如何優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度

摘要：本文通過對事業(yè)單位人事檔案管理工作不斷反思，深入分析目前管理中的不足之處，并針對此提出改進(jìn)的方法。旨在不斷優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度，逐步完善檔案管理方式，提高管理水平，為人才的高效管理提供幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理；優(yōu)化

中圖分類號：D630；G271 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）024-000-01

目前事業(yè)單位人事檔案管理工作仍存在一些不足之處亟待解決，如何更夠優(yōu)化優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案的管理制度仍是工作中面臨的一大難題。本研究深入分析了事業(yè)單位人事檔案管理中存在的典型問題，并提出了一些管理對策，現(xiàn)做如下報(bào)告。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的不足

1.檔案管理認(rèn)識不足，人浮于事

人事檔案管理是一種默默付出的工作類型，其工作成果不如其他部門顯著，甚至沒有顯赫的工作業(yè)績可以進(jìn)行匯報(bào)，因此工作人員很容易產(chǎn)生思想上的動搖，認(rèn)為檔案管理工作枯燥乏味無意義；輕視工作性質(zhì)，認(rèn)為檔案管理不重要，只有不丟失即可；看輕工作內(nèi)容，只要保證檔案不出錯就行；更容易滋生出敷衍了事的工作態(tài)度，工作中抱著“差不多”的信念，只要能夠正常進(jìn)行檔案查詢、調(diào)動，其他問題一概不管，一律不負(fù)責(zé)。最終導(dǎo)致整個檔案管理工作處于邊緣化，次重點(diǎn)化的地位，工作進(jìn)程進(jìn)展緩慢，管理人員工作渙散，人浮于事。

2.檔案管理方式落后，水平較低

部分事業(yè)單位甚至還未開展數(shù)字化檔案管理方式。在基層事業(yè)單位，不僅沒有專業(yè)的輔助系統(tǒng)，甚至管理模式都與數(shù)年前一致，沒有任何的改善和改進(jìn)，檔案管理僅看重形式不注重內(nèi)容，沒有技術(shù)指導(dǎo)，工作效率低下。嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性，有效性和時(shí)效性。

3.檔案管理制度與配套設(shè)施不完善

部分制度使得檔案管理工作復(fù)雜化；部分制度不符合當(dāng)前實(shí)際情況，過于落后而影響了檔案管理的工作效率；部分制度所做的規(guī)范和要求不全面，導(dǎo)致人事檔案信息采集不夠全面，如果后期需要相關(guān)信息時(shí)，需要返工重新采集，在短時(shí)間內(nèi)加大了工作量；部分制度不夠靈活，導(dǎo)致出現(xiàn)人事調(diào)動時(shí)檔案無法及時(shí)跟進(jìn)。這些不完善的制度極大的影響了管理工作效率，降低了檔案的時(shí)效性。部分檔案管理室缺乏必要的配套設(shè)施，影響了檔案管理數(shù)字化和信息化的進(jìn)程。

二、優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度的方法

1.提高人事檔案管理人員的意識

可以通過定期開展培訓(xùn)，幫助相關(guān)工作人員及領(lǐng)導(dǎo)端正工作態(tài)度，加強(qiáng)對檔案重要性的認(rèn)識，強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任意識。組織工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)國家出臺的政策法規(guī)，熟悉國家法律法規(guī)的要求，按照要求與章程辦事。經(jīng)常性的開展交流活動，把握好工作人員的思想動態(tài)，狠抓思想建設(shè)不放松，強(qiáng)化管理意識不松懈，不斷強(qiáng)化工作人員對于檔案及檔案管理重要性的認(rèn)識。

