高校檔案利用信息反饋工作探析

文／賈 正 李璞金

高校檔案利用信息反饋工作探析

文／賈 正 李璞金

目前研究“檔案利用信息反饋”的文章數(shù)量較少，研究高校檔案利用信息反饋工作的文章更是屈指可數(shù)。在分析、歸納1986～2015年相關(guān)研究論文的基礎(chǔ)上，結(jié)合自己從事高校檔案工作的實(shí)際感受與認(rèn)知，總結(jié)出高校檔案利用信息反饋工作的現(xiàn)狀，并提出了改進(jìn)措施，具體包括：檔案部門要加大宣傳力度；要建立檔案利用信息反饋制度；要拓寬信息收集渠道；合理、有效處理反饋信息。

高校檔案；利用信息；反饋工作

檔案職業(yè)的構(gòu)成要素主要包括：主體要素、客體要素、中介要素以及職業(yè)技能等。主體要素是指以檔案為管理對(duì)象而形成的社會(huì)職業(yè)群體；客體要素指的是檔案，包括三個(gè)子系統(tǒng)：檔案實(shí)體管理、檔案信息開發(fā)和檔案工作反饋信息處理；中介要素是指由社會(huì)實(shí)踐產(chǎn)生的對(duì)檔案主、客體不斷產(chǎn)生需要和滿足需要，最終使檔案職業(yè)得以存在的環(huán)境；職業(yè)技能是主體認(rèn)識(shí)客體時(shí)借助的手段、掌握的認(rèn)識(shí)工具。檔案工作中的信息反饋?zhàn)鳛榭腕w要素三個(gè)子系統(tǒng)之一，其重要性不言而喻。控制原理將反饋定義為：把控制系統(tǒng)中輸出的全部或部分信息送回到該系統(tǒng)的信息輸入端，并對(duì)信息的再輸出發(fā)生影響的過程。檔案工作是包括形成收集、整理歸檔、保管統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用環(huán)節(jié)的完整過程。開發(fā)利用作為最后一個(gè)環(huán)節(jié)，是檔案工作完整過程中根本目的之所在。所以在檔案開發(fā)利用中實(shí)行反饋控制，其實(shí)質(zhì)可以說是對(duì)整個(gè)檔案工作的總反饋和總控制，對(duì)提高檔案工作的質(zhì)量、開發(fā)檔案信息資源、增加檔案部門知名度等都至關(guān)重要。

高校檔案記錄了學(xué)校招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)的重要原生信息，是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分，對(duì)學(xué)生、學(xué)校、社會(huì)具有重要價(jià)值。本文在分析、總結(jié)1986～2015年30年間相關(guān)論文研究情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合自己從事高校檔案工作的實(shí)際感受與認(rèn)知，力求有的放矢地提出高校檔案利用中信息反饋工作存在的問題及改進(jìn)措施。

一、資料統(tǒng)計(jì)結(jié)果與分析

以中國(guó)知網(wǎng)（CNKI）為檢索范圍，分別以檔案職業(yè)構(gòu)成要素中“客體要素”的三個(gè)子系統(tǒng)，即“檔案實(shí)體管理”“檔案信息開發(fā)”和“檔案反饋”為主題進(jìn)行檢索，得到的相關(guān)文章數(shù)分別為：2158篇、6828篇和115篇，其中涉及“高校檔案反饋”主題的僅有6篇文章。顯見，談檔案利用中信息反饋問題的文章數(shù)量很少，這反映出人們對(duì)此問題關(guān)注不夠，也反映出在此問題上仍有較大研究空間。

篩選得到的115篇論文，時(shí)間跨度為1986～2015。以每5年為一個(gè)時(shí)間段，表1是1986～2015年相關(guān)論文數(shù)量的年份分布情況（見表1）。

從表1可以看出，1986～2010年相關(guān)論文的數(shù)量整體呈上升趨勢(shì)，表明研究者們對(duì)這個(gè)問題的關(guān)注是呈上升趨勢(shì)的；2011～2015年研究熱度有所降低。

