淺談切實(shí)加強(qiáng)辦公室秘書自身修養(yǎng)

鄧子芬

（244000 銅陵市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理服務(wù)中心 安徽 銅陵）

淺談切實(shí)加強(qiáng)辦公室秘書自身修養(yǎng)

鄧子芬

（244000 銅陵市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理服務(wù)中心 安徽 銅陵）

在現(xiàn)代社會(huì)，秘書工作的范圍，十分地廣泛，并非只要求寫作水平高，而是要求秘書人員綜合素質(zhì)提高。因此可見(jiàn)，一名優(yōu)秀的文秘工作人員，不僅要認(rèn)識(shí)自己所處的位置，找準(zhǔn)自己的坐標(biāo)，具備廣博的科學(xué)知識(shí)，而且要懂得一系列工作方法和工作藝術(shù)。力爭(zhēng)做到“五心”秘書即一是擁有一顆堅(jiān)定鮮明的“政治心”；二是擁有一顆永不懈怠的“進(jìn)取心”；三是擁有一顆謹(jǐn)小慎微的“責(zé)任心”；四是擁有一顆嚴(yán)于律己的“平常心”；五是擁有一顆善于觀察的“細(xì)致心”。

秘書工作；綜合素質(zhì)

秘書，按照詞典的解釋，曰：“掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員”。但這只能算作一種傳統(tǒng)的解釋。在現(xiàn)代社會(huì)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，“秘書”一詞，其應(yīng)用的范圍十分廣泛，在各種媒體上，這個(gè)詞的出現(xiàn)率極高，可以說(shuō)每日每時(shí)，隨處可見(jiàn)。一些國(guó)際組織如聯(lián)合國(guó)、亞太經(jīng)合組織、國(guó)際貨幣基金組織、北約、歐盟，東盟等設(shè)秘書處；一些民間組織、行業(yè)協(xié)會(huì)消費(fèi)者協(xié)會(huì)、律師協(xié)會(huì)等設(shè)秘書處；各級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)有秘書，公司企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)有秘書......可以說(shuō)，只要是個(gè)機(jī)構(gòu)、組織，就會(huì)有秘書部門。秘書工作的范圍，也十分地廣泛，許多性質(zhì)并不相同的工作，卻都以“秘書”稱之。因此，對(duì)這個(gè)太常見(jiàn)、太熟悉的詞下一個(gè)準(zhǔn)確統(tǒng)一的定義，反而變得困難了。由此可見(jiàn)，一名優(yōu)秀的文秘工作人員，不僅要認(rèn)識(shí)自己所處的位置，找準(zhǔn)自己的坐標(biāo)，具備廣博的科學(xué)知識(shí)，而且要懂得一系列工作方法和工作藝術(shù)。

一、擁有一顆堅(jiān)定鮮明的“政治心”

秘書人員由于工作崗位的特殊性，常常涉及一些核心機(jī)密，輔助領(lǐng)導(dǎo)參與一些重大問(wèn)題的決策和處理。這就要求秘書人員必須具有強(qiáng)烈的政治意識(shí)，無(wú)限忠誠(chéng)于黨的事業(yè)，在任何情況下都不能在政治上出問(wèn)題。始終保持政治上的堅(jiān)定。自覺(jué)加強(qiáng)對(duì)馬克思主義理論的學(xué)習(xí)，思想上、政治上、行動(dòng)上同黨中央保持高度一致，在大是大非面前立場(chǎng)堅(jiān)定、旗幟鮮明，經(jīng)得起任何政治風(fēng)浪的沖擊，從根本上筑牢拒腐防變的思想道德防線。善于以政治的觀點(diǎn)看待問(wèn)題。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，頭腦中必須有政治，行動(dòng)上必須講政治，堅(jiān)持從政治和全局的高度觀察、思考和處理問(wèn)題。無(wú)論是提建議、搞籌劃，還是抓落實(shí)、求創(chuàng)新，都必須想到政治因素、考慮政治影響、顧及政治后果，以高度的政治責(zé)任感做好每一項(xiàng)工作。從政治的高度嚴(yán)于律己。秘書人員如果在政治上不能嚴(yán)格要求自己，不僅自己會(huì)犯錯(cuò)誤、出問(wèn)題，而且會(huì)損害機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)的形象，造成惡劣影響。因此，要始終保持政治上的成熟和清醒，嚴(yán)格遵守黨的政治紀(jì)律，特別是在決定重要事項(xiàng)、敏感事件處理等問(wèn)題上，不說(shuō)三道四和品頭論足，敢于同削弱黨的領(lǐng)導(dǎo)、損害黨的利益、影響黨的形象的言論和行為作斗爭(zhēng)，忠實(shí)地履行好秘書人員的神圣職責(zé)。

