淺析圖書館外包加工管理方式研究

房華

[摘要]當前高校圖書館面臨著巨大的發(fā)展契機，編目工作標準化和聯(lián)機編目快速發(fā)展，圖書流通業(yè)務(wù)和外包加工服務(wù)的成功運作，以及計算機和網(wǎng)絡(luò)平臺的互聯(lián)共享，圖書業(yè)務(wù)外包這種成熟的運作和管理方式正被我國圖書館行業(yè)普遍采用。高校圖書館圖書業(yè)務(wù)外包具有降低圖書加工的運營成本、提高現(xiàn)有的工作效率、增強圖書館的核心競爭力、促進采編業(yè)務(wù)規(guī)范化進程等優(yōu)勢。本論文通過對高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包模式進行研究分析，并結(jié)合西南林業(yè)大學(xué)圖書館館情制定出優(yōu)化圖書外包加工管理的方案。

[關(guān)鍵詞]高校圖書館 圖書外包 加工管理模式 研究

[中圖分類號]G251 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）18-0132-02

一、圖書外包的背景和定義

圖書業(yè)務(wù)外包是20世紀末期開始起步的，到21世紀逐步發(fā)展壯大，并為國內(nèi)外圖書館一致認可和接受的外包方式。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和外包業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，圖書編目業(yè)務(wù)外包成為最受圖書館界廣泛關(guān)注并普遍采用的業(yè)務(wù)形式之一。高校圖書館外包加工管理，是新形式下的圖書館把非主流業(yè)務(wù)中的圖書分類編目及圖書物理加工和上架等環(huán)節(jié)，以合同的形式交給社會上專業(yè)服務(wù)機構(gòu)完成。編目業(yè)務(wù)外包在個體實施過程中存在一些不確定因素，如果監(jiān)管不到位很容易引起失誤，給管理方造成不可估量的損失，導(dǎo)致嚴重的后果。因此，高校圖書館在圖書業(yè)務(wù)外包中應(yīng)掌控大局、全程監(jiān)管，避免造成不可挽回的影響。

圖書外包加工是圖書館以協(xié)議的方式將圖書館的部分業(yè)務(wù)委托給專業(yè)服務(wù)機構(gòu)，圖書業(yè)務(wù)外包服務(wù)商借助自身或圖書館的電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，遠程或者駐館進行圖書的分類編目、數(shù)據(jù)加工及圖書物理加工、上架等工作。圖書館與圖書外包服務(wù)商經(jīng)過協(xié)商，制訂有效的合約，依據(jù)圖書館對圖書分編及圖書加工的細則，將采購的圖書制作成符合館藏要求的圖書MARC數(shù)據(jù)，由專業(yè)的工作人員進行審校、典藏、后期抽檢。編目業(yè)務(wù)外包是圖書館現(xiàn)代化發(fā)展的必由之路，展示了圖書館與時俱進、改革創(chuàng)新的前行趨勢。同時，圖書業(yè)務(wù)外包作為一種新型管理模式，有效地解決了新書堆積、人力緊張、財政困難等難題，圖書館可以將主要精力集中于核心業(yè)務(wù)開發(fā)研究上。

二、精心選擇編目業(yè)務(wù)外包服務(wù)商

我館在選擇外包書商時十分慎重，除了詳細了解外包書商的資質(zhì)、規(guī)模、經(jīng)營狀況、合作單位等，還對其組織協(xié)調(diào)能力、編目數(shù)據(jù)和加工能力、售后服務(wù)能力等進行全面考察。經(jīng)過綜合考核，我們確定新知圖書公司作為我館的外包加工合作商。主要有以下幾方面原因：第一，他們是本地書商，加工人員都是從公司內(nèi)部做編目數(shù)據(jù)的員工中挑選過來的，對圖書分類編目有一定經(jīng)驗；第二，他們結(jié)合市場行情，給出的價格比較合理，加工質(zhì)量也得到其他圖書館的一致認可；第三，外包人員可以駐館加工，便于做面對面的交流，有錯誤可以及時修改。選擇技術(shù)實力強、信譽評價好的編目業(yè)務(wù)外包服務(wù)商，有助于我館的圖書資源建設(shè)更好、更快地發(fā)展。