表1 1986～2015年高校檔案反饋類論文統(tǒng)計(jì)結(jié)果

在115篇文章中有77篇是泛談檔案利用中的反饋問題的，題目多為《檔案利用信息反饋工作的分析》[1]、《淺談如何做好檔案利用信息反饋工作》[2]、《要重視檔案利用信息反饋工作》[3]等等，其數(shù)量高達(dá)總數(shù)的67.0%。雖然檔案工作中反饋信息的處理有共通之處，有放之四海皆準(zhǔn)的原則，但30年間大量泛談此問題文章的出現(xiàn)，容易造成研究?jī)?nèi)容的重復(fù)、陳舊，難以出新，影響文章產(chǎn)量。在研究初期的86～90年的14篇文章中，有12篇此類文章，占總數(shù)的85.7%，隨后每個(gè)五年此類文章所占比例分別依次為：81.3%、60.0%、76.2%、59.4%、52.9%，可見此類泛談文章的數(shù)量整體所占比例在下降，研究者們?cè)谂ν诰蛐碌摹⑿〉那腥朦c(diǎn)來探討這個(gè)問題。剩余38篇文章中，有的限定單位的類型來談反饋問題，主要分成企業(yè)和學(xué)校兩類，比如《做好企業(yè)檔案利用效果信息反饋工作的幾點(diǎn)思考》[4]、《反饋機(jī)制在高校檔案工作中的應(yīng)用與思考》[5]；有的限定檔案的種類來談，主要包括學(xué)生檔案、科技或技術(shù)檔案、城建檔案、銀行檔案、在線網(wǎng)絡(luò)檔案，比如《高校畢業(yè)生信息反饋檔案建設(shè)研究》[6]、《論科技檔案開發(fā)利用中的反饋控制》[7]、《技術(shù)檔案信息反饋》[8]、《加強(qiáng)城建檔案利用信息反饋工作》[9]、《淺談新時(shí)期銀行檔案信息的反饋控制》[10]、《檔案用戶網(wǎng)絡(luò)利用反饋信息的收集》[11]；有的則限定理論來談，比如《從科學(xué)發(fā)展觀談檔案利用反饋的認(rèn)識(shí)》[12]。較之前面泛談?lì)愇恼?，這類文章針對(duì)性更強(qiáng)些。

二、高校檔案利用信息反饋的現(xiàn)狀

在前人研究基礎(chǔ)上，結(jié)合在高校檔案室工作的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為目前高校檔案利用中的信息反饋主要存在以下問題：

（一）反饋意識(shí)薄弱。大部分師生利用完檔案后不能認(rèn)真填寫檔案利用效果登記表，或者干脆不填。

（二）缺乏制度保障。檔案部門未將反饋信息的收集、處理納入工作程序及有關(guān)的制度中，存在分工不明、互相推諉的情況。

（三）收集方法不夠多元。一些高校檔案室反饋信息的收集僅靠一張簡(jiǎn)單的“檔案利用（效果）情況登記表”，從檔案利用者留下的只言片語中獲取信息，與利用者沒有更多的互動(dòng)。

（四）對(duì)反饋信息的處理不夠合理。主要表現(xiàn)在：館人員更多篩選出在檔案利用效益方面的信息，而忽視利用者所提的意見、建議等；把反饋信息經(jīng)過分類、登記造冊(cè)等簡(jiǎn)單工序處理后，作為檔案工作達(dá)標(biāo)升級(jí)的材料束之高閣，對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)意義不大。

三、加強(qiáng)高校檔案利用信息反饋工作的措施

（一）檔案部門要加大宣傳力度?？梢詫?duì)校內(nèi)利用檔案的重點(diǎn)部門開展定向宣傳；可以通過校園廣播、校園網(wǎng)、校報(bào)、發(fā)放檔案知識(shí)問卷、舉辦檔案利用成果展等形式開展大規(guī)模宣傳。

（二）檔案部門要建立檔案利用信息反饋制度。

1. 確定專人負(fù)責(zé)。責(zé)任到人，并進(jìn)行考核，以確保這項(xiàng)工作在館內(nèi)能認(rèn)真開展。由于高校檔案館一般包括人事檔案室、學(xué)生檔案室、科技檔案室等，不同檔案室的具體工作各有特點(diǎn)，因此給不同的檔案室分別安排人員，會(huì)使反饋信息的收集、整理更完整、科學(xué)。

2. 建立專門檔案。將收集到的反饋信息完整、真實(shí)地分類、編輯成冊(cè)并入庫(kù)。

3. 舉行定期匯報(bào)。檔案館可以在每個(gè)學(xué)期末或年末定期開展反饋信息的匯報(bào)、討論大會(huì)，形成反饋報(bào)告，在交流中促進(jìn)今后工作的發(fā)展。

4. 監(jiān)督執(zhí)行再反饋。再反饋的強(qiáng)制執(zhí)行能避免惰性，是信息反饋工作長(zhǎng)久開展下去的活力之源。

（三）檔案部門要拓寬信息收集渠道。在反饋工作中，首先檔案部門的態(tài)度要由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，積極采取各種方法收集更多、更全面的信息。

1. 設(shè)置封閉式用戶意見箱。它最大的特點(diǎn)是隨意性和自愿性，便于用戶投訴、建議。

2. 召開用戶會(huì)議。計(jì)財(cái)處、人事處、科技處、后勤處等眾多部門以及在校學(xué)生、教師是高校檔案固定的用戶，檔案館定期或不定期與部門的代表、學(xué)生及教師代表召開座談會(huì)，并配合電話、問卷等形式及時(shí)溝通，是收集反饋信息的有效手段。