2.培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案管理人才

首先，需要選拔具有良好的作風(fēng)和極強(qiáng)責(zé)任心的員工作為專業(yè)的人事檔案管理人員。檔案管理工作是一項(xiàng)兼具有服務(wù)性、政策性和保密性的工作。良好、正派的工作作風(fēng)能夠使得工作人員恪守保密原則和國家出臺的相關(guān)政策規(guī)定，嚴(yán)格把關(guān)材料真假虛實(shí)，杜絕一切弄虛作假的信息進(jìn)入個人檔案。較強(qiáng)的責(zé)任心能夠提高工作人員的服務(wù)意識。其次，培養(yǎng)人事檔案管理工作人員的耐心、細(xì)心。檔案管理工作不僅僅是檔案保管，還包括對檔案主人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎懲信息等事宜的詳細(xì)記錄，使得檔案信息更為全面，有價(jià)值。第三，加強(qiáng)人事檔案管理人員管理能力的培養(yǎng)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐步從原來落后的紙筆記錄方式過渡到現(xiàn)代信息管理，相關(guān)工作人員需要不斷參加培訓(xùn)和講座，學(xué)習(xí)掌握電腦和管理軟件的使用方法，提高工作技術(shù)和工作效率。

3.引入信息化的人事檔案管理方法

首先，針對可對內(nèi)公開或半公開的人事信息，可以采用復(fù)印、掃描等方式將紙質(zhì)版信息轉(zhuǎn)變?yōu)閳D片信息并上傳至管理系統(tǒng)，工作人員可將剩余信息錄入電腦系統(tǒng)，將個人信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲ奖阍俅尾樵兣c補(bǔ)充。其次，注意信息的保密性，機(jī)密信息可以不錄入系統(tǒng)，或者設(shè)置好密碼權(quán)限，不同等級的工作人員通過登錄密碼可查詢不同全面程度的個人信息。通過這一方式可在提供便利的同時(shí)保護(hù)好個人信息。第三，針對可以完全對外開放的信息，可將信息錄入官方網(wǎng)站，方便他人查詢，增加信息的共享程度，為人才交流提供便利。

4.完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

逐步完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，除去必要的檔案柜和檔案架外，需配備相應(yīng)的滅火器、空調(diào)、除濕器和自動化溫度記錄儀，時(shí)刻監(jiān)控室內(nèi)溫度濕度，注意調(diào)節(jié)好室內(nèi)溫度，保證管理環(huán)境干燥，達(dá)到防火防高溫的管理要求；配備遮光窗簾、防盜紗窗和防盜門，保證檔案管理的安全性；配備必要的電腦，傳真機(jī)，復(fù)印機(jī)，打印機(jī)，掃描儀等工作設(shè)備，為檔案管理、查詢、借閱等提供方便。除此之外，檔案管理室需引入數(shù)字化的管理系統(tǒng)，逐步改革管理方式從紙筆記錄、半自動化記錄轉(zhuǎn)變?yōu)槿詣踊涗浀姆绞剑瑸闄n案的收集、記錄、整理、歸檔、查詢查閱等提供極大的便利。

5.建立健全的檔案管理制度，加強(qiáng)監(jiān)督

優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案的管理，還需要不斷加強(qiáng)制度建設(shè)，完善管理和監(jiān)督。任何工作都離不開規(guī)范和制度，人事檔案管理人員需要認(rèn)真和宣傳《檔案法》的重要內(nèi)容，在工作中做到有法可依，有法必依，不斷促進(jìn)檔案工作照章辦事，規(guī)范處理，標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行，健康發(fā)展。與此同時(shí)，檔案管理人員需要在長期的工作中總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，為已建立的規(guī)章制度提意見和建議，逐步修改無法跟上時(shí)代腳步的制度，完善制度的不足和漏洞，增強(qiáng)制度的約束力。成立人事檔案管理監(jiān)督小組，經(jīng)常性的對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，核查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的薄弱之處，并作出及時(shí)的指導(dǎo)，針對不同程度的管理問題作出不同的獎勵和處罰，通過獎懲機(jī)制充分調(diào)動起工作人員的積極性與主動性。

綜上所述，在事業(yè)單位人事檔案管理工作中的主要問題包括：管理人對于檔案重要性的認(rèn)識不足，管理水平有待改進(jìn)，管理方式急需提升，配套建設(shè)仍需進(jìn)一步完善。針對此，事業(yè)單位需要不斷采取措施，提高工作人員的管理意識和管理水平，采用現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理方法，建立健全監(jiān)督管理制度，最終達(dá)到優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度的目的。

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作者簡介：李海靜，女，本科，檔案管理員（中級），研究方向：人事檔案管理制度。