深入推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)努力打造新時期高效智慧水務(wù)

文/昆明自來水集團(tuán)有限公司辦公室　秦紹偉

深入推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)努力打造新時期高效智慧水務(wù)

文/昆明自來水集團(tuán)有限公司辦公室秦紹偉

本文介紹了昆明自來水集團(tuán)有限公司檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。分析了檔案管理信息化后對當(dāng)前工作的推進(jìn)和幫助。

企業(yè)檔案；信息化建設(shè)；提高效率

昆明自來水集團(tuán)有限公司成立于1915年，經(jīng)過100多年的發(fā)展，已成為集水源開發(fā)、供水生產(chǎn)經(jīng)營、水質(zhì)監(jiān)測、供水工程設(shè)計(jì)和建設(shè)等配套服務(wù)為一體的綜合性大型供水企業(yè)集團(tuán)。承擔(dān)著昆明市約500萬人口的生產(chǎn)、生活和消防供水任務(wù)。作為文書檔案的具體管理部門，集團(tuán)公司辦公室每年收到來自市委、市政府及下屬各子公司發(fā)送的各類公文約4700份，內(nèi)容涵蓋政府下發(fā)的各類公文、企業(yè)內(nèi)部間的請示、報(bào)告及各類工程項(xiàng)目施工圖紙。面對種類紛雜的各類檔案，如何加強(qiáng)對檔案的科學(xué)管理及有效提高檔案利用率就成為集團(tuán)辦公室亟待解決的一項(xiàng)關(guān)鍵工作。

一、全力推進(jìn)檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)工作

為確保檔案的數(shù)據(jù)完整性和有效提高檔案使用率，集團(tuán)公司通過公開招標(biāo)，優(yōu)中選優(yōu)，最終選擇中國知名檔案系統(tǒng)開發(fā)商北京量子偉業(yè)科技有限公司作為集團(tuán)公司網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)商并最終完成了集團(tuán)檔案系統(tǒng)建設(shè)。該系統(tǒng)基于當(dāng)前主流的B/S構(gòu)架，全面支持網(wǎng)絡(luò)查詢管理及模糊查詢，檢索系統(tǒng)內(nèi)的1萬份檔案僅需5秒。

與此同時，還主動投入10多萬元用于原始老舊檔案的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)工作，通過運(yùn)用專業(yè)的掃描技術(shù)，將集團(tuán)公司自1915年建司以來的各類紙質(zhì)檔案共計(jì)315168份，全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化并錄入網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。在實(shí)施檔案數(shù)字化的過程中，通過專業(yè)檔案人員的全程參與，嚴(yán)格注意電子文檔的采集、鑒定和及時歸檔，確保了檔案管理系統(tǒng)內(nèi)電子文檔的真實(shí)性、完整性和有效性。

二、加強(qiáng)檔案管理設(shè)備投入，為檔案資料的高效運(yùn)用夯實(shí)基礎(chǔ)

除了做好紙質(zhì)文檔的收集、存檔工作，辦公室還要收集涉及企業(yè)經(jīng)營管理的其他檔案材料、音像材料、實(shí)物（獎牌）和其他電子文件。為此，辦公室專門采購了多功能一體機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、錄音筆、視頻編輯軟件等設(shè)備，并積極引入具備流程再造功能的大連華天動力辦公自動化系統(tǒng)，通過近3個月的工作流程梳理及8次修改，有針對性地將以往需要人工轉(zhuǎn)辦的全部工作流程轉(zhuǎn)化為符合集團(tuán)辦公需求的電子簽批程序，通過執(zhí)行預(yù)先設(shè)定好的系統(tǒng)流程，自動完成各項(xiàng)轉(zhuǎn)辦工作。

在OA設(shè)計(jì)之初，我們就予以充分考慮，通過數(shù)據(jù)處理，設(shè)置通用、規(guī)范的數(shù)據(jù)中間件，成功實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)的無縫對接。

從電子政務(wù)系統(tǒng)中接收到的文件，只需要簡單的操作就能馬上錄入OA，錄入后一旦完成全部簽批流程，按照人為需求設(shè)置，次日下午4點(diǎn)即可在網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)（圖片、文檔、音頻、視頻）歸檔、查詢，確保了檔案數(shù)據(jù)收集的及時性和完整性。值得一提的是，兩個系統(tǒng)間的信息交換全部是基于數(shù)據(jù)庫間的數(shù)據(jù)字段的交換和存儲，而不僅只是簡單的圖片附件上傳或是PDF文件的生成和轉(zhuǎn)存。這對系統(tǒng)的安全性和數(shù)據(jù)的交換及冗余都提出了更高的要求。

圖1：集團(tuán)公司辦公自動化系統(tǒng)界面截圖

三、檔案管理信息化后對當(dāng)前工作的推進(jìn)和幫助

（一）有效節(jié)約了人力資源成本。隨著OA和檔案管理系統(tǒng)間的同步運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室僅需設(shè)置2名秘書（互為A/B角）、2名檔案管理人員就可以完成全集團(tuán)所有的公文流轉(zhuǎn)程序，在提倡機(jī)構(gòu)精簡、高效快捷的今天，既確保了整個辦公室的高效、正常運(yùn)作，節(jié)約了人力資源成本，還極大地提高了檔案文書的利用及時率。

（二）極大地提高了珍貴檔案的資料完整性。通過對第一手資料的收集、整理，匯聚了文字、圖紙、音頻、視頻、實(shí)物的檔案資料能夠?qū)χ攸c(diǎn)項(xiàng)目、重大工程、重要活動形成全面、豐富、立體的情況反饋，對企業(yè)歷史文化的積淀和延續(xù)，以及珍貴檔案的保存都起到了極大的作用，有效確保了檔案資料的數(shù)據(jù)完整性。

（三）工作效率得以全面提升。檔案管理信息化完成后，再調(diào)閱相關(guān)文件，已無需到檔案室借閱紙質(zhì)檔案，只需通過檔案系統(tǒng)就能快速、準(zhǔn)確地定位、查詢相關(guān)文檔并進(jìn)行瀏覽、打印。以實(shí)際工作情況為例，某政府部門要調(diào)閱集團(tuán)公司98份歷史文檔（歷史跨度為10年），1名檔案管理人員利用檔案管理信息系統(tǒng)僅用時55分鐘就完成98份歷史檔案的調(diào)閱和打印工作。這在以前，是需要3名檔案管理人員2天才能完成的工作。

（四）檔案利用率顯著提升。紙質(zhì)檔案電子化、數(shù)字化后，工作人員只要獲得相應(yīng)的授權(quán)，就可以利用手機(jī)、平板、電腦登錄管理系統(tǒng)下載、查閱相關(guān)電子檔案，管理系統(tǒng)將模擬紙質(zhì)文檔的借閱流程，建立相應(yīng)的管理痕跡記錄，這樣一來，既符合檔案借閱登記管理的需求規(guī)范，同時還具備了不受時間、區(qū)域限制的便捷性查詢。極大地方便了檔案借閱人員。對于重要文件，還可以通過相應(yīng)的功能設(shè)置，使文檔僅具備只讀特性，不能被修改、下載和拷貝，確保了重要文檔的安全性，徹底杜絕了對原始文檔在借閱過程中可能出現(xiàn)的涂污、損壞的可能。電子化的檔案較紙質(zhì)檔案而言，具有較強(qiáng)的易用性、實(shí)用性，能夠立即得以使用，其利用率較紙質(zhì)文檔顯著提升。