工作的實施，后續(xù)的一切工作更是無從談起。因此庫內(nèi)計劃的調(diào)入是本系統(tǒng)至關重要的第一步。目前，庫內(nèi)計劃一日分兩次發(fā)布，其中任務總單、股道計劃和上線計劃與保潔工作相關聯(lián)，包括庫內(nèi)臨時調(diào)整和特殊任務安排，這些都必須在第一時間掌握，才能確保庫內(nèi)保潔工作的順利進行。

（2）作業(yè)管理。作業(yè)管理是整個系統(tǒng)的核心?？煞譃槿齻€方面：一是保潔作業(yè)計劃，二是保潔作業(yè)流程，三是保潔作業(yè)驗收和評估。保潔作業(yè)計劃是嚴格按照庫內(nèi)計劃來安排的，首先形成日班計劃，既落實到車底與作業(yè)項目，在此基礎上將作業(yè)任務分配到班組，并由班組將作業(yè)分配到個人，層層遞進，最終將人與項目相匹配，并記錄落實。保潔作業(yè)流程主要是明確保潔工作開始和結(jié)束的時間、洗滌備品的交接等，同時又與保潔操作規(guī)范相關聯(lián)。保潔作業(yè)的驗收和評估涉及不同層面，如工班長、值班員、各層級領導等，因此為了操作的可行性，有必要明確操作規(guī)范，同時制定相應驗收人員的驗收標準。以這三個方面為支撐，最終在保潔管理上形成作業(yè)工單、作業(yè)記錄、驗收記錄、考評記錄等信息的匯總。

（3）績效管理。包含人員的基礎信息和動態(tài)信息，諸如考勤、請銷假管理、保潔成績、技術培訓等。這既是人力資源管理的基礎，各項考評的依據(jù)，也是個人作業(yè)態(tài)度和能力分析的重要指標。

（4）物資管理。物資管理是企業(yè)進行成本控制不可或缺的一個環(huán)節(jié)。在動車庫內(nèi)保潔管理系統(tǒng)中主要涉及到三個方面：一是物料管理，包括對耗材、備品、機具（工具）實行收、發(fā)、存的信息管理；二是設備管理，包括設備運用維修、設備檢修、設備臺帳、設備資產(chǎn)管理等信息；三是能效管理，包括物料消耗率、設備故障率的計算和分析，這樣才能最終計算出保潔服務與實際消耗的物資之比，為保潔成本核算提供重要依據(jù)。

（5）精準保潔。形成類似于“4S”店車輛保養(yǎng)維護模式的精準保潔模式，形成“一車一檔”、“一人一檔”、“一臺一檔”管理系統(tǒng)，系統(tǒng)不但能夠根據(jù)以上基礎信息自動形成相應的日常保潔、深度保潔作業(yè)建議，而且能夠從外部傳回庫內(nèi)的相關信息，如動車隨車保潔、其他相關單位提供的信息或上級部門檢查發(fā)現(xiàn)的問題，提示作業(yè)中的重點，從而實施精準保潔，提高保潔質(zhì)量。

3　動車庫內(nèi)保潔管理信息系統(tǒng)的構建

3.1平臺搭建與項目細化

以不同的運算方式搭建平臺，最終使平臺間相互關聯(lián)，實現(xiàn)動車庫內(nèi)保潔管理目標。

（1）基于人員的平臺搭建。這個平臺的搭建在于區(qū)分不同的用戶，并能規(guī)范其操作事項，主要側(cè)重于過程管理，最終在平臺上顯現(xiàn)出分工明確、各司其職的狀態(tài)。

（2）基于事項的平臺搭建。主要是針對系統(tǒng)的管理對象，分車、人、物三類。人主要是針對績效管理，與人員平臺中有所區(qū)別。車、人、物側(cè)重于流程的控制（管理事項及項目細化情況見圖1）。

項目細化主要有兩個方面，一是項目本身的深入和選項的優(yōu)化，以選擇項出現(xiàn)為主，盡可能減少人為的填寫和具體數(shù)值的評估。二是要區(qū)分出必填項和選填項，各級信息錄入人員，只有在完成必填項后才能進行提交，確保信息的完整性。

圖1 管理事項及項目細化圖

3.2操作規(guī)范和評估標準的制定

這是進行庫內(nèi)保潔信息管理系統(tǒng)建設的重要環(huán)節(jié)，是對保潔作業(yè)管理和人、物管理及成本控制的深化。對作業(yè)流程操作規(guī)范須細化到可評估的指標。評估指標的制定要實現(xiàn)各庫標準的統(tǒng)一性，并能達到不同管理層的快速評估，這就需要細化評估方案，優(yōu)化評估選項。

3.3系統(tǒng)模式的確立與APP的應用

系統(tǒng)一般采用B/S、C/S、APP三種模式。庫內(nèi)保潔核心業(yè)務基于現(xiàn)有的鐵路綜合網(wǎng)，移動功能搭建在因特網(wǎng)和移動網(wǎng)絡上（Intranet/Mobile network），移動功能可以運行在3G/4G公共信道上，通過路局內(nèi)外網(wǎng)安全平臺進入內(nèi)網(wǎng)；也可運行在內(nèi)部WiFi網(wǎng)絡上，利用動車運用所網(wǎng)路資源搭建內(nèi)WiFi網(wǎng)路。

APP的應用是不可或缺的一環(huán)，它能精準的顯示出作業(yè)的開始與結(jié)束時間，同時實現(xiàn)圖片及時上傳的要求。既是對作業(yè)本身的一種記錄，同時對人員的管理也能起到很好的效果。

這套系統(tǒng)的建立優(yōu)化了資源配置，能減少重復勞動，提高工作效率，還能作為考核評估的依據(jù)，在操作實踐上對庫內(nèi)保潔工作提供指導，具有可實踐性。它也能在一定程度上實現(xiàn)路局內(nèi)部跨部門的協(xié)同作業(yè)，加強部門間的溝通與交流。對動車保潔工作管理將實現(xiàn)“歷史可追溯，當前可控制，將來可預判”的效果。對保潔人員臺賬的建立又能促進分配的優(yōu)化，調(diào)動員工工作的責任性和積極性。對物資臺賬的建立能實現(xiàn)精準分析，為成本控制打下良好的基礎，最終促使動車庫內(nèi)保潔管理工作實現(xiàn)“精細管理”、“精準服務”。

責任編輯：王 華

來稿日期：2016-05-18