二、擁有一顆永不懈怠的“進(jìn)取心”

作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，文秘工作人員一定要擺正自己的位置，樹(shù)立“靠素質(zhì)立身”的觀念，始終保持“本領(lǐng)恐慌”的危機(jī)感，牢記“學(xué)海無(wú)涯，學(xué)無(wú)止境”，主動(dòng)自我加壓、充電，必須不斷充實(shí)自身的知識(shí)，用一顆永不懈怠的進(jìn)取心不斷在學(xué)習(xí)中做好本職工作。

1.專與廣

秘書工作沒(méi)有盲區(qū)，只要領(lǐng)導(dǎo)工作有可能涉及的領(lǐng)域，秘書就不能說(shuō)“不”。比如，作為一名分管工業(yè)經(jīng)濟(jì)的政府領(lǐng)導(dǎo)人的秘書，首先要具備作為秘書的一些基本素質(zhì)，如語(yǔ)言文字表達(dá)能力、文電處理能力、會(huì)務(wù)接待能力等。其次要熟悉工業(yè)經(jīng)濟(jì)、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以及從國(guó)家到地方的相關(guān)政策法規(guī)、本地區(qū)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行狀況等方面的知識(shí)，不能說(shuō)出話來(lái)、寫出文稿來(lái)處處是“雷區(qū)”、句句是“外行話”。再次要對(duì)除此以外的政治、歷史等其他領(lǐng)導(dǎo)工作可能涉及的領(lǐng)域有所了解。因此，秘書必須是多面手，不僅要對(duì)其他相關(guān)方面的知識(shí)有所了解，而且要做到廣。只專不廣或只廣不專都難以勝任秘書工作。

2.前與后

秘書的主要職責(zé)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。為此，要做到前與后的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。所謂前，就是對(duì)與領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)的工作要超前考慮、主動(dòng)學(xué)習(xí)、提前完成，留有一定的提前量。這其中包括兩方面含義：一是領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要趕在領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定的時(shí)間之前完成，以給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)緩沖的時(shí)間；二是領(lǐng)導(dǎo)尚未布置但根據(jù)自己判斷即將要開(kāi)展的工作，要超前謀劃，想在領(lǐng)導(dǎo)前面，做在領(lǐng)導(dǎo)前面，主動(dòng)去謀劃、去學(xué)習(xí)、去掌握。

3.內(nèi)與外

做一名稱職的秘書，還要不斷學(xué)習(xí)如何處事做人，隨著場(chǎng)合的不同，學(xué)會(huì)內(nèi)外有別。由于秘書往往跟領(lǐng)導(dǎo)走得很近，不僅在許多方面直接參與領(lǐng)導(dǎo)決策，而且還掌握著包括領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人隱私的一些鮮為人知的秘密。所以，秘書在公共場(chǎng)合活動(dòng)時(shí)要學(xué)會(huì)內(nèi)外有別、把握分寸，對(duì)什么該說(shuō)什么不該說(shuō)，必須心中有數(shù)，多向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)處事做人的方式方法。不能為了嘩眾取寵、一時(shí)興趣而口無(wú)遮攔。否則，不僅會(huì)泄露一些工作秘密，而且還可能損害領(lǐng)導(dǎo)者的形象，于工作、于己都不利。

三、擁有一顆謹(jǐn)小慎微的“責(zé)任心”

“圣人敬小慎微，動(dòng)不失時(shí)?！逼湟馐?，用謹(jǐn)慎的態(tài)度對(duì)待細(xì)小的問(wèn)題，以防造成較大的錯(cuò)誤和損失。用這句話來(lái)形容秘書工作也許最恰當(dāng)不過(guò)了。秘書崗位重要、責(zé)任重大，頭緒多、規(guī)矩多，不得有絲毫懈怠、草率和疏忽，否則，就有可能給工作造成嚴(yán)重的危害和無(wú)法估量的損失。為此，秘書人員在工作中要做到“三戒”。