確定外包合作書商之后，還要簽訂外包合同。編目業(yè)務(wù)外包合同是用以約束編目業(yè)務(wù)外包雙方、保證各自利益的有力手段和保障，也是確保編目業(yè)務(wù)外包順利實現(xiàn)的關(guān)鍵一環(huán)。為確保圖書外包加工順利進行，我館在簽定合同時考慮以下因素：（1）制定明確的服務(wù)邊界和靈活的外包協(xié)議。在合同中，雙方必須明確指出服務(wù)范圍及職責目標方面可能出現(xiàn)的變化。（2）詳細說明服務(wù)項目的內(nèi)容和質(zhì)量要求以及衡量尺度，重點是評價圖書館通過編目業(yè)務(wù)外包所期望達到的效果和服務(wù)質(zhì)量水平。

三、加工人員的培訓(xùn)

編目業(yè)務(wù)外包無論對于服務(wù)商還是圖書館，雙方都希望在合作中獲得最大收益。我們要對加工人員進行崗前的培訓(xùn)，雙方建立良好的溝通機制是很有必要的。有些圖書供貨商加工自己所提供的圖書，分別依照各公司慣用的分類法則、著錄細則、加工準則進行全加工。各加工方獨立完成編目，容易導(dǎo)致館藏缺乏一致性及延續(xù)性，使同種同類書很難保證排架到一起，給按主題檢索的讀者造成了信息利用的隔膜，從而降低了圖書的利用率?；诖耍茵^采取多家圖書公司供貨，集中委托一家編目業(yè)務(wù)外包服務(wù)商進行駐館加工的形式。在業(yè)務(wù)開展的前期，由我館專業(yè)老師對加工人員進行講解和輔導(dǎo)，告訴他們注意事項、重點是什么、技巧有哪些等。編目業(yè)務(wù)外包服務(wù)商對于公司的實情也不應(yīng)隱瞞，對在工作中出現(xiàn)的紕漏要勇于承擔責任，并積極尋求解決問題的方法，力爭把損失減到最小。雙方保持經(jīng)常性的溝通和交流。目前圖書館與編目業(yè)務(wù)外包服務(wù)商的合作非常順利，雙方本著相互理解的態(tài)度，加強合作與協(xié)調(diào)，從而保證外包過程的順暢。

四、制定規(guī)范的加工程序

在圖書加工過程中，我們制定了加工要求、規(guī)則、規(guī)范，無論在哪一個環(huán)節(jié)出問題，都要及時糾正、整改，從而保證對后序工作不造成影響。工作流程為：新書到館、驗收清點、編目數(shù)據(jù)加工、審校、典藏、圖書物理加工、上架、抽查。在購書經(jīng)費有限的情況下，為保證我館圖書能夠最大限度地為讀者所用，采購圖書時盡量考慮為教學(xué)、科研服務(wù)，也定期請讀者做一些薦購，為防止外包書商塞書，降低圖書采購質(zhì)量，采訪工作還是由本館的老師來完成。

五、建立質(zhì)量監(jiān)控機制

為了保障外包工作的順利開展，我們還制定了嚴格的質(zhì)量控制管理方案——我館專門抽出一人參與館圖書的拆包、驗收工作。凡是不符合館藏定位、沒有訂購記錄、有質(zhì)量問題的圖書，在驗收清點這一環(huán)節(jié)都要剔除，做退書處理，這樣才能保證最后資金結(jié)算的準確性，同時委派專人進行編目數(shù)據(jù)的審核。對后期加工質(zhì)量的檢查則重點放在加蓋館藏章、埋復(fù)合磁條、貼條形碼、貼書標、貼膠帶紙等方面，對于不符合要求的重新返工?？傊茵^制定了合理易行的數(shù)據(jù)管理檢測方法，通過抽檢、定期系統(tǒng)報表追蹤等技術(shù)手段進行監(jiān)督，并明確約定錯誤比例及修改原則，確保館藏數(shù)據(jù)達到質(zhì)量要求的指標。圖書數(shù)據(jù)審校是我館外包業(yè)務(wù)中質(zhì)量監(jiān)控的重點。

六、圖書外包過程中出現(xiàn)的問題及解決方案

編目業(yè)務(wù)外包項目的整個實施過程中存在的問題也逐漸引起了我們的關(guān)注，現(xiàn)將項目實施中出現(xiàn)的主要問題列舉如下：圖書加工人員的文化層次良莠不齊，加工質(zhì)量無法保證；圖書加工人員對圖書館分類編目規(guī)則缺乏認識，不利于讀者檢索；外包商編目人員外文圖書數(shù)據(jù)沒有準確做入西文模版，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不規(guī)范；外包商編目人員為計件報酬，為提高加工速度，致使編目數(shù)據(jù)頻繁出錯。

基于前面提出的編目業(yè)務(wù)外包管理過程中反應(yīng)出的情況，我館經(jīng)過討論研究，制定出相應(yīng)的解決方案，并形成條款約束外包書商：