3. 擺放利用情況登記表。它最大的特點(diǎn)是系統(tǒng)性和強(qiáng)制性。所收集的反饋信息在登記表所設(shè)的特點(diǎn)題目下和一定時(shí)間范圍內(nèi)，具有較強(qiáng)的聯(lián)系性、可比性、參照性，便于分析、統(tǒng)計(jì)，找出規(guī)律，為日后常規(guī)查檔工作提供依據(jù)性材料。

4. 開拓網(wǎng)絡(luò)新渠道。網(wǎng)絡(luò)渠道使反饋的信息量最大化。今天的大學(xué)生們更愿意采取這種方式。檔案館可以給利用者發(fā)電子郵件，可以在網(wǎng)站發(fā)布政策法律，可以開設(shè)“網(wǎng)上留言”“網(wǎng)上咨詢”等欄，與利用者有更多互動(dòng)。

（四）合理、有效處理反饋信息。

1. 完整、真實(shí)地保存反饋信息，將其制成專門檔案。在此基礎(chǔ)上，對(duì)所需的檔案利用效益方面的信息可以另外整理成冊(cè)，其中需要注意將有特色、有說服力、效益較大的檔案利用實(shí)例進(jìn)行匯編，防止千篇一律一般化。

2. 加強(qiáng)反饋信息的再反饋。將反饋信息實(shí)例及時(shí)匯編重返學(xué)校其他部門、社會(huì)，將反饋信息的執(zhí)行情況及時(shí)向利用者通報(bào)，形式可以包括：回復(fù)網(wǎng)上的投訴、在檔案館網(wǎng)站上發(fā)布執(zhí)行情況的說明、在召開用戶會(huì)議時(shí)通報(bào)上次會(huì)議所提問題的解決情況等等。信息再反饋的有力執(zhí)行，能防止檔案人員“只收集資料不改變現(xiàn)實(shí)”的做法，能進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價(jià)值，提高檔案部門的知名度，提高利用者的反饋積極性，形成良性循環(huán)。

高校檔案利用中的信息反饋是搞活高校檔案工作的重要手段。檔案館要改閉門單向搞檔案信息研究，為走向相關(guān)部門、社會(huì)相結(jié)合。反饋信息越多，反映出人們的社會(huì)檔案意識(shí)越強(qiáng)，檔案工作的透明度、知名度越高。處理好反饋信息，最終能使檔案工作受到人們的重視，檔案資料得到充分利用，檔案利用者得到優(yōu)質(zhì)服務(wù)。這是個(gè)雙贏的過程。

（責(zé)任編輯：仝建平）

[1] 鄭輝.檔案利用信息反饋工作的分析[J].中國(guó)管理信息化,2015,(6).

[2] 馮敏.淺談如何做好檔案利用信息反饋工作[J].黑龍江檔案,2007,(12).

[3] 梁成慧,么冬梅.要重視檔案利用信息反饋工作[J].蘭臺(tái)世界,2006,(8).

[4] 戴麗霞.做好企業(yè)檔案利用效果信息反饋工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江檔案,2011,(10).

[5] 萬丹.反饋機(jī)制在高校檔案工作中的應(yīng)用與思考[J].檔案天地,2014,(11).

[6] 陳霞.高校畢業(yè)生信息反饋檔案建設(shè)研究[J].檔案,2007,(2).

[7] 宮曉東.論科技檔案開發(fā)利用中的反饋控制[J].檔案學(xué)通訊,1992,(12).

[8] 夏和平.技術(shù)檔案信息反饋[J].檔案管理,2000,(4).

[9] 曹敏.加強(qiáng)城建檔案利用信息反饋工作[J].城建檔案,1996,(5).

[10] 王繼成.淺談新時(shí)期銀行檔案信息的反饋控制[J].四川檔案,1996,(8).

[11] 何苑璋.檔案用戶網(wǎng)絡(luò)利用反饋信息的收集[J].中國(guó)現(xiàn)代教育裝備,2009,(7).

[12] 劉書旺，周燕.從科學(xué)發(fā)展觀談檔案利用反饋的認(rèn)識(shí)[J].蘭臺(tái)世界,2005,(5).

An Exploration of the Feedback Work on Information Use of College Archives

Jia Zheng Li Pu-jin

G271

A

1005-9652（2016）01-0070-03

賈 正（1985—），女，山西臨汾人，山西師范大學(xué)檔案館助理館員，碩士。

李璞金（1983—），男，山西臨汾人，山西師范大學(xué)數(shù)計(jì)學(xué)院講師，博士。