1.“戒懶”

是做好秘書工作的大忌。特別是隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新情況新問(wèn)題層出不窮，要求秘書人員必須具有更為廣博的理論知識(shí)、精湛的業(yè)務(wù)技能和良好的協(xié)調(diào)能力，觀察問(wèn)題要多角度、思考問(wèn)題要有高度、研究問(wèn)題要有深度。但當(dāng)前，不少秘書人員存在的突出問(wèn)題就是“心懶”，整天陷于事務(wù)性工作，對(duì)問(wèn)題缺乏深入的思考，站起來(lái)說(shuō)不了，坐下去寫不了，工作缺乏主動(dòng)性、創(chuàng)新性，提供建議缺乏系統(tǒng)性。這是需要引起注意的。

2.“戒粗”

秘書人員在為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀輔助時(shí)，要做到心細(xì)如發(fā)、一絲不茍，不能粗枝大葉。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的每件事，不管事情本身是急是緩，都要周密思考，認(rèn)真負(fù)責(zé)，把每一個(gè)細(xì)節(jié)都做細(xì)做精做到位，不能敷衍塞責(zé)，應(yīng)付了事。在時(shí)間允許的情況下，把每個(gè)細(xì)節(jié)都要認(rèn)真檢查幾遍，多來(lái)幾個(gè)反復(fù)，尤其是對(duì)一些文字性的工作，更要不厭其煩地去推敲、修改和充實(shí)，以確保把自己最好的“作品”展示給領(lǐng)導(dǎo)。

3.“戒浮”

秘書工作中常會(huì)遇到一些涉及面廣、處理起來(lái)比較麻煩的問(wèn)題，只有腳踏實(shí)地地做好每個(gè)環(huán)節(jié)的工作，才能避免出現(xiàn)紕漏。要培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)，對(duì)任何事情都要多留心、多問(wèn)幾個(gè)為什么，以細(xì)求實(shí)、以深求精，從司空見(jiàn)慣、容易被人們忽視的細(xì)節(jié)中發(fā)現(xiàn)深層次的問(wèn)題，知其然且知其所以然，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值、有見(jiàn)地的意見(jiàn)。

四、擁有一顆嚴(yán)于律己的“平常心”

秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的“代言人”，確實(shí)有其特殊性，身份特殊、工作特殊、環(huán)境特殊，這就意味著秘書的角色是榮耀的，但同時(shí)又是辛苦、寂寞的。如何正確處理各種關(guān)系和矛盾，調(diào)整好自己的心態(tài)，適應(yīng)這種特殊性的需要，是每個(gè)秘書人員都必須要過(guò)的“華容道”。

1.得意莫忘形

秘書崗位取決于黨的事業(yè)的需要不是為秘書個(gè)人設(shè)置的一種特權(quán)。但現(xiàn)實(shí)生活中，由于秘書天天工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊，容易贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任和“偏愛(ài)”，也容易使其產(chǎn)生在領(lǐng)導(dǎo)光環(huán)照耀下的得意與滿足。實(shí)際上，秘書也只是一名普通的工作人員，是為領(lǐng)導(dǎo)、為群眾服務(wù)的。當(dāng)面對(duì)鮮花簇?fù)砗吞鹧悦壅Z(yǔ)時(shí)，秘書人員一定要有清醒的認(rèn)識(shí)和客觀的是非辨別標(biāo)準(zhǔn)，多問(wèn)幾個(gè)為什么，時(shí)刻做到寵辱不驚，保持平和的心態(tài)，甘居“幕后”，做好“地平線”以下的工作，絕對(duì)不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的信任而沾沾自喜、妄自尊大、自以為是，更不能干“越位”和“出格”的事。