1.通過與外包書商的及時反饋，雙方在溝通并交換意見的基礎(chǔ)上，加強協(xié)商與合作，提高加工人員的素質(zhì)，推進業(yè)務(wù)工作的全面開展。

2.加強本館編目人員專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。圖書編目外包之后，由于外編人員的專業(yè)能力有限，培訓(xùn)、監(jiān)督、管理、審查、考核的重任落在了圖書館資源建設(shè)部老師的肩上。

3.加強對外包商編目加工人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，強化編目業(yè)務(wù)能力和圖書后期加工規(guī)范要求，從而使編目業(yè)務(wù)外包實現(xiàn)優(yōu)化管理。

4.圖書館設(shè)置專業(yè)的考察隊伍，按期對外包加工編目人員的圖書MARC進行檢查審核，驗收合格率不得低于95.5%，從而保證圖書數(shù)據(jù)庫的正確率和標準性。

5.加工人員對于外文圖書分辨不準確的情況，我館的驗收人員在圖書驗收的環(huán)節(jié)，可對外文圖書事先進行挑選，以保證外文圖書統(tǒng)一錄入西文圖書數(shù)據(jù)的模版。

七、編目業(yè)務(wù)外包取得的成效

2009年起，我館開始大量采購圖書，為了及時將新書加工上架供讀者借閱，我館將圖書編目加工工作外包給書商，由外包人員負責圖書的數(shù)據(jù)的編目和后期物理加工及上架，資源建設(shè)部人員負責驗收、監(jiān)督和審校，以及各流程的管理工作。

表1匯總了我館從2009年1月起至2016年8月止近8年，統(tǒng)計出的新書加工種數(shù)、冊數(shù)和出錯率。通過下表也可以看出，在2009至2010年中，因為大量購買圖書，再加上外包加工人員文化水平都比較低，由于新書積壓比較嚴重，加工人員只是經(jīng)過簡單培訓(xùn)就上崗，圖書數(shù)據(jù)編目出錯率較高；2011年至2014年間，新書采購量相對下降，但是圖書外包加工商頻繁更換，加工人員不穩(wěn)定，導(dǎo)致出錯率相對高一些；2015至2016年，我們固定使用新知圖書公司做為外包商，加工人員也要求固定2到3人，他們長期從事圖書編目加工和上架，通過專業(yè)館員對其進行一對一的培訓(xùn)和實際操作，把經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤找出來，有針對性地解決。通過實訓(xùn)和專業(yè)老師把關(guān)，加工人員對我館的編目加工流程和業(yè)務(wù)都比較熟悉，而且完成之后有指定的老師進行審校檢查，并對出錯的地方都有記錄，從而保證了新書入庫的正確率大幅度提高，確保圖書數(shù)據(jù)的準確性。而且加工人員是計件核算工資，他們加工圖書的速度相對較快，在保證質(zhì)量的前提下，又提高了圖書加工的效率。

八、結(jié)語

圖書館開展編目業(yè)務(wù)外包之后，工作重心由圖書加工轉(zhuǎn)移到管理及增值服務(wù)等方面，提高了圖書館的工作效率，圖書館和外包商之間形成優(yōu)勢互補、分工合作。伴隨圖書館外包工作的不斷發(fā)展和外包加工業(yè)務(wù)水平的進一步提升，圖書館與外包商的合作共贏將為圖書館的建設(shè)構(gòu)建新型發(fā)展模式。國內(nèi)許多現(xiàn)代化的圖書館業(yè)務(wù)都將實現(xiàn)由逐步外包到全面外包，圖書館主導(dǎo)宏觀管理的發(fā)展方向。當然，高校圖書館業(yè)務(wù)外包要形成專業(yè)加工和規(guī)范管理的團隊，圖書館與外包商雙方都肩負著重要的使命。無論哪一方出現(xiàn)問題，都有可能導(dǎo)致圖書業(yè)務(wù)外包的失利、失敗。通過雙方的共同努力，使圖書館和外包商獲得最大的收益，實現(xiàn)雙贏的目標，是圖書館管理者應(yīng)秉承的理念。管理人員應(yīng)優(yōu)化外包管理的方法、將理論應(yīng)用于實踐，深入研究外包管理的策略。我館引入外包項目管理的方法成效顯著，我們將全面推進圖書外包加工業(yè)務(wù)的進展，使外包管理理論和方法在圖書館各項工作中得到充分運用，盡可能發(fā)揮其優(yōu)勢。

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責任編輯：楊柳