2.失意不消極

給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)秘書，在風(fēng)光神氣的背后，其實(shí)也有許多辛酸和苦辣，能夠自由支配的時(shí)間少，臨時(shí)性、突擊性任務(wù)多，大腦神經(jīng)長(zhǎng)期處于高度緊張狀態(tài)。工作任務(wù)完成得好很少有人表?yè)P(yáng)，出了一點(diǎn)紕漏便會(huì)遭受質(zhì)疑和責(zé)難。有時(shí)出力吃苦也不一定落好，明明受了委屈，還得忍氣吞聲、強(qiáng)裝笑顏。面對(duì)諸如此類的“失意”，秘書人員不能患得患失，更不能消極應(yīng)對(duì)。既然選擇并從事了秘書工作，就應(yīng)該不辜負(fù)組織的信任和培養(yǎng)，把受到的委屈和責(zé)難化作激勵(lì)自己奮進(jìn)的“苦口良藥”。既要看到秘書工作的艱苦性，又要看到秘書崗位對(duì)提高自身素質(zhì)具有的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)；既要與同齡人比進(jìn)步，更要比奉獻(xiàn)、比工作，耐得住寂寞、受得了委屈、抗得住辛苦。

3.自省要經(jīng)常

秘書人員要養(yǎng)成“吾日三省吾身”的習(xí)慣，經(jīng)常反思自己的言行，檢點(diǎn)自己的作風(fēng)，及時(shí)打掃思想上的“灰塵”，使思想不偏離正確軌道；要自覺(jué)遵守法律法規(guī)、黨紀(jì)政紀(jì)和規(guī)章制度，時(shí)時(shí)處處嚴(yán)格規(guī)范自己的言行，增強(qiáng)自我管理、自我控制的能力；要自覺(jué)地接受組織和群眾的監(jiān)督檢查，絕對(duì)不能搞任何特殊化，不能假借領(lǐng)導(dǎo)名義和工作之便辦私事。

五、擁有一顆善于觀察的“細(xì)致心”

秘書工作一個(gè)很重要的特點(diǎn)，就是按照領(lǐng)導(dǎo)的指示去開(kāi)展各項(xiàng)工作。秘書工作的這種“受命性”特點(diǎn)，要求秘書人員必須認(rèn)真地掌握和理解領(lǐng)導(dǎo)的思想，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。一是要善于“察言觀色”。不同的領(lǐng)導(dǎo)，由于知識(shí)、經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)、工作習(xí)慣等方面的不同，決策的思維習(xí)慣和特點(diǎn)也不相同，交代意圖的方式也是不同的。秘書人員要做“有心人”，留心領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)在不同場(chǎng)合的講話，對(duì)一些具體問(wèn)題的看法，以及一些有感而發(fā)形成的思想等，善于將領(lǐng)導(dǎo)的這些斷斷續(xù)續(xù)、零零散散的思想進(jìn)行系統(tǒng)總結(jié)和歸納，從中把握領(lǐng)導(dǎo)的思想脈搏和思維走向，更加深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。二要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。在遇到領(lǐng)導(dǎo)交代模糊不清的時(shí)候，秘書必須多動(dòng)腦筋。比如可以在不誤事的情況下，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，借討論某一件事、某一觀點(diǎn)，自然而然地談到自己要問(wèn)的事情，從而把領(lǐng)導(dǎo)的意圖引出來(lái)。如果任務(wù)比較緊，自己又把握不準(zhǔn)時(shí)，要及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告，爭(zhēng)取主動(dòng)，求得領(lǐng)導(dǎo)的理解和指點(diǎn)，不要有虛榮心，因?yàn)榕骂I(lǐng)導(dǎo)說(shuō)“這么小的事都辦不了”或者怕暴露了自己的無(wú)知、無(wú)能和某些方面的不足而自己藏著、掖著，導(dǎo)致誤時(shí)誤事。三要勇于豐富提高。領(lǐng)導(dǎo)意圖受時(shí)機(jī)、范圍、透明度等種種因素影響，具有不確定性，雖然基本形成，但還有一個(gè)逐步調(diào)整、逐步完善的過(guò)程。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某項(xiàng)工作、某件事情有了思維苗頭和導(dǎo)向時(shí)，秘書要發(fā)揮自己的“悟性”，根據(jù)這種意向信息，分析感知領(lǐng)導(dǎo)意圖產(chǎn)生的背景和過(guò)程，進(jìn)行跟蹤性補(bǔ)充調(diào)查，輔助領(lǐng)導(dǎo)歸納、概括、闡發(fā)、補(bǔ)充意向性的想法。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)容易疏忽的細(xì)節(jié)，要仔細(xì)推敲、反復(fù)斟酌，利用恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)和場(chǎng)合，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，盡量使領(lǐng)導(dǎo)意圖更加完善，更加符合實(shí)際，確保領(lǐng)導(dǎo)意圖和決策順利落實(shí)。